時間：2023-03-17 18:09:55
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思想認識不到位體現(xiàn)在三個層面，一是現(xiàn)有檔案管理人員的認識不到位。隨著《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建設檔案著錄規(guī)范》的宣傳貫徹執(zhí)行不斷深入，目前城建檔案管理人員的檔案意識和法制觀念有了一定程度的提高，但從對城市的建設、規(guī)劃、管理負責，對歷史負責的角度來看還缺乏一定的深度，與城市的發(fā)展和社會的進步還有一定的距離?，F(xiàn)有檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理方式及管理思維的禁錮，在新知識新技能掌握上不夠積極。二是由于檔案管理人員的認識不到位，對城建檔案信息化建設的宣傳力度不夠，沒有得到當?shù)爻墙n案行政主管部門領導的重視。領導認識不到位，對城建檔案信息化重視不夠，在資金投入和人員配置等方面自然就不能給予大力支持。三是由于宣傳力度不夠，社會各界，特別是建設單位在提供檔案時，基本上沒有數(shù)字化、信息化的檔案資料。因此，加強城建檔案信息化工作的宣傳，向公眾展示城建檔案信息化成果，強化檔案信息化、數(shù)字化意識，是目前急需解決的問題之一。
（二）軟、硬件配置不到位，制約了縣級城建檔案信息化進程
經(jīng)費不足，財政只保證人頭費，計算機及相關應用管理軟件的購置，都需要城建檔案館自行籌集，情況好的縣級城建檔案館只實現(xiàn)了目錄級的計算機管理，只能進行館內(nèi)目錄查詢，沒有檔案網(wǎng)站，只能由工作人員手工存取實體檔案文件提供復印服務。情況差一些的目錄級的計算機管理檔案都沒有實現(xiàn)。基礎設施不完善?？h級城建檔案館大多庫房面積小，計算機、掃描儀、打印機等現(xiàn)代化信息設備配置不足，信息化工作無法開展。
（三）人員配置不足，缺少信息化管理專業(yè)人員
檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術知識，能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能、較高的文化素養(yǎng)?？h級城建檔案館管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能。對所涉及的專業(yè)知識業(yè)務規(guī)范不熟悉，完全靠自己摸索和后期培訓。人員混崗流動性大，有限地培訓學習收效甚微，業(yè)務工作開展有心無力。
二、推進縣級城建檔案信息化建設的對策
（一）加強領導，依法履行職責
依法治檔是城建檔案工作的基礎?？h市城建檔案行政主管部門和城建檔案館要進一步加強檔案法制宣傳，認真貫徹落實國家有關城建檔案工作的法律法規(guī)，把城建檔案工作落實到實處。把建設單位、施工單位的工程檔案資料工作納入建設工程竣工備案程序。積極開展城建檔案執(zhí)法工作，依法查處違反城建檔案管理規(guī)定的責任單位，做到檔案應收盡收，齊全完整。
（二）加大投入，建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
縣市城建檔案信息化建設受機構、人員、資金等各方面因素影響，起步較晚。在完善機構、配置人員的基礎上加大資金力度，添置軟硬件設備。采用掃描儀、數(shù)碼相機、錄入等方式，將傳統(tǒng)城建檔案館紙張檔案和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術加工成電子化的信息數(shù)據(jù)。逐步實現(xiàn)館藏紙質檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫加強電子文件的收集和積累。要保證在接收紙質城建檔案的同時接收一套電子檔案包括圖紙、施工內(nèi)業(yè)的電子版。同時要統(tǒng)一標準格式來進行數(shù)字化，這樣才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案信息化的進程。
城市建設檔案是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現(xiàn)代信息技術，加快數(shù)字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化的進程，為城市規(guī)劃、建設和管理提供科學決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質的公共服務.
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數(shù)字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術和數(shù)碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設服務。
二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)
檔案的信息化應以現(xiàn)實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題
數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進程。
三、數(shù)字化檔案具備的功能
數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡化和數(shù)據(jù)結構連接化。
1.館藏檔案數(shù)字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統(tǒng)介質的檔案資料進行處理并轉化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲存，這是檔案館數(shù)字化建設的核心.
2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設的基礎.
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網(wǎng)絡化:數(shù)字檔案館的服務通過以網(wǎng)絡為主的信息基礎設施，實現(xiàn)標準規(guī)范的信息傳遞.
5.數(shù)據(jù)結構連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標準的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結構，各部門之間可以方便地進行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉換。
四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.
1.創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設的記錄者，城市建設技術作為創(chuàng)新信息技術的基礎，為城建檔案館提供社會功能的服務。因此，必須對檔案管理工作做出準確定位，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關措施，另外，還要加強城建檔案管理創(chuàng)新意識，在管理機構和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發(fā)展。而且，通過創(chuàng)新的管理理念和服務宗旨，對城建檔案管理工作與社會發(fā)展情況相結合。然后，創(chuàng)新城建檔案的工作機構。想要創(chuàng)新城建檔案的工作機構，必須加強檔案的收集與整理。當今這個信息時代，傳統(tǒng)的城建檔案館已經(jīng)不足以帶來強大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進城建檔案的信息資源擴大發(fā)展。而且，還要推進城建檔案管理工作的數(shù)字化進程，建立健全相關發(fā)展機制，促進數(shù)字化發(fā)展，工作重心轉移到數(shù)字化上去，比如建立網(wǎng)上服務中心和查詢系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類整理工作，加快檔案的數(shù)字化管理，及時收集各類信息并進行整理，做好信息檢索并合理利用相關信息。適時更新檔案信息，對檔案信息進行采集、整理與加工，對檔案內(nèi)容的規(guī)范有一定保障，給城市建設提供一些高效、優(yōu)質的服務。
2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關部門通過建設網(wǎng)站對檔案網(wǎng)頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開展了網(wǎng)頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進程，并朝著服務化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數(shù)，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡，通過現(xiàn)代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統(tǒng)，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質服務。
3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監(jiān)督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創(chuàng)新管理建設。第二，培養(yǎng)建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升?？梢詾閱T工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創(chuàng)新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業(yè)知識，還應該掌握現(xiàn)代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現(xiàn)代化建設相適應，進一步實現(xiàn)人才隊伍的高素質建設，促進現(xiàn)代社會和諧發(fā)展。
二、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容
城市建設的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網(wǎng)絡技術的廣泛運用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務，應該建設現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個方面入手：
1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數(shù)字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統(tǒng)建設。特別是推動網(wǎng)絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。
2.強化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網(wǎng)絡的發(fā)展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現(xiàn)城建檔案的信息化儲存。
3.強化城建檔案的網(wǎng)絡建設，努力實現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫建設，推進網(wǎng)絡信息資源，通過數(shù)字城建檔案館來加強數(shù)據(jù)庫建設。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計，實現(xiàn)計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進而覆蓋館內(nèi)的應用系統(tǒng)。強化文件的數(shù)據(jù)庫建設應該先要制定目錄，并開展數(shù)字化建設，提高城建檔案的創(chuàng)新質量，促進信息數(shù)據(jù)庫的高效、高標準發(fā)展，擴大檔案館的信息數(shù)字化。因此，穩(wěn)抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發(fā)城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。
2城建檔案工作現(xiàn)狀分析
目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內(nèi)容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監(jiān)控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規(guī)范》、《建設工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領導的高度重視和支持下逐步發(fā)展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設局設立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設都相應的增加和擴大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。
我國已進入全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實科學發(fā)展觀,統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展,開展社會主義新農(nóng)村建設,推進城鎮(zhèn)化進程,在這種形勢下,城市建設事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰(zhàn),出現(xiàn)了新的問題和不足:城建檔案的服務效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數(shù)字化建設步子不大,建設檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實現(xiàn)向“信息服務型”的根本轉變。
3創(chuàng)新工作機制,積極為城市建設和經(jīng)濟發(fā)展服務
挑戰(zhàn)意味著機遇,問題就是機會。我們必須抓住機遇,解放思想,與時俱進,創(chuàng)造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務工作機制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設中取得突破性進展。立足構建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當前形勢,努力創(chuàng)新城建檔案工作機制,積極為城市建設和經(jīng)濟發(fā)展服務,我認為應做好以下幾點:
3.1抓好重大建設項目檔案工作,加強對重要數(shù)據(jù)的收集,將城建檔案館(室)建設成為城市建設重要數(shù)據(jù)的備份中心。
積極實施重大建設項目檔案工作全過程管理,即以項目法人為管理核心,以納入合同為管理依據(jù),以監(jiān)理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業(yè)主管部門、城建檔案部門及項目建設、設計、施工、監(jiān)理單位全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后稽查、驗收把關的全過程控制的新的重大建設項目管理模式。國家對城市防災抗災,應對突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應緊密配合有關部門預防和應對城鄉(xiāng)突發(fā)事件,一是做好重要工程包括重要建設、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強與政府公共安全和應對突發(fā)事件機構的合作,做好重點檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制和受損恢復機制;三是加強對重要工程檔案的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供及時準確的服務。
株洲市城建檔案館在抓好重大項目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業(yè)務指導工作力度,工作人員經(jīng)常性地深入施工現(xiàn)場,跟蹤服務,及時介入,多方協(xié)調,進行業(yè)務指導,確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗收備案項目1591項,重點工程210項左右,僅2005、2006年共收集重點工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設發(fā)展做出了一定的貢獻。
3.2加強地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設成為本地區(qū)地下管線工程檔案信息中心。
地下管線是城市的生命線。2005年建設部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設部門要建立配套政策措施,納入行政審批環(huán)節(jié),把《辦法》所規(guī)定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預驗收制度、檔案動態(tài)管理制度、責任制度等,納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理相關環(huán)節(jié),建立起各部門、各行業(yè)加強協(xié)調、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計算機、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統(tǒng),為城市建設提供高效優(yōu)質服務。
2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,通過行政執(zhí)法和地下管線工程檔案業(yè)務指導以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發(fā)展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃氣、通信、電力等專業(yè)管線工程檔案都做到了業(yè)務指導到位、檔案編制規(guī)范、收集工作有力、報送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據(jù)城市隧道工程、輕軌工程的發(fā)展,適時跟進,出臺了一系列規(guī)范文件,主動提供優(yōu)質服務。特別是在地下管線檔案信息中心建設方面,長沙館自2006年以來,通過市財政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實現(xiàn)了地下管線信息的動態(tài)管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規(guī)劃、建設和管理以及長沙市經(jīng)濟社會數(shù)字化發(fā)展的基礎工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設和經(jīng)濟發(fā)展的作用。
3.3推進城建檔案工作信息化,實現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務型”的轉變。
當前我國信息化建設正在進行戰(zhàn)略轉型,即從信息技術階段轉向信息資源階段,從基礎設施建設階段轉向深入應用階段,從數(shù)量建設階段轉向質量建設階段,從粗放配置階段轉向集約經(jīng)營階段。檔案是國家的基礎性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰(zhàn)略轉型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉變工作思路,把重點轉移到加快檔案信息化資源建設,發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來。
當前多數(shù)城市采用計算機管理系統(tǒng)對城建檔案進行管理,不少城市開設了局域網(wǎng),有的開始建設數(shù)字化城建檔案館,但各地發(fā)展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務”的要求甚遠。各城建檔案部門一定要認清形勢,居安思危,積極應對,國家檔案局、國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動了檔案信息資源開發(fā)利用試點工作。試點確定了6個方面主題和16個試點單位,其中沈陽市房地產(chǎn)檔案館與另外兩家單位聯(lián)合承擔“檔案信息資源社會化服務”的試點任務,要求對利用信息化手段、采取不同運行機制、運用多種形式對檔案信息資源進行深度開發(fā)、提供社會化服務等方面工作進行探索實踐、總結歸納。各城建檔案部門應主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設成為本地區(qū)建設信息資料中心?！笆濉逼陂g,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設備和計算機信息化建設。安裝了局域網(wǎng),開發(fā)了“城建檔案信息系統(tǒng)”,建立了株洲市城建檔案信息網(wǎng)站,逐步實現(xiàn)了城建檔案收集、管理、利用、統(tǒng)計的現(xiàn)代化,結束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復制資料50000余份,為城市建設、重點工程建設提供了大量的基礎資料,也為全市各行各業(yè)及人民群眾改擴工程、解決糾紛、補辦手續(xù)、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務,創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟效益和社會效益。
3.4抓好村鎮(zhèn)建設檔案工作,為社會主義新農(nóng)村建設服務。
總理在今年的《政府工作報告》中提出,要切實把國家基礎實施建設和社會事業(yè)發(fā)展的重點轉向農(nóng)村,大力加強農(nóng)村基礎設施建設,加快農(nóng)村水利、道路、電網(wǎng)、通信、安全飲水、沼氣等設施建設,集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點小型病險水庫改造。各地建設規(guī)劃部門必須加強與檔案、民政、農(nóng)業(yè)等部門的合作,將村鎮(zhèn)建設工程檔案管理納入三農(nóng)工作、村鎮(zhèn)建檔工作,進一步納入村鎮(zhèn)建設工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮(zhèn)建設檔案的收集、保管和開發(fā)利用。
對株洲市各縣(市)村鎮(zhèn)建設檔案工作來說,一是要進一步建立健全工作機構,提高工作人員素質。特別是在鎮(zhèn)一級,一定要指定專人負責,目前鎮(zhèn)域規(guī)劃建設發(fā)展很快,建設檔案工作要跟上新農(nóng)村建設步伐,不能留下空白。二是要進一步加大投入,提高硬件配置,落實工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設備設施,改善技術工作條件。三是要進一步爭取領導重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強市、區(qū)縣(市)、鎮(zhèn)建設檔案工作聯(lián)動,建立信息員隊伍和工作網(wǎng)絡,開展業(yè)務培訓,加強橫向交流,增強建設檔案工作為社會主義新農(nóng)村建設服務的整體實力和成效。
做好城建檔案工作,服務和諧社會,是我們每個檔案人應盡的職責。認認真真工作,踏踏實實做人,敢于創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!
參考文獻:
2城建檔案管理工作中的主要問題
城建檔案管理工作是一項不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗和總結，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：
1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。
2）人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關注度。
3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質較低，這方面的人才匱乏，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。
4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結構不合理等。
5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應該不斷加強城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。
3提高城建檔案管理工作水平的建議
3.1加強城建檔案管理工作的規(guī)范化
要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點：
1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規(guī)范和系統(tǒng)。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實施計算機管理時出現(xiàn)重復以及低效率的情況。
2）計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計算機技術更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》，以便實現(xiàn)檔案著錄的標準化和規(guī)范化，提升工作水平。
3）合理組合案卷，使其實現(xiàn)標準化，在整理過程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無頁碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時需要重新進行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學管理、優(yōu)化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。
4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現(xiàn)計算機無法識別的情況發(fā)生。
5）使檔案分類實現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度，要細心、耐心的糾正分類時出現(xiàn)的錯誤。
3.2提高檔案管理的思想意識
要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠的謀劃，要認識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設日益完善的基礎上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實都要在監(jiān)督檢查基礎上進行，另外，在整體部門的考核體系中也應該包含監(jiān)督檢查，并用實事求是的科學態(tài)度認真的考核工作人員的績效，對工作優(yōu)異者要給予適當?shù)莫剟钸M行激勵和鼓舞。
3.3應用先進技術提高工作水平
隨著科學技術水平的提高，促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡一體化，同時使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運用先進信息技術，就必須實現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學習，不斷完善自身的專業(yè)素質，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識，來運用科學技術手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設要求。
3.4建立系統(tǒng)化管理機制
城建檔案是社會發(fā)展和國民經(jīng)濟的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。
3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)
優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育，使其具備良好的專業(yè)素質，同時，要有組織的對管理人員進行培訓學習，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進行。
（二）信息資源日漸豐富信息資源的一個直接來源是傳統(tǒng)檔案。現(xiàn)在，各地正逐步將傳統(tǒng)檔案資源轉換為可被計算機識別、處理的數(shù)字化信息資源。武漢市城建檔案館是全部館藏數(shù)字化的第一家，其他如天津、上海、杭州等地的城建檔案數(shù)字化工作也已達到相當?shù)囊?guī)模。一些地方受制于實際情況，暫時不能將全部檔案數(shù)字化，但也有計劃有步驟的將重點檔案、珍貴檔案、高使用率檔案等進行先期處理。建設單位在工程建設過程中產(chǎn)生的大量電子文件是信息資源的另一個重要來源。當前，少數(shù)城建檔案館進行的電子文檔歸檔實踐。當前的電子文檔歸檔工作僅局限于建設工程領域，今后還有可能擴展到建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件等領域。
（三）制度建設不斷深入進入新世紀以來，政策方面，中辦、國辦、國家檔案局、住房城鄉(xiāng)建設部至少出臺《電子文件管理暫行辦法》等4項相關政策；標準方面，住房城鄉(xiāng)建設部了設計電子文件管理的1個國家標準、3個行業(yè)標準。國家檔案局也了涉及電子文件管理的5個國家標準、7個行業(yè)標準。一系列的文件大大規(guī)范和推進了城建檔案信息化建設進程。
二、城建檔案信息化建設存在的不足
（一）總體戰(zhàn)略定位模糊一是信息化建設在城建檔案事業(yè)的發(fā)展進程中到底處于什么地位、擺在什么位置？二是通過信息化建設，我們要實現(xiàn)什么目標、發(fā)揮什么作用、達到什么目的？三是如果不開展信息化建設，又將產(chǎn)生什么影響、出現(xiàn)什么后果？對這些問題的回答直接影響到我們對信息化城建檔案和傳統(tǒng)城建檔案的認識，進而影響城建檔案信息化建設的方向。
（二）標準化建設滯后城建檔案信息化工作缺乏系統(tǒng)設計，尤其是標準化建設滯后，導致城建檔案在信息共享和信息搜集方面出現(xiàn)困難。當前，城建檔案信息化工作雖然有“統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導；統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設；互聯(lián)互通，資源共享”的指導方針，但在實踐中往往各自為政。各地城建檔案館低水平、重復開發(fā)的管理系統(tǒng)，在工作中很難互聯(lián)互通，各地城建檔案館信息資源之間孤立。
（三）復合型人才不足人才是城建檔案信息化建設的重要保障。傳統(tǒng)城建檔案管理主要靠人力對檔案實體進行精細整理，工作人員需要具有相當?shù)呢熑涡?，但對其技術素養(yǎng)要求不是很高。而城建檔案信息化建設是一項跨學科的、專業(yè)性強的工作，亟需懂信息技術、懂檔案管理、懂城市建設的復合人才。在多年的城建檔案信息化建設中，城建檔案館逐漸培養(yǎng)了一批人才，但數(shù)量和質量上還不能滿足當前的要求。
（四）主動服務意識不強城建檔案中存在大量信息。傳統(tǒng)城建檔案只是將這些信息簡單堆在一起，并僅將其作為必須要保存的信息加以處理，而其日常工作也往往處于一種等客上門，你來我調，有就提供。在這種情況下，城建檔案維護和管理人員容易形成慣性思維，對于如何為領導決策提供參考，如何為社會大眾服務考慮不多，缺乏主動服務的意識。
三、城建檔案信息化建設的策略
（一）結合時代背景進行戰(zhàn)略設計城建檔案包含有大量的信息，傳統(tǒng)時代，城建檔案館沒有手段管理檔案信息，只能管理檔案載體。信息時代，信息是資源，是生產(chǎn)力，城建檔案的管理工作要從管理檔案向管理信息轉變。當前，各個行業(yè)都在搶占信息制高點，城建檔案信息化工作也處于重要的戰(zhàn)略機遇期。隨著《政府信息公開條例》的頒布和現(xiàn)行文件服務中心紛紛建立，城建檔案的利用環(huán)境也不斷發(fā)生變化。面對社會和技術的發(fā)展，有關部門應及早做出戰(zhàn)略規(guī)劃，從而順應社會發(fā)展趨勢。
（二）繼續(xù)完善行業(yè)標準當前，城建檔案信息化標準建設亟待加強。盡管在2004年《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》（以下簡稱《綱要》）中，提出過類似目標，但《綱要》只是一個規(guī)劃，沒有形成標準。同時《綱要》建議各地城建檔案部門結合自己情況制定目標，這雖然能促進各地快速開展工作，但也導致了一些地方在準備不足，尚無統(tǒng)一標準的情況下匆忙上馬，盲目信息化，數(shù)據(jù)質量不高且不同地區(qū)間無法交流，形成信息孤島。繼續(xù)完善行業(yè)標準就是要打破上述信息孤島，提高信息質量。通過不斷完善行業(yè)標準，一方面可以推動各地數(shù)據(jù)兼容，另一方面將城市檔案信息化融入到數(shù)字城市、電子政務等更大框架下進行系統(tǒng)設計，使得信息化的城建檔案發(fā)揮更大的效益，體現(xiàn)更多的價值。
1、重視程度不高
各級領導對城建檔案工作重視還普遍不夠,認為這是軟指標、常規(guī)性的工作,在規(guī)劃、建設系統(tǒng)排位最后,只要應付過去就行了,遠遠比不上對質檢、安監(jiān)、墻改、勘測、規(guī)劃設計、勞務市場等部門的重視;有些城建檔案館工作成績效果不明顯,自身底氣不足,處于得過且過的地步。
2、檔案數(shù)字化建設資金投入不足
各地城建檔案館普遍存在專項資金不足的情況。城建檔案是公益事業(yè),主要靠國家財政撥款。實行檔案數(shù)字化必須具備一定先進的硬件設備、應用軟件和掃描經(jīng)費,沒有充足的資金支持,這項工作很難做下去。取得財政的最大支持,是城建檔案數(shù)字化首要的工作。
3、數(shù)字化掃描爭議較多
首先,是全部掃描和部分掃描之爭,將檔案全部數(shù)字化掃描,從理論上來說是理想的方式,需較大的財力做后盾,對建設科技強館很有幫助,如,南寧館。如果從降低成本來考慮,符合當?shù)亟?jīng)濟實際,選擇部分掃描,不失為解決資金緊張的一種好的舉措。其次,是檔案館自己掃描與外包掃描之爭。對于外包掃描,鑒于城建檔案的安全性,可在檔案館內(nèi)進行,可以使用城建檔案館設備,也可以自行攜帶設備。如果檔案館選擇自己掃描,從檔案館人員力量、工作時間、設備情況來考量,掃描工作會時斷時續(xù),影響到數(shù)字化的進程。
二、檔案數(shù)字化突破瓶頸的舉措
1、軟件支持
城翻魏體通字信息資源的生產(chǎn)、加工、存儲、檢索、傳遞、保護、利用、歸檔、剔除等全過程。各地軟件結合自身特點形式多樣,或采購,或聯(lián)合開發(fā),或在賄軟件基礎上修改。軟件要體現(xiàn)先進性,滿足于科學研究,滿足于電子檔案、紙質檔案、聲像檔案三位-?體的管理。軟件不但可對歷史存檔檔案進行數(shù)字化加工,還要推動新增城建檔案的數(shù)字化工作。在接受紙質檔案的同時,須接收統(tǒng)一規(guī)定格式類型的數(shù)字(電子、聲像)檔案。軟件還要方便批量導入、修改等諸多工作。
2、爭取政策支持
省級建設行政管理部門要積極為城建檔案數(shù)字化掃描資金出臺政策,對各市“數(shù)字化”要有具體的進度要求、資金要求。要出臺具體文件,保證此項工作有據(jù)可依。市、縣(區(qū))城建檔案館要和財政部門經(jīng)常溝通,要設置專項資金,專門用于數(shù)字化掃描。
3、新老劃分
本著努力解決庫存檔案、不增加電子檔案新的“欠賬”的原則,合理及時劃定時間節(jié)點,確定面向建設單位建設工程電子檔案接收開始時間。以石家莊為例,出臺了《石家莊市建設局關于加強建設工程電子檔案、聲像檔案歸檔與管理工作的通知》,并經(jīng)市法制辦備案。自2012年8月1日起,所有竣工的建設工程,均要移交電子檔案。在此時間節(jié)點以前,由財政負擔,解決歷史檔案的掃描問題。
4、合理解決歷史檔案的數(shù)字化
對庫存檔案掃描要制定合理的數(shù)字化方案,確定數(shù)字化的范圍,量力而行,根據(jù)資金和人力情況合理安排,并同時做好歷史檔案的修復工作。石家莊城建檔案館歷史檔案的數(shù)字化掃描,以地下工程、地下管線、市政道路、沿街建筑、城市規(guī)劃、大型公建以及大型住宅小區(qū)等檔案為主。通過財政招標選定掃描隊伍,以清包方式進行,效果較好。如果財力應允,最好城建檔案全部掃描,方便查詢利用。
三、數(shù)字化工作長期生存下去的根本保證
城建檔案信息化建設,是一項恒久的課題,是社會信息化發(fā)展的必然,城建檔案數(shù)字化的生命力在于為經(jīng)濟、社會和城市建設提供更加優(yōu)質高效的服務。
1、要和建設智慧城市相結合
智慧城市建設已初見成效,城建檔案館要積極參與進來,發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢,提供小區(qū)住宅、公共建筑、市政基礎設施的建筑體量、建筑位置、建筑作用等基本地理信息,為百姓出行游玩提供方便。同時,城建檔案館服務水平也能得到升華,以真正讓群眾在利用檔案中受益,實現(xiàn)檔案價值。
2、要和城市地下管線建設相結合
地下管線是城市極為重要的基礎設施,是城市生存與發(fā)展的重要載體,是保證社會經(jīng)濟和人民生活順利進行的基本條件。國務院辦公廳《關于加強城市地下管線建設管理的指導意見》,明確指出建立地下綜合信息管理系統(tǒng),大多“地市”將這一職能設在城建檔案館,城建檔案館的作用在進一步加強。城建檔案館收集地下管線檔案的突破,在于其電子檔案的收集。專業(yè)部門在紙質檔案繳納困難時,必須要先行繳納電子檔案。地下管線數(shù)字化要適時更新,密切配合、資源共享。
3、要和城市規(guī)劃相結合
城建檔案與城市規(guī)劃息息相關,城建檔案數(shù)字化不單單局限于自身掃描,要建設數(shù)據(jù)庫,要對數(shù)據(jù)進行科學研究。以建設項目為主題,集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫、城建檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)兩者的良好性互動,實現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的相互操作、相互利用和相互借鑒,可為城市規(guī)劃決策提供信息參考,為規(guī)劃審批提供信息保障。
1.生成階段的風險
城建檔案的形成貫穿于整個工程的建設中，一套完整的建筑工程竣工資料，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工文件、竣工圖以及聲像、電子檔案，整個工程的跨度時間長。因此，在形成這些檔案的過程中，各種因素都會破壞城建檔案，造成檔案內(nèi)容不真實、不完整、不準確。檔案員的風險。一些工程項目建設過程中未配備檔案員，亦或是兼任，缺乏基本的檔案意識，這嚴重影響了城建檔案的質量，不真實、不完整的文件混在檔案中?！冻鞘薪ㄔO檔案管理》規(guī)定建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向城建檔案館移交工程檔案。檔案應是在工程建設過程中陸續(xù)產(chǎn)生的，但由于檔案員的失職，圖紙丟失、施工文件未及時制作、材料后補現(xiàn)象普遍存在，這些文件缺乏真實性、準確性。生成環(huán)境的風險。在向城建檔案館移交之前，一部分施工單位把文件、圖紙隨意堆放在施工現(xiàn)場。工地魚龍混雜，保管建筑物多數(shù)是板房，既會造成檔案損壞、圖紙遺失，又可能發(fā)生施工環(huán)節(jié)檔案的失密。數(shù)字化外包的風險。為了降低建設成本、節(jié)約人力財力，整合多方面資源，各地城建檔案館會選擇外包來完成數(shù)字化工作。數(shù)字化外包存在兩個主要風險：一是數(shù)字化質量堪憂。外包企業(yè)質量參差不起，以利益最大化為目的，形成惡性競爭，易壓縮成本、降低質量，造成不必要的損失。二是發(fā)生泄密。城建檔案館難以對外包企業(yè)進行管理和約束，外包企業(yè)人員、設備、管理的不完善，極有可能發(fā)生泄密。
2.保管階段的風險
城建檔案是不可再生資源，由于各地保管條件和檔案載體的不同，壽命也不同。城建檔案內(nèi)容又涉及建筑、交通、地下管線、拆遷等，這些與個人、城市密切相關的信息，如果保管不力，將威脅公眾權利，影響城市經(jīng)濟的發(fā)展。保管階段城建檔案所面臨的風險有：庫房的風險。城建檔案庫房是保存城市記憶的存儲器，被動和主動因素都威脅著庫房。一是自然災害。地震、洪水等天災給檔案帶來的是毀滅性的打擊，2008年汶川地震中大部分檔案館遭受嚴重破壞就是一個真實的案例。二是庫房建設和設備落后。作為公益性部門，部分城建檔案館的庫房仍然狹小、破舊，缺乏必要的恒溫恒濕設備，蟲害、潮濕不利于檔案的長期保管。載體的風險。城建檔案載體形式包括紙質文字、圖紙、照片、錄像等，載體的風險重點反映在兩個方面。一是檔案內(nèi)容的缺失。早期形成的少數(shù)城建檔案由于紙張和筆的原因，已經(jīng)發(fā)生字跡褪變，內(nèi)容丟失。二是檔案內(nèi)容的不可用。城建檔案館擁有大量反映城市變遷的照片、錄像，但載體壽命有限，隨著信息技術的更新?lián)Q代，一些存儲載體已經(jīng)淘汰或是存儲設備故障，造成不可讀，成為了“死檔案”。如何使照片、聲像檔案經(jīng)久不衰，給我們帶來嚴峻考驗。數(shù)據(jù)庫的風險。信息化時代，網(wǎng)絡變得開放，城建檔案數(shù)據(jù)庫遭受到多方面的攻擊。一是內(nèi)部的風險。數(shù)據(jù)庫的維護中，人為的操作不規(guī)范，任意開放權限，會造成數(shù)據(jù)誤刪。蘇州城建檔案館在管理系統(tǒng)自查中，發(fā)現(xiàn)一些工程卡被誤刪，直接影響了檔案的查詢利用工作。二是外部的風險。計算機系統(tǒng)漏洞、病毒傳播、網(wǎng)絡攻擊等將破壞數(shù)據(jù)庫的安全，易形成檔案失密。
3.利用階段的風險
城建檔案是城市發(fā)展的記錄，近年來各地城建檔案館圍繞民眾所關心的“住”、“行”的熱點、難點問題，開展了全方位的服務，包括老新村改造、房屋安全鑒定、申請保障性住房等。但在利用服務中的風險也隨之產(chǎn)生，主要體現(xiàn)在：保密與公開的風險。檔案開放鑒定準確與否，直接關系到檔案的安全，城建檔案保密與公開范圍的不明確，過度的開放或是一味保密，都不是理智的決定。一方面城建檔案隨意公開，會造成涉及城市安全的公共建筑、關乎個人隱私的拆遷和房產(chǎn)信息發(fā)生泄密，泄密信息隨意的傳播，嚴重危害社會穩(wěn)定。另一方面公開不及時，造成信息滯后，未能服務公眾，反而降低了城建檔案價值，不利于城市的穩(wěn)定發(fā)展。人為因素的風險。在檔案利基層工作用過程中，檔案人員與利用者是服務與被服務的關系。一方面大批人員的查閱、復印，過度使用圖紙造成價值的損失。另一方面利用者和檔案人員的檔案意識不強。在查閱過程中，利用者保護意識不強，無意中會污損圖紙。檔案人員管理不嚴格，在利用者查閱過程中不對其監(jiān)管或監(jiān)管不力，會造成失密，給非法分子可乘之機。城建檔案在各階段風險因素的存在，直接導致決策失誤、業(yè)務延誤、秘密泄露、公眾滿意度下降、未盡公共信息服務職責。風險的進一步深化，將帶來間接風險，導致社會記憶的丟失、公眾知情權受損，甚至危害國家和地方經(jīng)濟發(fā)展和整體形象。
二、風險防范策略城建檔案的專業(yè)性、原始性、單一性
以及廣泛參與的社會性，決定了管理城建檔案的特殊性，不僅要保證城建檔案的完整、真實、準確、可用，還要確保城建檔案的原始面貌與歷史痕跡，更需要長期、不間斷地安全保管，盡可能延長其壽命。這需要檔案人員在工作中充分認識風險，采取有效方法規(guī)避風險，及時處理問題，建立牢固的安全體系，增強對風險的抵抗力。
1.推進法規(guī)標準和責任制度的完善
城建檔案在形成、管理、利用中的保護工作，必須營造良好的法治環(huán)境，通過法律來規(guī)范。一是健全安全管理法規(guī)標準。結合檔案和建筑相關法律法規(guī)，健全安全管理的標準，并嚴格檔案開放的審批制度，強化法規(guī)的執(zhí)行力。特別是對城建檔案形成過程中各種問題，制度細化標準。二是嚴格執(zhí)行國家檔案館建設標準規(guī)劃，完善檔案基礎設施。嚴格執(zhí)行《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》對庫房的抗震、耐火、防雷、供電、消防、監(jiān)控的規(guī)定。三是強化責任落實和監(jiān)管。城建檔案員都要樹立安全管理意識，明確崗位安全職責，將責任層層落實到每個人，包括建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、城建檔案館的個人和集體，同時對違反安全制度的人和事進行嚴格查處。
2.建立城建檔案風險評估機制
風險評估工作的目的在于通過風險的評估，找出管理環(huán)節(jié)中的薄弱部分，并以此提出規(guī)避和降低風險的必要措施。利用風險管理，按照“風險評估準備、資產(chǎn)識別、威脅與脆弱性識別、已有控制措施確認、風險計算及等級確定、提出風險處理計劃、編寫風險評估報告”的一整套流程對城建檔案進行風險評估，測定每個風險的等級，并依據(jù)風險級別的差異，制定解決策略，周而復始，直至風險降至最低。對城建檔案進行風險評估，以前段控制來預防風險，有助于城市安全的維護，比如針對公共建筑物（包括火車站、學校、商場、居民樓等）受恐怖襲擊的可能性的不同，確定其檔案的開放程度，區(qū)別對待各類型的城建檔案。
3.健全城建檔案信息安全的保障
城建檔案信息安全的保障，涉及到思想、技術、人員，通過采用“預防-監(jiān)控-捕獲-治理-提高-再預防”這一良性循環(huán)、逐步提升的措施，完善信息安全的保障。其中信息技術是保障體系最為困難的，不僅涉及到“防”和“治”，而且已擴展到密碼、訪問控制、知識產(chǎn)權等，通過實行隔離、加密、容災備份，保護城建檔案信息的安全。一是在利用中，以電子檔案來代替圖紙、文件等原件，城建檔案原件盡可能封存，減少物理損傷。二是根據(jù)《數(shù)字檔案館建設指南》要求，對城建檔案數(shù)據(jù)進行在線、離線、異地、異質和分級存儲，主要進行異地備份和異質備份，同時以技術遷移應對技術或標準發(fā)生的重大變化。
（二）加強城建檔案人才隊伍建設，是促進檔案管理水平不斷提升的關鍵城建檔案作為獨立的概念呈現(xiàn)始于20世紀80年代，在改革開放大背景下，城市建設熱潮的興起和城市規(guī)模的擴大，從客觀上要求把日后需要傳承和記憶的城市建設活動成果記錄下來。在大數(shù)據(jù)背景下，城建檔案工作面臨著許多新情況、新特點、新問題。因此要不斷提高檔案隊伍的管理水平、業(yè)務能力、理論、技能等方面的素質以及職業(yè)修養(yǎng)、作風修養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質，才能適應不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。
（三）加強城建檔案人才隊伍建設，是城建檔案工作更加科學化、制度化、程序化、規(guī)范化的保障檔案人才隊伍建設要適應大數(shù)據(jù)形勢的發(fā)展，提高檔案管理隊伍的綜合素質，完善檔案工作的各項管理制度，嚴明崗位職責和紀律，加大監(jiān)督指導力度；要使檔案管理隊伍樹立良好的職業(yè)道德，一絲不茍工作的責任心和敬業(yè)精神；要充分發(fā)揮檔案管理隊伍的作用，堅持與時俱進?？茖W規(guī)范的檔案管理，才能與時俱進，才能適應新形勢的需要，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保證，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、制度化、程序化、規(guī)范化。
二、當前城建檔案人才隊伍建設現(xiàn)狀和問題
（一）以杭州市城建檔案館人才隊伍現(xiàn)狀為例截至2013年底，杭州市城建檔案館編制55人，實際到位48人；平均年齡38歲。其中研究生9人，占總數(shù)19%，本科36人，占75%，大專及以下3人，占總數(shù)6%。職稱狀況，教授級2人，占總數(shù)4%，副高14人，占總數(shù)29%，中級17人，占總數(shù)35%，初級9人，占總數(shù)19%，其他6人，占總數(shù)13%。專業(yè)學歷方面，擁有檔案、圖書館學、電子商務、工業(yè)與民用建筑、計算機、城市規(guī)劃與設計、測量工程等多種專業(yè)技術人員。
（二）存在的問題
1、人員編制尚有待進一步合理利用。近年來，杭州每年以公開招聘、調入等形式陸續(xù)引進人才15名。目前仍有空編。如何在財政供養(yǎng)人員只增不減的大環(huán)境下轉變觀念，利用現(xiàn)有資源，引進大數(shù)據(jù)時代城建檔案館迫切需要的信息化、地下管線、聲像等多方面人才，是當前面臨的主要問題。
2、人才結構配置不盡合理，人員素質有待提高。杭州市城建檔案館專業(yè)技術人員隊伍中，雖擁有檔案、圖書館學、電子商務、工業(yè)與民用建筑、計算機、城市規(guī)劃與設計、測量工程等專業(yè)人才，中級以上職稱有33人，占總數(shù)69%，但是總體層次不一，結構有待優(yōu)化，仍無法滿足現(xiàn)有當前城建檔案發(fā)展需要。
3、條塊分割、分散管理的行政管理體制影響城建檔案人才隊伍建設的力度。行政體制上職能交叉、歸口不一，房產(chǎn)、規(guī)劃、工程檔案多頭管理的現(xiàn)象在全國比比皆是。這大大影響了部門之間人才的交流和資源共享。
4、人才培養(yǎng)機制尚不健全，人員綜合素質有待提高。2010年，杭州市城建檔案館對館內(nèi)崗位職責進行了分析，擬定了崗位說明書，2013年出臺了中層人才及一般工作人員的績效考核辦法。崗位考核體系、制度標準仍有完善的空間。目前城建檔案人才隊伍中仍然存在主動服務觀念不強，知識結構比較單一，專業(yè)人才很少，整體專業(yè)化水平偏低等問題。盡管對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務比較熟悉，但面對數(shù)據(jù)庫開發(fā)、數(shù)據(jù)結構調整及網(wǎng)絡安全等問題多采取技術外包。
三、加強城建檔案人才隊伍建設的對策
（一）轉變觀念，積極應對現(xiàn)代社會，人才在城建檔案發(fā)展中的的基礎性、戰(zhàn)略性、決定性作用日益凸顯。面對大數(shù)據(jù)時代和數(shù)字城建檔案館的發(fā)展，城建檔案館要“居安思?！保皶r更新觀念，應準確研判大數(shù)據(jù)時代的特點和城建檔案發(fā)展的趨勢，充分認識具備現(xiàn)代科學文化素質的人才才是最稀缺的資源。要未雨綢繆，早做準備，重視城建檔案人才培養(yǎng)，特別是挖掘和培養(yǎng)既懂業(yè)務又懂技術的復合型人才。把那些忠于和熱愛城建檔案事業(yè)、作風正派、立場堅定、求真務實、有開拓創(chuàng)新和無私奉獻精神、具有現(xiàn)代管理知識的優(yōu)秀人才選。注重專業(yè)技術人員的知識更新和繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務素質和綜合水平。
（二）改革創(chuàng)新，應時而動過去十年間，互聯(lián)網(wǎng)對多個領域產(chǎn)生了顛覆性的影響。數(shù)據(jù)時代，“人人皆可成才”將從理念走向現(xiàn)實。目前城建檔案人才教育培訓，與當前大數(shù)據(jù)時代層出不窮的創(chuàng)新相比，存在明顯差距。傳統(tǒng)高校培養(yǎng)的檔案、信息化人才與現(xiàn)實工作需要存在明顯差距。在這樣的時代背景下，如何處理好繼承傳統(tǒng)和改革創(chuàng)新的關系，將傳統(tǒng)的教育培訓模式與現(xiàn)代學習技術、工具結合起來，是城建檔案教育培訓的重要任務。
二.檔案工作信息化的實現(xiàn)途徑
（1）大力宣傳，提高認識，加大投入
實現(xiàn)檔案信息化，建設相關檔案數(shù)據(jù)庫，需要多方面的長期的努力綜合作用的結果。除了檔案管理人員的辛勤勞動外，更需要得到單位領導的重視。大力開展宣傳，提高領導和有關部門對檔案信息化工作重要性和緊迫性的認識，加大資金、設備、人員等多方面的投入，推進檔案信息化建設，促使檔案管理早日實現(xiàn)信息化。
（2）突破傳統(tǒng)觀念和管理方式，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
當前檔案信息化，對檔案管理人員的知識結構、業(yè)務能力提出了更高的要求。隨著科技進步與發(fā)展，新載體、新技術的應用，深刻影響著檔案工作和檔案管理工作的所需的知識結構。檔案管理者不僅需要了解相關的業(yè)務知識，具備良好職業(yè)道德，更需加大對信息技術知識的繼續(xù)教育和培訓，及時完善知識結構。亦需引進復合型專業(yè)人才，合理調整并優(yōu)化檔案管理工作人員的專業(yè)結構、知識結構，以及年齡結構。
（3）加快現(xiàn)代管理方式，健全功能，促進檔案管理信息化目標實現(xiàn)
實現(xiàn)檔案的全文檢索，在保持原文本版面的基礎上，實現(xiàn)任意關鍵詞和多條件結合的查詢檢索方式。同時可以支持具有相關權限的局域網(wǎng)用戶瀏覽調閱全文、復印、打印等。
（4）注重開放平臺的搭建，保障檔案信息的可靠性、安全性
檔案管理的信息化，最終的目的是“用好”檔案，需要利用數(shù)字技術等技術手段建設相關的功能完備的檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)保真的圖文檢索和局域網(wǎng)的在線調閱，保證檔案信息化數(shù)據(jù)的長期可持續(xù)利用，維護檔案數(shù)據(jù)庫的開放性，有效提高檔案的利用率。檔案信息化的核心是資源建設。如何保證信息的正確性、可靠性、安全性尤為關鍵，也關系到檔案信息化的利用率，乃至檔案信息化建設的成敗。同時，需要在檔案信息化工作的伊始確定好入選的范圍，確定成果基本要求，制定分步實施計劃，做好檔案信息的鑒定工作，制定應急措施，采取多方面的安全措施，確保檔案信息化的安全性。在通過局域網(wǎng)等提供信息服務過程中，檔案信息化成果既能滿足多樣性的需求、功能完備，維護好檔案信息化數(shù)據(jù)庫的開放性；又需要采用防止黑客攻擊和病毒入侵等安全措施確保檔案信息不受損害，保證檔案信息的長期可持續(xù)利用。
三.信息化時代城建檔案工作的重點探討
（1）建設體系，構造適合的檔案信息化平臺
當前許多城市已經(jīng)建立了城建檔案管理系統(tǒng)、綜合地下管線信息管理系統(tǒng)等檔案信息化平臺。建立健全檔案信息化管理和服務制度保障體系，建立規(guī)范的業(yè)務標準，加強檔案信息化管理。根據(jù)單位實際，結合各級檔案館移交口徑和歸檔標準數(shù)據(jù)接口，逐步建立起適合的、通用的、標準的檔案信息化技術規(guī)范和管理規(guī)范，采用成熟可靠的信息處理技術和產(chǎn)品，構建信息化平臺，逐步實現(xiàn)多層次、規(guī)范化、兼容性、互通性、市場性的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各應用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)間的無縫銜接，從而實現(xiàn)一體化整合；并通過局域網(wǎng)等內(nèi)部信息網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)全文檢索、模糊查詢等輔助辦公功能實現(xiàn)，逐步將檔案信息化的核心工作從檔案統(tǒng)計分析轉換為深層次數(shù)據(jù)挖掘為主。
（2）面向市場，創(chuàng)建檔案信息服務業(yè)，廣辟經(jīng)費渠道
檔案信息化是項長期的系統(tǒng)的建設工程，經(jīng)費的短缺嚴重制約檔案信息化工作的發(fā)展。除了單位自籌、主管部門撥款外，也需要廣辟渠道籌措檔案信息化建設和科研經(jīng)費?？砂l(fā)揮單位的優(yōu)勢與特長，開發(fā)某領域信息，樹立產(chǎn)業(yè)意識，創(chuàng)建檔案信息服務業(yè)，面向市場，開展多樣化有償服務創(chuàng)收，籌集資金，力爭取得檔案信息化績效的最大化。
（3）加強推廣，注重應用,實現(xiàn)信息資源共享
檔案信息化是檔案工作的必經(jīng)之路，也是檔案科研工作的目標，要給政府在城市規(guī)劃、建設和管理決策方面提供檔案信息服務。加大檔案信息化成果的推廣應用力度，盡可能的縮短檔案信息化成果的推廣應用周期，最大限度的實現(xiàn)檔案信息化，發(fā)揮檔案信息化成果對檔案工作實踐的推動作用。通過建立資源共享平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源利用率，同時有效緩解傳統(tǒng)檔案管理方式中檔案管理人員的重復勞動等矛盾，有利于推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
（二）城建檔案管理觀念創(chuàng)新近年來，中國城市化的發(fā)展令世界為之驚異，看到這個成就的同時，是令人遺憾的城市文化遺產(chǎn)的破壞和城市生態(tài)環(huán)境的惡化。城建檔案工作起步相對較晚，各地城建檔案館大都是上世紀80年代初建立的，以前的城建檔案大多由于各種原因缺乏完整連貫性，還有一些類別的城建檔案未能進館，影響了檔案的利用，各類市政管線分專業(yè)、分塊管理，不同專業(yè)的管線檔案分別由權屬部門保存，由于不同專業(yè)的管線檔案分別由不同部門管理，而這些部門又存在著利益沖突，一些專業(yè)檔案管理部門不愿意將檔案移交給城建檔案館，造成市政管線檔案入庫率低。隨著城市建設步伐的加快，城建檔案的種類和數(shù)量在不斷增加，城建檔案管理也要與時俱進，管理的內(nèi)容和方式也要不斷更新，伴隨著數(shù)字時代的到來，傳統(tǒng)的城建檔案管理受到了嚴重的沖擊。比如包頭市普遍采用CAD繪圖，但由于缺乏相關的技術人員及設備，電子檔案的法律憑證性問題尚未解決，只能依靠建設單位以誠信的態(tài)度提供資料，電子檔案和聲像檔案的甄別工作無法保證。
二、城建檔案管理創(chuàng)新
（一）城建檔案收集工作創(chuàng)新檔案作為人類勞動創(chuàng)造的一種特殊知識產(chǎn)品，是人類社會精神文化與物質文化進步與發(fā)展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規(guī)定正常收檔案之外，應主動收集或征集一批富有特色和文化底蘊的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規(guī)劃會議東風，利用改善、優(yōu)化居住環(huán)境的有力時機，擴大對原始風貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強對名人故居、名勝古跡、風土人情，以及具有社會普遍利用價值的檔案資料的收藏力度，增強城建檔案文化積累的層面和層次，以滿足知識時代社會對城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎上有的放失、拾遺補漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會民眾做好歷史建筑保護工作提供良好服務。通過整理、挖掘、綜合開發(fā)，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設，積極探索城建檔案文化建設的形式和途徑，不斷擴大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設成為獨具特色的先進文化建設基地傳播基地。
（二）城建檔案服務功能創(chuàng)新城建檔案具有一定的文化功能，開拓城建檔案文化價值，是城建檔案開發(fā)利用后被日益擴大的功能之一，這一功能在20世紀50年代就被許多國家所認可，并且已經(jīng)作為發(fā)揮檔案文化屬性和實現(xiàn)檔案文化價值的重要手段。其二是充分發(fā)揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實的紐帶。因而，檔案館應該通過各種有效的手段，為歷史學、社會學等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會記憶的功能。城建檔案編研在實現(xiàn)以上兩個方面有許多工作可以進行，一方面對館藏檔案做到心中有數(shù)，順應社會各方面的工作需要，根據(jù)新形勢新要求，用創(chuàng)新思路對館藏檔案進行重新分類的排擋，更大程度地提供人性化服務，提高檔案的利用率，對館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時，可以摸清家底，分清檔案的保存價值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊的內(nèi)涵，比如，從縱向上，通過研究過去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設計理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過多種形式創(chuàng)造條件，加強檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動就進行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價值反映城市建設的檔案流失嚴重，老包頭那些歷經(jīng)了漫長歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。
