時間：2023-05-30 08:37:20
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學生的學籍檔案主要包括學生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學習的課程、在校期間的德、智、體、美發(fā)展情況及各科成績記錄、學籍變動情況記錄、學生畢業(yè)情況等。學籍檔案存于學校學籍管理部門，它體現(xiàn)了學生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。那么如何準確完整詳細地記錄學生的求學經(jīng)歷、完善學生學籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學校相關(guān)部門較為關(guān)注的課題。
1 學生學籍檔案管理現(xiàn)狀
1.管理體制不完善，服務意識不強。無統(tǒng)一的建檔標準。許多學校的學籍管理體制不能與時俱進，沒有總結(jié)經(jīng)驗，沒有把握學校及學生自身的特點，沒有建立適應學校發(fā)展的行之有效的管理體制，給學籍管理工作的開展帶來不便。學校在學籍管理過程中，服務意識不強，忽略了學生的主體地位，沒有做到以學生為本，制約了學生自身的發(fā)展，制約了學校的長遠發(fā)展。
2.學籍管理系統(tǒng)或模塊功能不能滿足學籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應性不強。由于各地區(qū)各學校學籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學籍管理系統(tǒng)或模塊對部分學籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學籍管理工作的各個環(huán)節(jié)；（3）不能以網(wǎng)站為依托實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享，甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。
3.學籍檔案管理仍達不到信息化標準，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用水平不高。學籍管理軟件的信息化、科學化、現(xiàn)代化不強，沒有結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學籍檔案管理，不能依托網(wǎng)絡(luò)界面，實時顯示并更新相關(guān)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息化；各學校的學籍管理科（室）數(shù)據(jù)與其他科（室）的相關(guān)數(shù)據(jù)甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)各科（室）學生數(shù)據(jù)的共享。另外學籍管理人員信息化管理水平跟不上，學生在遇到學籍變動如轉(zhuǎn)學、休學、復學、退學時，不能做到信息量的詳實，準確、及時、統(tǒng)一。容易出現(xiàn)錯誤，造成重復性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通學籍管理業(yè)務又熟練掌握計算機技術(shù)的復合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學生學籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。
2 加強學籍檔案管理工作的對策
1、完善學籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務意識。
學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理，健全、完善管理體制，規(guī)范學籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠；提高學籍管理人員的思想認識，創(chuàng)新管理理念，牢固樹立以學生為本的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生的實際問題，關(guān)心學生的成長與成才，加強思想引領(lǐng)，著力提升學生的思想境界，真正落實服務育人的目標。提高學校的學籍管理技術(shù)水平、管理水平、服務能力和學生滿意度。
2、著力開發(fā)運用具有可擴展性的學籍管理系統(tǒng)軟件，滿足學籍管理工作的需求。
學籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現(xiàn)很多變化或特殊情況，如果學籍系統(tǒng)僅僅用于適應業(yè)務本身，而不兼容后續(xù)工作和教學管理等其他流程，這樣的系統(tǒng)顯然不夠完善。面對復雜的實際工作，系統(tǒng)必須具備可擴展性。因此學籍管理軟件開發(fā)人員應與學校學籍管理工作人員強強聯(lián)手，針對目前學校學籍管理系統(tǒng)或模塊不能完全滿足工作要求的現(xiàn)狀，軟件研發(fā)公司應深入學籍管理工作一線，與學校學籍管理工作人員加強溝通，認真學習國家教育部學籍信息化管理的工作要求，仔細研究學校教務管理的工作特點，本著高起點、高標準、既適應當前又考慮未來發(fā)展的原則，為各學校定制開發(fā)學籍管理系統(tǒng)或模塊，滿足學籍管理工作的需求，加快學籍管理信息化進程。
3、加快學籍檔案管理信息化程度，運用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學籍檔案信息化管理。
切實加大對學籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學校學籍管理信息化體制，加大對學籍管理信息化資金投入，加強對學籍管理信息化人員的培養(yǎng)，提高學籍管理信息化的效率與水平，利用現(xiàn)代技術(shù)加強學籍信息化管理。一方面建設(shè)高質(zhì)量的學籍檔案數(shù)據(jù)庫，運用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進行。同時加強網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)一套安全、完善、高效、能夠?qū)崟r顯示并更新相關(guān)信息的學籍檔案管理系統(tǒng)，全面實現(xiàn)學籍檔案信息資源共享，從整體上提高學籍管理工作的質(zhì)量和水平。
4、提高學籍檔案管理人員的業(yè)務水平、管理水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的學籍管理隊伍。
（1）加強對學籍管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的培訓，提高其政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
（2）管理人員要有求真務實、甘于奉獻的精神，要高度樹立學籍管理為育人服務的責任感和使命感；牢固樹立以學生為本的服務意識。加強學籍業(yè)務學習，強化繼續(xù)教育，堅持“學用結(jié)合、按需施教、重視實效”，全面掌握學籍檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解學籍檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】
高校學生；檔案；管理；策儀
就學生學籍檔案而言，其中包括了學生的總成績、學籍卡片、學生名冊、學生變更資料、獎勵材料以及畢業(yè)生材料等等，它是衡量學生在校期間總體表現(xiàn)和日常學習情況的一個重要數(shù)據(jù)。當學生的學籍檔案被收集整理好之后，需要經(jīng)過歸檔到最終的保存?？墒牵谶@一系列繁雜的過程中，由于學籍檔案種類較多，且形式多變，所以在整體的轉(zhuǎn)遞、保管和利用過程中時常出現(xiàn)各種各樣的問題，所以，我國高校必須加倍重視學籍檔案管理工作，確保學籍檔案管理工作的整體質(zhì)量。
一、學籍檔案所具有的作用
（一）學籍檔案具有憑證作用
正如之前所說，高校學生學籍檔案可以真實有效的反映出一個學生在校期間學習的基本情況、社會實踐以及體現(xiàn)他們德、智、體美等多方面，學籍檔案自身同樣具備真實性、可靠性以及準確性等特點，它可以客觀的反映出高校學生整體思想素質(zhì)以及品德表現(xiàn)。除此之外，站在物跡特點的角度上講，學籍檔案還將學生的成長情況等資料記錄在內(nèi)，是學生將來就業(yè)、升學或者留學的根本憑證。
（二）學籍檔案具有參考作用
除了上述內(nèi)容之外，學籍檔案還詳細記錄了學生的轉(zhuǎn)學情況、退學情況、升學情況以及品行的優(yōu)劣等等，為學校以及將來的用人單位提供了學生更加詳細的個人資料，方便學校或今后的用人單位更加全面、細致的了解每一位在校學生的整體情況，為學生綜合素質(zhì)等各方面提供參考。學籍檔案同時也是社會選拔、培養(yǎng)、教育、上任人才的一個重要依據(jù)。
（三）學籍檔案具有評估作用
一個學校的辦學理念是否能適應社會需求，是否能夠幫助社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，早已成為一種衡量高校辦學水平的重要指標。而學籍檔案則有學生就業(yè)方面、招生方面的內(nèi)容，可以切實有效的反映出該學校生源的多少、各門專業(yè)受歡迎程度以及畢業(yè)生的就業(yè)傾向等等。對于學籍考核以及管理而言，則可以真實有效的反映出一個學校的教育質(zhì)量以及教學水平，是評估教學、專業(yè)的一項重要內(nèi)容，同時通過這些評估也可以直接看出一所學校的好壞。
（四）學籍檔案具有人才信息庫的作用
對于學校而言，其最終目的還是為了向社會輸送更多優(yōu)秀人才，而眾多的學籍檔案則可以組成一個強大的學生資料數(shù)據(jù)信息庫，這種數(shù)據(jù)庫可以有效的為將來用人單位提供學生的各種數(shù)據(jù)以及基本信息，方便用人單位選拔適合本單位的人才，與此同時，學籍檔案可以有效地發(fā)揮出人才信息庫的作用。
二、當今我國學籍檔案現(xiàn)存的缺陷
（一）正是因為學籍檔案的特點，決定了管理方面的困難
對于學籍檔案工作而言，其自身具備很多特點，例如：首先，學生接受的教育形式相對復雜，其中有學歷教育，但同樣也存在非學歷教育。而單從學歷教育上講，又分成了脫產(chǎn)學習以及業(yè)余學習等等。非學歷教育則指的是成人教育、證書教育以及單科教育等。其次，學籍檔案的收集、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等過程復雜，所花時間也相對較長。正是因為學籍檔案的種類較多，且歸檔難度較大，所在管理上難免出現(xiàn)困難。
（二）學籍檔案管理渠道較多
現(xiàn)如今，我國很多高校在學籍檔案管理這一塊都有多種渠道，例如教務處只負責學籍的變更以及成績變更；學生處只負責學生的獎懲情況；學生在日常學習生活中所參與的活動以及重大事件都是由輔導員負責，正是由于這樣的原因，致使學籍檔案在收集和整理過程中造成了極大不便。
（三）高校領(lǐng)導以及管理人員對學籍檔案管理工作不夠重視
就從我國來看，現(xiàn)在還有少數(shù)部分的校領(lǐng)導以及檔案管理者對學籍檔案工作不夠重視，因為對于學籍檔案而言，其發(fā)揮的作用通常都是隱性的、潛在的，很少涉及到經(jīng)濟利益，因此并沒有得到校領(lǐng)導或管理人員的重視。
三、提高學籍檔案策儀
（一）讓學籍檔案受到足夠重視
對于學籍檔案管理人員而言，尤其是教學管理部門以及黨政部門等，要切實提高學籍檔案工作的認知度，加強學籍檔案管理工作，使高校學籍檔案發(fā)揮出自身應有的作用。
（二）不斷對學籍檔案進行規(guī)范化管理
要想切實做好學籍檔案管理工作，那么就應當加強學籍檔案的管理制度，使其逐漸走向規(guī)范化。要對在校每一位學生的學習成績以及學籍進行“文檔一體化”管理。根據(jù)規(guī)律統(tǒng)一編訂學生的學號，嚴格遵循學號唯一性原則，杜絕重號情況發(fā)生。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高等教育統(tǒng)一招生錄取名單，對剛?cè)鐚W的新生進行一一核對，確保資料與個人準確無誤。除此之外，還應當使學籍異動管理逐漸規(guī)范化，對每一位學生實行嚴格的考勤制度，確保不會有“在籍不在學”的情況發(fā)生。最后，要根據(jù)教育部頒發(fā)的電子注冊文件中的各項要求，對滿足畢業(yè)要求的畢業(yè)生進行畢業(yè)證書電子注冊號。
（三）當學籍檔案被錄入進計算機之后，要做好應有的安全防范工作
現(xiàn)如今，隨著信息化時代的到來，計算機已經(jīng)成為了我們?nèi)粘＾k公中必不可少的一項重要設(shè)備。當學籍檔案管理工作逐漸實現(xiàn)自動化過程中，我們一定要嚴加重視學籍檔案保密工作。當學籍檔案入網(wǎng)之后，一定要對利用者進行權(quán)限設(shè)置，因為學籍檔案一檔被錄入進電腦之后，將不存在筆跡、字跡特征等特點，如果被篡改將很難查證。所以學籍檔案管理者要對檔案使用者進行權(quán)利限制，從根本上確保學籍檔案的安全性。
參考文獻：
[1]崔杰.淺談高校學生學籍檔案管理的問題及對策[J].黑龍江史志，2012，159-160
[2]陳海鴻.普通高校學生學籍檔案管理策議[J].學理論，2013，206-208
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導應重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻】
1.學籍檔案管理存在的主要問題
1.1學籍檔案形成的相關(guān)人員意識不到位
學生在學校的學習過程以及思想表現(xiàn)都可以在學籍檔案中得到最真實的反映，檔案的原始性和真實性都是用人單位對學生進行考察的主要依據(jù)。因為有一部分工作人員不能認真地對待工作，這樣的話，原始檔案的不完整現(xiàn)象就會出現(xiàn)，而且在整理過程中，不能實現(xiàn)規(guī)范化。所用的表格和紙張不能達成統(tǒng)一，字跡不工整，填寫不夠規(guī)范化，隨意性較強，沒有統(tǒng)一的內(nèi)容，有些鑒定、評語性的材料不夠客觀，只是做表面工作，不能將學生真實的情況反映出來，這樣的話，它就不能充分地發(fā)揮其使用價值。
1.2學生個人檔案意識淡薄
學生在概括自己在校的表現(xiàn)、社會實踐、個人總結(jié)沒有認真對待，字跡潦草，也沒有認真地做總結(jié)，用簡單的話語就將自己的實習過程闡述完成，在其思想表現(xiàn)、大學生生活的表現(xiàn)上，也不夠全面，更嚴重的是語句不通順，很多錯別字，沒有對自己負起責任。在畢業(yè)以后，對自己檔案的去留問題沒有引起足夠的重視，一旦經(jīng)過太長的時間，從而使檔案出現(xiàn)丟失的可能性或者根本不知道自己的檔案去向。
1.3電子檔案管理不到位
伴隨著不斷發(fā)展的計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必定會得到較快的發(fā)展，學籍檔案管理的信息化、系統(tǒng)化在此基礎(chǔ)上才能夠得以實現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理大部分都選擇紙質(zhì)的管理和保管方式，但是這種傳統(tǒng)方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會和辦公的需求無法相適應。而現(xiàn)在很多高職院校中，對于紙質(zhì)文件檔案材料永遠是最重視的，卻沒有將電子文件的方式充分地利用起來，不能得到有效地保存，與此同時，過于依賴計算機，很多重要的檔案文件的保存或者備份不能及時進行，這樣一來，數(shù)據(jù)就會丟失，或者只是將電子文件打印出來，電子文檔不再進行保存。在這種情況下，一旦將紙質(zhì)材料丟失的話，原始檔案材料在也不可能出現(xiàn)，學校和學生肯定會因此出現(xiàn)一定的損失。
1.4各部門配合不到位，溝通少
因為學籍檔案會涉及到很多部門，檔案需要很長時間才能夠形成，部門之間不能相互配合，通常都會使學生的學籍檔案沒有齊全的材料或者出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而在這種前提下，當學生需要填寫表格和提交表格的部門是完全不同的兩個部門，混亂現(xiàn)象比較嚴重。
2.加強學生學籍檔案管理的對策
2.1高度重視學籍檔案管理工作
在學校中，唯一可以體現(xiàn)學生學習狀況的就是學籍檔案，而且其準確性和可靠性極高，在學校教學工作中發(fā)揮著及其重要的作用。學校想要得到更寬闊的發(fā)展空間，就需要對學籍檔案進行科學化的管理，并且充分地利用學籍檔案，只有這樣，學校才能有良好的發(fā)展前景，學校中的每個部門中的相關(guān)人員在管理學籍檔案的過程中，要明確地認識到自身的職責所在，更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性，在此基礎(chǔ)上，將學生學籍檔案的相關(guān)工作越做越好，在進行學籍檔案移交和保存的過程中，應該嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度進行，千萬不要出現(xiàn)表面功夫，弄虛作假的現(xiàn)象。與此同時，還要使學生對相關(guān)的檔案知識有充分地認識和了解，從而使學生在填寫自己檔案內(nèi)容的時候引起重視，對畢業(yè)之后檔案的去留問題也可以引起重視。
2.2加強學籍檔案的基本規(guī)范
學院相關(guān)部門在學籍檔案使用各種表單的建立上，基本上都采用相同的樣式。客觀、真實、用語標準都應該是學院以及各部門對學生基本信息、鑒定以及考核意見應該嚴格遵循的原則。在需要手工填寫的檔案的時候，所選擇的筆應該是碳素墨水或者黑色的簽字筆，要注重字跡的工整，在內(nèi)容上也應該具備絕對的準確性，即使出現(xiàn)錯誤也不應該隨便進行修改。不管是教師還是學生，在填寫相關(guān)表格和信息的時候，一定要規(guī)范化，并且具備準確性和真實性，從而使檔案內(nèi)容真實可靠，有更多的利用價值。
2.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強電子檔案建設(shè)、實現(xiàn)學籍檔案信息共享
想要實現(xiàn)電子檔案，是需要大量的時間和精力的，因為文件的真實性和原始性，必須有檔案備份、身份驗證、密碼設(shè)置等步驟才能實現(xiàn)，而在此基礎(chǔ)上，電子檔案實現(xiàn)過程中的真實性和原始性才能夠得到一定的保障。高職院校的學籍檔案管理工作中應該大范圍地應用計算機技術(shù)，對一些比較先進的學籍管理系統(tǒng)進行開發(fā)和引進，在計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)的平臺上，使學籍檔案管理得到一定程度的發(fā)揮，在教務管理部門的支持和幫助下，使學生學籍檔案信息的查詢更為容易和方便，這樣的話，資源共享就得以實現(xiàn)，并且學生學籍檔案的利用率也得到了很大程度的提升。
2.4加強部門之間溝通與協(xié)調(diào)
學籍檔案涉及招生、學工、教務、系、部等多個部門，并且檔案的內(nèi)容多、形成時間長只靠某一個部門是無法完成的，所以，加強部門之間的協(xié)調(diào)和溝通顯得尤為重要。教務部門作為學籍檔案管理的主要負責部門，要加強協(xié)調(diào)、溝通。針對部門之間的協(xié)調(diào)會議應該定期召開，將學籍管理過程中所遇到的相關(guān)問題作為會議研究的主要議題，最終討論和研究出解決的方法，從而使學生學籍檔案管理有效地進行。
參考文獻：
高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為己任。構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系的切入點是實現(xiàn)中高職銜接，尤其是在招生與考試制度、課程與教材體系、專業(yè)教學標準、教育教學過程、人才培養(yǎng)模式、教師培養(yǎng)培訓、不同層次交際間合作、教育質(zhì)量評價體系、行業(yè)指導和企業(yè)參與體系、實訓條件技術(shù)水平等方面實現(xiàn)緊密銜接。顯然，對于大批升格或合并的高職院校來說，學生管理工作和學生學籍管理必須服務于高職教育的人才培養(yǎng)目標。以人才培養(yǎng)目標為視角，創(chuàng)新學生學籍管理機制成為新的課題。
1 高職學生學籍檔案管理的特征
1.1 應用性 從人才培養(yǎng)模式、目標和任務去看，高職院校主要培養(yǎng)一線中急需的技能型、應用型人才，這必然決定了高職院校學生檔案，除了主要記載普通高校學生在校期間的學習生活情況、成績材料，以及黨、團材料之外，更加重要的是學生專業(yè)技能檔案、藝術(shù)素養(yǎng)檔案、綜合素質(zhì)考核檔案等集中反映的應用性為主的檔案特征。
1.2 多樣性 延安高職院校的生源主要由三類學生構(gòu)成：即三年制普高生、五年一貫制高職生、“ 3+2”轉(zhuǎn)入學生。而且，高職院校出于多種考慮，紛紛從省外生源市場爭奪優(yōu)質(zhì)生源，使得學生的來源地更加豐富。生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高職院校檔案的多樣性。
1.3 周期性 高職院校學生檔案除了隨高考招生而來又隨著學生畢業(yè)就業(yè)而走的學生檔案的特征之外，又因其學制短、流動性強、穩(wěn)定性差，使得周期性的特點更為突出。
2 學生學籍檔案管理的重要性
2.1 學籍檔案的利用是整個檔案利用工作的關(guān)鍵 檔案工作的靈魂是提供利用。主要為學生就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等提供學歷證明或在校情況。學籍檔案管理工作就顯得尤為重要。某種意義上講，高職教育就是就業(yè)教育，學籍檔案及其利用對學生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)攸關(guān)重要。
2.2 學籍檔案工作是驗證高職教育人才培養(yǎng)目標和教育質(zhì)量和水平的關(guān)鍵 高職教育是以培養(yǎng)一線所需的高素質(zhì)高技能人才為目標任務，學生學籍檔案記載著在校期間學院教學、教育過程。高職教育必須走產(chǎn)學研結(jié)合，以服務區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色的辦學路子，工學結(jié)合、校企合作成為主要的教學模式；凸顯綜合素質(zhì)，凸顯技能鍛造的過程教育和過程記載。因此，學籍檔案工作記載教學教育過程，驗證著教學質(zhì)量和教育水平，成為重要的考核評估依據(jù)。
2.3 學籍檔案工作是為高職院校畢業(yè)生就業(yè)搞好服務的關(guān)鍵 學籍檔案就如人際交往的一張“名片”，名片效應往往產(chǎn)生事半功倍的效果。隨著科技信息化水平的提高，用人單位對人才檔案需求趣向電子化發(fā)展。要求更高，畢業(yè)生要實現(xiàn)自己的價值，就要經(jīng)受社會的考驗和挑選。學籍檔案記載的所有內(nèi)容，是用人單位必須考察的材料。提供的材料越充實，得到的保障就越有利。
3 服務人才培養(yǎng)目標的高職學生學籍檔案管理的舉措
針對學生檔案管理的特征及重要性，采取“五化”對策，即強化領(lǐng)導力量和責任意識管理、檔案人員要專業(yè)化、檔案材料要規(guī)范化、傳遞檔案要制度化、管理逐步現(xiàn)代化，以期有助于高職人才培養(yǎng)和教育目標的實現(xiàn)。
3.1 人才培養(yǎng)目標引領(lǐng)，強化領(lǐng)導指導作用 學生檔案是全面反映院校培養(yǎng)教育學子，提高其綜合素質(zhì)的第一手資料，是校方舉薦畢業(yè)生升學就業(yè)的權(quán)威性材料，也是學生走出校門，參與社會工作的重要依據(jù)。誠然，沒有堅強的具體領(lǐng)導，就沒有持久的強有力的工作措施。院校領(lǐng)導與全體教職工都要強化學生檔案意識，自覺支持做好、做精學生檔案工作。首先，院校要把學生檔案管理工作納入議事日程，納入職能部門的目標管理，把學生檔案建設(shè)當作院校一項重大的基礎(chǔ)性工作常抓不懈。在布置、檢查、總結(jié)學生管理工作的同時，要布置、檢查、總結(jié)學生檔案工作。其次，“業(yè)精于勤而貴于?！?，要在學工部編配懂業(yè)務、會管理的負責人專門分工管理檔案隊伍管理和檔案建設(shè)工作，非常必要和重要。第三，要認真落實當前檔案管理中專職人員、經(jīng)費、設(shè)備等幾個急需解決的問題，做到人員落實，目標落實，責任落實，經(jīng)費到位，設(shè)備到位。
3.2 檔案管理人員要專業(yè)化 任何事業(yè)的振興，關(guān)鍵在于人才；沒有專業(yè)人才，就沒有專業(yè)化創(chuàng)新，更不會創(chuàng)造出專業(yè)化成果。檔案員落實到位，可采取送出去、請進來的辦法。對學生管理部門的有關(guān)人員和檔案員進行專業(yè)培訓，學習基本知識，掌握檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和手段，取得檔案員資格證書后方可上崗。對專職檔案員，要列入保密人員系列，要嚴格制度，明確職責，實行目標管理，誠心實意為生服務，在實踐中不斷提高管理水平。通過培訓組建起一支覺悟高、作風硬、業(yè)務精，比較穩(wěn)定的檔案隊伍。
3.3 檔案材料整理規(guī)范化 在檔案專業(yè)隊伍組建的同時，院校學工部要依據(jù)學生檔案收集整理之總體工作量，作出詳細計劃安排，集中力量，統(tǒng)一時間，統(tǒng)一目標，統(tǒng)一要求，對現(xiàn)存學生檔案進行一次徹底的收集整理。應由學工部協(xié)調(diào)各系部領(lǐng)導具體負責，以專職檔案員為中心，配合班主任、輔導員嚴格按照檔案管理中的有關(guān)規(guī)定，限期高質(zhì)量、高水平地完成學生檔案重新收集整理，徹底改變學生檔案“散、亂、差”局面，為今后檔案管理的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。具體設(shè)想是：檔案材料要完整（涵高中材料）；事實要真實；評定要公正；紙張要統(tǒng)一；書寫要規(guī)范；字跡要工整。除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。特別是學生所參與的各種社會實踐材料，學生優(yōu)秀模范材料，處分材料和等級證書、資格證書、競技獲獎證書、發(fā)明創(chuàng)造證書等復印件，建議應全部列入收集歸檔范圍。學年度班主任、輔導員鑒定要根據(jù)學生實際，盡量能真實地反映出各個學生的正能量和德、智、能、績特點。檔案材料整理基本結(jié)束后，要按時序裝入正規(guī)檔案袋，填寫封面目錄，做到內(nèi)外名稱一致，順序一致。一定要經(jīng)校方組織專門人員認真驗收、認同，最后交由專職檔案員，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一管理。從此，按年度階段性收集整理，妥善保管和傳遞利用等。
3.4 檔案利用傳遞要制度化 經(jīng)驗教訓我們，檔案傳遞千萬不能馬虎。稍有不慎，就會釀成難以彌補的損失或困難。凡需調(diào)出、轉(zhuǎn)入的學生檔案，必須嚴格按照保密制度規(guī)定的程序進行。如填寫傳遞單-填寫轉(zhuǎn)檔登記-嚴密包封-通過機要傳遞-檢查收存回執(zhí)-回執(zhí)來退的應在一月之內(nèi)及時催查。一定要注意接收單位是否具備文件規(guī)定的“縣（處）級以上的組織人事部門或縣級（含縣級）以上人才交流服務中心”等具有管理檔案資格的機構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應送所在地的人事部門所屬的人才交流服務中心保管。這樣，可有效避免檔案傳遞中檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。在前面所述中，重新收集建檔中，對畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)其德、智、能、績的綜合材料，如學生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生實習鑒定等最基礎(chǔ)性的材料，可搞一式兩份，其中一份存檔，另一份存放于學生的學籍檔案中。便于個別學生檔案丟失后，作為重新建檔的依據(jù)。同時也可有效地避免或杜絕個人利用重新建檔之機，做假材料、開假證明，涂改材料等事件的發(fā)生。
3.5 管理手段現(xiàn)代化 任何事業(yè)如逆水行舟，不進則退。當前已進入信息現(xiàn)代化時代，隨著職教事業(yè)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命也為院校學生檔案建設(shè)手段現(xiàn)代化提供了可靠保證。面對學生檔案數(shù)量增大，項目增多，質(zhì)量要求趨高，流動方向多樣化、流動速度加快，存放時間變短，就業(yè)方式多元化，投寄單位眾多等特點，原有的學生檔案建設(shè)與管理手段顯然已不適應巨變的形勢。加快推進院校學生檔案建設(shè)與管理手段的現(xiàn)代化，確實成為時代之要求，改革創(chuàng)新之必須。院校應舍得投資，與時俱進，充分利用現(xiàn)有之人才、設(shè)施，搶抓機遇，創(chuàng)新工作，以生為本，追求卓越，逐步實現(xiàn)學生檔案管理現(xiàn)代化。
總之，學生檔案管理工作是院校管理工作的重要組成部分，是一項十分繁瑣、量大面寬的基礎(chǔ)性工作?！笆加谥琳\、終于至善”。通過強化指導、責任問究，組建專業(yè)隊伍，專業(yè)培訓，重視收集整理，傳遞建制，手段現(xiàn)代化等科學開創(chuàng)工作，緊貼高職人才培養(yǎng)目標，切實發(fā)揮學生學籍檔案的重要作用。
參考文獻：
[1]李霞.高職院校學生學籍檔案管理若干思考[J].岳陽職業(yè)技術(shù)學院學報，2010年5月：122-123.
1實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能
學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經(jīng)過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現(xiàn)錯誤。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑?，F(xiàn)在，學生在校園網(wǎng)上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權(quán)益，減少老師的校對工作量。實現(xiàn)電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應該做到及時地調(diào)整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數(shù)據(jù)庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關(guān)的部門，進行必要的數(shù)據(jù)更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。
2學校要建立健全信息化管理制度
學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現(xiàn)學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現(xiàn)冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應該堅持依法管理，規(guī)范管理?？芍贫ㄏ嚓P(guān)的制度來“有法可依”，有些學校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學校應該讓專門的人來負責學籍管理的相關(guān)工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關(guān)制度，對學生的學籍檔案應該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調(diào)整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調(diào)整工作人員，也應該上報教育局的相關(guān)部門。學籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉(zhuǎn)學、復學、升學等手續(xù)時，家長應該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉(zhuǎn)移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉(zhuǎn);能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。
3設(shè)置專門的檔案信息管理人員
電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設(shè)置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過培訓，熟悉計算機電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務。要根據(jù)任務分配將學籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負責不同的具體事務。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應及時地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作?，F(xiàn)階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現(xiàn)轉(zhuǎn)學的狀況。關(guān)于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關(guān)人員應該給學生作相關(guān)的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應該讓學生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過相關(guān)的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統(tǒng)進行經(jīng)常的維護。
4結(jié)語
教育是國家大計，是關(guān)乎國家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關(guān)部門還有很多工作要做。
作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學校
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、休學、復學、留級、退學等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）畢業(yè)生學員鑒定登記表、檔案轉(zhuǎn)遞單及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
1.學籍檔案管理中存在的問題
1.1 收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
1.2 立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
1.3 檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。
1.4 檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
2.完善學籍檔案工作的管理建議
2.1 增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導應重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2.2 建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
2.3 加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
學生檔案是高校檔案的一部分，然而一些高校僅對學校的教學檔案管理工作較為重視，卻忽略了學生檔案的重要性。還有些學校認為“學生檔案是跟著學生走的，學生畢業(yè)了就與學校無關(guān)了”，所以沒必要對學生檔案進行過多的管理，在學校議事日程中對于學生檔案管理工作也很少提。不但不將學生檔案管理工作的優(yōu)劣作為檔案管理部門業(yè)績評比的標準，也不對學生檔案管理工作進行必要的檢查監(jiān)督和指導，更是缺乏領(lǐng)導的重視，沒有相關(guān)的制度建設(shè)，管理體制也不完善，一些學校甚至沒有專職的學生檔案管理人員。
（二）學生檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。
雖然如今已是信息化數(shù)字化時代，檔案管理方面也有了改善，無論是檔案管理的內(nèi)容還是服務方式及手法都比以往有了突飛猛進的變化，但是一些高校的檔案管理人員已經(jīng)習慣了老舊的手工操作方法來進行檔案管理和文書的分類，雖然操作熟練，但遠不及現(xiàn)代化辦公手段的速度。由于一些高校建立時間不長，一些管理工作還沒有步入正軌，還沒有科學規(guī)范的管理制度，相應的檔案管理方法也落后，程序也不規(guī)范。
（三）學生檔案數(shù)量龐大，深度開發(fā)利不到位。
一些學校盡管已經(jīng)提出了建設(shè)信息化檔案館，但是落到實際上就不盡人意，學校各個部門的檔案信息資源沒能有效的整合，也沒有做到深加工、細致化檔案信息，更別說從學校的檔案信息資源中提煉出有結(jié)論性并且有規(guī)律的數(shù)據(jù)資料，所以這些檔案資源就無法對教學管理、教學改革、領(lǐng)導決策服務。如今一些用人單位需要學生提供檔案來辦理相關(guān)手續(xù)，但是由于檔案具有保密性，嚴重制約了用人單位工作的開展，讓檔案管理者也是無奈。
（四）學生檔案管理經(jīng)費投入不足，發(fā)展緩慢。
如今高校不斷擴大招生規(guī)模，學生增加了，學生檔案管理工作也隨之增加，然而學校在學生檔案管理方面投入的經(jīng)費并不夠，這讓學生檔案管理工作很是被動，不能與其他部門建立統(tǒng)一的管理平臺，使學生檔案管理工作無法順利的開展。檔案信息化建設(shè)的人才缺乏也是高校檔案管理工作的困難之一，制約著高校檔案信息化進展的腳步。高校檔案工作不像經(jīng)濟領(lǐng)域一樣能產(chǎn)生立竿見影的社會與經(jīng)濟效益，所以理解與支持檔案工作的人較少。這些客觀與人為因素嚴重影響了高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的進程。
（五）畢業(yè)生檔案傳遞方式原始，管理落后。
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，畢業(yè)生實行雙向選擇，自主擇業(yè)。畢業(yè)生生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責任，畢業(yè)生的檔案在兩年擇業(yè)期內(nèi)由人才市場、人才交流中心或畢業(yè)學校待管，待畢業(yè)生落實就業(yè)單位后再將其檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)單位。這樣就導致畢業(yè)生學籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復雜，導致一些學生檔案丟失。嚴重影響了學生的就業(yè)前景。
二、高校學生檔案管理工作的改善對策
（一）重視學籍檔案管理，提高人員素質(zhì)。
加強高校領(lǐng)導以及教職人員的檔案意識，將學生檔案管理工作當成學校的一項基礎(chǔ)工作。學校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題，做到人員到位、經(jīng)費到位、設(shè)備到位。選拔“業(yè)務精、素質(zhì)高、覺悟高”的人員充實到檔案管理隊伍中，積極加強檔案管理人員的檔案業(yè)務培訓，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學生檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而全面提高檔案管理水平和服務水平，使學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學校教學?？蒲泻推渌ぷ鞣?。
（二）完善學籍檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量。
只有收集好學生的各類資料，才能確保學生檔案材料的完整性，也能更全面更直接的反應出學生在校期間的能力。學生檔案資料收集能否齊全完整，一方面，定期對檔案資料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化檔案管理，根據(jù)學生學習生活特點，增設(shè)“信用檔案”、“心理健康材料”內(nèi)容，充分反映學生個性化發(fā)展特征。注意收集反映學生成長進步的材料。包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等方面，充分反映學生多方面的潛能。
（三）充分開發(fā)學籍檔案信息資源，提高服務利用價值。
學生檔案信息資源的開發(fā)與利用，我們應堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。努力開發(fā)檔案的教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息共享，就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫的同時，著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全的檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供，滿足學生檔案利用工作的需要。同時適應社會需求的變化。尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮學生檔案的作用。
（四）嚴格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保安全完整。
學生檔案管理系統(tǒng)是典型的信息管理系統(tǒng)，其設(shè)計主要包括數(shù)據(jù)庫的建立和維護，以及前端應用程序的開發(fā)兩個方面；以VF程序設(shè)計為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計的學生檔案管理系統(tǒng)，可以有效避免傳統(tǒng)學生檔案管理過程中的不足之處，有利于提高工作效率。
1 開發(fā)環(huán)境及工具介紹
1.1 開發(fā)環(huán)境
處理器：80486 50MHz或以上的CPU
內(nèi)存：16M或以上內(nèi)存，推薦使用24M以上內(nèi)存
硬盤：典型安裝所需硬盤空間85M；完全安裝所需硬盤空間192M
顯示器：VGA或更高分辨率的顯示器
1.2 開發(fā)工具
Visual Foxpro 6.0（以下簡稱VF6.0）是Microsoft公司推出的新一代32位面向?qū)ο蟮年P(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)提出了許多新的特性和功能，具有性能完善的程序設(shè)計語言，使用戶開發(fā)數(shù)據(jù)庫的工具更加完善與快捷，同時也具有良好的用戶界面、簡便的數(shù)據(jù)庫操作等優(yōu)點。
2 系統(tǒng)分析
2.1 系統(tǒng)功能分析
學生檔案管理系統(tǒng)主要用于學校學生檔案管理工作，主要任務是對學生檔案的各種信息進行日常管理，如查詢、修改、增加、刪除。系統(tǒng)采用模塊化程序設(shè)計方法，既便于系統(tǒng)功能的各種組合和修改，又便于管理人員的維護。系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)庫維護功能，及時根據(jù)用戶需求進行數(shù)據(jù)的查詢、添加、修改等操作。
2.2 系統(tǒng)設(shè)計步驟
根據(jù)學生檔案管理系統(tǒng)的功能使用，系統(tǒng)的詳細設(shè)計是建立在結(jié)構(gòu)框架的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)的每個模塊進行描述，使整個設(shè)計流程更加清晰明了；同時模塊化的設(shè)計思路，可以大大提高設(shè)計的效率，可以盡可能的減少不必要的錯誤（系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架圖如圖1）。
學生檔案系統(tǒng)主界面模塊： 該模塊的功能是提供學生檔案管理系統(tǒng)的主界面，也是本系統(tǒng)的入口和出口；該界面方便用戶選擇和調(diào)用各個子模塊，如果用戶需要對學生檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護需核對用戶名和口令。
學生信息查詢模塊：該模塊提供了學生檔案查詢界面，用戶可以使用該模塊查詢學生檔案相關(guān)信息。
學生信息維護模塊：該模塊允許用戶選擇維護對象（數(shù)據(jù)庫中學生信息等）進行維護修改。（增加、刪除、修改等）系統(tǒng)用戶驗證模塊：該模塊通過用戶名和口令驗證保證系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)。
3 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計
3.1 管理員系統(tǒng)界面
學生檔案管理系統(tǒng)，在登陸系統(tǒng)之后，出現(xiàn)登陸界面，表單文件名：學生檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)登錄界面如圖2所示。
3.2 模塊部分代碼
模塊部分代碼由系統(tǒng)登錄界面、口令驗證模塊、信息維護等等各模塊組成，由于各模塊具體設(shè)計類似，實際運用中數(shù)據(jù)龐大，故以下只對系統(tǒng)口令驗證模塊代碼作了詳細的闡述。
表單文件名：登錄
事件代碼：
&& 表單（Form1）的Init事件代碼
Publ n
n=0
this.text1.selectonentry=.t.
this.text2.selectonentry=.t.
this.text2.passwordchar=”*”
this.text1.setfocus
&& 命令按鈕確定（command1）的click事件代碼
Dm = alltrim（thisform.text1.value）
k1 = alltrim（thisform.text2.value）
open data 學籍
use 管理員
locate for 登錄名 = dm
if eof（ ）
n=n+1
if n
messagebox（“用戶名或口令錯誤，請重新登錄！”）
thisform.text1.setfocus
endif
else
if.not.alltrim（口令）==kl
n=n+1
if n
messagebox（“口令錯，請重新輸入！”）
close data
do form 維護
thisform.release
endif
endif
if n=3
messagebox（“權(quán)限錯誤，請退出”）
close
endif
&&命令按鈕退出（command2）的click事件代碼
主窗口.show
Thisform.release
4 小結(jié)
學校檔案管理工作作為學?；A(chǔ)工作的重要組成部分之一，學生檔案管理系統(tǒng)的功能基本符合學校學生檔案管理工作的需求，能夠完成學生基本信息、學生檔案派遣地查詢、學生檔案信息維護等信息的輸入與查詢，并提供部分系統(tǒng)維護功能，利用計算機信息技術(shù)做到檔案管理工作方法科學化，管理手段高效化，能夠有效的促進學校檔案管理工作。
參考文獻
[1]廖信彥.Visual FoxPro應用大全[M].北京：清華大學出版社，2002.
【關(guān)鍵詞】
大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業(yè)生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關(guān)。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業(yè)生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經(jīng)歷的翔實記錄，也是企業(yè)人事部門考核應屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學生畢業(yè)之際由學校代為轉(zhuǎn)出，學生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業(yè)時大學生檔案一般由學校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務員、就業(yè)單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉(zhuǎn)，大學生檔案的安全性難以得到保障。
【關(guān)鍵詞】
大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業(yè)生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉(zhuǎn)正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調(diào)動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關(guān)。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業(yè)生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經(jīng)歷的翔實記錄，也是企業(yè)人事部門考核應屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學生檔案一般不經(jīng)過個人，是在學生畢業(yè)之際由學校代為轉(zhuǎn)出，學生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術(shù)落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對于紙質(zhì)材料的大學生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業(yè)時大學生檔案一般由學校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務員、就業(yè)單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉(zhuǎn)，大學生檔案的安全性難以得到保障。
