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時間：2023-05-19 11:31:01
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗，特別為您篩選了11篇人事檔案和畢業(yè)檔案范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識！
要搞好高校畢業(yè)生人事檔案的信息化管理工作，必須掌握當前高校畢業(yè)生人事檔案信息化的現(xiàn)狀，這樣才能有的放矢的采取有效措施，搞好高校畢業(yè)生人事檔案信息化工作。
（一）解決高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化意識
在高科技時代，加速實現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理，是一項繁重的任務，也是時代賦予的任務，這些工作任務的順利進行，必須得到人才交流主管部門的高度重視和大力支持，才能切實的把高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前看，各省、市對高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設的發(fā)展狀況來看，由于各級領(lǐng)導對高校畢業(yè)生的人事檔案信息化建設工作不夠重視，對人事檔案管理工作投入的財力及人力不足，由此，導致出現(xiàn)了一些各方面問題，例如，會限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與信息現(xiàn)代化發(fā)展無法適應，也使高校畢業(yè)生的人事檔案，在管理與改革中無法發(fā)揮積極作用，也使用人單位陷于兩難之中，難以得到人才，更難于得到優(yōu)秀人才。
（二）檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務規(guī)范
對于人事檔案的記載來說，它的信息非常豐富，時間跨度也比較長，但在改革開放以來，由于主觀和客觀方面的各種原因，有些人事檔案中的信息，常常會出現(xiàn)這樣或那樣的不同或差錯，例如，數(shù)據(jù)的前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄在檔案中出現(xiàn)，如何能讓這些問題，能在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設的同時解決標準化與規(guī)范化的問題，這就要求我們對人事檔案的管理，要有一個完整的業(yè)務規(guī)范指導體系，這樣才能使從事檔案信息化建設的工作人員，在信息化建設中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指導，使人事檔案管理工作，形成一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、科學的、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，有利于高校畢業(yè)生的就業(yè)困難，也有利于企業(yè)的人才需要和流動的需要。
（三）缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍
人才是人才交流中心檔案信息化建設的重中之重。目前人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。
二、人才交流中心對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對策
人才交流中心是一個人才的中介橋梁，它要為高校畢業(yè)生和企業(yè)對人才的需求解決雙方的需求，因此對于人事檔案信息化的管理，要真實可靠，并要做到適時提供，這樣就可以為雙方解決問題。
（一）人事檔案信息化建設的重要性
在社會主義市場化的發(fā)展中，隨著人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的引導下，人才交流部門，要積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設進程，要從政策上，不斷加大財力及人力的投入，同時要加強人事檔案信息化建設的基礎(chǔ)設施建設，為人事檔案信息化建設提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設施建設力度，把人事檔案信息化建設，作為人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設。
（二）人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務規(guī)范
人事檔案信息化建設，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以無法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時代的技術(shù)，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展。
（三）檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務素質(zhì)
關(guān)鍵詞：
人才服務站；高校畢業(yè)生；人事檔案；檔案信息化管理
高校畢業(yè)生人事檔案管理是人才服務站非常重要的一項工作，在當前新形勢下，人才服務站需要充分的利用信息化優(yōu)勢，努力提高高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務于待就業(yè)的畢業(yè)生及用人企業(yè)。人才服務站通過推進高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作，能夠為用人單位提供及時、高效及準確的檔案信息，推動高校畢業(yè)生的就業(yè)。而且在信息化管理工作中，通過對人事檔案信息資源進行數(shù)字化和網(wǎng)絡化處理，不僅可以加快速人才的流動，而且能夠進一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業(yè)生和用人企業(yè)提供高效的服務，加快推動人事檔案信息資源的共享。
1人才服務站對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
1.1對高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設缺乏重視
對于人才服務站來講，由于近年來高校畢業(yè)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這也對人才服務站對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了嚴竣的挑戰(zhàn)。管理高校畢業(yè)生人事檔案的任務十分繁重，這就需要人才交流主管部門要給予充分的重視和支持，將高校畢業(yè)生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來。但當前各人才服務站對于高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設工作普遍缺乏重視，無論是投入人力還是財力都嚴重不足，這導致高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在許多問題，人才服務站也無法更好為高校畢業(yè)生和用人單位提供良好的服務。
1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務規(guī)范
人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時間跨度較大。在實際人事檔案管理工作中，時常會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一的情況，針對于這種情況下，如果在檔案信息化建設過程中能夠得以解決，則可以實現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的良好銜接，而且在數(shù)據(jù)庫建設過程中也能夠有效的解決標準化和規(guī)范化等問題。因此需要構(gòu)建完善的檔案管理信息化法律體系和業(yè)務規(guī)范。當前檔案管理信息化法規(guī)體系和業(yè)務規(guī)范還完善，這使人才服務站在管理高校畢業(yè)生人事檔案過程中還缺乏有效的指導，同時人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫還缺乏規(guī)范性，這對高校畢業(yè)生就業(yè)帶來了一定的難度，也不能有效的滿足企業(yè)人才的需要和流動的需求。
1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍
在人才服務站以高校畢業(yè)生人才檔案信息化管理工作中，人才是關(guān)鍵，只有高素質(zhì)的人事檔案信息化人才才能更好的推動人才服務站人事檔案的信息化建設步伐。但當前人才服務站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問題，同時信息技術(shù)水平和能力欠缺，這就嚴重制約了人事檔案信息化建設的進程。因此人才服務站需要打造一支高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業(yè)生和企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務。
1.4檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場的，但是在轉(zhuǎn)接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導致一定要是檔案的本人去解決，才能進行報到等環(huán)節(jié)的落實。
2人才交流中心對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對策
人才服務站為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起了聯(lián)系的橋梁，更好的解決高校畢業(yè)生和企業(yè)雙方的需求，因此做好高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。
2.1充分認識到人事檔案信息化建設的重要性
在當前市場經(jīng)濟環(huán)境下，我國人事制度改革不斷深入，這就對人事檔案信息化建設工作提出了更高的要求。作為人才服務站，高校畢業(yè)生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國家政策指引及上級人才交流部門支持下加快推動人事檔案信息化建設進程。通過加大人力和財力的投入力度，重視人事檔案信息化建設的基礎(chǔ)設施建設，將人事檔案信息化建設作為重要的工作來抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理任務。
2.2建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務規(guī)范
人事檔案信息化建設，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務，所以無法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時代的技術(shù)，要利用信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以人才服務站更要制定出相對完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設的開展。
2.3全面提升檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務素質(zhì)，是相互關(guān)聯(lián)的命題，人事檔案信息化建設，它的一個關(guān)鍵因素，就是建設一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應用現(xiàn)代化管理設備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現(xiàn)代化的管理設備創(chuàng)新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術(shù)、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標準、高效、高質(zhì)地工作。
2.4強化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學性
實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執(zhí)行，落實到位，嚴格相關(guān)的流程和手續(xù)，對于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯誤現(xiàn)象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質(zhì)量和工作效率。
3結(jié)論
人才服務站在高校畢業(yè)生就業(yè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是一項較為系統(tǒng)的工程，需要人才服務站在日常工作中要不斷進行創(chuàng)新，努力提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，強化檔案信息化建設，從而更好的服務于高校畢業(yè)生和企業(yè)，為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起溝通的橋梁，并為社會各項事業(yè)的開展提供人才保障。
作者：包太敏 單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務站
參考文獻
導致“人事檔案無用論”主要有以下幾方面原因造成：一是人事關(guān)系存檔費高，導致不少人紛紛“棄檔”；二是用人單位與人事檔案之間的依附關(guān)系不大，加之轉(zhuǎn)檔的手續(xù)繁瑣，或有些人合同末滿就想跳槽，為了逃避交納違約金，很多人在流動或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案；三是大中專學生畢業(yè)后自謀職業(yè)成普遍趨勢，暫末找到工作的畢業(yè)生將檔案放在人才市場后置之不理。通常情況下，不少檔案就會長期掛靠無人過問，從而產(chǎn)生了人們俗稱的“死檔”、“棄檔”。
為什么人事檔案由昔日的“香餑餑”變成為今天的“雞肋”？更進一步剖析，不難發(fā)現(xiàn)：在計劃經(jīng)濟向上市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌過程中，人事檔案的作用在淡化，檔案與就業(yè)、工資、分房等息息相關(guān)的現(xiàn)象已漸漸走進歷史，檔案不再是眾多企事業(yè)單位考察個人能力的標準。其二，戶籍制度改革的深化和戶籍觀念的淡化，連戶口都不如的檔案多了一個被遺棄的理由。其三，一些不合時宜的規(guī)章制度成了人才自由流動的絆腳石，過高的檔案管理費和煩瑣的檔案調(diào)動手續(xù)，成了“棄檔”的借口。其四，各地人事檔案管理單位對檔案僅限于保管這一低層次服務，無法給當事人帶來就業(yè)或成長的指導和幫助，是導致檔案日益貶值的重要原因。
筆者認為：人事檔案是一個人的人生履歷，非常重要。檔案如果長期“沉睡”或丟棄，會給檔案所有者的人生道路帶來始料不及的麻煩，以至影響一生，主要有以下四個方面。
1.影響?zhàn)B老金的領(lǐng)取。辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時候，要經(jīng)過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務、社保受保時間等都是以個人檔案的記錄為依據(jù)的。除了養(yǎng)老金外，其他社會保險，也與個人檔案相關(guān)。
2.影響轉(zhuǎn)正定級和計算工齡。有很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年以后仍是學生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級和工齡及退休金的計算。
3.影響職稱評定和工作調(diào)動。大學畢業(yè)后，學生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動。而某些畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響。
4.影響考研、出國等手續(xù)辦理。考研、考公務員、出國升學、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場開具相關(guān)證明，缺少檔案將無法辦理這些證明。
因此，做為檔案管理工作者，要充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。
（1）提高對人事檔案重要性的認識。一是做好咨詢服務工作，要讓廣大畢業(yè)生充分認識到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息；二是加強自身學習，提高管檔人員素質(zhì)。管檔人員要充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方法，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）27-0256-02
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。個人人事檔案是個人真實的履歷材料，它是個人工作、學習、生活經(jīng)歷的重要證明材料。同志曾經(jīng)指出：借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。同志也說過：人事檔案有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣。近年來隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和傳統(tǒng)社會的急劇轉(zhuǎn)型及社會流動性加大，越來越多的人變成了“社會人”，人事檔案被一些人看作是“可有可無”的身外之物。對其隨意處置甚至遺棄。特別是很多大學畢業(yè)生走向社會后，自己的學生檔案并沒有隨著自己的流動而流動，要么放在學校保管，要么被轉(zhuǎn)遞到本人的戶籍所在地或人才交流中心，而自己卻不管不問，最終成了無人認領(lǐng)的死檔或棄檔。2002年人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務中心。根據(jù)有關(guān)方面的統(tǒng)計，全國范圍內(nèi)高校畢業(yè)生大約有60萬人棄檔。例如武漢市人才服務中心所的5萬余檔案中就有1.5萬份無人過問和領(lǐng)取。四川省人才管理部門初步估計，全省范圍內(nèi)沒有理會的廢棄檔案超過20萬份，成都市人才中心代管的人才檔案中就有■成為沒有人要的死檔案?！缎氯A網(wǎng)》2009年12月3日報道：記者從貴州省人才交流中心與貴陽市人才交流中心了解到，人事托管的10余萬份人事檔案中，多年無人問津的占到■，有近7萬份。據(jù)了解，這些檔案90%以上的“主人”大部分都是這兩年畢業(yè)后暫時找不到接收單位，而把檔案留在學校，隨后一直都置之不顧的大學生。其余只有少部分為企業(yè)普通職工或其他辭職、辭退人員的檔案。貴州省人才交流中心畢業(yè)生就業(yè)服務中心相關(guān)負責人更是無奈地告訴記者，他們這里無人問津的檔案最長達到了13年之久，許多檔案從放進之日起，就成了“死檔”，但人才中心又不得不對這些檔案進行保存。
一、大學畢業(yè)生“棄檔”的影響
廢棄檔案對于大學生本人而言，一方面可能會影響大學畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、工齡計算等。大學畢業(yè)生在一年見習期滿后轉(zhuǎn)正定級在我國幾乎是約定俗成的，初次認定技術(shù)職稱及確定工資級別，作為干部身份的依據(jù)?！稗D(zhuǎn)正定級”的時間是一項確定工資核定及工齡長短的審核標準，影響著退休后的工齡計算。部分大學畢業(yè)生到單位上班后，沒有及時將檔案轉(zhuǎn)移到單位，工作后發(fā)現(xiàn)檔案還是學生檔案，人事檔案不完整，影響了自己的轉(zhuǎn)正定級、工齡工資以及退休金的發(fā)放。另一方面耽誤職稱評定、工作調(diào)動等。職稱評定是我們國家一直在進行的對專業(yè)技術(shù)人員的考評定級，不僅涉及自身的榮譽、成就感，關(guān)鍵是涉及工資收入。職稱的申報是要根據(jù)個人轉(zhuǎn)正定級的時間，工作年限及以往的工作成果來綜合評定的。有些大學畢業(yè)生工作后在評職稱時往往由于棄檔而沒有評上。在單位上班后要求調(diào)動時，發(fā)現(xiàn)需要辦理上班后的人事手續(xù)，接收單位需要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。三是影響大生辦理個人證明、個人公證、社會保險、購房等，有的甚至丟掉了干部身份。由于現(xiàn)行的許多政策，涉及個人利益的證明都離不開人事檔案，如辦理社會保險、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金等，都需要個人檔案記錄。考研、報考務員、轉(zhuǎn)正定級、出國、升學、結(jié)婚、生育等，都需要人才市場開具相關(guān)證明，這些都需要檔案。其四，影響畢業(yè)生的戶籍檔案。畢業(yè)生走向社會后自然要購買房屋，在銀行辦理房貸手續(xù)時必須出具貸款人的戶口證明當，也需要出具檔案。棄檔對于單位而言，有些單位有檔無人，再需要進人的時候受專業(yè)、學科構(gòu)成、學歷層次等限制，導致人事調(diào)配不能科學合理進行。而有些單位有人無檔，在績效考核時沒法對工作人員進行有效的考核。對于社會而言，大批的棄檔，一方面造成大量社會管理資源浪費，另一方面也不利于充分發(fā)掘社會人才信息資源，達到人盡其才、才盡其用。
二、大學畢業(yè)生“棄檔”的原因探析
1.大學生就業(yè)多元化、社會流動頻繁的主要體現(xiàn)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，參加經(jīng)濟活動的主體也日趨多元化，勞動用工制度也隨之發(fā)生了變化，人才流動已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)人事檔案管理辦法正在經(jīng)受市場經(jīng)濟條件下多元就業(yè)方式和自主擇業(yè)觀念嚴重影響，檔案的有于無越來越不為大學畢業(yè)生所看重，這是社會進步的表現(xiàn)。
2.反映了我國傳統(tǒng)人事檔案管理制度的缺陷。過去我國人事檔案是多頭管理，對人才的管理除了組織人事部門外，還有職能管理部門下屬的職業(yè)介紹機構(gòu)、行業(yè)成人才管理機構(gòu)、外企人才管理服務機構(gòu)等，在多頭管理體制下導致一些人事檔案流失，造成“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。還有就是人事檔案內(nèi)容單一，檔案信息可用性、可信性低。現(xiàn)存檔案內(nèi)存放的還是個人家庭背景、生活經(jīng)歷、學歷情況、政治面貌、職稱、獎懲等程式化、標準化的內(nèi)容，很少有個人的特殊才能、個性特點、交往能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造能力等方面內(nèi)容。人事檔案的轉(zhuǎn)遞死板、僵化。有些單位為吸納高層次人才和特殊人才擅自為引進的人才重新建檔，而有的單位為了挽留人才、阻止人員調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，一些大學生索性就放棄檔案，形成棄檔和死檔。
3.與部分單位、企業(yè)和個人不重視檔案有關(guān)。隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)軌，就業(yè)的多樣化，一些外企、鄉(xiāng)企、區(qū)街企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等自身沒有人事檔案管理權(quán)，其人事檔案只能依托有關(guān)人事部門代管，這些單位在錄用大學畢業(yè)生的時候為了減少工作量、簡化手續(xù)，對檔案要求不高，甚至不強調(diào)檔案辦理手續(xù)。特別是外企、私營企業(yè)的人事管理方式不一樣，提職、加薪考核的是個人的能力和績效，對員工的約束和管理主要靠合同，檔案不作依據(jù)，漲工資無須歷史記錄，實行普漲。對于個人而言，現(xiàn)在證明自己能力的途徑很多，職稱不再是唯一的標準。檔案對自己的求職所起的作用已經(jīng)在在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。甚至有人說檔案不適應當前社會的發(fā)展變化，應該取消了。還有就是檔案存放在人才服務中心或原單位，即使個人不管，任何單位和個人也不敢毀掉，或許正因為這一點，存檔的大學生也懶得去給自己找麻煩。
三、處理大學畢業(yè)生“棄檔”的對策
首先是改革現(xiàn)行的檔案管理制度，加強人事檔案的服務功能，豐富檔案內(nèi)容。我國的人事檔案制度的改革應該加強人事檔案的開發(fā)利用，加強其服務功能，淡化其社會控制及憑證功能。豐富檔案的信息和內(nèi)容，提高靜態(tài)信息的準確化和簡潔化，補充動態(tài)信息如個人的業(yè)績和個人的信用等。建立以國家檔案行政機構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導、各級區(qū)域人事檔案中心分級負責的人事檔案管理體制，節(jié)省人力、物力、財力，方便服務社會。健全人事檔案傳遞機制，保證人事檔案傳遞的頻率和速度及安全，避免“有檔無人、有人無檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理要逐步實現(xiàn)社會化，開放化，加強人事檔案管理的服務功能。其次是加強檔案宣傳工作，培養(yǎng)大學生的檔案意識。大學生檔案意識的提高應該從在校就開始抓起。大學可以以辦展覽、辦校史館、甚至作為一門公共選修課納入高校教學計劃等形式加強對大學生的檔案教育使其深刻認識檔案，加強檔案意識。有的學者認為可以“利用新生入學教育的機會對學生進行檔案基礎(chǔ)知識教育和檔案信息運用技能培訓”、“與圖書館聯(lián)合開設一門有關(guān)信息綜合運用技能的公共課”。從檔案、圖書情報一體化的角度看，開設一門信息綜合運用技能的公開課是可行的。課程可開在大學一年級的第一學期，這時新生剛?cè)雽W，樂于接受新事物、新知識，因此是對他們進行宣傳教育的最佳時機，或者開設在大學四年級的第四學期，這時大學畢業(yè)生馬上就要進入社會，對他們講清楚檔案的作用及重要性，棄檔會對個人的利益產(chǎn)生哪些方面的消極影響，檔案轉(zhuǎn)交的流程等。這樣可以最大程度上減少大學生的棄檔。在教學過程中可以利用檔案館與圖書館的人力、物力資源，多樣化的課堂教學，提高大學生檔案意識。再者要加大推進人事檔案的信息化和網(wǎng)絡化，建立人才信息服務網(wǎng)絡。傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)載體已無法滿足現(xiàn)實需要。隨著社會數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，人事檔案也可采用磁盤、光盤等大容量的載體，建立電子檔案，更快更好地為相關(guān)部門和人員提供人事檔案信息。在網(wǎng)絡化的條件下，可以把不的人事檔案信息實現(xiàn)全社會共享，實現(xiàn)人事信息的充分利用。
大學畢業(yè)生大量的棄檔，從根本上反映了我們計劃體制下檔案管理模式與我國社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的嚴重脫節(jié)。大學畢業(yè)生個人應該重視自己的學生檔案和人事檔案，國家和社會也應該不斷進行檔案管理制度的改革，以適應社會的快速發(fā)展，也可逐步改變大學生的棄檔現(xiàn)象！
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[3]林妙影.淺析高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的成因[J].蘭臺世界，2013，（S1）：66.
這是目前基層單位普遍存在的問題?；鶎訖n管工作由于種種原因，特別是經(jīng)費不足，仍處于原始的人工操作階段。即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全沒有發(fā)揮出來，沒有人根本上轉(zhuǎn)變手工操作，造成運轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問題。
（二）檔案管理主管不專管，專管不專業(yè)
在基層，說得嚴重些，這是多年形成的一個積重難返的問題。其根本原因是，長期以來有關(guān)人事領(lǐng)導部門，對畢業(yè)生人事檔案工作重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人事工作的地位和作用；對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；管理人員不固定，有些檔案管理人員沒有檔案作用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”，不固定、不專業(yè)、不專職。據(jù)調(diào)查所知，地、市、縣基層基本上沒有專職的畢業(yè)生檔案管理人員，大部分是由人事檔案管理人員兼管。這樣的人員安排，勢必嚴重影響畢業(yè)生人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。
（三）當事人人檔分離，人事檔案利用率不高
據(jù)國家人事部門透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯(lián)系。中國人才交流協(xié)會也作過估測，在實現(xiàn)工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人檔分離，要么徹底棄置。我們也做過統(tǒng)計，在代為托管的8652份學生檔案中，有347份已與主人失去聯(lián)系。等于這些畢業(yè)生已是用非所學或?qū)W所不用，是人才培養(yǎng)的一大損失。
二、做好新時期畢業(yè)生人事檔案工作幾點設想
（一）加強宣傳，提高認識
加強宣傳，提高認識是當前首先要做好的工作。人事檔案部門應利用一切可利用的手段組織學習宣傳做好畢業(yè)生檔案管理工作的必要性和重要性，最終達到各級有關(guān)領(lǐng)導端正態(tài)度，積極認真、切實有效地抓好此項工作；其次利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案管理的知識，要讓他們充分認識到，畢業(yè)生人事檔案對今后就業(yè)、生活各方面有著極其重要的影響。特別應讓學生知道，畢業(yè)生檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個方面，是行政事業(yè)單位、企業(yè)單位錄用的主要依據(jù)，是用人單位選賢舉能的重要參照。這項工作，應在大中專學生畢業(yè)前，由學校的人事檔案部門作為一項專門內(nèi)容向?qū)W生宣講，組織學生學習討論，切實提高他們的認識，改變“檔案可有可無”的錯誤認識；再次，應向國營企業(yè)、民營等大中型企業(yè)宣傳，錄用人員要做到一看成績、技術(shù)，二查檔案，不可盲目用人。
（二）加強領(lǐng)導，完善制度
這是做好畢業(yè)生人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應從如下三個方面抓起：
1、明確領(lǐng)導、責任到人。人事部門要建立畢業(yè)生及行政人事檔案領(lǐng)導小組，明確一名負責領(lǐng)導為組長，下設辦公室。組長全面負責對檔管工作的指導、監(jiān)督、析查；小組成明確分工，各司其責。
2、健全制度，嚴格要求。各地應根據(jù)本實際，建立健全一套易于操作、完整的的規(guī)章制度。如材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞；管理人員工作制度及相關(guān)薄冊，做到制度上墻，責任到人。
3、評比激勵，促進創(chuàng)新。要依據(jù)本地區(qū)制定的檔案人員《崗位職責》，定期檢查，年終總結(jié)評比。對那些工作認真，富有創(chuàng)新的人員，要落實規(guī)定，給予適當獎勵，鼓勵人們爭優(yōu)創(chuàng)新，做好工作。
（三）穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)
隨著時代的前進，對檔案工作人員的要求越來越高，加強檔管人員隊伍的建設已是一項迫不及待的任務。應從以下幾項工作著手：
1、穩(wěn)定隊伍，安心工作。按照《檔案法》規(guī)定，每管理千份檔案配備一名專職檔案員，嚴格執(zhí)行執(zhí)業(yè)資格證書制度，把好隊伍的入口關(guān)；不輕易調(diào)動他們的工作，保持相對穩(wěn)定；做到不兼職或少兼職，讓檔管人員能安心本職工作，做好本職工作。
(1)人事檔案內(nèi)容失真。真實性是人事檔案的生命,而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符,如時間方面,出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意,且沒有說明;參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月,每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名,也不加以說明,這給材料的歸檔造成麻煩,尤其是一些比較常用的名字,如:建平,建紅等,更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點,沒有缺點,只有成績,沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的,則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關(guān),及時地發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,而是任其一錯再錯,致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況,給檔案的利用帶來困難。
(2)人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有,一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因,有兩方面:一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了,自己近年來也沒有太大的變化,不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省,履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填,家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料,一旦落在個人手中,他們就緊緊地放在自己身邊,認為這樣更安全,用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員,往往是身兼數(shù)職,于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放,沒有及時歸檔,導致個人檔案中材料內(nèi)容不全,更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
(3)人事檔案政出多門?，F(xiàn)有的人事檔案體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期,模式基本上是沿襲舊體制,但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門,分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業(yè)服務中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事權(quán)的國有企事業(yè)單位。人事檔案的多頭是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事模式的反映,它既是束縛人才流動的障礙之一,又是影響人事檔案質(zhì)量的原因之一。近年來,隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行,在大中專畢業(yè)生學籍檔案的上,個別部門拘泥于傳統(tǒng)模式和自身利益的誘因,檔案權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
二、關(guān)于解決我國人事檔案中存在問題的主要對策
(1)提高檔案人員素質(zhì)人事檔案的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì),加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的中體現(xiàn)它的嚴肅性,能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認真鑒別材料的真?zhèn)?才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的模式,使人事檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
1 聘用人員人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1 管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫(yī)療技術(shù)水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)、精湛的醫(yī)療服務是醫(yī)院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫(yī)務人員技術(shù)水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導致醫(yī)院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎(chǔ)層面上，無法真正發(fā)揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫(yī)院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認為外聘人員只是醫(yī)院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認識上的誤區(qū)，再加上管理欠缺，導致醫(yī)院聘用人員的檔案資料缺失和不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴重。
1.2 各方對聘用制人員人事檔案的重要性認識不夠：很多畢業(yè)生畢業(yè)后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業(yè)生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續(xù)和繳交高額的人事費，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一走了之，甚至學校將其檔案轉(zhuǎn)回生源地的人才交流中心，畢業(yè)生也不去辦理相關(guān)的手續(xù)；更甚者，有些學校竟然畢業(yè)時就把檔案交由學生個人帶走，根本不指導學生該如何正確處理，造成有的學生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關(guān)系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。
1.3 存在多方面的材料收集問題：通過對醫(yī)院外聘人員的檔案資料進行調(diào)閱后發(fā)現(xiàn)，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經(jīng)歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫(yī)院人事檔案管理中，檔案資料缺失現(xiàn)象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進行客觀公正完整地評價。
1.4 檔案管理的基礎(chǔ)設施相對落后：在醫(yī)療設備及器械等方面，醫(yī)院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數(shù)額卻相去甚遠。
2 提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對策
2.1 健全檔案管理制度，實施科學規(guī)范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規(guī)章制度，對其加強規(guī)范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認真遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結(jié)合，對本部門的工作制度進行規(guī)范和細化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫(yī)院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業(yè)務檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業(yè)務檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。
2.2 各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應部門要規(guī)范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設；另一方面，用人單位也要充分認識到員工個人人事檔案是雙方勞動關(guān)系中不可缺少的組成部分。因此，在進行聘用前必須嚴格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現(xiàn)的勞資糾紛，也提醒應聘者必須重視個人檔案。再者，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。
2.3 科學、規(guī)范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴格遵守相關(guān)制度和標準，嚴把檔案資料質(zhì)量關(guān)，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經(jīng)歷進行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。
2.4 引進新型網(wǎng)絡設備，實行科學的信息化管理：當今社會是網(wǎng)絡信息化社會，計算機、互聯(lián)網(wǎng)已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)對檔案資料進行收集、整理及保管等工作，能夠大量節(jié)約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網(wǎng)絡構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)量巨大的檔案信息資料進行統(tǒng)計、分析及預測，從而及時準確地為醫(yī)院提供符合其招聘要求的專業(yè)人才及其詳細資料[3]。
3 結(jié)論
對于醫(yī)院來說，人事檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作。對醫(yī)院聘用人員實施科學有效的人事檔案管理是醫(yī)院選人、用人的主要參考依據(jù)，它有助于醫(yī)院人力資源的合理調(diào)配，也有助于醫(yī)院制定出行之有效的人才發(fā)展規(guī)劃。與此同時，科學有效的人事檔案管理也有利于醫(yī)院樹立良好的社會形象，使醫(yī)院在獲得經(jīng)濟效益的同時贏得更多的社會效益。
參考文獻
一、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案內(nèi)容失真真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。
（二）人事檔案材料不全一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
（三）人事檔案管理政出多門現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業(yè)服務中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（四）人事檔案利用范圍狹窄人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從我國人事工作的現(xiàn)狀來看，由于人事檔案強調(diào)保密性，人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案的利用范圍主要是黨政機關(guān)、國有企事業(yè)單位，利用最多的主要是傳統(tǒng)人事管理工作的范疇。但是，隨著社會主義經(jīng)濟體制改革的深入，非公有制經(jīng)濟的迅速發(fā)展非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等成為吸納人才資源的重要渠道，而與此同時，隨著國有企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，國有企事業(yè)單位人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業(yè)生要面向市場自主擇業(yè)，這些變化主要是通過市場機制的作用使國有企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟組織、外資企業(yè)、社會化中介組織等，而市場化配置人才資源又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統(tǒng)人事檔案的利用制度不能適應現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。人事檔案的利用應當延伸到非公有制經(jīng)濟組織、社會化中介組織甚至外資企業(yè)，人事檔案的利用頻率應當適應人才流動的頻率，這是一個具有重大現(xiàn)實意義的問題。
二、改革我國人事檔案管理的幾點建議
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì)，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真?zhèn)危拍馨凑找髮⒉牧霞皶r歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
（二）完善人事檔案管理制度人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質(zhì)量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。（三）采用信息化管理手段信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
（四）建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應機構(gòu)承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員(包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員)、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經(jīng)費來源方面，從初始設置的“以檔養(yǎng)檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費，從而以機構(gòu)的獨立性、職能的專業(yè)性、服務的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構(gòu)。
參考文獻：
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什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應新形勢下流動人員檔案管理的需要。
當今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，突破了計劃經(jīng)濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經(jīng)濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務，無論從服務結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預想，下步人才市場業(yè)務的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。
縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點：一是圍繞落實當?shù)卣咄七M形成的熱點，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務中心占總數(shù)70%；三是為落實政策，鼓勵機關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優(yōu)秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務對象從機關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應改革需要自愿接受服務的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調(diào)動頻繁，服務空間大大提高。
然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應該將關(guān)注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項業(yè)務，服務對象逐步擴大、服務領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟改革進程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟建設的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現(xiàn)手段更新和服務能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟中應有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價值，因此，我們應當不斷尋求服務方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。
總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟建設的進程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質(zhì)是人事管理關(guān)系的實現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。
參考文獻：
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[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02
The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff
ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin
People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.
[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis
2000年以來，根據(jù)國家人事制度改革要求開始實施“單位自主用人，個人自主擇業(yè)”的用人機制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內(nèi)容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務機構(gòu)即人才交流服務中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統(tǒng)的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實際工作中，人事檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，也存在一些不可避免的問題。
1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題
1.1 人員流向與人事檔案脫節(jié)
人事帶來的醫(yī)院用人上的人檔分離，最大的優(yōu)點就是醫(yī)院使用人才不再受到現(xiàn)有人員編制限制，給醫(yī)院人才引進提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現(xiàn)象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節(jié)。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當事人存在一種認識誤區(qū)，認為聘用關(guān)系就是“聘用期間我發(fā)工資你干活，合約結(jié)束停發(fā)工資你走人”的關(guān)系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業(yè)對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現(xiàn)了“有檔無人”，新單位出現(xiàn)“有人無檔”的人檔分離現(xiàn)象，使得有些干部的來歷不明，假學歷、假文憑、假政績的情況時有發(fā)生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護檔案的認識。有些畢業(yè)生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結(jié)果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態(tài)度……按照人事檔案的規(guī)定，這些情況都將給個人今后權(quán)益糾紛、學歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發(fā)展。（2）學校的就業(yè)指導缺位。個別學校尤其是大中專學校是指導不到位甚至不負責任的。從到本院應聘的人員來看，有部分人員從學校畢業(yè)后就一直自己拿著檔案，學校在學生畢業(yè)后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導致。各地區(qū)的人事檔案規(guī)定不同，致當事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規(guī)定；有地方畢業(yè)1年內(nèi)沒辦理人事檔案的只能“托管”的規(guī)定；如畢業(yè)多年沒在正規(guī)人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。
1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難
目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛(wèi)生主管部門管理，工人檔案在醫(yī)院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環(huán)節(jié)較難，更是導致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調(diào)入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權(quán)威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現(xiàn)失真情況。
1.3 存檔費用高，“廢棄檔”清理難
經(jīng)了解，各地的檔案管理收費按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費為500萬元。高額的存檔管理費使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經(jīng)成為存放檔案單位和中介機構(gòu)非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉(zhuǎn)至相關(guān)機構(gòu)，也不調(diào)入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續(xù)存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點設想
2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務新模式
面對實施聘用制的大環(huán)境，人事檔案的管理也要適應新形勢，要尊重人才流動，增強信息意識，樹立主動服務意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務。
2.1.1 增強人事檔案的規(guī)范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｒ虼?，各人事組織和勞動部門、學校、用人單位都要順應形勢要求，更新觀念，聯(lián)合管理，針對聘用制人員流動特點，變管理為服務，變監(jiān)督為指導，加強人事檔案的規(guī)范化管理。一方面人事組織部門要規(guī)范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設。另一方面，用人單位也要充分認識到個人檔案是勞動關(guān)系運行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業(yè)的勞動權(quán)益有直接影響。因此，在進行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予接收，既避免后續(xù)的勞資糾紛，也使得應聘者重新重視個人檔案。當然，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.2 建立統(tǒng)一機構(gòu)，集中管理 要改變目前多頭管理的現(xiàn)狀，設置專業(yè)化的人事檔案社會化管理機構(gòu)，將國有單位、獨資、合資和私營企業(yè)等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一管理起來，尤其各地人才交流中心應該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負擔。
2.1.3 強化聘用制人員檔案材料的收集整理機制建設 要建立提供檔案有關(guān)材料的管理機制，規(guī)定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責任和義務。與此同時，要進一步更新和完善材料收集的內(nèi)容，擴大歸檔內(nèi)容和范圍，將業(yè)績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設提供信息基礎(chǔ)。
2.2 建立人才信息網(wǎng)絡，實行人事檔案信息資源共享
只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實平臺，才成真正實現(xiàn)人才資源共享，推動各行業(yè)的競爭和發(fā)展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，在嚴格執(zhí)行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務，同時對檔案信息進行網(wǎng)上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實實在在服務于用人單位，真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢。
2.2.1 實行信息化管理手段與技術(shù) 按管理權(quán)限逐層逐級建立流動人員檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)[3]，實行人才流動檔案網(wǎng)絡化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網(wǎng)絡平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產(chǎn)權(quán)的流動人員人事檔案信息實行網(wǎng)絡服務。
2.2.2 明確職責和權(quán)限，規(guī)范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責和管理程序。要給予用人單位一定的管理權(quán)限，由用人單位專人對人員信息進行更新維護，人員信息實行動態(tài)化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實性和準確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。
2.2.3 建立健全網(wǎng)絡人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機構(gòu)將有資質(zhì)的用人單位納入網(wǎng)絡查詢服務管理，用人單位在新人進入時可憑單位的資質(zhì)申請，被認證后給予人員信息網(wǎng)絡查詢服務。人事檔案社會化管理機構(gòu)同時要建立和其他社會部門廣泛聯(lián)系，把保存在不同機構(gòu)的關(guān)于同一個人的所有檔案都建立關(guān)聯(lián)，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應，實現(xiàn)個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發(fā)揮資源整合功能[4]，在為社會各機構(gòu)和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)。
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在現(xiàn)代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險。對企業(yè)而言，為員工代辦申報職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。
一、人事檔案管理的社會價值
人事檔案的社會價值，是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經(jīng)濟時期，人事檔案是國家機關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經(jīng)濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰(zhàn)略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。因此，要正確認識人事檔案的社會價值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。
二、我國人事檔案管理中存在的主要問題
（一）人事檔案管理政出多門?，F(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、勞動部門所屬就業(yè)服務中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
（二）部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準確性、完整性差的問題。沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導認為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。
（三）檔案管理的軟硬件不適應形勢發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。多數(shù)檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子里。
三、加強人事檔案工作的主要措施
建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務機構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導機構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應機構(gòu)承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有。人事檔案管理部門要積極爭取領(lǐng)導支持，改善檔案管理設施和設備。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。人事檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關(guān)手續(xù)時，比如報考公務員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養(yǎng)老保險、辦理出國手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)。根據(jù)目前我國有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構(gòu)保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。
