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時(shí)間：2023-03-13 11:26:24
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Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.
Keywords: file; Architecture; solutions
中圖分類號(hào)：TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.1 綜合性文件資料
主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤
等。
1.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
1.3 竣工圖等
主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
2 建筑工程檔案的特點(diǎn)
2.1 單一獨(dú)立性
即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.2 真實(shí)性
工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
2.3 實(shí)用性
工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3 建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題
3.1 檔案材料不完整
檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到 80%左右，較差的單位情況就不同了。
3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
4 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理
4.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作
先期介入控制為主。在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此，為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任，做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。
4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點(diǎn)
總的來(lái)說(shuō)，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等；在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等；在施工階
段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等；竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過(guò)，對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點(diǎn)，抓住主要環(huán)
節(jié)。
4.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)
檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過(guò)程中及施工完成后的管理工作，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求：(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景，支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù)，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護(hù)等，以提高企業(yè)的檔案管理效率；(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息，以便做出科學(xué)的決策，推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理；(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，使用方便；(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確，查詢檔案快捷、高效。
4.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)
1.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
二、當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理中存在的問(wèn)題
1.近年來(lái)，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范化，國(guó)務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我圍建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成時(shí)，工程竣工檔案都無(wú)法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。
2.檔案材料填寫不真實(shí)
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過(guò)程中難度打，容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，加上有些建設(shè)單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴(yán)，或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解，根據(jù)建設(shè)單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應(yīng)付交檔而做的，不能做到與工程同步進(jìn)行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差，由于不能與工程進(jìn)度同步，造成了各種建材的質(zhì)保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設(shè)和質(zhì)量。
3.竣工檔案移交不及時(shí)
由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長(zhǎng)，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無(wú)法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。
為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。
3.加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。
4.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
5.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管 理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。
3、監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。
4、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。
5、工程開工/復(fù)工審批表。
6、工程開工/復(fù)工暫停令。
7、不合格項(xiàng)目通知。
8、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見。
9、工程竣工決算審核意見書。
10、工程延期報(bào)告及審批。
11、合同變更材料。
12、工程竣工總結(jié)。
13、質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告。
14、工程照片。
中圖分類號(hào)：F830.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1 引言
眾所周知，不同的工程建設(shè)項(xiàng)目在其建設(shè)過(guò)程中總是存在很多不確定因素，因此在建設(shè)過(guò)程中也會(huì)發(fā)生很多變化，這些變化同時(shí)給工程結(jié)算的辦理帶來(lái)各種各樣的難度。但是就總結(jié)算編制而言，其表格形式應(yīng)該可以相對(duì)固定，編制方法亦可程序化處理。因此截止到2012年8月，南方電網(wǎng)公司先后了2個(gè)版本的電力工程造價(jià)管理辦法，還同時(shí)了工程造價(jià)作業(yè)指導(dǎo)書。這些管理辦法和作業(yè)指導(dǎo)書，有力地推進(jìn)了電力工程造價(jià)的規(guī)范化管理。2013年南方電網(wǎng)公司又了南方電網(wǎng)公司基建項(xiàng)目造價(jià)信息化規(guī)約（電網(wǎng)工程部分），為進(jìn)一步推進(jìn)工程造價(jià)系統(tǒng)和規(guī)范管理及信息化管理作出了安排。本文試圖通過(guò)珠海供電局十多年來(lái)的工程結(jié)算管理及總結(jié)算編制積累的經(jīng)驗(yàn)，與同行交流學(xué)習(xí)，以便在電力工程造價(jià)規(guī)范化管理過(guò)程中能夠順利過(guò)渡和接軌。對(duì)于工程總結(jié)算的數(shù)據(jù)處理，在未來(lái)的工程造價(jià)系統(tǒng)和規(guī)范管理上仍然具有一定的參考和使用價(jià)值。
2 工程結(jié)算管理
2.1 工程結(jié)算的劃分：工程實(shí)施過(guò)程結(jié)算（又稱階段結(jié)算）、工程竣工結(jié)算、工程竣工總結(jié)算，我們?cè)谶@里主要談的是工程竣工結(jié)算和工程竣工總結(jié)算。
2.2 工程結(jié)算的條件：
工程竣工結(jié)算的前提條件是工程完工，經(jīng)發(fā)包、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工等單位及工程質(zhì)量監(jiān)管部門共同驗(yàn)收合格，并簽署了竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
2.3 工程結(jié)算的作用和意義：
2.3.1 厘清與施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢等有關(guān)各參建方的經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系；
2.3.2 編制的竣工總結(jié)算是反映工程項(xiàng)目建設(shè)成果的投資總結(jié)性文件，它反映了工程建設(shè)總的投資效果，是核定新增固定資產(chǎn)和辦理交付使用的依據(jù)，是提供給財(cái)務(wù)部門編制財(cái)務(wù)決算的依據(jù)和參考；
2.3.3 是項(xiàng)目主管上級(jí)單位和監(jiān)督管理部門造價(jià)指標(biāo)考核監(jiān)管的依據(jù)；
2.3.4 作為工程造價(jià)的總結(jié)性文件，可以為今后的項(xiàng)目建設(shè)提供造價(jià)借鑒與參考。
2.4 工程結(jié)算依據(jù)：
2.4.1 國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章制度和相關(guān)的司法解釋；
2.4.2 國(guó)務(wù)院建設(shè)行政主管部門以及各省、自治區(qū)、直轄市和有關(guān)部門的工程造價(jià)計(jì)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)價(jià)辦法、有關(guān)規(guī)定及相關(guān)解釋；
2.4.3 施工承包合同、專業(yè)分包合同及補(bǔ)充合同，有關(guān)材料、設(shè)備采購(gòu)合同；
2.4.4 招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)答疑文件、投標(biāo)承諾、中標(biāo)報(bào)價(jià)書及其組成內(nèi)容；
2.4.5 工程竣工圖或施工圖、施工圖會(huì)審記錄，經(jīng)批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)和專項(xiàng)施工措施計(jì)劃或安全措施計(jì)劃，以及設(shè)計(jì)變更、工程洽商和相關(guān)會(huì)議紀(jì)要；
2.4.6 經(jīng)批準(zhǔn)的開、竣工報(bào)告或停、復(fù)工報(bào)告；
2.4.7 建設(shè)工程工程量清單計(jì)價(jià)規(guī)范或工程預(yù)算定額、費(fèi)用定額及價(jià)格信息、調(diào)價(jià)規(guī)定等；
2.4.8 工程概、預(yù)算書及批復(fù)文件；
2.4.9 影響工程造價(jià)的相關(guān)資料，如施工記錄、材料進(jìn)場(chǎng)申請(qǐng)檢驗(yàn)報(bào)告、樁基或基礎(chǔ)檢測(cè)報(bào)告、監(jiān)理日志、月報(bào)等。
一般地，與各參建單位的結(jié)算，由承包方編制結(jié)算書，報(bào)送發(fā)包方組織審核。發(fā)包方可以直接審核結(jié)算，也可委托第三方造價(jià)咨詢單位審核。發(fā)包方收到結(jié)算資料經(jīng)整理后加蓋資料收訖確認(rèn)章，雙方經(jīng)辦人要簽名并注明收訖日期，再由發(fā)包方提交給第三方審核。結(jié)算審核過(guò)程中，由發(fā)包方傳遞的資料才是有效的結(jié)算資料。一般不受理后補(bǔ)資料，避免過(guò)程中的弄虛作假。
結(jié)算審核過(guò)程中，一般都有一個(gè)四方共同核對(duì)數(shù)據(jù)的過(guò)程（發(fā)包方、承包方、監(jiān)理和造價(jià)咨詢單位），其實(shí)這個(gè)過(guò)程就是“結(jié)算談判”。因?yàn)檫@個(gè)過(guò)程往往是對(duì)結(jié)算中有爭(zhēng)議的部分進(jìn)行溝通、協(xié)商并確定最后的結(jié)算原則。如果涉及重大問(wèn)題爭(zhēng)執(zhí)，則發(fā)包方和承包方雙方的領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)參加，才能有助于問(wèn)題的解決。這個(gè)過(guò)程中，承包方要進(jìn)一步舉證。發(fā)包方、監(jiān)理和造價(jià)咨詢方要核對(duì)新的舉證資料，對(duì)新的依據(jù)資料合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核。因此，造價(jià)咨詢方應(yīng)根據(jù)會(huì)議確定的原則整理“結(jié)算協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要”經(jīng)三方（或四方）簽字確認(rèn)，作為造價(jià)咨詢方進(jìn)一步審核和調(diào)整結(jié)算的依據(jù)。
經(jīng)第三方審核的結(jié)算書應(yīng)經(jīng)各方簽字、蓋章確認(rèn)后正式生效，作為支付結(jié)算的依據(jù)。工程審核結(jié)算書由經(jīng)辦各方簽字蓋章的常用表格格式如下：
工程預(yù)（結(jié)）算審批表
項(xiàng)目編號(hào)：
工程名稱：
建設(shè)單位：
審核單位： 施工單位： 建設(shè)單位： 審定單位：
負(fù)責(zé)人： 負(fù)責(zé)人： 負(fù)責(zé)人： 負(fù)責(zé)人：
復(fù)核人： 經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人：
資格證號(hào)：
認(rèn)定意見： 認(rèn)定意見： 認(rèn)定意見：
審核人：
資格證號(hào)：
報(bào)審價(jià)： 元
審核價(jià)： 元
甲供主材： 元
施工費(fèi)： 元
增減額： 元
審核價(jià)大寫 ：
年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日
3 工程竣工總結(jié)算表格設(shè)置與編制流程：
3.1 工程竣工總結(jié)算：表格設(shè)置和總結(jié)算報(bào)告
工程總結(jié)算書的編制由發(fā)包方負(fù)責(zé)組織，可以自己編制，也可以委托第三方編制。
工程總結(jié)算的表格設(shè)置，以滿足財(cái)務(wù)使用和上級(jí)主管部門考核需要就可以了，不必要設(shè)置大而全。如果需要，詳細(xì)的數(shù)據(jù)有地方查就可以了。如果太細(xì)或過(guò)全，就會(huì)顯得篇幅太大和累贅，徒增重復(fù)工作量而沒有太大用處。所以，對(duì)電力工程總結(jié)算而言，使用五類表就可以滿足編制和管理需要了：
第一類表格：總結(jié)算編制依據(jù)清單。編制人可根據(jù)依據(jù)清單先梳理編制結(jié)算的依據(jù)。這類清單可考慮設(shè)置一個(gè) “金額”欄，使用EXCEL電子表編制。編制總結(jié)算過(guò)程中，還可以用它很方便地核對(duì)單項(xiàng)工程總結(jié)算表內(nèi)的部分?jǐn)?shù)據(jù)分解后匯總合計(jì)是否正確，如建筑安裝工程費(fèi)等。
第二類表格：總結(jié)算匯總表：可同時(shí)用于單項(xiàng)工程總結(jié)算表和總結(jié)算匯總表，只是粗細(xì)不同。所有單項(xiàng)工程總結(jié)算表的數(shù)據(jù)最后匯總到總結(jié)算匯總表。
通過(guò)總結(jié)算匯總表（類似于總概（預(yù)）算表），可以看出各單項(xiàng)工程的總的實(shí)際開支情況，以及與概算對(duì)比的情況。它的數(shù)據(jù)從單項(xiàng)工程結(jié)算匯總表匯總鏈接過(guò)來(lái)。如果發(fā)現(xiàn)有超支或過(guò)度結(jié)余情況，就可進(jìn)入單項(xiàng)工程總結(jié)算表查看，進(jìn)而還可以進(jìn)入更詳細(xì)的工程結(jié)算書內(nèi)查看，或同時(shí)查看相關(guān)結(jié)算依據(jù)資料。
單項(xiàng)工程總結(jié)算表，這張表的表頭與總結(jié)算匯總表一致，但深度類似于概預(yù)算表的建筑或安裝工程費(fèi)匯總表加其它工程和費(fèi)用匯總表。它包含了概算和結(jié)算分部分項(xiàng)工程（或單位工程，如線路工程）投資分析數(shù)據(jù)、結(jié)算與概算各分部分項(xiàng)工程的投資對(duì)比數(shù)據(jù)。通過(guò)這張表，可以很清楚地看出各分部分項(xiàng)工程以及其它工程和費(fèi)用的實(shí)際開支情況，是否超概算等等。如果有超支，就可深入查看該分部分項(xiàng)工程結(jié)算的詳細(xì)資料，分析其超支的原因，判斷該超支原因是否合理。如果合理，就可將該項(xiàng)超支原因在總結(jié)算編制說(shuō)明內(nèi)列出；如果不合理，就要當(dāng)即決定處理辦法：處理還是不處理，視問(wèn)題大小和是否有違規(guī)、違法以及是否有可能來(lái)進(jìn)行判斷。如果要處理，又怎么處理？這就涉及到工程造價(jià)的消缺處理方案了。
第三類表格：工程概算和投標(biāo)報(bào)價(jià)分析表。這類表格與后面的第四類、第五類表格都是單項(xiàng)工程總結(jié)算表的附表，所反映的是概算和投標(biāo)報(bào)價(jià)的分部分項(xiàng)工程投資分析數(shù)據(jù)，類似于草稿，是單項(xiàng)工程總結(jié)算表的的一部分?jǐn)?shù)據(jù)，最后是通過(guò)公式鏈接形式匯總各分部分項(xiàng)工程投資數(shù)據(jù)到單項(xiàng)工程總結(jié)算表。
第四類表格：設(shè)計(jì)變更結(jié)算匯總表，也是單項(xiàng)工程總結(jié)算表的附表，它所反映的內(nèi)容是每個(gè)設(shè)計(jì)變更的主要內(nèi)容（摘要）及審定的造價(jià)情況，以及該變更屬于哪個(gè)分部分項(xiàng)工程的數(shù)據(jù)分解。它的數(shù)據(jù)和第三類表格的分部分項(xiàng)工程數(shù)據(jù)一起鏈接匯總到單項(xiàng)工程總結(jié)算表。對(duì)于電網(wǎng)輸變電工程，可以根據(jù)單項(xiàng)工程個(gè)數(shù)設(shè)分區(qū)，在一張表上搞定。
第五類表格：甲方供應(yīng)設(shè)備材料清單。它也是單項(xiàng)工程總結(jié)算表的附表，它只需要反映設(shè)備材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、設(shè)備價(jià)合計(jì)、材料價(jià)合計(jì)就可以了。同時(shí)應(yīng)根據(jù)分部分項(xiàng)工程（變電站工程）或單位工程（線路工程）分類匯總后，鏈接進(jìn)入單項(xiàng)工程總結(jié)算表。
以上數(shù)據(jù)處理完成后，可結(jié)合電監(jiān)會(huì)或電力規(guī)劃設(shè)計(jì)總院每年的數(shù)據(jù)上報(bào)要求進(jìn)行補(bǔ)充或引用其表格，按其要求分析計(jì)算填列即可。
最后，就可以根據(jù)總結(jié)算表和各單項(xiàng)工程總結(jié)算表編寫總結(jié)算編制說(shuō)明（或稱工程總結(jié)算報(bào)告）了。
總結(jié)算報(bào)告可按如下格式：
a.工程建設(shè)規(guī)模（可參照施工圖設(shè)計(jì)說(shuō)明書相關(guān)內(nèi)容，盡可能完整）；
b.項(xiàng)目開、竣工日期及各參建單位名稱；
c.編制依據(jù)；詳見“工程總結(jié)算依據(jù)清單”。
d.工程概預(yù)算審批情況；
d.1概算情況
d.2預(yù)算情況
e.工程結(jié)算情況
工程總結(jié)算情況：×××工程概算批復(fù)總投資……萬(wàn)元，結(jié)算總投資……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元，結(jié)余原因如下：……
其中：
e.1×××1單項(xiàng)工程概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元，結(jié)余原因如下：……
其中：
建筑工程費(fèi)：概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，超概算……萬(wàn)元，超支原因如下：……
安裝工程費(fèi)：……概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元，結(jié)余原因如下：……
設(shè)備購(gòu)置費(fèi)：……概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元
其它工程費(fèi)：……
本單項(xiàng)工程超支與結(jié)余相抵后還須動(dòng)用預(yù)備費(fèi)……萬(wàn)元。建設(shè)期貸款利息實(shí)際開支……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元。
e.2×××2單項(xiàng)工程……概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，超概算……萬(wàn)元。其中：
建筑工程費(fèi)：概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，超概算……萬(wàn)元，超支原因如下：……
安裝工程費(fèi)：……概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元
設(shè)備購(gòu)置費(fèi)：……概算批復(fù)投資……萬(wàn)元，結(jié)算投資……萬(wàn)元，節(jié)約……萬(wàn)元
其它工程費(fèi)：……
本單項(xiàng)工程超支與結(jié)余相抵后還須動(dòng)用預(yù)備費(fèi)……萬(wàn)元。建設(shè)期貸款利息實(shí)際開支……萬(wàn)元，結(jié)余……萬(wàn)元。
e.3×××3單項(xiàng)工程……
……，……
f.其它需要特別說(shuō)明的情況：……
4. 工程竣工總結(jié)算編制流程
Keywords: completion document: preparation: Problems and Countermeasures
中圖分類號(hào)：U692.4+2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
前言
工程竣工文件是工程竣工驗(yàn)收的主要技術(shù)依據(jù)和必備條件，是工程建設(shè)的重要技術(shù)性和總結(jié)性文件，為今后工程建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)價(jià)、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建、科學(xué)研究提供了重要的技術(shù)數(shù)據(jù)。
筆者多年來(lái)從事工程項(xiàng)目的結(jié)算審核工作，對(duì)竣工文件有一定的深入了解和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自己的分析歸納，得到一些見解，希望拋磚引玉，與同行們交流。
2竣工文件的主要內(nèi)容及要求
由于國(guó)內(nèi)建筑市場(chǎng)是分行業(yè)、分地區(qū)的，且工程竣工文件的管理單位（可能是建設(shè)單位、業(yè)主單位、使用單位）、接收單位、使用單位不同，則對(duì)竣工文件的內(nèi)容和要求也不同，竣工文件歸檔的單位不同則要求竣工文件包含的內(nèi)容和也會(huì)有一定的不同。根據(jù)施工企業(yè)常參與的工程情況，對(duì)土建工程工程竣工文件編制時(shí)需要包括的主要內(nèi)容和歸檔情況的要求分行業(yè)列出見表1.
竣工文件編制中需要特別注意的幾點(diǎn)
（1）不同的行業(yè)有不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)有不同地方的規(guī)定，對(duì)此要有足夠的認(rèn)識(shí)。
在各個(gè)項(xiàng)目部的工程技術(shù)人員新涉足的行業(yè)和地區(qū)，在工程開工之初應(yīng)按照招標(biāo)文件和施工圖的要求，全面收集所需的施工規(guī)范、質(zhì)量評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)工程用表、工程技術(shù)管理、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境保護(hù)管理、工程進(jìn)度管理、計(jì)量支付管理等各方面的相關(guān)辦法和規(guī)定以及竣工文件編制細(xì)則（有些行業(yè)和地區(qū)有）等，組織相關(guān)人員進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，牢牢把握所干工程與其他工程在施工技術(shù)文件特別是竣工文件要求上的不同，在工程施工之初就按文件要求，做好資料的收集整理工作。根據(jù)本人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，幾個(gè)行業(yè)間竣工文件的要求有以下幾個(gè)不同之處：
①鐵路工程一般要求詳細(xì)做好單項(xiàng)工程資料以及新的通信信號(hào)竣工圖：電氣化鐵路接觸網(wǎng)和變配電所平面布置圖。
②公路工程對(duì)環(huán)保施工要求比較嚴(yán)格，要求竣工資料必須有環(huán)保工程驗(yàn)收文件：并要求詳細(xì)報(bào)送監(jiān)理資料、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員情況，對(duì)工程中的科研項(xiàng)目、新技術(shù)成果非常重視：
③市政工程要求詳細(xì)提供單位、部位、工序劃分表，工程照片：錄像資料。隱蔽工程驗(yàn)收單，結(jié)構(gòu)及隧道內(nèi)的裂縫、滲漏水點(diǎn)線示意圖，防迷流實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)表：地基加固資料等。
④水利工程對(duì)水工建筑物觀測(cè)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過(guò)程中重要階段或時(shí)間的聲像材料。管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄、報(bào)告則要求非常嚴(yán)格。
（2）開工之前應(yīng)協(xié)相關(guān)單位做好各項(xiàng)表格和資料標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)定。
在工程開工之前，應(yīng)盡量協(xié)同建設(shè)、監(jiān)理及政府監(jiān)督機(jī)構(gòu)等有關(guān)單位做好各項(xiàng)施工用表的格式、內(nèi)容、填寫要求等的認(rèn)定，以便于盡早確定各方認(rèn)同格式的資料，避免完工時(shí)或過(guò)程中的多次返工。對(duì)一些新涉足的行業(yè)和地區(qū)，若由于各種原因無(wú)法確定各項(xiàng)施工用表，則也應(yīng)參考同行業(yè)的類似工程，隨工程的進(jìn)展進(jìn)行施工資料的完善。
（3）施工記錄盡可能齊全，以便在資料不全時(shí)補(bǔ)充。
表1不同行業(yè)工程竣工文件所要求的內(nèi)容
有些項(xiàng)目由于竣工文件不齊全，對(duì)后期的維護(hù)、修繕產(chǎn)生不利因素、不能正確、快速定位。所以施工記錄應(yīng)做到邊施工邊收集——整理———?dú)w檔，工程完成竣工資料也隨之整理歸檔，不靠回憶補(bǔ)做資料。
（4）有相關(guān)軟件時(shí)一定要采用相關(guān)軟件進(jìn)行指導(dǎo)、編制竣工文件。
使用相關(guān)軟件編制竣工資料，可以解決竣工文件制作和使用過(guò)程中的諸多困難和不便，同時(shí)也減輕、簡(jiǎn)化繁雜、枯燥的人工勞動(dòng)，便于后期資料查詢。
（5）隨著管理水平的日益提高，特別要注意圖像、照片、電子文檔等資料的收集。
4 竣工文件中常見的問(wèn)題
在竣工文件編制和驗(yàn)收交接中常見的問(wèn)題，大體有以下幾種：
4.1 施工綜合管理文件原件不齊全
個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。
4.2 工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全
隨著工程施工進(jìn)展需要，為了急于滿足施工進(jìn)度要求，建設(shè)“四方”現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。也有施工單位專業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí)，又把關(guān)不嚴(yán)，造成竣工原始文件遺失。
4.3竣工圖文件編制不夠規(guī)范
一些分部工程都程度不同存在代用圖，而在竣工中又要求竣工圖以分部工程組卷，圖紙缺量較大。
4.4施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范
原始施工驗(yàn)收簽證資料，并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式，而是在施工過(guò)程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式又不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的左白、右白、天頭、地腳尺寸大小不一，各有不同，差距較大，無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。
4.5施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過(guò)程中長(zhǎng)期的測(cè)量手薄記錄、灌漿施工記錄都用鉛筆書寫，一式四聯(lián)混凝土要料單用復(fù)寫紙書寫；施工過(guò)程中的原始簽證資料五花八門，有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、碳素墨水、圓珠筆、鉛筆等，這些都與竣工資料歸檔要求不符，給后期竣工資料編制工作帶來(lái)極大的困難。
4.6施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
原始驗(yàn)收簽證資料，也有樁號(hào)、高程、工程量等項(xiàng)目與實(shí)際施工情況不相符，驗(yàn)收項(xiàng)目有空白樣出現(xiàn)，簽字筆跡龍習(xí)鳳舞難以辨認(rèn)，并存在隨意涂改等現(xiàn)象，降低了竣工資料的使用價(jià)值。
5竣工文件中常見問(wèn)題的原因和解決方法與措施
5.1 竣工文件中常見問(wèn)題的主要原因
①工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國(guó)基本建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。
②建設(shè)單位與施工單位簽訂合同內(nèi)容對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度、要求不明確、不具體、不細(xì)化是造成竣工資料質(zhì)量失控的法定原因。
③國(guó)家檔案法和各類工程關(guān)于竣工資料編制的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣傳學(xué)習(xí)渠道不暢通，造成工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位相關(guān)人員對(duì)檔案意識(shí)、檔案知識(shí)的缺乏和相關(guān)專業(yè)知識(shí)素質(zhì)偏低。
④施工單位作業(yè)層技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，管理水平隨意性大，是造成施工過(guò)程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。
⑤監(jiān)理單位人員大多數(shù)來(lái)自設(shè)計(jì)單位和少數(shù)來(lái)自社會(huì)招聘人員，正規(guī)參加過(guò)國(guó)家監(jiān)理工程師培訓(xùn)和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員少，特別是施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)而施工管理水平差，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽證工作作把關(guān)不嚴(yán)。
⑥建設(shè)單位和施工單位質(zhì)量管理體系對(duì)竣工資料管理重視不夠，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施。
5.2 解決問(wèn)題的方法及措施
（1）要領(lǐng)導(dǎo)重視、組織到位、資源合理配制
工程建設(shè)初期，工程建設(shè)單位應(yīng)建立完善工程竣工資料管理辦法、制定統(tǒng)一的編制要求和細(xì)則，規(guī)范竣工資料的管理。工程承包單位應(yīng)建立專職的管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)竣工資料的編制指導(dǎo)工作，建立健全各級(jí)責(zé)任制，制定完善的管理制度和獎(jiǎng)罰辦法。對(duì)竣工資料的收集、整理應(yīng)盡早開始，專人負(fù)責(zé)，力爭(zhēng)原始資料齊全、完整、準(zhǔn)確?？山Y(jié)合工程進(jìn)度同步積累與整理，做到“邊施工，邊整理”達(dá)到工程完工，竣工文件編制也完成的目的。
（2）從工程項(xiàng)目開工抓起是做好竣工工作的前提
工程項(xiàng)目施工均實(shí)行項(xiàng)目法的管理方式，項(xiàng)目紅理不僅要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，也應(yīng)對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目竣工資料負(fù)責(zé)，項(xiàng)目總工作為項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人，對(duì)竣工資料的收集整理編制直接參與。因此，為使項(xiàng)目竣工工作與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將竣工工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目開工就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目階段驗(yàn)收管理工作?？⒐べY料編制應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步?？⒐すぷ魅藛T要始終直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工工和驗(yàn)收全過(guò)程。
（3）建立健全資料管理制度是做好竣工檔案工作的基礎(chǔ)
項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位來(lái)自全國(guó)四面八方，他們都各自按長(zhǎng)期形成的習(xí)慣對(duì)施工單位的文件進(jìn)行要求和管理。而各類工程則要求工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。因此，項(xiàng)目施工單位，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期（不是中后期）就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，要求建設(shè)單位制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過(guò)程中各自承擔(dān)的職責(zé)。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在工程項(xiàng)目開工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定和頒發(fā)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套原始單元工程憑證文件（不是開工后）。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。
（4）竣工文件整編列入進(jìn)度計(jì)劃是“同步”完成項(xiàng)目檔案的有效措施
前言 建筑工程資料的意義
在城市建設(shè)大跨步進(jìn)程的推動(dòng)之下，我國(guó)的建筑行業(yè)蓬勃發(fā)展，高樓大廈，遍地開花.然而隨著建筑工程項(xiàng)目管理的日趨科學(xué)系統(tǒng)國(guó)際化，國(guó)內(nèi)建筑行業(yè)相關(guān)法規(guī)的修正與完善，對(duì)資料的整理的要求也日趨規(guī)范嚴(yán)格，使建筑工程資料的管理面臨了全新的挑戰(zhàn).建筑工程資料是對(duì)建筑工程從準(zhǔn)備到交付的完成體現(xiàn)，是對(duì)建筑工程查閱的重要依據(jù)，是對(duì)后續(xù)工作得以實(shí)施的重要保證。
1、建筑工程資料管理的內(nèi)容
1.1在通常情況下，建筑工程資料主要包括建筑工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收備案文件。
1.1.1 建筑工程準(zhǔn)備階段的文件有上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書。
1.1.2 監(jiān)理文件有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；監(jiān)理的規(guī)劃和細(xì)節(jié)等質(zhì)量控制文件，工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及監(jiān)理工作總結(jié)等竣工驗(yàn)收文件。
1.1.3 施工過(guò)程文件有建筑工程的開工和竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更和技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料。整個(gè)工程的施工組織設(shè)計(jì)，各種原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料，并記錄造冊(cè)；關(guān)鍵部位及隱蔽工程的驗(yàn)收檢查記錄、安全事故記錄以及在工程施工完成后技術(shù)總結(jié)等。工程
1.1.4 竣工后的驗(yàn)收備案文件有工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料，有關(guān)工程施工、組織和竣工等的照片、錄像、光盤等。
1.1.5竣工圖有平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
1.2 現(xiàn)在為了規(guī)范建筑行業(yè)，工程資料整理收集時(shí)也要將企業(yè)單位的人員審查資料收集整理，如相關(guān)證件的收集整理，管理人員的社保信息等。各參建單位包括分包單位的企業(yè)資質(zhì)，合同。
1.3 施工階段所有監(jiān)管部門的整改通知單并要做到及時(shí)回執(zhí)。
2、建筑工程施工資料管理中存在的問(wèn)題
2.1隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范化，國(guó)務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國(guó)建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送。
2.2 資料整理混亂
建筑工程在開發(fā)、施工過(guò)程中通常都是建筑群，所以施工單位的資料員在面對(duì)工程資料的收集、整理、歸檔過(guò)程中須養(yǎng)成分類擺放、整理的好習(xí)慣。這樣便于工程資料的查找與追溯。在此基礎(chǔ)上定期進(jìn)行自我檢查，減少資料漏項(xiàng)、丟失等，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)充完善。而事實(shí)上有的項(xiàng)目部一個(gè)工程從開工到竣工資料員頻繁更換，在更換的過(guò)程中又沒有書面交接資料；于是資料的缺、漏、混亂現(xiàn)象比較常見。
2.3檔案材料填寫不真實(shí)
建設(shè)工程檔案由于其本身的復(fù)雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過(guò)程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，有些施工單位施工技術(shù)人員不做資料，全部由資料員照本宣科，抄襲其他工程的資料內(nèi)容，與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工現(xiàn)場(chǎng)完全不符，簽字人員也不檢查，造成張冠李戴。施工現(xiàn)場(chǎng)有許多資料都不能與工程進(jìn)度同步，事后再編，造成時(shí)間不交圈，并采用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建筑工程竣工檔案與事實(shí)不符。
2.4 管理人員職責(zé)不到位
現(xiàn)在有的資料員一個(gè)人同時(shí)管理幾個(gè)工程的資料，管理不過(guò)來(lái)時(shí)就顧一些沒有經(jīng)驗(yàn)且沒有經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)的人員來(lái)管理資料，難以勝任當(dāng)前繁瑣復(fù)雜的工程資料管理工作。還有施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員掛靠現(xiàn)象比較嚴(yán)重，一個(gè)管理人員同時(shí)在幾個(gè)工程任職，在簽寫工程資料時(shí)不在現(xiàn)場(chǎng)，而由資料員代簽字，也沒有人審查，造成資料錯(cuò)誤百出。
3、做好建筑工程資料管理的措施
3.1建立健全檔案整理制度
為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。
3.2加強(qiáng)建筑工程資料管理工作
3.2.1必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集
工程資料是施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。做到內(nèi)容連貫。
3.2.2確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法，否則，一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題，不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而造成工程技術(shù)資料混亂，以致誤判。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。工程資料必須是由項(xiàng)目上的專業(yè)工程師根據(jù)工程的實(shí)際施工進(jìn)行填寫，不能由資料員代勞。
準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
3.2.3確保工程技術(shù)資料的完整性
不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性，不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料以及施工過(guò)程資料，如施工日志、測(cè)量放樣資料。
3.2.4職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全
《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級(jí)評(píng)定，馬虎過(guò)關(guān)。自檢要通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長(zhǎng)共同檢查，對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如：圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。
3.2.5做好技術(shù)資料的整理保管
由于現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。資料管理要建立專門的目錄臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。還要做好施工過(guò)程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過(guò)程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片，各種性能檢測(cè)實(shí)測(cè)照片等。
4 結(jié)束語(yǔ)
Abstract: The completion data management is a basic work in the project management, it is the touchstone to measure the level of a construction project management, this paper analyzes the composition and function of completion data management, discusses the importance of completion data management in project management, and combining the practical work experience for a preliminary discussion on how to do a good job completion data management.
Key words: water conservancy and hydropower engineering; project management; completion data management; importance
中圖分類號(hào)：TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
前言
在水利水電工程項(xiàng)目施工管理中，竣工資料管理工作通常得不到管理者的重視，在施工過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)竣工資料整編歸檔不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范、甚至丟失等問(wèn)題，不僅嚴(yán)重影響了工程竣工驗(yàn)收、移交及結(jié)算，也影響工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作的正常開展。做到竣工資料管理與工程管理同步進(jìn)行，必將成為水利水電檔案工作未來(lái)的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。
1竣工資料管理
竣工資料的管理及編制按建設(shè)單位有關(guān)竣工資料整編規(guī)定及SL223—1999《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》執(zhí)行。水利水電竣工資料管理是指水利水電工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的各種管理文件、施工記錄、驗(yàn)收評(píng)定、簽證、竣工圖等內(nèi)容按照檔案歸檔要求進(jìn)行收集、歸類、管理，以便能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全、真實(shí)地記述和反映施工和竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，做到原始資料和實(shí)物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)而可靠，簽字手續(xù)完備齊全，同時(shí)又必須規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、符合歸檔要求。水利水電竣工資料管理貫穿于施工全過(guò)程，主要包括以下內(nèi)容的收集和整編：
開工資料 、綜合資料：第*分部單元工程質(zhì)量評(píng)定及報(bào)驗(yàn)回復(fù)、施工日志、質(zhì)量評(píng)定資料、分部工程收簽證、工程計(jì)量資料、工程結(jié)算資料；施工管理工作報(bào)告；聲像材料；竣工圖；移交資料清單等。
2竣工資料管理在水利水電工程項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要性
2.1竣工資料管理是水利水電工程項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要組成部分
在水利工程的建設(shè)過(guò)程中，工程項(xiàng)目管理除包括外業(yè)施工生產(chǎn)外，施工內(nèi)業(yè)資料是不可或缺的，它是工程驗(yàn)收的基礎(chǔ)，是工程出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)的追溯依據(jù)，因此資料的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性尤為重要。水利水電工程竣工資料的管理貫穿于項(xiàng)目管理的全過(guò)程，為工程竣工驗(yàn)收和各項(xiàng)指標(biāo)達(dá)到投產(chǎn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要組成部分。一般情況下，目前在建水利水電工程均實(shí)行項(xiàng)目管理方式，項(xiàng)目管理不僅要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全等外業(yè)負(fù)責(zé)，也要對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目竣工資料的內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)。
水利水電工程竣工資料的形成是在工程施工過(guò)程中形成的，竣工資料的關(guān)鍵是及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，在工程項(xiàng)目管理中，管理者一定要把竣工資料管理工作作為工程施工管理過(guò)程中的重要組成部分來(lái)給予重視。
2．2竣工資料管理對(duì)工程項(xiàng)目管理起反饋監(jiān)督作用
竣工資料的一個(gè)重要作用就是對(duì)工程的現(xiàn)場(chǎng)施工有反饋監(jiān)督的作用。每一個(gè)施工工序都能從竣工資料上反映出它的時(shí)間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特性，在這里能夠很明顯的看出工程是否含有缺陷。對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，可以從竣工資料中清楚地知道問(wèn)題的所在。
2.3竣工資料管理是工程竣工驗(yàn)收評(píng)定基礎(chǔ)
工程竣工驗(yàn)收評(píng)定，首要條件是竣工檔案資料必須同時(shí)或提前通過(guò)驗(yàn)收，這是工程竣工驗(yàn)收評(píng)定的基礎(chǔ)。就分部工程驗(yàn)收評(píng)定而言，需要提供的竣工資料有：?jiǎn)卧こ藤|(zhì)量評(píng)定資料；工程建設(shè)有關(guān)會(huì)議記錄，記載重大事件的聲像資料及文字說(shuō)明；工程建設(shè)監(jiān)理資料；施工圖紙，設(shè)計(jì)變更，施工技術(shù)說(shuō)明；設(shè)備產(chǎn)品出廠資料，圖紙說(shuō)明書，測(cè)繪驗(yàn)收、安裝測(cè)試、性能鑒定及試運(yùn)行等資料；各種原材料、構(gòu)件質(zhì)量鑒定、檢查檢測(cè)試驗(yàn)資料等等。有了齊全、準(zhǔn)確、清晰施工原始記錄及檢測(cè)資料等竣工資料，才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。
2.4竣工資料管理能為竣工結(jié)算提供可靠的結(jié)算依據(jù)
在竣工結(jié)算工作中，竣工資料起到非常重要的作用，它能為竣工結(jié)算提供可靠的結(jié)算依據(jù)。在竣工結(jié)算中，結(jié)算依據(jù)是很重要的，沒有可靠的結(jié)算依據(jù)，其竣工工程量簽認(rèn)、單價(jià)分析、索賠報(bào)告的申報(bào)等均無(wú)從做起。在竣工結(jié)算中，常會(huì)出現(xiàn)因平時(shí)對(duì)竣工資料管理不夠重視，工程實(shí)物雖已經(jīng)完成，卻沒有結(jié)算依據(jù)，工程量得不到業(yè)主單位的認(rèn)可，最終給施工單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)損失。
2.5竣工資料管理有利于工程項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的積累
管理有序的竣工資料可作為今后工程項(xiàng)目的一種借鑒，對(duì)以往工程中采用的技術(shù)、發(fā)生的問(wèn)題、采取的措施以及反饋的結(jié)果，在以后工程項(xiàng)目的施工中可以吸取經(jīng)驗(yàn)，少走彎路。在竣工資料所包含的竣工報(bào)告、施工總結(jié)、自我總結(jié)等部分文件，對(duì)今后工程施工管理將會(huì)有很大的促進(jìn)作用。
3水利水電工程竣工資料管理的幾點(diǎn)體會(huì)
竣工資料管理既然在項(xiàng)目管理中有著非常重要的作用，那么又如何才能在項(xiàng)目管理中做好竣工資料管理呢?下面就施工單位在施工過(guò)程中如何做好竣工資料管理談?wù)勛约簬c(diǎn)體會(huì)。
3.1要做好竣工資料管理，首先要讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目管理人員對(duì)竣工資料管理在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中的重要性有足夠的認(rèn)識(shí)，建立健全竣工資料管理制度
有許多施工單位不能按照竣工檔案要求及時(shí)完整的提交竣工資料，其最主要的原因是項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人及其施工管理人員對(duì)竣工資料管理在工程施工管理過(guò)程中的重要性認(rèn)識(shí)不夠。施工單位要做好竣工資料管理，必須在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中加大竣工資料的管理力度，對(duì)達(dá)不到竣工檔案要求的單元驗(yàn)收資料給予退回，不進(jìn)行單元工程驗(yàn)收，同時(shí)利用經(jīng)濟(jì)杠桿，定期不定期地對(duì)工程竣工資料進(jìn)行檢查，其檢查的結(jié)果直接與工程款支付掛勾，使得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目管理人員真正意義上的對(duì)竣工資料管理引起重視。
3．2竣工資料管理要從工程項(xiàng)目開工抓起
為使竣工資料管理工作與工程建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，項(xiàng)目第一責(zé)任人應(yīng)將竣工資料管理工作納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目開工就設(shè)立竣工資料管理機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集和歸檔管理工作；實(shí)行竣工資料編制工作“三同步”制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步。
3.3竣工資料管理列入到施工進(jìn)度計(jì)劃中
施工單位應(yīng)在制訂工程進(jìn)度計(jì)劃同時(shí)，將每個(gè)分項(xiàng)工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該項(xiàng)工程單位工程進(jìn)度計(jì)劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)。對(duì)在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”“簽證資料不齊全”“不規(guī)范”“不統(tǒng)一”等問(wèn)題，要及時(shí)研究給予解決。所有資料的填寫及簽字都應(yīng)該保證它的真實(shí)性、規(guī)范性。相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真檢查所填內(nèi)容的真實(shí)性、及時(shí)性和規(guī)范性。
3.4利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行竣工資料管理，加強(qiáng)電子文件歸檔的規(guī)范化
當(dāng)今年社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，充分利用互聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)發(fā)展的迫切需求。在進(jìn)行竣工資料管理時(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)，將一些重要的文件、原始資料通過(guò)掃描方式輸入計(jì)算機(jī)或制作成光盤，延長(zhǎng)保管年限；在編制竣工圖時(shí)跨越“甩圖版”的歷史過(guò)程，在計(jì)算機(jī)輔助下對(duì)設(shè)計(jì)圖修改，減少設(shè)計(jì)變更，降低人員勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短圖紙修改周期；在對(duì)資料管理編制時(shí)，運(yùn)用這一平臺(tái)，把工程中的竣工圖紙、技術(shù)文件、原始資料、記錄、質(zhì)量、試驗(yàn)資料、驗(yàn)收表格等輸入計(jì)算機(jī)，建立竣工檔案總目錄，利用超級(jí)鏈接對(duì)目錄中文件實(shí)現(xiàn)即時(shí)搜索查找。
根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特性，采用兩種文件同時(shí)并存的管理模式。對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔、同步管理、同步利用。
3.5加強(qiáng)與業(yè)主和監(jiān)理之間的溝通
中圖分類號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1.綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降位移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案的特點(diǎn)
1.單一獨(dú)立性。即一個(gè)單項(xiàng)工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.真實(shí)性。工程檔案是該項(xiàng)工程實(shí)體的一面鏡子似的真實(shí)寫照。因?yàn)楣こ虣n案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報(bào)批、施工、竣工過(guò)程的原始記錄，與工程實(shí)體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。
3.實(shí)用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價(jià)值，即實(shí)際性。通過(guò)檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。
3.1 綜合性文件資料。主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
三、建筑工程檔案管理需要解決的問(wèn)題
1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無(wú)幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，難以適應(yīng)工作需要。
四、建筑工程檔案有效管理的措施
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來(lái)很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過(guò)程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4.加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過(guò)程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對(duì)施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。
6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對(duì)照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對(duì)檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更）。
7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。
結(jié) 語(yǔ)
當(dāng)前，我國(guó)的建筑市場(chǎng)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會(huì)涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學(xué)概論》[M]，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版。
[2]劉家真《電子文件管理理論與實(shí)踐》[M]，科學(xué)出版社，2003年版。
水利工程竣工結(jié)算的要求是施工單位必須嚴(yán)格依照合同的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定完成相應(yīng)的工程。在工程結(jié)束之后要經(jīng)過(guò)驗(yàn)收人員檢查，檢查通過(guò)后，向相應(yīng)的單位申請(qǐng)工資的結(jié)算。工程的結(jié)算資金在很大程度上影響著建設(shè)工程的造價(jià)設(shè)定，以及新增加的固定資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估工作。水利工程的竣工結(jié)算是建設(shè)單位在向有關(guān)部門提交建設(shè)結(jié)果和資金情況的重要依據(jù)。在總結(jié)工程的建造過(guò)程以及檢查項(xiàng)目概算等工作有著重要的作用。因此，工程的結(jié)算工作有著非常重要的意義。目前我市在水利工程竣工結(jié)算工作上還有一定的進(jìn)步空間。本文通過(guò)對(duì)我市水利工程竣工結(jié)算工作的調(diào)查，總結(jié)工作中存在的不足，并提出一些改善的措施。
一、水利工程竣工結(jié)算審計(jì)工作特點(diǎn)
1.政策多。國(guó)家建立了各種相關(guān)的規(guī)范和制度來(lái)協(xié)助資金能夠更好的使用。工作人員在執(zhí)行時(shí)要嚴(yán)格依照制度中的內(nèi)容，規(guī)范自己的行為。將工作落實(shí)到位是建設(shè)資金能夠良好運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。也是會(huì)計(jì)工作者完成竣工結(jié)算審計(jì)工作的主要參考依據(jù)。
2.涉及內(nèi)容廣泛。水利工程竣工結(jié)算工作牽扯著很多的工作內(nèi)容。比如資金的使用和往來(lái)以及資金的運(yùn)轉(zhuǎn)等。另外結(jié)算的工作和工程材料的供應(yīng)以及圖紙變更等有很大的聯(lián)系。所以，水利工程竣工結(jié)算工作對(duì)審計(jì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求比較高。要有高度的敬業(yè)精神，在工作中具備嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度。對(duì)最后確定的內(nèi)容要確保準(zhǔn)確無(wú)誤。
3.對(duì)技術(shù)要求比較高。水利工程竣工結(jié)算工作要運(yùn)用到很多水利工作方面的知識(shí)。審計(jì)工作人員是否能夠熟練的掌握和使用這些專業(yè)知識(shí)，對(duì)竣工結(jié)算的質(zhì)量有著很大的影響。
二、水利工程竣工結(jié)算審計(jì)工作的問(wèn)題
1.合同的效力不足。合同建立的不規(guī)范，缺乏細(xì)節(jié)性的規(guī)定，業(yè)主只和施工單位進(jìn)行合同的簽訂，導(dǎo)致后期有很多的問(wèn)題出現(xiàn)。對(duì)方使用合同中的漏洞來(lái)額外的增加建設(shè)工程的資金。往往在工作結(jié)束后，開始結(jié)算的時(shí)候才注意到合同里面并沒有指定相應(yīng)的工程價(jià)款以及結(jié)算的要求。對(duì)工程中的設(shè)計(jì)變更內(nèi)容也沒有明確的規(guī)定。
2.驗(yàn)收工作不到位。很多的建設(shè)單位在開展工程時(shí)并沒有采取全面監(jiān)理方式，大多數(shù)建設(shè)單位會(huì)采用形勢(shì)監(jiān)理方式。形勢(shì)監(jiān)理是指建設(shè)單位和監(jiān)管部門有簽訂監(jiān)理合同，但是并沒有真正的分配檢查人員進(jìn)行實(shí)地的監(jiān)督。隱蔽工程在開展是缺少驗(yàn)收、簽證以及記錄等。這些問(wèn)題通常到施工結(jié)束的時(shí)候才可以得到解決。
3.缺少對(duì)設(shè)計(jì)變更的規(guī)范。設(shè)計(jì)變更工作很容易遭到建設(shè)單位的忽視，有一部分的建設(shè)單位都不主動(dòng)完成設(shè)計(jì)變更的流程。沒有進(jìn)行審批，更沒有獲取設(shè)計(jì)變更的通知，卻依舊進(jìn)行著工作，對(duì)設(shè)計(jì)變更的工作非常的不重視，設(shè)計(jì)變更之后沒有進(jìn)入再次審批流程，也沒有記錄設(shè)計(jì)變更之后相應(yīng)的工程量和投資數(shù)量的變化情況。
4.工程計(jì)量不按照要求。工程計(jì)量沒有嚴(yán)格依照國(guó)家設(shè)定的計(jì)量規(guī)范和竣工圖尺來(lái)計(jì)算。因此經(jīng)常造成竣工結(jié)算時(shí)工程量加多，使工程資金投入加大。
5.結(jié)算單價(jià)不按照規(guī)定。施工單位經(jīng)常不依照合同規(guī)定的內(nèi)容結(jié)算。任意的提高工程款，造成建設(shè)工程的投資額度增大。
6.取費(fèi)計(jì)算不規(guī)范，計(jì)算誤差時(shí)常出現(xiàn)。施工單位在施工時(shí)增加規(guī)定中不需要增加的項(xiàng)目，減少規(guī)定工程中不需要減少的項(xiàng)目。對(duì)取費(fèi)的計(jì)算造成很大的困難。另外，計(jì)算中常常會(huì)出現(xiàn)誤差，甚至是虛設(shè)項(xiàng)目來(lái)增加建設(shè)工程中的資金投入。
三、做好水利工程竣工結(jié)算審計(jì)工作的對(duì)策
1.及時(shí)檢查，了解工程的進(jìn)度。開展建設(shè)項(xiàng)目的審計(jì)工作之前，首先要對(duì)水利工程的基本情況有一個(gè)大致的了解，分配人員進(jìn)行實(shí)地檢查。檢查的內(nèi)容要涵蓋建設(shè)單位的工作人員、設(shè)計(jì)人員以及檢查人員。也要了解施工單位的基本情況。調(diào)查他們的工作情況，分析會(huì)對(duì)審計(jì)工作造成影響的各種因素。
2.優(yōu)化審計(jì)部門的人員結(jié)構(gòu)。在建立一個(gè)審計(jì)小組要考慮到，審計(jì)小組的人員分配要與審計(jì)工作任務(wù)的多少以及完成工作任務(wù)的所需用的時(shí)間相統(tǒng)一。審計(jì)工作人員工作內(nèi)容的分配應(yīng)該與其專業(yè)技能的特點(diǎn)相符。審計(jì)組長(zhǎng)要有足夠的能力來(lái)帶領(lǐng)審計(jì)團(tuán)隊(duì)高效的完成任務(wù)。
3.做好檢查工作。在核對(duì)工程量時(shí)，要做好檢查工作。第一，檢查竣工項(xiàng)目是不是嚴(yán)格的按照原來(lái)設(shè)定的設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行施工。檢查其在施工中是否有遺漏的項(xiàng)目或者未完成水利工程量。第二，檢查在施工中的變更情況是否和辦理的變更簽證相一致，施工單位辦理的簽證書是否規(guī)范，檢查建設(shè)項(xiàng)目的工程量在計(jì)算中有沒有出現(xiàn)錯(cuò)誤等。第三，檢查建設(shè)項(xiàng)目中的施工方法是否與之前要求的相一致，確保施工單位所使用的材料規(guī)范，禁止偷工減料的行為出現(xiàn)。第四，檢查施工單位的工程量是否有多報(bào)或虛報(bào)的情況。第五，檢查施工單位在施工中使用材料的規(guī)格、參數(shù)等。
4.審核內(nèi)容結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況。審核人員在對(duì)其余的項(xiàng)目資金進(jìn)行檢查時(shí)，要嚴(yán)格的按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》和《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)若干規(guī)定》等制度。審核過(guò)程和方法要結(jié)合建設(shè)單位的實(shí)際情況，對(duì)必要的工作內(nèi)容進(jìn)行審核。自行的添加或設(shè)定審核內(nèi)容?；蛘呖梢詫?duì)會(huì)計(jì)的工作記錄或者對(duì)其合同的條款進(jìn)行審核等。
引言：工程竣工資料，是工程建筑物的結(jié)構(gòu)、尺寸及施工情況的真實(shí)記錄，是對(duì)工程進(jìn)行使用、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建的基本依據(jù)。建設(shè)工程檔案移交是建設(shè)工程活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分,是搞好基本建設(shè)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
一、工程竣工后的檔案整理
要想保證竣工檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)竣工檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)這一基本要求，就必須首先做好竣工文件材料的形成、積累和管理工作。為了保證竣工文件的質(zhì)量必須做好以下4個(gè)方面工作。
1、以建設(shè)施工程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的檢查監(jiān)督
工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)施工程序和有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，是進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)工作及施工、監(jiān)理必須遵循的，是進(jìn)行工程項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。它規(guī)定了工程項(xiàng)目建設(shè)施工的階段、步驟和整個(gè)過(guò)程，規(guī)定了每個(gè)階段、每個(gè)步驟的工作任務(wù)和相應(yīng)形成的竣工文件，規(guī)定了各種竣工文件表述和編制方法。因此，工程項(xiàng)目建設(shè)施工程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，既是項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行建設(shè)施工的基本依據(jù)。又是竣工文件材料形成的基本依據(jù)。
2、抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好竣工文件形成、積累的管理工作
工程項(xiàng)目建設(shè)的前期準(zhǔn)備階段和結(jié)束階段，往往是竣工文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)。這是因?yàn)椋こ添?xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，如立項(xiàng)選址、工程可行性研究、評(píng)估、初步設(shè)計(jì)等項(xiàng)工作，往往是由交通行業(yè)主管部門進(jìn)行的，或因機(jī)構(gòu)未建立，或因人員不穩(wěn)定，或因工作缺乏基礎(chǔ)，或因制度不健全等原因，常常不大注意或無(wú)暇顧及竣工文件形成積累的管理工作；工程結(jié)束階段，人員流動(dòng)較大，有的這條路的工作沒有完全結(jié)束，又調(diào)到新的項(xiàng)目去工作，造成竣工文件無(wú)人過(guò)問(wèn)或推諉的局面。應(yīng)該明確，工程建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，是竣工文件形成和積累工作的開始，而且這個(gè)階段形成的竣工文件往往是很重要的，如各種依據(jù)性文件、各種基礎(chǔ)性文件等；工程結(jié)束階段，是竣工文件形成和積累的最后階段，這時(shí)竣工文件將全部形成、歸總，進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔，這個(gè)階段是竣工文件形成和積累最關(guān)鍵的階段，是出成果的階段。
3、實(shí)行三納入，使竣工文件的形成和積累制度化
對(duì)竣工文件的形成和積累實(shí)行有效的管理，最根本的措施是實(shí)行“三納入”，就是把竣工文件的形成和積累納入建設(shè)計(jì)劃、納人工作程序、納入有關(guān)單位和人員的崗位職責(zé)?！叭{入”的實(shí)質(zhì)，是從加強(qiáng)管理人手，將竣工文件的形成和積累制度化。
4、科學(xué)管理，細(xì)化分工
竣工文件管理與整理歸檔也應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，項(xiàng)目建設(shè)單位(業(yè)主)及勘察設(shè)計(jì)、科研和新技術(shù)應(yīng)用單位、工程施工、工程監(jiān)理、工程質(zhì)量檢驗(yàn)檢測(cè)評(píng)定等單位各司其責(zé)，分別負(fù)責(zé)本身形成的竣工文件材料的管理與整理。交工驗(yàn)收和通車后，由項(xiàng)目建設(shè)公司(業(yè)主)收集、接收全部竣工檔案歸檔，工程竣工驗(yàn)收之后移交管理營(yíng)運(yùn)單位?？⒐の募男纬?、管理與整理的分工。
二、工程竣工后的檔案移交
1、重視檔案工作、提高檔案意識(shí)是做好檔案工作的根本。
⑴重視工程檔案工作首先應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)做起,由上至下,層層帶動(dòng),有制度、有計(jì)劃、有責(zé)任。如一些高校領(lǐng)導(dǎo)非常重視建設(shè)工程的檔案管理,由分管基本建設(shè)的校長(zhǎng)直接負(fù)責(zé)管理,學(xué)校把建設(shè)工程檔案的形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入基本建設(shè)規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度中,在基建工程的目標(biāo)中,提出對(duì)檔案材料的要求,并將其納入基建人員職責(zé)范圍之中,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,做到專人負(fù)責(zé)管理;同時(shí)要求基建部門要有一位負(fù)責(zé)人分管建設(shè)工程檔案工作,并配備專職檔案管理人員,形成網(wǎng)絡(luò),責(zé)任到人,這樣才能加大依法治檔力度,保證建設(shè)工程檔案工作的提高。
⑵檔案工作人員必須解決好自身的檔案意識(shí),充分理解建設(shè)工程檔案的重要性。有些工作人員對(duì)檔案工作的不重視,根本原因是其對(duì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)。從宏觀上來(lái)說(shuō),建設(shè)工程檔案是一個(gè)單位歷史發(fā)展的真實(shí)寫照,建設(shè)檔案記載著單位總體布局和遠(yuǎn)景規(guī)劃;從微觀上來(lái)說(shuō),建設(shè)工程檔案記載著基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用的基本情況,記載著每棟建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等的布局情況,是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)、改造的重要依據(jù)。
⑶加強(qiáng)工程檔案工作的宣傳、教育力度,讓所有人感受到檔案的重要性、必要性。檔案部門應(yīng)定期搞一些檔案工作宣傳活動(dòng),讓大家了解檔案工作、關(guān)注檔案工作,營(yíng)造一個(gè)重視檔案、愛護(hù)檔案的氛圍,從而增強(qiáng)檔案工作人員對(duì)自己的工作的責(zé)任感、自豪感。在基本建設(shè)過(guò)程中,多數(shù)人對(duì)檔案是不太重視的,比如一些變更的施工資料,很多施工人員在竣工圖中并沒有體現(xiàn)出來(lái)。其實(shí),檔案在后期使用時(shí)是非常重要的,一旦圖紙與現(xiàn)狀有不同情況,很可能利用檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)重大偏差,很可能造成重大失誤和損失。
⑷制定工程檔案的獎(jiǎng)罰制度,調(diào)動(dòng)工程檔案工作人員的積極性。要使工程竣工檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),還應(yīng)采取獎(jiǎng)罰手段,堅(jiān)決執(zhí)行歸檔制度,做到有規(guī)可循,將基建工程項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理、歸檔納入基建部門工程技術(shù)人員及檔案資料管理人員的職責(zé)范圍,明確作為本職工作的組成部分,并作為業(yè)務(wù)考核的依據(jù),工作好的有關(guān)人員應(yīng)給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì),工作不負(fù)責(zé)任的有關(guān)人員,應(yīng)通過(guò)協(xié)調(diào)限期整改,否則應(yīng)給予批評(píng)或處罰,從而保證竣工檔案達(dá)到完整準(zhǔn)確系統(tǒng)。
2、利用各方力量,采取有效措施,保證檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。
⑴在建設(shè)工程招標(biāo)時(shí)即將施工檔案的移交列入招標(biāo)文件,作為招標(biāo)的一個(gè)條件,在投標(biāo)文件中明確歸檔方案,收集整理移交的措施。中標(biāo)的施工單位須把檔案移交的押金交財(cái)務(wù)處,檔案完整歸檔后方可退還押金,從而取得檔案管理的主動(dòng)權(quán)。
⑵充分利用監(jiān)理的力量來(lái)監(jiān)督檔案的移交。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案工作是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分,也是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,監(jiān)理單位要對(duì)檔案原始材料的形成、積累、整理進(jìn)行檢查和監(jiān)控,確保原始材料的真實(shí)可靠。
⑶從檔案的形成階段就要抓好原始資料的收集工作?；ú块T從工程的前期工作開始就要一步一個(gè)腳印的做好檔案收集,基建部門的工程檔案必須是專人保管,有專門的檔案存放處,有用的檔案資料應(yīng)立即放到存放處并分類登記,資料拿走了應(yīng)記錄去向,同時(shí)應(yīng)選擇細(xì)心的并經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn)的人做檔案員,在檔案收集上應(yīng)形成一個(gè)信息員網(wǎng)絡(luò),與檔案有關(guān)的人員均應(yīng)承擔(dān)一定的責(zé)任。
⑷為保證工程檔案在移交時(shí)能完好無(wú)損,在資料收集時(shí)應(yīng)采取有效的措施防止圖紙等資料的丟失、污染和破損,如在施工前可留出一至二份完整的圖紙,留作為竣工圖使用。對(duì)一些圖形文件可做成光盤供利用者檢索,可以減少原件的損壞程度。
⑸建設(shè)單位可將檔案工作納入建設(shè)工程質(zhì)量驗(yàn)收體系,在施工過(guò)程中,建立建設(shè)工程檔案的質(zhì)量評(píng)估體系,并將檔案材料列入質(zhì)量評(píng)估中,在工程竣工驗(yàn)收時(shí),檔案材料的完整情況也作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。
3、健全檔案移交制度,及時(shí)整理、移交工程檔案。
⑴建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合實(shí)際情況,制定相應(yīng)的檔案管理制度,同時(shí)明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程管理人員及檔案人員在工程檔案形成過(guò)程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé),規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程檔案的順利移交。
⑵建設(shè)工程的檔案可以分段移交,尤其是周期很長(zhǎng)的大型工程,更應(yīng)分期移交,否則時(shí)間過(guò)長(zhǎng)檔案整理歸檔很困難?；ú块T可按照工程的分段情況移交檔案,有的項(xiàng)目即使某方面的驗(yàn)收未通過(guò),也可以先歸檔。建設(shè)部門如需要使用已歸檔的資料,可以利用檔案的形式再拿回來(lái)使用,這樣既解決了大型工程檔案保存困難的問(wèn)題,也保證了工程中對(duì)原始資料的查閱利用。
⑶檔案工作重在日常積累,基建部門的檔案工作者要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí),時(shí)時(shí)牢記獲得所有有價(jià)值的檔案,應(yīng)以保證不遺失一切有用的資料為宗旨,有了資料就應(yīng)保存,是否有價(jià)值可待歸檔時(shí)再區(qū)分。一個(gè)工程結(jié)束了就應(yīng)抓緊整理成冊(cè),盡快移交,不等待,不拖拉,管理學(xué)有一句名言“:時(shí)間允許時(shí)工作隨之膨脹”,檔案工作者應(yīng)力求把檔案的保存整理、移交做在前面,很多東西拖到后來(lái)可能一切都晚了。
4、加強(qiáng)工程建設(shè)與檔案管理的結(jié)合,實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。
⑴堅(jiān)持檔案部門與基建部門相結(jié)合,齊抓共管做好建設(shè)工程竣工歸檔工作,要抓好“三個(gè)到位”即:明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位,指定項(xiàng)目專(兼)職檔案人員到位,落實(shí)項(xiàng)目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。
⑵建設(shè)工程檔案工作人員要對(duì)檔案的總體工作心中有數(shù),何時(shí)涉及哪些資料,資料如何獲取都要心中有數(shù),到了時(shí)間應(yīng)有意識(shí)地去獲得,必須堅(jiān)持工程項(xiàng)目建檔工作與工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收同步。把建設(shè)工程檔案工作與工程建設(shè)計(jì)劃、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系,做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段,檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段。
1.2要求監(jiān)理對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，并且要求監(jiān)理提出工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。并在提交的工程竣工報(bào)告及工程竣工報(bào)驗(yàn)單上簽署意見。
1.3參加由建設(shè)單位組織的竣工驗(yàn)收。
1.4在竣工驗(yàn)收會(huì)議上，匯報(bào)合同履約情況及工程質(zhì)量情況。
1.5接受有關(guān)方面對(duì)現(xiàn)場(chǎng)所有資料的審查。
1.6在驗(yàn)收各方人員共同簽署的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及竣工驗(yàn)收備案表上簽字。
2、竣工驗(yàn)收階段協(xié)助建設(shè)單位的工作
2.1就竣工驗(yàn)收的程序和內(nèi)容向建設(shè)單位提出建議及咨詢，協(xié)助建設(shè)單位制訂竣工驗(yàn)收方案、確定驗(yàn)收組成員名單及竣工驗(yàn)收程序。
2.2協(xié)助取得城鄉(xiāng)規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門的認(rèn)可文件或準(zhǔn)用文件。
2.3協(xié)助通知當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)。
2.4協(xié)助組織竣工驗(yàn)收。
2.5記錄、歸納建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參與各方的工程合同履約情況和執(zhí)行法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等情況的匯總材料。
2.6協(xié)助審閱上述各參與方的工程檔案資料。
2.7協(xié)助組織實(shí)地工程質(zhì)量查驗(yàn)。
2.8協(xié)助建設(shè)單位對(duì)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備安裝質(zhì)量和管理環(huán)節(jié)等方面作出全面評(píng)價(jià)，協(xié)調(diào)各方意見，起草竣工驗(yàn)收意見。
2.9協(xié)助建設(shè)單位向當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門報(bào)送竣工驗(yàn)收備案文件。
3、竣工驗(yàn)收程序
3.1竣工預(yù)驗(yàn)收：（1）當(dāng)單位工程達(dá)到竣工驗(yàn)收條件時(shí)，承包單位應(yīng)在自審、自查、自評(píng)工作完成后，填寫工程竣工報(bào)驗(yàn)單，并將全部竣工驗(yàn)收資料(質(zhì)量保證資料、評(píng)定資料、施工技術(shù)資料、施工管理資料、竣工圖)報(bào)送項(xiàng)目監(jiān)理部，申請(qǐng)竣工驗(yàn)收；（2）總現(xiàn)場(chǎng)工程師組織各專業(yè)現(xiàn)場(chǎng)工程師對(duì)竣工資料及各專業(yè)工程的質(zhì)量情況進(jìn)行全面檢查，對(duì)檢查出來(lái)的問(wèn)題，應(yīng)督促及時(shí)整改；（3）驗(yàn)收合格后，由總現(xiàn)場(chǎng)工程師簽署工程竣工報(bào)驗(yàn)單，并要求監(jiān)理單位向建設(shè)單位提出質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。
3.2竣工驗(yàn)收
我們施工單位參加，由建設(shè)單位組織的竣工驗(yàn)收。（1）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、施工單位分別書面匯報(bào)工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量狀況、工程合同履約情況以及執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)情況。（2）檢查工程建設(shè)參與各方提供的竣工資料。（3）檢查工程實(shí)體質(zhì)量。根據(jù)工程具體情況，對(duì)建筑工程的使用功能進(jìn)行抽查檢驗(yàn)。（4）對(duì)竣工驗(yàn)收情況進(jìn)行匯總討論，形成竣工驗(yàn)收意見，填寫《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表》、《建設(shè)工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。
3.3竣工驗(yàn)收備案
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收完畢以后，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，在15天范圍內(nèi)向備案部門辦理竣工驗(yàn)收備案。
4、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的主要內(nèi)容
工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的主要內(nèi)容有：
4.1工程概況：（1）建設(shè)地點(diǎn)。（2）建筑面積。（3）層數(shù)。（4）建筑使用功能。（5）結(jié)構(gòu)形式(地基處理方案，基礎(chǔ)及主體結(jié)構(gòu)形式)，抗震設(shè)防烈度，結(jié)構(gòu)抗震等級(jí)。（6）建筑裝飾特色。（7）水、暖、電、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程的特點(diǎn)。（8）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和施工單位名稱。
4.2項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織
項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)人員組織名單。注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)工程師崗位證書編號(hào)。
4.3質(zhì)量評(píng)估依據(jù)：（1）設(shè)計(jì)圖紙；（2）施工承包合同；（3）工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性條文房屋建筑部分；（4）現(xiàn)行建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)；（5）施工驗(yàn)收規(guī)范；（6）國(guó)家、地方有關(guān)建設(shè)工程質(zhì)量管理法規(guī)。
4.4工程質(zhì)量概況：（1）概述工程建設(shè)情況，重點(diǎn)說(shuō)明地基驗(yàn)槽、地基與基礎(chǔ)驗(yàn)收、人工地基或樁基檢測(cè)、主體驗(yàn)收、竣工初步驗(yàn)收等情況；（2）施工過(guò)程中有無(wú)質(zhì)量事故及質(zhì)量事故處理情況；（3）建筑沉降觀測(cè)情況；（4）建筑主要使用功能情況；（5）設(shè)備調(diào)試、試運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
4.5質(zhì)量等級(jí)評(píng)定情況
每個(gè)分項(xiàng)工程完成后，現(xiàn)場(chǎng)工程師應(yīng)在承包單位自評(píng)自核的基礎(chǔ)上，通過(guò)討論保證項(xiàng)目、基本項(xiàng)目、允許偏差項(xiàng)目核查，確認(rèn)分項(xiàng)工程的質(zhì)量等級(jí)。（1）單位工程的組成劃分；（2）各分部工程質(zhì)量等級(jí)的核定；（3）單位工程的綜合評(píng)定。
4.6質(zhì)量評(píng)估意見
對(duì)于達(dá)到竣工驗(yàn)收要求的工程，質(zhì)量評(píng)估意見通常有以下內(nèi)容：（1）完成工程設(shè)計(jì)和合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容；（2）工程資料完整有效；（3）完成的工程質(zhì)量符合有關(guān)法律、法規(guī)和工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，符合設(shè)計(jì)要求和合同要求；（4）質(zhì)量等級(jí)優(yōu)良或合格；（5）符合竣工驗(yàn)收備案要求；（6）同意竣工驗(yàn)收。
4.7項(xiàng)目總現(xiàn)場(chǎng)工程師及施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字蓋章。
5、結(jié)束語(yǔ)
