時間：2023-03-28 15:06:47
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對策和措施
(一)形成領(lǐng)導(dǎo)重視的農(nóng)業(yè)科技檔案管理。合理的農(nóng)業(yè)科技檔案管理能夠創(chuàng)造極大的物質(zhì)和經(jīng)濟財富，領(lǐng)導(dǎo)的重視有利于檔案的高效管理，從而創(chuàng)造更大的價值。各級領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，給予充足的經(jīng)費確保實現(xiàn)檔案管理工作的順利進行；同時領(lǐng)導(dǎo)要采取措施調(diào)動科技人員的主動性和積極性，為農(nóng)業(yè)科技檔案管理和利用打好堅實的基礎(chǔ)，把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做到最好。（二）建立高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員隊伍。提高管理人員的思想道德素質(zhì)和科學文化素質(zhì)，培養(yǎng)其對工作的責任心，使其能夠?qū)r(nóng)業(yè)科技檔案管理工作有足夠的熱情和耐心。同時，還要著重培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才，提高管理水平。（三）健全農(nóng)業(yè)科技檔案管理體制。建立健全嚴格的管理體制，有統(tǒng)一的操作標準和規(guī)范的制度。及時更新不適合的規(guī)定，建立新的管理機制。使農(nóng)業(yè)科技檔案管理有“制”可依。還要樹立服務(wù)觀念，建立反饋機制等等，完善各項管理體制。（四）完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過多種渠道爭取經(jīng)費，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。加大對信息化的投入，建立檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。要想適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，就必須重視檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。
科學的農(nóng)業(yè)科技檔案管理機制的意義
企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。
2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位
科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進度應(yīng)該同步、驗收鑒定技術(shù)與驗收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應(yīng)該同步。由于“四同步”沒有真正的實現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動性不足。
3.未對科技檔案實施信息化管理
計算機信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進行計算機管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說明對科技檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)無法改變。不過，在現(xiàn)實中，部分企業(yè)對科技檔案進行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標準等。
4.科技檔案的利用率較低
對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進一步強化其資源的利用與開發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務(wù)過于被動、未對靜態(tài)檔案進行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個部門之間的需求。
二、加強企業(yè)科技檔案管理工作
1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序
科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規(guī)律進行掌握，實現(xiàn)對科技檔案的全程管理原則。
2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識
科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進行科技檔案工作培訓，通過培訓強調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道。
3.徹底落實科技檔案的數(shù)字化管理
要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫房式管理方式。數(shù)字化管理通過采用高科技的數(shù)字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機管理實現(xiàn)高水平，就需要進一步增強科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進行綜合管理，從而提高工作效率。要實現(xiàn)檔案格式標準化，就要保證其標準程度和國家標準相一致，備份數(shù)據(jù)庫、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機知識，可以準確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確?？萍紮n案數(shù)字化管理工作更加完善。
4.完善企業(yè)檔案編研工作
對科技檔案進行管理，就要適應(yīng)市場經(jīng)濟對其的實際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現(xiàn)其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。
5.提高科技檔案的利用率
對科技檔案進行管理的過程中，務(wù)必要考慮其開發(fā)利用問題。對于企業(yè)而言，檔案如何開發(fā)利用，具有一定的意義及價值。當前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒有充分結(jié)合日益先進的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進了計算機管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業(yè)科技檔案管理中，包含諸多學術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權(quán)，由此說明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進行利用的過程中，要注意保護他人的知識產(chǎn)權(quán)與勞動成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫(yī)院科技檔案是科學技術(shù)研究活動的真實性歷史記錄，對科技成果的科學性、創(chuàng)新性、實用性價值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用。一切科研項目科學技術(shù)性質(zhì)的文件，如不加強管理，出現(xiàn)疏漏，將嚴重影響科學研究工作。人民醫(yī)院是一所綜合性的三級甲等醫(yī)院，科技檔案質(zhì)高量大，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業(yè)性
專業(yè)性是科技檔案最突出的特點之一?？萍紮n案的專業(yè)性不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，甚至連表達知識的術(shù)語、圖形、符號等也很不相同。醫(yī)院科技檔案來自不同專業(yè)的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫(yī)院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業(yè)性也得到了相應(yīng)地加強。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業(yè)科技檔案具有明顯不同的內(nèi)容和表達內(nèi)容的方式。
1．3再生產(chǎn)力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復(fù)利用的。它能否得到最大限度的開發(fā)利用和有效轉(zhuǎn)化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價值的信息以促進科技的發(fā)展和進步。通過開發(fā)科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。
2科技檔案管理存在的問題
2．1保存難度大
人民醫(yī)院傳統(tǒng)的儲存檔案方法是以紙質(zhì)為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質(zhì)很容易受環(huán)境影響而出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數(shù)量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫(yī)院維護和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的以人工為主的科技檔案管理模式。人民醫(yī)院傳統(tǒng)的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時、耗力。而且一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，已經(jīng)出現(xiàn)了破損現(xiàn)象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因為紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計和查詢等問題，很多醫(yī)務(wù)人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫(yī)務(wù)工作者來講，利用醫(yī)院科技檔案資源進行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發(fā)科技檔案的利用價值。因此，為提高科技檔案利用率，醫(yī)院科技檔案管理進行數(shù)字信息化建設(shè)刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現(xiàn)代化是科技檔案管理信息化的核心手段，要加快檔案管理信息化的建設(shè)，筆者認為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業(yè)素質(zhì)
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作?？萍脊ぷ髟谧匀粻顟B(tài)下不會形成完整、合格、規(guī)范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預(yù)及參與才能形成合格的檔案。一個現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備具有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫(yī)院現(xiàn)代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業(yè)知識，還要懂得現(xiàn)代化科學管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點。檔案管理人員一定要認識到醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理是一項實現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理工作科學化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員全面掌握科學管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業(yè)素質(zhì)。
3．2思想認識
計算機能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現(xiàn)代化管理水平還遠遠不夠，院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領(lǐng)導(dǎo)思想認識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進行管理把關(guān)，把科技檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)和服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設(shè)施
2.實現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務(wù)，使企業(yè)資源不斷增值。科技檔案記錄著中海油高新技術(shù)的發(fā)展以及重大科技成果的應(yīng)用研究，而現(xiàn)代知識經(jīng)濟與技術(shù)商品化的演變趨勢，不但增強了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)保護意識，更讓具有成果直接轉(zhuǎn)化能力的科技檔案的珍貴價值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權(quán)、著作權(quán)、品牌價值、信息價值等等，企業(yè)靠技術(shù)創(chuàng)造的經(jīng)濟利益是無窮的，而這些資產(chǎn)的保存、保密、管理、共享、應(yīng)用，無疑蘊藏著巨大的價值。
3.持續(xù)推動企業(yè)的科技創(chuàng)新?？萍紮n案對中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產(chǎn)生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學判斷和決策依據(jù)，為知識轉(zhuǎn)化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵作用，因為“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅忍不拔的精神，去攻克難關(guān)、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經(jīng)濟和社會效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動，因其本身能被反復(fù)多次提供利用而本身卻無損耗，也就是提高科技檔案的復(fù)用率，這是其他物質(zhì)形態(tài)的財富無可比擬的。所謂復(fù)用科技檔案，就是在新設(shè)計中直接采用或套用設(shè)計現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實踐、再生產(chǎn)，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經(jīng)濟效益的關(guān)鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問題及原因簡析
1.傳統(tǒng)實體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調(diào)卷工作量巨大，耗時費力，效率較低，無法快速滿足用戶需求；頻繁調(diào)閱、復(fù)印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負面影響，會對紙質(zhì)檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁等，會造成其嚴重磨損和丟失；由于實體檔案逐年遞增，占用大量庫房空間，難以對其實行集中統(tǒng)一的權(quán)限管理；無法滿足多用戶同時共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強做大，企業(yè)國際國內(nèi)市場開拓的前景也越來越廣闊，隨著海外市場比如烏干達項目、伊拉克項目等市場的開辟及拓展，企業(yè)的社會與經(jīng)濟發(fā)展前景也越來越具有延展性，但是，隨之而來的則是帶給企業(yè)的巨大的經(jīng)營壓力與經(jīng)營指標，降本增效的巨大壓力必然會造成在科技檔案管理與保護方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機構(gòu)職責不清、權(quán)責不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標準規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產(chǎn)業(yè)化是市場經(jīng)濟發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)、投入經(jīng)費與這一需求不相適應(yīng)?？萍紮n案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化技術(shù)發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對以上問題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程為導(dǎo)向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過合作管理保證目標高效達成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級單位的科技檔案工作界面，劃分工作領(lǐng)域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對應(yīng)責任和權(quán)限，實現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級負責的管理模式，便于內(nèi)部交流和外部共享；通過優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點，而在每一環(huán)節(jié)，相關(guān)人員都能對資料的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行進行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質(zhì)量后，再進入下一節(jié)點；通過細化每個節(jié)點中相關(guān)人員的權(quán)限和責任，減少管理者在不相關(guān)環(huán)節(jié)中責任和精力的牽扯，實現(xiàn)標準明確、職責清晰，責任和風險層層分解。而且，整個流程能夠?qū)崿F(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，便于追溯，然后進行提醒和監(jiān)督，對后期績效與責任管理提供很大便利，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要歸檔的科技項目資料，確保各級單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準確。二是為了便于進行科技檔案文件級管理，各級單位在科研項目開題之初即要檔案管理人員前置，實施前端控制，使科研人員明確對于科研項目不同階段形成的不同資料應(yīng)作為單件資料分開保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對于科研項目中的商務(wù)合同應(yīng)單獨作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對科研項目資料形成情況予以詳細了解，按照階段性或是科研項目結(jié)題后的時間，提醒與督促科技檔案資料及時歸檔。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。
（一）提高檔案意識
有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當代人們獲取信息的習慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應(yīng)該從以下幾個方面加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲量隨著醫(yī)學科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學科技檔案資源已經(jīng)遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對檔案進行科學合理的分類科學分類可以使用戶的檢索更加準確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當時的醫(yī)學研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學科研和醫(yī)療實踐進行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展狀態(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學科技檔案的管理水平。醫(yī)學科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。
首先，農(nóng)業(yè)科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協(xié)調(diào)，嚴重脫節(jié)；其次，因為農(nóng)業(yè)科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時由于各個檔案的來源時間不確定，會出現(xiàn)部分檔案丟失現(xiàn)象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認為研究的成果檔案屬于個人成果，對專門的檔案管理機構(gòu)存有疑慮，從而出現(xiàn)研究檔案的斷檔現(xiàn)象。
（二）檔案管理制度不健全
農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作在我國具有很長的應(yīng)用歷史，正是因為歷史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時期的發(fā)展形式嚴重“脫軌”，沒有及時的更新完善，現(xiàn)代檔案管理工作大多采用網(wǎng)絡(luò)化、自動化、信息化的方式，因此在相關(guān)的管理制度上也有了相對應(yīng)的要求，當前農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度仍然是傳統(tǒng)的人工方式，效率不高，從而影響到農(nóng)業(yè)科研技術(shù)工作的深層發(fā)展。
（三）管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案管理工作的一個重要前提就是管理人員要有專業(yè)的管理方法，能夠?qū)Ω鞣N不同的檔案進行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構(gòu)成不夠完善，學識水平不高，對檔案管理的專業(yè)素質(zhì)薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，遲滯了規(guī)范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中有了一定的應(yīng)用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網(wǎng)絡(luò)化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強有力、嚴格的管理制度，不夠規(guī)范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴格，這也是導(dǎo)致檔案信息外泄的重要因素。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理問題的應(yīng)對對策
（一）加強檔案的收集和管理工作
針對于不同的檔案特點，要有合理的收集方案，對檔案進行統(tǒng)一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協(xié)調(diào)起來，對每一研究項目進行實時檔案跟蹤，嚴防因為周期長的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進行細化管理，還要加強對管理人員的研究成果歸檔觀念的強化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續(xù)性。規(guī)避斷檔現(xiàn)象發(fā)生。
（二）完善制度建設(shè)
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標準化、規(guī)范化的依據(jù)，更是日常管理的行為準則。管理人員要按照科學的歸檔程序?qū)Ω鞣N檔案進行標準化管理操作，不能主觀的對檔案進行隨意安放，要嚴格按照制度規(guī)定的要求進行，與此同時，管理人員要對檔案管理的一些基本法規(guī)準則進行學習深化，進一步促進各種的標準化，使檔案管理工作在制度的強化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
管理人員要有專業(yè)的檔案管理技術(shù)和經(jīng)驗，對各種農(nóng)業(yè)科研成果有一定的認知，在檔案歸類上可以進行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進行分區(qū)、分層放置，不斷的提高完善自身的素質(zhì)，與時展形勢相接軌。
二、信息時代對科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機、數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標準規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內(nèi)容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。
通過利用計算機技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案排架進行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:計生檔案；檔案管理；細化；法制意識；約束
計生檔案，縱掛橫聯(lián)，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調(diào)控與微觀操作，處理好工作中的突發(fā)問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導(dǎo)向作用與依據(jù)作用。
計生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有十個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J識到位、得心應(yīng)手。各級部門領(lǐng)導(dǎo)，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實責任，加強管理，實現(xiàn)了計生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。
確保檔案的及時性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級基層組織，以防漏統(tǒng)漏報；“二要”即要工作經(jīng)?；?，持之以恒，要規(guī)范計生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。
二、完善工作制度，加強規(guī)范約束。
檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來的實踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統(tǒng)計員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標準，操作規(guī)范，準確及時。同時，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務(wù)對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統(tǒng)計好，做到上報及時，統(tǒng)計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。
三、樹立法制意識，強化檔案管理。
檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現(xiàn)一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。
總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步才會達到理想的效果。
會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規(guī)定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內(nèi)容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案在各項事業(yè)中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業(yè)單位對外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會計數(shù)據(jù)，而會計數(shù)據(jù)也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)中也有相當一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經(jīng)濟、社會的發(fā)展，經(jīng)濟活動更加多樣化和復(fù)雜化，會計檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓提供依據(jù)。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和企事業(yè)單位及時、準確、全面地提供高質(zhì)量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，認為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，存在會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規(guī)定的。
2.2會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業(yè)經(jīng)營機制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會計檔案管理在內(nèi)的機制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會計檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟為基本特征的市場經(jīng)濟體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會計檔案不規(guī)范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規(guī)范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機構(gòu)中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作?！稌嫏n案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機關(guān)，社會團體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個體工商戶和其他組織。應(yīng)當依照本辦法管理會計檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度
要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用
3.3規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
3.4加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質(zhì)
會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權(quán)力；其次，會計檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應(yīng)具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會計檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語
在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進而對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
參考文獻：
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[2]馬秀英.談會計檔案管理的規(guī)范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.
[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.
在一般人看來，檔案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允許隨意篡改。何嘉蓀教授在研究檔案概念時發(fā)現(xiàn)，在檔案學原理（概論）、普通檔案管理學和除科技檔案管理學以外的專門檔案管理學的著作中，我們一直強調(diào)“檔案不容更改”，或者強調(diào)“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，檔案才能充分發(fā)揮它的效益。后人不能為了迎合現(xiàn)今的某種潮流或按照自己的觀點和需要去篡改檔案”。④ 而在傳統(tǒng)的科技檔案管理學著作里，卻肯定科技檔案的內(nèi)容在特殊情況下可以按特殊辦法作一些必要改動。他認為這兩種觀點也是相互矛盾的，只是由于不出現(xiàn)在同一著作和教科書中才避免了難堪。在他看來“有不少科技檔案，由于實際上是現(xiàn)行文件，仍處于動態(tài)之中，當然就需要修改。否則后果就不堪設(shè)想”。⑤ 進而提出我國檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)不合理，必須擴大我國檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同，方能正確解釋所謂的“科技檔案更改”問題。然而，宗培嶺、譚 培二位學者對這一解釋持不同見解，他們認為“科技檔案更改”命題的正確性與否和對文件與檔案關(guān)系認識密切相關(guān)，我國“檔案概念以‘非現(xiàn)行性’為基礎(chǔ)是合理的”，與文件的現(xiàn)行性對應(yīng)，“科技檔案的非現(xiàn)行性也是一個相對的概念”，科技檔案更改“仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”。⑥ 他們認為我國已有的對文件與檔案關(guān)系的認識是基本正確的，能夠合理解釋科技檔案更改現(xiàn)象，沒有必要不顧我國的國情和檔案工作的實際狀況去擴大檔案概念外延。而吳品才博士則堅決否定“科技檔案更改”一說，他認為運用文件生命運動理論能夠解釋所謂的“科技檔案更改”現(xiàn)象。因為科技文件除了縱向運動之外，還存在橫向運動，這種橫向運動使得“科技檔案在一定條件下可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件”。⑦ 所以他認為，所謂“科技檔案更改”，是科技文件橫向運動的結(jié)果，“必然是在科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件時進行，是為形成現(xiàn)實科技活動開展所需的現(xiàn)行科技文件過程中的修改，而且更改的不是原件，而是復(fù)制件?！痹谒磥恚翱萍紮n案和其他檔案一樣是絕不允許更改的”。⑧ 那么，“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”孰對孰錯呢？我們又該如何去看待這種不同的觀點呢？
二事實上，對“科技檔案更改”簡單地下肯定或否定的結(jié)論都是有失偏頗的，科學地認識 “科技檔案更改”現(xiàn)象的本質(zhì)才是關(guān)鍵。我們試從以下幾個方面對此作扼要的探討。
首先，必須認清理論上和現(xiàn)實科技工作中同時存在著的“科技文件更改”和“科技檔案更改”兩個概念。一般而言，“它們在更改原因、更改主體與更改的后處理上均有所不同”。⑨ 人們認為它們的最大區(qū)別在于，科技文件未履行歸檔手續(xù)，而科技檔案是已經(jīng)歸檔了的科技文件。而從論理上講，歸檔并非是文件和檔案的分水嶺，而是人為劃定的文件工作和檔案工作的界線。例如，檔案界有人提出：“沒有立卷歸檔的文件不一定不是檔案；已立卷歸檔的文件未必是檔案”。⑩ 按此說，實際工作中所謂“科技檔案更改”是對歸檔后科技文件的更改，而不管這里的科技文件是否可以稱作理論意義上的檔案；理論上的“科技檔案更改”則僅包括對半現(xiàn)行和非現(xiàn)行期的科技文件的更改，而不管其是否歸檔。對于檔案人員來說，我們主要是對科技文件歸檔后的所謂“科技檔案更改”實施必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。
其次，“科技檔案更改”與“科技檔案篡改”有本質(zhì)上的不同，不能將兩者等同起來?！翱萍紮n案更改”有合理的更改原因、嚴格的更改權(quán)限、規(guī)定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致；而“科技檔案篡改”則不然，它總是為了達到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，而采取非法手段改變檔案真實內(nèi)容的。由此可見，有些同志在檔案學理論研究中，簡單地將“更改”理解成“篡改”，并將二者等同起來，進而將“科技檔案更改”理論加以全盤否定是不足取的。
再次，所謂“科技檔案更改”有其理論上的缺陷。第一，所謂的“科技檔案更改”理論并不是針對所有類別需要更正的科技檔案而言的，有其邏輯推理上的缺陷。我們可以看到，科技檔案需要改動的情況有二：其一，科技檔案形成過程中與所記載和反映對象發(fā)生偏差，即科技檔案存在先天性的不足；其二，科技檔案記載和反映對象由于某種需要發(fā)生新的變化，即科技檔案本身不會隨其反映對象的變化而相應(yīng)變化，存在著后天性不足。而科技檔案內(nèi)容和與其相對應(yīng)的客觀事物不一致的情況比比皆是，它可能出現(xiàn)在任何種類任何載體的科技檔案中。而現(xiàn)實工作中的所謂“科技檔案更改”則有其針對性，一方面是針對基建、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等類別科技檔案；另一方面是針對上述類別科技檔案中的圖樣科技檔案，而非包含表格類、文字類、聲像類科技檔案。也就是說，所謂的“科技檔案更改”是從個別推論一般，并不具有普遍意義，或者說并不應(yīng)該稱之為“科技檔案更改”。第二，“科技檔案更改”理論有違反檔案學的基本原理和概括不全面的地方。所謂“科技檔案更改”的形式主要有兩種；一，內(nèi)容改動較少的在原件上進行；二，內(nèi)容改動較多的，但可以利用原件大部分的，復(fù)制原件并在復(fù)制件改動。在科技檔案原件上更改，雖然有其方便的地方，但在一定程度上很難真正做到維護檔案的真實歷史面貌，這正是許多同志對所謂“科技檔案更改”提出異議的原因。而對內(nèi)容改動較多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基礎(chǔ)上，重新制作文件來實現(xiàn)對原件的改動的這種情況，“科技檔案更改”理論并未包含。
最后，“科技檔案更改”盡管在理論上有缺陷，在實踐中有不足，但它在長期的科技檔案工作實踐中還是發(fā)揮了重要作用的。盡管在理論上或者口頭上表達“科技檔案可以更改”，但在實際工作中，我們并沒有真的惡意地去改變科技檔案的某些內(nèi)容，反而更注重維護科技檔案的真實歷史面目。比如在反映科技檔案相對應(yīng)的客觀事物現(xiàn)狀的同時，在科技檔案復(fù)制件上進行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改過程一般不在科技檔案原件上更改，只有極少部分單位在改動較小情況下在原件上更改。事實證明，這樣做除了在原件上更改這種情況在一定程度上不利于維護科技活動的真實歷史面目外，總體上是有利于科技活動的進一步開展的。
