時間：2022-11-08 22:00:04
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隨著高校信息資源的逐漸增加，傳統(tǒng)的單管運行存在很大的局限性，檔案館和校史館資源的整合已經(jīng)成為必要的發(fā)展模式，多種模式整合有很多種，但是檔案館和校史館資源的整合確實應(yīng)用比較廣泛的模式，主要是因為因為校史館資源和檔案館資源整合存在合理性。
檔案價值分為行政管理價值、財物價值以及法律價值等，還包括了證據(jù)價值以及情報價值，文件的證據(jù)價值和情報價值可以認(rèn)為是文件的第二價值，主要通過檔案館實現(xiàn)。高校檔案館不僅具有檔案室的功能，同時還充分發(fā)揮出了檔案館的作用。在檔案館的建設(shè)中，具有服務(wù)被動性、功能潛在性等特點。校史館的建立和開放能夠提高檔案價值，實現(xiàn)檔案的價值，也能擴大檔案資源的利用范圍。
從資源支撐方面分析，校史館記錄了學(xué)校變遷的歷史，是學(xué)校的精神財富，當(dāng)前校史館的建設(shè)已經(jīng)成為學(xué)校檔案建設(shè)的重點部分，來校園管參觀的人也是逐漸增加。在校史館的建立中，需要具有充足的史料支持，檔案館中的檔案資源能夠為校史館的假設(shè)提供資料，也就是說校史館的建設(shè)需要依托檔案館館藏。從平臺支撐方面分析，校史館可以作為高校檔案館藏資源的展示平臺，把信息資源以更加容易被人接受展示出來，最大程度的發(fā)揮出檔案史料的價值。
2.高校檔案館與校史館資源整合的原則
高校檔案館和校史館資源整合中需要遵循管理規(guī)范化、服務(wù)信息化以及思想靈活化的原則。高校檔案館和校史館資源整合是在單管資源的基礎(chǔ)上整合發(fā)展起來的，因此在整合這兩種模式中需要重視規(guī)章制度等的調(diào)整的問題，在建立雙管運營中需要建立規(guī)章制度，落實人員編制等，實現(xiàn)雙管建設(shè)的管理規(guī)范化建設(shè)。
高校檔案館和校史館資源整合后，信息量會極大地增加形成一個非常龐大的信息庫，這就意味著用戶想要在這些信息資源中獲取自己想要的資源比較困難，因此在整合模式中需要為用戶提供一些詳細(xì)的規(guī)范的文獻(xiàn)資源到跨行，保證整合后的信息資源能夠得到很好的應(yīng)用。另外雙館模式整合后，需要建立于用戶溝通的渠道，定期調(diào)查用戶的意見和建議，并進(jìn)行調(diào)整和完善信息庫。為了保證信息庫得到更多的灌注，需要充分利用多媒體手段，提高展覽的趣味性。在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺中提高館藏資源數(shù)據(jù)庫比例，簡化信息資源服務(wù)方式。
在高校校史館資源和檔案館資源的建設(shè)中需要注意靈活性，目前雖然有不少的高校開展了校史館和檔案館資源的整合模式，但是這種整合模式并沒有形成比較成熟的理論，還需要在整合中不斷探索，不能拘泥于原有的運營方式，需要在在實際的整合過程中找到適合自己的整合道路。
3.高校檔案館與校史館資源的整合
高校檔案館的建設(shè)需要采用多種形式，在雙館的整合中將珍貴的資源展出，增強高校在社會中的感知度，推動檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)利用。高校檔案館與校史館資源的整合能夠擴大校史館的影響力，彌補傳統(tǒng)文字存在的不足，豐富校史館的展覽內(nèi)容，增強高校的凝聚力。
目前高校基本已經(jīng)形成了檔案館、校史館等，在整合高校檔案館與校史館資源中需要加強理論研究，加快檔案館藏資源的數(shù)字化，并完善檔案館信息資源共享的保障機制。在高校檔案館與校史館資源整合的建設(shè)中需要提升理論研究，進(jìn)一步完善檔案信息資源共享理論，更好的指導(dǎo)雙館整合工作的時間。在雙館整合需要吸收和借鑒一些國外資源整合的成功經(jīng)驗。
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校的社會環(huán)境發(fā)生了巨大變化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢給檔案管理和檔案信息資源整合利用帶來了新的要求。同時，由于高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門所處工作環(huán)境的變化和新技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，促使檔案信息內(nèi)容也發(fā)生了很大發(fā)展與變化。另外，元數(shù)據(jù)理論得到不斷應(yīng)用，先進(jìn)的管理方法與管理理念不斷形成并日益成熟，檔案信息處理技術(shù)、檔案信息的管理與組織方式等方面也發(fā)生了新的變化。檔案工作進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期，傳統(tǒng)檔案信息資源整合的工作觀念、意識、技能、方法均有不同程度的滯后。主要表現(xiàn)在：
⒈檔案信息共建共享意識薄弱
在高校整體管理工作中，檔案工作經(jīng)常被忽視，各部門的檔案共享意識薄弱，不能在各項高校工作中貫穿檔案管理思想，僅僅注重本部門或本系統(tǒng)中的應(yīng)用。檔案信息的跨部門、跨系統(tǒng)應(yīng)用形成了阻隔，各自為政，這與檔案工作在高校教學(xué)與管理工作中的弱勢地位有關(guān)。高校在布置工作時候，主要以教學(xué)、科研、招生、學(xué)科建設(shè)和基本建設(shè)為主，往往把檔案工作放在可有可無、無關(guān)緊要的次要地位。而且檔案信息在本部門也不受重視，有的兼職檔案員不重視原始檔案資料的收集和整理，造成檔案資料不能及時歸檔，這樣就造成整體檔案信息共建共享的條塊缺失，造成檔案信息的不完整;有的部門檔案管理人員因考評機制不嚴(yán)格而責(zé)任心較差，推諉、拖拉現(xiàn)象嚴(yán)重，對別部門的信息共享有抵觸心理，“多一事不如少一事”。因此，往往導(dǎo)致檔案材料歸檔不齊全，不完整，不及時，部門間檔案信息協(xié)作凝滯、割裂，各自為政，檔案信息資源整合工作難度很大。
⒉檔案工作的“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重
近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校各業(yè)務(wù)部門建立了自己的信息系統(tǒng)，幾乎有多少個主要職能部門就會有多少個不同的管理信息系統(tǒng)，檔案部門與各業(yè)務(wù)職能部門之間缺乏良好、順暢的文件流轉(zhuǎn)通道，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)只能各行其是，各自為政，形成系統(tǒng)之間、部門之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實現(xiàn)檔案資源在信息化技術(shù)條件下本可以完成的整合與共享。當(dāng)前高校的檔案管理現(xiàn)狀是信息資源難以達(dá)成認(rèn)同和共享，每個部門使用這些信息時都要不斷向其他一個或者幾個部門索取，且不能隨時更新，檔案信息整合和利用過程凝滯。
⒊檔案信息資源利用效率較低
由于受傳統(tǒng)思想、思維定勢以及現(xiàn)實狀況等因素的制約，高校對待檔案工作“重保管、輕利用”的現(xiàn)象仍然比較普遍。
（1）傳統(tǒng)檔案思維影響檔案信息提供利用。檔案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好類”、“保管好”，不知道如何對其利用與開發(fā);有的部門和主管甚至不知道檔案部門的辦公場所和工作具體內(nèi)容，不知道檔案管理有什么資料，可以查到什么資料，更難談得上利用。部分高校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館、展覽館等，但基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致許多具有很高價值的檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（2）檔案信息資源的加工程度影響檔案信息提供利用。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一。檔案信息資源加工質(zhì)量高，分類邏輯清晰，則能更好地適應(yīng)檔案用戶對檔案信息的需求，檔案信息的利用率和資源共享程度也會更高。
（3）檔案信息資源的來源和利用渠道影響檔案信息的提供利用。目前，高校檔案信息資源的來源和利用渠道較為單一，較多局限于傳統(tǒng)的來源渠道，對于新興的電子檔案收集較少，這就造成了信息檔案的來源尚不夠?qū)拸V;另一方面，檔案信息的利用渠道也較為單一，多數(shù)局限于紙質(zhì)檔案，審批程序繁瑣，過程冗長，嚴(yán)重影響了檔案信息的整合和利用。
⒋檔案服務(wù)高校發(fā)展的意識和手段相對滯后
因未實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和網(wǎng)絡(luò)化管理，服務(wù)發(fā)展大局的手段有限，服務(wù)過程較為繁瑣，因此，大多數(shù)高校檔案工作人員采取了“坐等上門”的服務(wù)方式，缺乏主動服務(wù)意識，有人查找就定向找一下。同時，服務(wù)手段較為單一，只能定向查找，不能觸類旁通找到更多的有價值的檔案信息，從而大大影響了檔案的利用效率。
⒌隊伍素質(zhì)不高
在檔案信息資源整合工作中，檔案工作者是最具活力、最關(guān)鍵的要素之一。檔案工作者能否充分發(fā)揮主觀能動作用，不僅取決于檔案工作人員之間的協(xié)調(diào)，同時還取決于檔案工作隊伍的知識結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)，包括檔案工作者的學(xué)歷層次、專業(yè)知識、工作經(jīng)驗等，同時還包括文化素質(zhì)、技能素質(zhì)及職業(yè)道德等水平。首先，檔案從業(yè)者要有良好的知識素養(yǎng)，要了解高校的教學(xué)和管理工作，才能準(zhǔn)確鑒定檔案價值。其次，檔案從業(yè)者要有熟練的信息處理能力，不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理等能力。
當(dāng)前，由于高校對檔案工作重視不夠的原因，在檔案管理人員隊伍的配備上存在著整體水平偏低的現(xiàn)象。同時，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展對檔案管理水平提出了新的更高要求，檔案管理人員缺少知識更新，難以適應(yīng)新形勢、新技術(shù)的工作變化，同時，各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員對檔案工作的積極性不高，往往應(yīng)付差事，人員變動快，不能保證檔案工作的穩(wěn)定性。
二、高校檔案信息資源整合的新策略
當(dāng)前高校檔案信息資源整合需要對癥下藥。元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，能夠讓檔案部門克服電子檔案管理過程中的這些困難。元數(shù)據(jù)通過對電子文件的內(nèi)容特征、載體的環(huán)境特征以及電子檔案形成過程中的環(huán)境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關(guān)屬性和背景信息。元數(shù)據(jù)本身是一個系統(tǒng)，它在電子檔案管理中所存儲的信息與電子檔案的信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等是一一對應(yīng)的，是電子檔案的原始狀態(tài)的紀(jì)錄。研究基于元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的信息資源整合方案，更新觀念意識，加強部門間協(xié)調(diào)，持續(xù)提高人員培訓(xùn)和能力，形成與各項業(yè)務(wù)協(xié)同推進(jìn)、考核激勵機制健全、隊伍能力持續(xù)提高、管理手段豐富、技術(shù)手段與時俱進(jìn)的檔案信息管理新局面，應(yīng)從以下幾項措施入手。
⒈加強對檔案信息資源整合和利用的高度認(rèn)識，提高檔案工作地位，做好基礎(chǔ)工作
檔案信息資源整合是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，目的是使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)、利用，使檔案資源效益的最大化。整合檔案資源是加強資源管理的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強化綜合檔案功能、提高綜合檔案地位和職能的需要。因此，高校應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息資源整合和利用對高校整體發(fā)展的支撐作用，將檔案信息工作提高到與其他業(yè)務(wù)同等重要的地位，加強檔案信息整合的基礎(chǔ)工作，主要應(yīng)從以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高檔案加工的效度。由于歸檔階段的不規(guī)范，或因歷史背景的變化等原因，有些檔案信息資源是重復(fù)的或者失去保存價值的，這些信息資源在整合中應(yīng)該首先剔除，以免在檔案信息資源整合中再次形成浪費。
（2）重新梳理、分類、組卷，提高檔案信息的規(guī)范程度。對檔案信息重新梳理，分類邏輯不清晰的要重新分類，案卷組合不規(guī)范的、組卷過厚、內(nèi)容混雜的應(yīng)進(jìn)行重新組卷，盡可能將相互存在聯(lián)系的文件組合在一起，對無標(biāo)題或無頁碼的重新加工填寫。這樣不僅可以實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的高質(zhì)量保存，同時也為下一步檔案信息整合打下良好的基礎(chǔ)，提高整合利用的效率。
（3）加強各部門歸檔質(zhì)量，從源頭上提高檔案信息資源整合質(zhì)量。加強對高校各部門兼職檔案管理員的培訓(xùn)，執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一的收集、整理加工、分類、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使各部門的檔案信息形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的接口，增強信息的共建共享利用程度。
⒉建立檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機制，利用元數(shù)據(jù)方案解決“信息孤島”問題
（1）破除信息資源整合的壁壘，形成檔案整合聯(lián)動機制。加強部門間檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機制，建立一種聯(lián)動機制，改變檔案信息資源整合和利用工作由單一的檔案部門進(jìn)行的現(xiàn)狀，使檔案部門的管理工作向業(yè)務(wù)部門延伸，加強對于業(yè)務(wù)部門開展檔案工作的指導(dǎo)，與業(yè)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行檔案信息資源的整合與開發(fā)，實現(xiàn)互惠互利和優(yōu)勢互補。
（2）檔案信息整合工作前移，實現(xiàn)前端控制。檔案工作應(yīng)有前端控制思維，提前介入，防止出現(xiàn)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的割裂，減少檔案信息的壁壘。應(yīng)對各業(yè)務(wù)部門的信息工作進(jìn)行指導(dǎo)、參與、評價與驗收，從信息整合的源頭上把關(guān)，形成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息，增強檔案的規(guī)范性。
（3）利用檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，消除信息孤島的技術(shù)壁壘，收集各系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素。為了打破檔案信息的“孤島”問題，高校研究制定檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，利用已的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定出高校文件實體、管理信息、流轉(zhuǎn)信息等元素的元數(shù)據(jù)方案，作為捕獲檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)內(nèi)容的重要依據(jù)。開發(fā)檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)封裝功能，對收集到的元數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批量封裝。
（4）利用元數(shù)據(jù)作為信息檢索媒介，應(yīng)建立起一定規(guī)模的聯(lián)機檔案信息檢索系統(tǒng)。元數(shù)據(jù)由于其對著錄信息的改善使得著錄的信息更加豐富和全面，同時，元數(shù)據(jù)是在電子檔案的形成、使用等過程中形成的，所以元數(shù)據(jù)在電子檔案的管理過程中具有動態(tài)的功能。元數(shù)據(jù)可以通過相關(guān)元素建立關(guān)系，豐富了電子檔案的檢索途徑。檢索功能的增強會給檔案用戶查找和利用電子檔案節(jié)約成本，并且提高查準(zhǔn)率和查全率，使電子檔案的利用更加優(yōu)化。以往各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的檔案信息有一個相對獨立的檢索界面，有一組適合系統(tǒng)又簡捷的檢索命令，有一定的檢索入口。通過元數(shù)據(jù)媒介，可以把高校的各自獨立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案信息整合起來，實現(xiàn)利用率最大化的目標(biāo)。
⒊強化檔案信息資源整合的主動服務(wù)意識，讓檔案工作深入一線
為了加強檔案信息資源的整合力度，檔案管理工作部門應(yīng)切實改變“坐等上門”的意識，強化主動服務(wù)觀念。對于業(yè)務(wù)部門的重要工作和項目，應(yīng)于啟動之初即開展主動咨詢、指導(dǎo)和督促，加強對各項工作在策劃階段的檔案工作部署，搶先一步，穩(wěn)占先機，增強檔案工作的主動性;對各業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)于立項時即介入，確保該系統(tǒng)中檔案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面實現(xiàn)，增強信息系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的對接，形成業(yè)務(wù)信息與檔案信息的共建共享;加強對各業(yè)務(wù)部門原始檔案的收集收繳，定期督促，及時歸檔;加強檔案信息利用的主動服務(wù)工作，對重要工作、重要項目要主動向業(yè)務(wù)部門提出檔案信息查詢和借鑒建議。通過這些措施，讓檔案信息實現(xiàn)共建共享，真正走進(jìn)一線。
⒋建立和完善檔案信息資源整合的考核考評激勵機制，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥?/p>
為了促進(jìn)檔案信息資源整合，高校應(yīng)逐步建立和完善檔案信息資源整合的考核考評及激勵機制，增加檔案信息工作人員的動力和成就感。為此，高校應(yīng)將檔案信息資源整合工作納入到半年、年終績效考核指標(biāo)中，加強對各部門、檔案管理員的考核力度，并形成退出機制，及時更換不稱職的兼職檔案管理員。同時，要強化激勵措施，以獎為主，提高檔案信息資源整合的積極性與主動性，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥薄?/p>
引言
高校歷史檔案是高校發(fā)展過程的真實資料反映。它不僅包括了高校管理方面的歷史紀(jì)錄，而且涵蓋了高校學(xué)科發(fā)展的真實歷程。對高校歷史檔案進(jìn)行整合可以深層次挖掘高校的優(yōu)良文化傳統(tǒng)。如果能夠?qū)⑦@些優(yōu)良文化傳統(tǒng)融入到校園文化建設(shè)的各個方向，不僅有助于拓展校園文化建設(shè)的內(nèi)容，而且可以激勵學(xué)生繼承和發(fā)揚高校的優(yōu)良文化傳統(tǒng)［1］。因此，推動高校歷史檔案資源整合與校園文化有機結(jié)合，已成為高校歷史檔案研究利用的熱點問題之一。
1高校歷史檔案與校園文化建設(shè)的關(guān)聯(lián)性分析
高校歷史檔案作為高校歷史文化傳統(tǒng)傳承的主要資料，構(gòu)成了高校進(jìn)步與發(fā)展的基礎(chǔ)。校園文化建設(shè)則是高校實現(xiàn)全方位發(fā)展的精神支柱［2］。兩者在本質(zhì)屬性、研究內(nèi)容、研究目的等方面具有一致性。從本質(zhì)屬性來看，高校歷史檔案和校園文化同屬于文化建設(shè)的范疇，具有社會主義文化建設(shè)的共同特征；從研究內(nèi)容來看，高校歷史檔案研究和校園文化研究都屬于人文發(fā)展學(xué)科的研究內(nèi)容，必然有著共同的人文發(fā)展科學(xué)研究特征。從研究目的來看，兩者都是立足于高校的發(fā)展，以普及科學(xué)文化知識，提高學(xué)生科學(xué)文化素養(yǎng)為目的，以適應(yīng)社會發(fā)展需求的人才為根本宗旨，具有共同的教育目標(biāo)一致性，這也是兩者能夠?qū)崿F(xiàn)結(jié)合發(fā)展的基礎(chǔ)條件和背景。就高校歷史檔案與校園文化的特性區(qū)分而言主要體現(xiàn)在以下方面：（1）時代特性不同，高校歷史檔案具有清晰的歷史特征，是高校歷史淵源的全方位總結(jié)，而校園文化具有典型的時代特征，必須以現(xiàn)實社會文化建設(shè)背景為依托；（2）發(fā)展內(nèi)容不同，校園文化建設(shè)的內(nèi)容既可以是高校內(nèi)部存在的事務(wù)，也可以是高校外的社會事務(wù)，而高校歷史檔案建設(shè)必須立足于高校自身才能有效地開展；（3）建設(shè)的路徑不同，校園文化建設(shè)可以依托高校多元化的活動開展，而高校歷史檔案建設(shè)主要是以現(xiàn)存的檔案編研資料為基礎(chǔ)?？傮w來講，高校歷史檔案與校園文化相輔相成，相得益彰。高校歷史檔案工作可以看作是校園文化建設(shè)不可或缺的重要組成成分，能夠為校園文化建設(shè)起到補充和完善的作用；校園文化有機地融入高校檔案工作之后，更能夠彰顯出其特色化建設(shè)內(nèi)容。
2整合高校歷史檔案對校園文化建設(shè)的作用
2.1整合高校歷史檔案有助于推動校園育人文化的建設(shè)
通過整合高校歷史檔案，可以進(jìn)一步對高校歷史檔案中所保存的彌足珍貴的高校名人前輩所留下的手跡，以及與高校發(fā)展歷程相關(guān)的照片、錄像、錄音等內(nèi)容進(jìn)行歸類處理。如果將這些整合后的歷史檔案展現(xiàn)給在校大學(xué)生，不僅可以全方位生動形象地幫助他們了解校園歷史，而且可以以現(xiàn)實的人物實例來激發(fā)他們奮發(fā)向上的熱情，從而引導(dǎo)他們樹立正確的思想意識和行為意識。
2.2整合高校歷史檔案有助于推動校園學(xué)術(shù)文化的建設(shè)
高校的歷史檔案中包含了大量的與高校傳統(tǒng)學(xué)科及特色學(xué)科建設(shè)相關(guān)的第一手科研教學(xué)資料檔案。這些科研教學(xué)資料檔案更加系統(tǒng)地展示了歷屆師生在從事科研就學(xué)活動中的真實歷程，其中不僅包括了經(jīng)驗性的總結(jié)而且有豐富的科研教學(xué)成果。因此可以將其視為較為系統(tǒng)的學(xué)科圖書館。如果能夠有效地利用這些教學(xué)科研檔案，以合理的途徑和方式展現(xiàn)于相關(guān)學(xué)科的學(xué)生，不僅能夠全面系統(tǒng)地展示高校在該學(xué)科科研發(fā)展的歷程和方向，還能讓學(xué)生從前輩們的研究歷程當(dāng)中收獲經(jīng)驗和啟迪［3］。同時也有助于引導(dǎo)學(xué)生投身科學(xué)研究活動的熱情，培養(yǎng)他們的科研創(chuàng)新精神，進(jìn)而加強校園的學(xué)術(shù)研究氛圍。2.3整合高校歷史檔案有助于推動校園制度文化的建設(shè)高校作為國家培育適應(yīng)社會發(fā)展需求人才的主陣地，不僅承擔(dān)著向?qū)W生傳播科學(xué)文化技術(shù)的重任，而且還承擔(dān)著提高學(xué)生思想認(rèn)識、道德水平的職責(zé)，目的在于使學(xué)生成為真正有益于社會發(fā)展進(jìn)步的人才。在完成這一目的的過程中，高校必然有著與歷史時期發(fā)展條件相適應(yīng)的規(guī)章制度來規(guī)范校園管理和學(xué)生管理。不同歷史時期下的規(guī)章制度歸納起來就構(gòu)成了高校歷史檔案的重要組成部分。如果高校對這些規(guī)章制度的歷史沿革、實際效應(yīng)加以總結(jié)研究，不僅有助于完善和發(fā)展目前的各項規(guī)章制度，創(chuàng)新校園管理和學(xué)生管理的方式和方法，而且可以有效地引導(dǎo)學(xué)生的日常行為規(guī)范，從而自覺地養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)風(fēng)作風(fēng)。同時也為推動校園制度文化的建設(shè)奠定現(xiàn)實條件基礎(chǔ)。
3高校歷史檔案資源整合與校園文化建設(shè)的結(jié)合方向
3.1推動高校歷史檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，夯實校園文化建設(shè)基礎(chǔ)
隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步應(yīng)用與各類數(shù)字化服務(wù)平臺的廣泛建立，高校歷史檔案資源可以建立特定的數(shù)字化服務(wù)平臺，將檔案中的紙質(zhì)資料通過數(shù)字化的方式傳遞到校園內(nèi)局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，從而促成了這些數(shù)字化的高校歷史檔案資源得以方便地面向在校師生進(jìn)行展示。在校師生可以通過登陸學(xué)校的歷史檔案數(shù)字化服務(wù)平臺來高效快捷地在線瀏覽這些資源，這也符合大部分學(xué)生和青年教師查閱信息資源的傾向。同時數(shù)字化后的高校歷史檔案資源，也可以方便高校在進(jìn)行校園文化建設(shè)時，迅速地查閱、調(diào)取和編輯相關(guān)的資料內(nèi)容，進(jìn)而提高校園文化的建設(shè)效率。
3.2運用新媒體途徑傳播高校歷史檔案資源，拓展校園文化宣傳傳渠道
移動互聯(lián)網(wǎng)覆蓋度的提升、智能手機的逐步普及，APP軟件的層出不窮，進(jìn)一步豐富了校園信息傳遞的方式、方法以及內(nèi)容。越來越多的大學(xué)生傾向于通過新媒體渠道來了解信息，推展知識層面。這就為立足于高校歷史檔案宣傳條件下的校園文化建設(shè)帶來了新的契機。新媒體環(huán)境下的微信、微博、QQ等信息傳遞工具可以拉近學(xué)校與學(xué)生的距離，使得原本枯燥乏味的高校歷史檔案宣傳逐步生動有趣，并從被動向?qū)W生展示走向?qū)W生主動獲取。原因在于，新媒體環(huán)境下的信息傳遞工具有生動形象的資源展示能力，如視頻講座、在線答疑、圖片傳輸?shù)?，學(xué)生隨時隨地就可以利用手機了解高校歷史檔案，這也使校園文化宣傳更加具有時尚氣息。
3.3創(chuàng)新高校歷史檔案資源展示方式，豐富校園文化建設(shè)人文氣息
高校作為讀書育人、知識薈萃的場所，必然有著濃厚的校園人文氣息。因此應(yīng)當(dāng)充分利用高校歷史檔案自身所具有的歷史文化內(nèi)涵，創(chuàng)新高校歷史檔案資源展示方式，使靜態(tài)性的歷史檔案資源重新“活”在校園的每一個角落，從而為校園人文環(huán)境增光添彩［4］。高?？梢猿浞掷迷诮ㄖ?、景點當(dāng)中塑造校園名人雕像，并依據(jù)檔案資源簡述人物成就；也可以在宣傳欄中定期展示歷史檔案專項內(nèi)容，使得學(xué)生更加系統(tǒng)化地了解高校歷史檔案；還可以開展以校園歷史展示為背景的創(chuàng)意比賽，激發(fā)學(xué)生了解高校歷史的熱情。這對于促進(jìn)學(xué)生身心健康發(fā)展、增強學(xué)生熱愛校園的意識具有積極的作用，也有助于進(jìn)一步發(fā)揚校園的人文創(chuàng)造精神。
3.4加強檔案研編工作，增添校園文化建設(shè)學(xué)術(shù)氛圍
開展歷史檔案研編工作不僅僅屬于高校歷史檔案資源整合范疇，而且是高校學(xué)術(shù)建設(shè)的一個重要方向。目前，高校的歷史檔案研編工作一般局限于校園學(xué)者范圍之內(nèi)，雖然有部分研究生參與其中，但基本未涉及本科學(xué)生和?？茖W(xué)生的參與，在教學(xué)實踐環(huán)節(jié)也鮮有體現(xiàn)。因此，進(jìn)一步廣泛動員和發(fā)展本、專科層面的學(xué)生參與到高校歷史檔案的研編當(dāng)中，不僅有助于提高該層面學(xué)生的學(xué)術(shù)能力，豐富高校學(xué)術(shù)建設(shè)的發(fā)展途徑，而且有助于學(xué)生在從事高校歷史檔案的研編時進(jìn)一步深刻領(lǐng)會高校歷史檔案的內(nèi)涵［5］。例如，高校在開展文獻(xiàn)檢索課程時，可以要求學(xué)生以高校歷史檔案為依據(jù)，撰寫與學(xué)科背景相關(guān)的文獻(xiàn)綜述類的學(xué)科論文，并加入其研究內(nèi)容形成專門的論文集，一方面可以廣泛動員學(xué)生從事學(xué)史研究的積極性，另一方面也豐富了高校歷史檔案研編的實際內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)
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中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）08-0089-02
經(jīng)過計算機處理的檔案所呈現(xiàn)出的文件形態(tài)就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進(jìn)制數(shù)字計算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時還表現(xiàn)出管理學(xué)生檔案的能力和特色。電子檔案在數(shù)字化處理信息時，超越了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)文件方式，把檔案內(nèi)容如圖像、文字、數(shù)字等編寫成信息符號，進(jìn)行信息融合，形成學(xué)生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進(jìn)行個性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內(nèi)外檔案機構(gòu)和企事業(yè)單位專項管理中早有運用，新時期，我國高職院校引入電子檔案管理系統(tǒng)，不僅是高職院校教學(xué)改革的需要，也是文件數(shù)字化管理的必然要求。
一、高職院校電子檔案管理存在的弊端
（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念
各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念?；诖?，電子檔案信息資源的建設(shè)屬性沒有得到充分發(fā)揮，仍然處在形式轉(zhuǎn)變或被忽略的誤區(qū)中，一方面造成信息資源流失現(xiàn)象嚴(yán)重，另一方面造成信息資源存檔重復(fù)，浪費資源現(xiàn)象嚴(yán)重。
（二）技術(shù)差異，成為資源共享的障礙
領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術(shù)支持的檔案信息資源建設(shè)，可以直接與企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而沒有經(jīng)費或缺乏技術(shù)支持的高職院校檔案管理的狀況會怎樣我們可想而知。因此，各個高職院校的電子檔案整合管理的實現(xiàn)必須有后臺技術(shù)的大力支持，而技術(shù)水平的差異，造成校際之間的技術(shù)對接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現(xiàn)象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實現(xiàn)電子檔案的整合。
（三）割據(jù)管理，無法滿足社會需求
高職院校的學(xué)生和教師在參與社會各項活動中，他們所涉及的出國、推薦、評獎等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據(jù)性、獨立性和分散管理，盡管已經(jīng)實行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會需求得以滿足。例如，高職院校學(xué)生的成績檔案，在學(xué)生參與就業(yè)、留學(xué)、考研等方面可以通過信息查詢而提供真?zhèn)巫C明的價值和依據(jù)，其應(yīng)用頻率極高。
二、高職院校電子檔案整合管理的現(xiàn)實意義
2003年7月28日，國家檔案局的第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子公文歸檔管理工作的實施辦法和基本條例規(guī)定的非常明確，闡述了檔案數(shù)據(jù)庫和電子公文錄入與共享的合理前提?！吨腥A人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據(jù)。因此，在政策的指導(dǎo)下，新時期加大電子檔案整合力度，實現(xiàn)信息資源廣泛共享。
（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證
在高職院校成績錄入系統(tǒng)和學(xué)分制選課系統(tǒng)中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為學(xué)生成績檔案的電子管理創(chuàng)造了得天獨厚的條件?？荚嚽坝山虅?wù)員把學(xué)生進(jìn)行門類劃分，劃分標(biāo)準(zhǔn)是選修課、基礎(chǔ)課和必修課等，然后通過后臺錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經(jīng)批卷獲得成績數(shù)據(jù)。在成績提交存檔之前，由教務(wù)員――教務(wù)管理終端來制定限制更改的權(quán)限，來限制教師和學(xué)生更改成績，從而確保學(xué)生成績檔案保存的真實性和客觀性。
（二）電子檔案的整合管理是推動信息資源共享的重要前提
使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術(shù)上的差異，所以各校的電子檔案數(shù)據(jù)庫的保存形態(tài)各不相同，如大多處于全文數(shù)據(jù)庫、條目數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫三種形態(tài)，從而造成院校間對接難，用戶的社會需求服務(wù)難以滿足。新時期，電子檔案要實現(xiàn)整合管理，可以建立檔案聯(lián)盟委員會，各高職院校間的電子檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，實現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)，優(yōu)化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務(wù)能力和利用率，推動信息資源共享。
（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓(xùn)的針對性
各高職院校培養(yǎng)的檔案人員就業(yè)以后，在崗的檔案人員培訓(xùn)大多培養(yǎng)教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實際管理能力和學(xué)歷水平存在差異，其培訓(xùn)層次和內(nèi)容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學(xué)歷背景、工齡的差異就清楚的呈現(xiàn)在我們面前，這樣，檔案培訓(xùn)機構(gòu)在確立培訓(xùn)方式和培訓(xùn)選題時就更具有針對性，從而使檔案人員的客戶應(yīng)對服務(wù)能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。
（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用
檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實現(xiàn)檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實現(xiàn)高職院校檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。當(dāng)前各高職院校檔案館都存在各自為政現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化程度低、規(guī)模小、不規(guī)范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴(yán)重影響。當(dāng)前高職院校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫多數(shù)是條目數(shù)據(jù)庫，極其缺少多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，用戶的個性化需求無法滿足。
三、高職院校電子檔案整合管理的路徑
當(dāng)下，縱觀國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當(dāng)前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對電子檔案的負(fù)載形式不做任何要求，只對電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和形態(tài)做要求，電子信息資源的聯(lián)系是通過檔案機構(gòu)的控制和組織能力來實現(xiàn)[1]。美國一直以來以運行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)運用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數(shù)據(jù)源并統(tǒng)一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會用戶使用，實現(xiàn)靈活多樣的個性化檔案服務(wù)。
（一）構(gòu)建檔案協(xié)調(diào)管理機構(gòu)，實現(xiàn)電子檔案整合管理
電子檔案實現(xiàn)整合，就要在各高職院校間建立關(guān)聯(lián)，然而要實現(xiàn)服務(wù)能力的社會化，并非是某個院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個問題，授權(quán)一個能制定政策、調(diào)配資源、協(xié)調(diào)院校的永久管理機構(gòu)。具體實施辦法是，由教育部下達(dá)指示，各高職院校響應(yīng)組建成員機構(gòu)，重點院校建立永久組織機構(gòu)，促進(jìn)高職院校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和電子檔案資源體系的構(gòu)建。依據(jù)我國高職院校當(dāng)前情形，具有檔案專業(yè)學(xué)位授權(quán)和教育的高職院校，不僅能進(jìn)行檔案培訓(xùn)，還能召開和承辦檔案會議，這種具有資深調(diào)動和協(xié)調(diào)能力的院校應(yīng)成為電子檔案整合管理的中心，應(yīng)以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建權(quán)益和職能明晰的各級檔案管理機構(gòu)。
（二）加強技術(shù)研發(fā)，構(gòu)建電子檔案整合管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)是一種計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動通知檔案、組卷整理、電子查閱復(fù)制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統(tǒng)，其技術(shù)水平必須是較強的。電子檔案管理系統(tǒng)一般由多個互相聯(lián)系的子系統(tǒng)構(gòu)成，在其數(shù)字化過程中還包含知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、文件的格式標(biāo)準(zhǔn)等問題，并綜合運用文字識別技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理技術(shù)[2]。高職院校應(yīng)依托計算機網(wǎng)絡(luò)與本校校園網(wǎng)連接，架構(gòu)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，對外部和內(nèi)部數(shù)據(jù)庫實施全面管理；并加大技術(shù)研發(fā)力度，構(gòu)建高職院校檔案信息交流平臺――電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)收集、整理、統(tǒng)計和利用電子檔案，其系統(tǒng)技術(shù)包括檔案文件存儲格式兼容技術(shù)、OCR 實現(xiàn)技術(shù)，海量數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)技術(shù)。
（三）樹立社會化服務(wù)理念，實現(xiàn)電子檔案整合管理
要從檔案的內(nèi)涵上真正明確電子檔案的服務(wù)方向和價值，信息資源自身優(yōu)勢是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學(xué)中應(yīng)用電子檔案的過程中體會到電子檔案的作用和價值，由此把高職院校檔案管理傳統(tǒng)思維打破。傳統(tǒng)上認(rèn)為，高職院校檔案的作用是在學(xué)生就業(yè)、離校和調(diào)動單位等方面時需要查詢使用證明，然而，實際上，在知識產(chǎn)權(quán)認(rèn)證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對科學(xué)研究和教學(xué)上的輔助作用是很大的?，F(xiàn)在以職業(yè)院校為例，師生的發(fā)明和科研經(jīng)由國家的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個學(xué)校如果聯(lián)系不密切是無法知道這個信息的。各高職院校教師的科研成果、教學(xué)改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學(xué)成果都會在各自院校的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中孤立保存，這些成果對社會普通用戶來說是無法使用和調(diào)用的，也不利于相同領(lǐng)域科研、教學(xué)的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應(yīng)樹立社會化服務(wù)理念，建立校園網(wǎng)，實現(xiàn)電子檔案的整合集中管理[3]。
（四）加大經(jīng)費投入，提高電子檔案系統(tǒng)安全防護(hù)能力
檔案在進(jìn)行數(shù)字化、電子化的過程中，來自互聯(lián)網(wǎng)的安全問題很多，不光是高職院校的成績檔案，只要有網(wǎng)絡(luò)共享和信息服務(wù)的行為產(chǎn)生，就會有非正規(guī)渠道獲取信息的行為出現(xiàn)?？梢越共《救肭值姆阑饓Α虅?wù)網(wǎng)絡(luò)、軟件和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，采取系統(tǒng)跟蹤維護(hù)和計算機系統(tǒng)殺毒來進(jìn)行安全防護(hù)，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應(yīng)加大經(jīng)費投入，確保檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，由此引發(fā)我們對高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學(xué)和科研的確重要，經(jīng)費開支自然向教學(xué)和科研開綠燈，而學(xué)生成績檔案與教學(xué)、科研關(guān)系密切，也是一個重要環(huán)節(jié)。因此，高職院校應(yīng)充分考慮教學(xué)和管理的結(jié)構(gòu)平衡，加強電子檔案系統(tǒng)的安全管理，提高系統(tǒng)防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)：
【中圖分類號】TU 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）18-0031-02
受信息時代的影響，檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)時代進(jìn)入電子時代。所謂電子檔案，就是經(jīng)計算機處理的各類資料的集合體。與過去的檔案管理方式相比，電子檔案能及時整合現(xiàn)有的信息資源，憑借二進(jìn)制數(shù)據(jù)處理方式，將學(xué)生的德、智、體等基本情況在管理過程中凸顯出來。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式是將圖片、文字等以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行分類存放，不方便檔案的存儲與查找。而電子檔案管理卻解決了這一難題，它能將眾多的圖片、文字和視頻等轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式儲存起來，比紙質(zhì)檔案更容易管理和查閱。
高職院校采用的電子檔案管理方式，一方面極大地滿足了學(xué)校改革、發(fā)展的需要，另一方面則推動了文件、檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。
一、高職院校電子檔案管理現(xiàn)狀
合理運用各類檔案是電子檔案建立與完善的最終目的，也是社會服務(wù)意識的充分體現(xiàn)。目前我國高職院校電子檔案管理還存在不少問題，距離整合管理目標(biāo)還有不少差距。比如，缺乏先進(jìn)的技術(shù)支持與及時的經(jīng)驗總結(jié)；管理觀念的差異，管理方式的滯后，也拖了電子檔案整合管理的后腿。由于各高校對信息的孤立存儲，不重視教學(xué)與科研方面的信息交流，忽視資源共享的重要作用，致使得電子檔案的整合管理面臨諸多的問題，加大了整合管理的難度[1]。要實現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須了解高職院校電子檔案管理的現(xiàn)狀，從而對癥下藥找出解決問題的辦法。那么，高職院校電子檔案管理工作在目前到底存在著什么問題呢？
（1）電子檔案管理方式較為傳統(tǒng)。目前，眾多高職院校的電子檔案管理仍然采用過去的傳統(tǒng)管理方式，不注重信息的交流與共享，這就在一定程度上影響了電子檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高職院校電子檔案管理仍處于滯后的狀態(tài)，造成信息資源利用的不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象，無法體現(xiàn)電子檔案管理的優(yōu)勢。[2]
（2）電子檔案技術(shù)裝備落后。當(dāng)前，不少高職院校的電子檔案還缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年就讀不出數(shù)據(jù)。數(shù)字信息技術(shù)是載體、記錄格式、軟件、硬件等有機的集合，即使記錄載體完好，如果檢索、輸出或編輯它的軟件中任何一項技術(shù)過時，都將影響電子檔案信息的讀出。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有著良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，有條件的檔案部門已率先配備了光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上，但刻錄儀一時還難以普及。電腦病毒的橫行，再加黑客的惡意攻擊，軟件落后、不適用和安全性差，使得檔案信息的安全和保密也受到威脅。
由此可見，沒有先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備的支持，提升高職院校電子檔案管理水平就是一句空話。
（3）分散管理不能滿足人們需求。據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，高職院校的眾多學(xué)生與老師如果想?yún)⒓痈黝惿鐣顒?，或者出國深造、評職稱、被舉薦等，都需要所在院校提供相應(yīng)的檔案資料進(jìn)行證明。由于現(xiàn)階段高職院校的電子檔案管理還較為分散，信息資源未能整合，這就直接影響這些檔案的及時輸出，有可能貽誤相關(guān)人士的工作。盡管現(xiàn)階段高職院校檔案管理已在逐步實現(xiàn)電子信息化，但依然不能滿足人們在社會生活諸多方面的與日俱增的需求。
二、如何實現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理
從目前國內(nèi)外電子檔案整合管理的經(jīng)驗來看，分散與集中管理，已成為電子檔案管理中的兩種重要方式。本文所探討的整合管理是與集中管理相一致的。所謂整合管理，就是忽略電子檔案的負(fù)載方式，重視其數(shù)據(jù)要求和各類形式，合理運用檔案機構(gòu)對信息進(jìn)行控制與組織，使其達(dá)到整合管理的目的。現(xiàn)階段，發(fā)達(dá)國家如美國主要采用集中管理方式，并形成一種靈活多變、合理有效的管理模式，很值得我們借鑒。
要實現(xiàn)高職院校電子檔案的整合管理，就必須從以下幾方面做起：
（1）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機構(gòu)。進(jìn)行電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個高職院校之間的檔案提空機構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會化和檔案服務(wù)的大眾化。對此，教育主管部門應(yīng)統(tǒng)籌并確定好檔案調(diào)控管理機構(gòu)，使其負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的的檔案管理制度，及時調(diào)配信息資源，協(xié)調(diào)各高職院校之間的關(guān)系等。當(dāng)然，還需要各高職院校的主動參與與配合，積極組建、整合聯(lián)動的檔案調(diào)控管理機構(gòu)，以實現(xiàn)高職院校之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。高職院校中有檔案管理專業(yè)的可以實時進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機構(gòu)的有關(guān)會議，從而調(diào)動其他高職院校對電子檔案整合管理工作的積極性和主動性，為實現(xiàn)電子檔案的整合管理目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。
（2）積極提升電子檔案整合管理的效能。電子檔案的整合管理，就是一種簡便快捷的計算機網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，它主要負(fù)責(zé)相關(guān)電子檔案文件的歸類整理、及時更正變動的電子檔案、做好組卷工作、編寫檔案檢索目錄以及相關(guān)電子檔案的查閱工作等。靈活多變、自主查閱的電子檔案管理需要先進(jìn)的技術(shù)支持。它包含著眾多的子系統(tǒng)，各類檔案數(shù)字化的過程中還涉及到相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)、文件的正確儲存形式等必須解決的問題。為此，需要充分利用文字辨別技能、先進(jìn)的計算機技術(shù)以及電子檔案整合管理技術(shù)等。高職院校需要將校園網(wǎng)與支持電子檔案整合的網(wǎng)絡(luò)相連接，實現(xiàn)對內(nèi)對外全部數(shù)據(jù)的綜合管理，逐步建立各院校之間的有效信息交流，做好搜集、分析、統(tǒng)計與使用電子檔案的各項工作。另外，高職院校還應(yīng)著力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)，定期對他們進(jìn)行技術(shù)與理論培訓(xùn)，使其能夠熟練應(yīng)用文件儲存形式的兼容技術(shù)、電子檔案加密技術(shù)、確保數(shù)據(jù)安全以及正確呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的技術(shù)等，為構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)做好人才支持。[3]
（3）增強服務(wù)意識，優(yōu)化電子檔案的整合管理。在電子檔案整合管理的探析中，需要明確電子檔案的最終服務(wù)目標(biāo)以及實現(xiàn)的價值等。對電子檔案整合管理而言，保證信息資源的正確性與合理性是其重要的前提之一。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，高職院校檔案的建立，主要是為學(xué)生的離校、就業(yè)，為教師的考評、晉升職稱等提供相應(yīng)的材料證明。但在實際的使用過程中，如果能定期認(rèn)證知識產(chǎn)權(quán)以及合理使用與歸檔各類文書等，就可有效地指導(dǎo)院校的科研工作，及時地設(shè)立教學(xué)目標(biāo)等。例如，各高職院校的科研成果、優(yōu)秀課題等，僅在各自院校的檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行分類保存，于是造成科研人員，社會公眾或普通用戶不能有效利用此類成果，這就在一定程度上封閉了最新的科研信息，影響了科技成果的傳播、轉(zhuǎn)化和利用，給經(jīng)濟(jì)社會帶來不必要的損失。因此，需要進(jìn)一步增強社會服務(wù)意識，充分利用好校園網(wǎng)，以更好地進(jìn)行電子檔案的整合管理。[4]
（4）加大資金投入，做好電子檔案的安保工作?？萍际前央p刃劍，帶來眾多便利的同時，也將產(chǎn)生不可避免的風(fēng)險，對此我們應(yīng)予高度重視。要實現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化目標(biāo)，就必須做好安全保障工作。在信息資源共享的過程中，不法黑客會通過各種違規(guī)渠道搜集各類信息，從而導(dǎo)致高職院校電子檔案信息的泄漏。因此，高職院校應(yīng)根據(jù)自身的資金、技術(shù)、電子檔案等情況采取相應(yīng)的解決措施。比如可以通過設(shè)立抵抗病毒侵入的防火墻，及時做好院校教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)、各類軟件以及全部數(shù)據(jù)庫的加密工作，并設(shè)立相應(yīng)的輔助系統(tǒng)及時跟蹤與維護(hù)，定期對計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行殺毒清理。這些措施雖然能夠解決部分的電子檔案安全性問題，但欲要從根本上做好電子檔案的整合管理，還需要大量的資金支持，對電腦及電子檔案的有關(guān)器材更新?lián)Q代，以提高其安保性能，切實保證電子檔案的安全性和保密性。 [5]
三、結(jié) 語
電子檔案整合管理是信息時代的產(chǎn)物，亦是黨政機關(guān)、群眾團(tuán)體、國企私企以及包括高等學(xué)校在內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理之所必需。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、科技教育現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，電子檔案的整合管理日益顯示出它的先進(jìn)性、優(yōu)越性和高效性，因此高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案的整合管理予以高度的重視與大力的支持，要結(jié)合本校的實際情況，綜合考量自身的技術(shù)力量、資金投入、人才隊伍、教學(xué)水平、科研成果等狀況，制定出既符合本校長遠(yuǎn)發(fā)展，又切合當(dāng)前實際情況的電子檔案整合管理的目標(biāo)、任務(wù)、機制和措施，同時還應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，更新電子檔案設(shè)備，建立、完善檔案管理機構(gòu)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，提升電子檔案整合管理水平，從而為高職院校的教學(xué)與科研提供信息資源共享平臺，為高職院校的不斷發(fā)展，為我國的高等職業(yè)技術(shù)教育做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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1 高校檔案信息資源共享概述
高校檔案是高校最寶貴的財富之一，是高校科研、教學(xué)、管理活動的真實記錄，高校檔案的開發(fā)利用對學(xué)校和社會發(fā)展具有重要的作用，最大限度的發(fā)揮高校檔案信息資源的價值是檔案高校檔案管理工作的熱點。通常高校檔案信息資源的主要形式包括基本目錄數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫幾種，在信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和普及的今天，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校檔案信息資源共享十分必要。高校檔案信息資源共享強化了信息的可獲知性或獲取性，是社會組織與公眾平等的擁有對高校檔案信息資源獲取權(quán)與獲取條件，最大限度的發(fā)揮了高校檔案信息資源的社會價值。高校檔案信息資源共享需設(shè)置一定的權(quán)限，只有可向社會公開的范圍才具有信息資源共享的權(quán)利。
2 高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)與現(xiàn)狀
（1）高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)
從高校檔案管理自身的特征屬性來看，信息化背景下的檔案信息資源共享是高校檔案信息資源共享實現(xiàn)的基礎(chǔ)，而前提又是信息資源的整合。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立統(tǒng)一的信息交換和共享平臺，并在此基礎(chǔ)上強化高校檔案信息資源的動態(tài)性、可控性，以及信息的融合集成性。實現(xiàn)資源共享的前提下，高校檔案信息資源整合需要遵循一定的原則，一是信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，二是序化、全面、系統(tǒng)原則，三是系統(tǒng)功能完善、簡單易用原則，四是檔案信息安全原則。
（2）高校檔案信息資源整合的實現(xiàn)
高校檔案信息資源整合的實現(xiàn)需要一定的基礎(chǔ)條件，首先從環(huán)境基礎(chǔ)條件來看，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，信息環(huán)境逐漸成熟，這為高校檔案信息資源整合提供了技術(shù)支持；其次從政策基礎(chǔ)上來看，近些年來，隨著我國對高校檔案管理工作的重視，信息法律法規(guī)不斷完善，這能夠全方位的保障信息資源共享的實現(xiàn)；再次從工作基礎(chǔ)條件來看，高校對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不斷提高，數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的重心和趨勢；最后從人才基礎(chǔ)條件來看，高校檔案管理高水平人才培養(yǎng)力度逐步加大，越來越多的高素質(zhì)檔案管理人才引入到管理隊伍中，使高校檔案管理實現(xiàn)了高素質(zhì)人才的合理配備。
（3）高校檔案信息資源問題分析
在眾多檔案門類中，高校檔案集綜合性與專門性于一身，具有較高的價值，而且潛在的社會和經(jīng)濟(jì)效益較高，被社會廣泛視為優(yōu)質(zhì)特色信息資源。通常來說，高校檔案的組成內(nèi)容多樣，但并非所有信息均可公開化，必須設(shè)定有限的利用空間。從高校檔案管理工作的實際情況來看，當(dāng)前僅有不到20%的教學(xué)與科研檔案能夠被社會公眾所利用，而利用的途徑通常只有教學(xué)或科研人員主動對外公開和教師或科研人員公開發(fā)表兩種途徑。高校檔案信息資源長期以來為走向“共享”的原因主要有以下幾個方面：一是傳統(tǒng)檔案觀、價值觀對高校檔案管理主體的影響，二是檔案服務(wù)成本與管理效益之間的矛盾，三是知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全問題。
3 高校檔案信息資源共享的社會價值實現(xiàn)路徑
（1）檔案信息服務(wù)多元化方式的實現(xiàn)與拓展
高校檔案信息服務(wù)多元化是信息資源共享實現(xiàn)的基礎(chǔ)，應(yīng)從目前單一的檔案服務(wù)情形下拓展服務(wù)模式，解決檔案信息分享與定位不對稱的問題。首先，高校應(yīng)從檔案信息共享的視角創(chuàng)新檔案提供利用服務(wù)的方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢與作用，建立信息共享平臺或檔案網(wǎng)站，開展豐富的網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)；其次，適當(dāng)擴大高校檔案信息資源的覆蓋力度，并從整體層面擴大宣傳，積極宣傳高校特色檔案資源的社會功能；再次，搭建高校與政府機構(gòu)、企事業(yè)單位、民間組織信息交流的平臺，主動推送檔案信息服務(wù)。
（2）建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系與服務(wù)體系
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是以檔案工作領(lǐng)域中的重要性的事務(wù)和概念為對象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的核心。在高校檔案管理中，結(jié)合高校自身特點，構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系需遵循以下個重要原則：一是做好頂層設(shè)計，確保檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的科學(xué)性，二是優(yōu)先制訂檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，三是立足國情與國際接軌并重。
對于高校檔案管理中的信息服務(wù)體系建設(shè)，需要向用戶提供全方位、便捷快速、高效的信息服務(wù)。首先需要對檔案用戶信息需求進(jìn)行分析，結(jié)合實際需求設(shè)計有針對性的服務(wù)模式。在用戶需求調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，用戶信息需求主要呈現(xiàn)三個方面的特點，即用戶信息需求的層次性明顯，用戶信息需求多樣化與個性化，用戶信息需求強調(diào)實用性；其次對檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行變革，拓展服務(wù)內(nèi)容，比如檔案主業(yè)服務(wù)、檔案信息數(shù)字咨詢服務(wù)、在線信息檢索服務(wù)等；最后，構(gòu)建檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案服務(wù)線上功能。
（3）高校檔案聯(lián)盟機制的建立與實施
高校檔案信息資源共享及社會化服務(wù)是一個漸進(jìn)的過程，需要遵循高校檔案信息化發(fā)展的客觀規(guī)律。從目前高校檔案信息資源共享的現(xiàn)狀來看，實現(xiàn)社會化資源共享而實現(xiàn)檔案信息最大價值的客觀條件相對薄弱，需要高校之間、高校與社會之間構(gòu)建聯(lián)盟機制，形成資源互補的動態(tài)聯(lián)盟。橫向協(xié)作關(guān)系來看，積極構(gòu)建檔案館、博物館、圖書館的“三館合一”體系，縱向協(xié)作關(guān)系來看，地區(qū)高校進(jìn)行合理規(guī)劃，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢形成檔案信息交流合作平臺，覆蓋社會實踐的方方面面，這樣有利于高校檔案信息資源社會價值的實現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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1. 克拉克的觀點?？死嗽岢?/p>
>> 中小學(xué)信息化教育資源整合的4.0時代初探 探究偏遠(yuǎn)地區(qū)中小學(xué)信息化教育資源整合與共享 中小學(xué)教師遠(yuǎn)程教育資源整合研究 新媒體語境下高校媒體資源整合研究 資源整合信息時代的媒體創(chuàng)新 網(wǎng)絡(luò)時代中小學(xué)媒體素養(yǎng)教育探析 國外有關(guān)中小學(xué)生心理干預(yù)資源整合方案的研究 對農(nóng)村小學(xué)在教育資源整合中的探究 農(nóng)村中小學(xué)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育資源與學(xué)科教學(xué)整合初探 中小學(xué)教育資源調(diào)整與學(xué)校文化整合策略思考 整合課程資源，深化中小學(xué)心理健康教育課程改革 媒體活動與資源整合 關(guān)于中小學(xué)信息技術(shù)教育與課程整合的缺失探究 做大:打造資源整合新優(yōu)勢 中小學(xué)多媒體教育 媒體融合時代中國國際傳播應(yīng)強化資源整合 自媒體時代西方中小學(xué)媒介素養(yǎng)教育實踐及啟示 人力資源整合問題探究 高校檔案資源整合探究 教材資源整合方法探究 常見問題解答 當(dāng)前所在位置：l
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一、高校數(shù)字化檔案資源建設(shè)的前提
1.良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為支持
計算機的廣泛應(yīng)用及良好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字資源的前提。我國的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施近幾年發(fā)展迅猛,而近幾年,我國高校的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境也得到了極大的改善。我國高校鏈接internet的主渠道――cernet,已發(fā)展成為我國第二大互聯(lián)網(wǎng),自有光纖20000多公里,覆蓋全國31個省市200多座城市,獨立的國際出口帶寬已達(dá)1020M。
絕大多數(shù)高校建立了主干網(wǎng)為千兆以太網(wǎng),出口帶寬已經(jīng)達(dá)到或超過了100M的校園高速計算機網(wǎng)絡(luò)。但是,數(shù)字檔案的資源建設(shè)相對滯后,并存在布局不合理、覆蓋面不全、重復(fù)率較高、缺乏宏觀調(diào)控的問題。據(jù)調(diào)查,目前我國某些高校數(shù)據(jù)庫已多達(dá)200多個,而另外一些高校數(shù)據(jù)庫不過幾個。這種數(shù)字資源占有上的兩級分化,對許多高校教學(xué)科研工作產(chǎn)生了極大的制約。所以,數(shù)字檔案資源的建設(shè)有賴于良好的網(wǎng)絡(luò)通信條件。
2.網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化檔案資源成為主流方式
當(dāng)前,數(shù)字化獲取已經(jīng)成為教學(xué)科研人員的主流方式。美國國家基金會的報告指出,在自然科學(xué)和工程技術(shù)的許多領(lǐng)域,科研人員獲取最新信息的途徑首先是萬維網(wǎng),然后是與影本和學(xué)術(shù)會議,此后才是科技期刊。對中國科學(xué)院研究人員的調(diào)查表明,多數(shù)研究人員主要依靠網(wǎng)絡(luò)獲取數(shù)字化資源。在高校,大多數(shù)教職人員和研究生傾向用電子期刊取代印刷型期刊,并且科學(xué)研究本身正走向E――Science,教學(xué)環(huán)境走向e―leaming,因而,高等學(xué)校必須因勢利導(dǎo),大力建設(shè)自己的數(shù)字資源體系。
3.高校自身適應(yīng)信息需求的發(fā)展變化
近年來,我國高校規(guī)模不斷擴大,綜合性愈來愈強,學(xué)科門類愈來愈多。數(shù)字化也滲透在學(xué)校教學(xué)、科研、管理、公共服務(wù)以及學(xué)校生活等各個方面,核心工作圍繞著人才培養(yǎng)環(huán)境和科研環(huán)境的構(gòu)建而展開。高校擴招另一個直接影響就是教師隊伍總量與結(jié)構(gòu)取得顯著進(jìn)展,高校教學(xué)科研的信息需求迅速擴大并呈現(xiàn)學(xué)科范圍大且每一學(xué)科信息資源需求量相對較少的局面,即用戶薄層問題凸現(xiàn)。
4.硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的支持
隨著網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的發(fā)展,一個相對比較完善的數(shù)字化檔案資源空間已經(jīng)開始形成。
高校數(shù)字化檔案資源體系的建設(shè)除了必要的經(jīng)費支持、良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、豐實的數(shù)字資源基礎(chǔ),還必須有先進(jìn)實用的應(yīng)用系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備。諸如電子書加工工具、數(shù)據(jù)庫制作與系統(tǒng)、異構(gòu)統(tǒng)一檢索平臺、網(wǎng)絡(luò)信息資源搜集與整合系統(tǒng)、個性化定制服務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字參考咨詢系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件,及數(shù)字化加工設(shè)備、海量存儲設(shè)備、高性能服務(wù)器和交換設(shè)備等硬件,在國內(nèi)外已經(jīng)比較成熟并已商業(yè)化。
二、如何加強數(shù)字化檔案資源的建設(shè)
國外高校在信息化建設(shè)方面非常關(guān)注數(shù)字資源的提供,較少強調(diào)高度的系統(tǒng)集成;在數(shù)字校園實踐中十分關(guān)注學(xué)習(xí)活動、協(xié)同科研以及校園綜合信息環(huán)境建設(shè),管理信息系統(tǒng)在數(shù)字校園中相對弱化;在數(shù)字校園應(yīng)用中注重提高學(xué)生和教師的整體信息素養(yǎng),增強對數(shù)字化教學(xué)、科研和生活環(huán)境的適應(yīng);在數(shù)字校園的研究中積極關(guān)注未來教育形態(tài),探索移動通訊、網(wǎng)格計算、分布存儲等對教育形態(tài)的影響。
1. 數(shù)字化檔案的資源建設(shè)要總體規(guī)劃,分步實施;
高校需要仔細(xì)分析自身現(xiàn)狀,建立統(tǒng)一的數(shù)字資源導(dǎo)航系統(tǒng),穩(wěn)固基礎(chǔ)設(shè)施,后構(gòu)建應(yīng)用系統(tǒng)。由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字資源數(shù)量多、分布散、魚龍混雜,收集、整理的工作量大,以個體為單位是很難進(jìn)行全面管理的。
2. 數(shù)字化檔案資源的建設(shè)要強化應(yīng)用,講求實效;
系統(tǒng)構(gòu)建之后,需要制定相應(yīng)的管理與技術(shù)規(guī)范,例如:首先要規(guī)定收集積累范圍,從記錄信息內(nèi)容上要收集積累哪些電子文件(可以參照本企業(yè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍),從類型上需要收集積累哪些電子文件。建立運行機制和服務(wù)體系,進(jìn)行持續(xù)的人員培訓(xùn)來強化應(yīng)用、產(chǎn)生實效。領(lǐng)導(dǎo)層、全校師生和管理人員的信息觀念和素養(yǎng)、穩(wěn)定高效的技術(shù)隊伍和規(guī)范化的管理,這對于系統(tǒng)的應(yīng)用缺一不可。
3.數(shù)字化檔案的建設(shè)應(yīng)資源共享,多快好省;
互聯(lián)網(wǎng)具有跨越時間、空間的優(yōu)越性,數(shù)字資源借助互聯(lián)網(wǎng)更容易實現(xiàn)共建共享。但是,高校內(nèi)部的數(shù)字資源的合作共建,并沒有因此而加快步伐。除了觀念落后外。最主要的原因在于缺乏一個統(tǒng)一的、權(quán)威的、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的職能機構(gòu)來規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織實施全省高校數(shù)字資源的共建。缺乏數(shù)字資源共享的社會氛圍,。共享能使自己受益”的觀念還沒有被接受,缺乏共建共享的機制。
4. 建立資源豐富的數(shù)據(jù)倉庫,拓展應(yīng)用范圍;
注重數(shù)據(jù)資源的共享和數(shù)據(jù)挖掘,各應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享可以避免系統(tǒng)之間的割裂和數(shù)字孤島。共享資源庫是各類應(yīng)用(尤其是教學(xué)與科研應(yīng)用)的基礎(chǔ),目前的一些研究已經(jīng)提出了不同應(yīng)用建立不同資源中心(如網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源中心)的概念,強調(diào)資源中心的資源共享不僅在校園內(nèi),而且需要拓展到校際。
5.采集數(shù)字化檔案資源,提供統(tǒng)一的訪問平臺;
網(wǎng)上信息是直接的、動態(tài)的,網(wǎng)狀的,其類型繁雜,形式多樣,當(dāng)前每種電子文檔數(shù)據(jù)庫都是一個具有相當(dāng)檢索功能的、各自能夠獨立待命對部分文獻(xiàn)加以揭示和控制的系統(tǒng)。當(dāng)越來越多的數(shù)據(jù)庫檢索瀏覽平臺成為用戶累贅的時候,人們希望尋求一種對眾多數(shù)據(jù)庫檢索瀏覽都適用的平臺口,在統(tǒng)一的界面中輸出檢索結(jié)果,讓用戶以最快的速度,查找到自己所需的原文獻(xiàn)。如何整合數(shù)字化資源使來自不同格式不同類型的數(shù)字資源實現(xiàn)無縫鏈接,為用戶提供一站式檢索服務(wù),已成為數(shù)字圖書館建設(shè)中的一個全新的課題。
三、結(jié)束語
通過以上論述我們認(rèn)識到,數(shù)字資源的關(guān)鍵在于充分共享, 它的建設(shè)更是各個高校創(chuàng)建自身品牌的重要手段,是各高校整體建設(shè)不可分割的一個部分,而數(shù)字檔案作為一個高校的重要資源,它的建設(shè)需要結(jié)合各高校發(fā)展的總體目標(biāo),揚長避短,構(gòu)建體現(xiàn)自身特色的應(yīng)用系統(tǒng)?；诰W(wǎng)格技術(shù)的信息分布和資源整合也在不斷的研究和探討中,高校的數(shù)字資源整合任重而道遠(yuǎn)。
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0100-02
“大數(shù)據(jù)”是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，被快速地應(yīng)用于諸多行業(yè)，并且得到人們的普遍認(rèn)同，它推動了大數(shù)據(jù)時代的快速到來。高校檔案管理工作必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作的新特點，采取有效措施，實現(xiàn)高校檔案工作的新轉(zhuǎn)變，以更好地發(fā)揮高校檔案信息資源價值。
一、大數(shù)據(jù)及其特點概述
（一）大數(shù)據(jù)提出及發(fā)展
2011年麥肯錫首次提出大數(shù)據(jù)的概念，在《大數(shù)據(jù)：創(chuàng)新、競爭和生產(chǎn)力下的一個前沿領(lǐng)域》一文中并提出了自己對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識，他認(rèn)為大數(shù)據(jù)已經(jīng)實現(xiàn)了多個領(lǐng)域的滲透，并對各個領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的影響。此后，在美國政府的推動下，《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》一文出現(xiàn)在公眾面前，掀起大數(shù)據(jù)熱潮，人們對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識逐步深入化、普及化。
（二）大數(shù)據(jù)特點
隨著大數(shù)據(jù)概念的提出，人們對大數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行了廣泛的研究，綜合人們既有的研究成果，大數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)為以下幾個特點：信息量極其豐富，從大數(shù)據(jù)時代的信息單位可以看出，從TB到P再到ZB級，這種增長趨勢并沒有出現(xiàn)停滯的跡象；信息資源類別多樣化，大數(shù)據(jù)時代，信息資源類別從傳統(tǒng)的相對單一的圖文類型向多樣化轉(zhuǎn)變，涵蓋音視頻、網(wǎng)頁資源信息、位置信息等，幾乎涵蓋了所有的類型；信息資源整合大，隨著信息資源的日益豐富，人們獲取信息的難度增大，但通過整合獲取的信息價值得到大幅度提升；處理速度得到快速提升，處理速度得到了秒級時效。
二、高校檔案信息服務(wù)提升必要性
（一）高校檔案信息服務(wù)提升是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代必然需求
大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息量龐大，數(shù)據(jù)信息類型豐富，數(shù)據(jù)信息的密度卻相對偏低，信息處理速度快。大數(shù)據(jù)時代的這些特點，迫切需要高校檔案信息服務(wù)做出相應(yīng)的調(diào)整，采取有效的措施實現(xiàn)自身的新發(fā)展與提升，否則就難以順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，難以發(fā)揮高校檔案信息資源的價值。
（二）高校檔案信息服務(wù)提升是數(shù)據(jù)信息服務(wù)的時代需求
大數(shù)據(jù)時代，人們的信息獲取觀念產(chǎn)生了重大轉(zhuǎn)變，社會需要信息供體轉(zhuǎn)變信息供給方式，樹立“數(shù)據(jù)為主”的信息服務(wù)觀念。高校傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)顯然已經(jīng)難以適應(yīng)社會以“數(shù)據(jù)為主”信息服務(wù)理念，必須基于社會檔案信息服務(wù)需要，建立新型的檔案信息服務(wù)模式，順應(yīng)信息時代的需求。
（三）高校檔案信息服務(wù)提升是促進(jìn)自我發(fā)展的內(nèi)在要求
大數(shù)據(jù)時代，信息量巨大，資源類型豐富，高校檔案信息服務(wù)面臨著新的發(fā)展形勢。高校檔案信息傳統(tǒng)服務(wù)已經(jīng)表現(xiàn)出一定的滯后性，服務(wù)面不廣，服務(wù)缺乏靈活性、便捷性，大大制約了大數(shù)據(jù)時代高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。高校檔案管理工作只有進(jìn)一步提升檔案信息服務(wù)水平，才能實現(xiàn)由內(nèi)而外的發(fā)展，提升檔案管理工作影響力。
三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作存在的問題
（一）檔案工作理念滯后
大數(shù)據(jù)是一個全新的概念，大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作首先面臨著一個思想理念滯后的問題。高校檔案管理工作的傳統(tǒng)思想理念已經(jīng)難以適應(yīng)時展需要，必須從傳統(tǒng)思想中轉(zhuǎn)變出來，基于大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作的新特點，擺脫慣性思維的影響與束縛，實現(xiàn)高校檔案管理工作理念的新發(fā)展與新突破，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作需要。
（二）檔案信息供給力弱
大數(shù)據(jù)時代一個顯著的特點是信息數(shù)據(jù)資源豐富，這就要求高校檔案管理工作能夠具有較強的信息供給能力。目前高校檔案信息管理系統(tǒng)存儲與分析能力明顯不足，突出地表現(xiàn)在檢索效率低，高校檔案信息不僅查全率效率不高，查準(zhǔn)率也明顯不高；信息分析能力也是一個突出問題，檔案利用形式傳統(tǒng)，基于信息分析與加工的新型信息供給能力有待提升。高校檔案工作迫切需要進(jìn)一步提升供給與服務(wù)能力，才能滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。
（三）檔案服務(wù)方式單一
高校傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式比較單一，主要以封閉式服務(wù)為主，服務(wù)消極現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏主動性。服務(wù)方式的單一化使高校檔案工作陷入了“重視信息保管、淡化信息利用”的模式，高校檔案管理內(nèi)容單一，主要以文書的形式存在，造成館藏資源的單調(diào)化，服務(wù)對象狹隘，主要服務(wù)于高校黨政行政機關(guān)；檔案資源的獲取，需要實地借閱，而且審批程序復(fù)雜。高校檔案服務(wù)方式的單一化，大大制約了檔案工作效能提升，成櫬笫據(jù)時代制約高校檔案工作的重要因素之一。
（四）檔案信息安全隱患
大數(shù)據(jù)對高校檔案提出了新的要求，要求構(gòu)建開放性的資源服務(wù)模式，推動檔案資源的共享。在檔案信息資源開放與共享的同時，帶來一個突出的問題，那就是檔案信息資源的安全性問題。目前基于檔案信息安全措施難以提供有效保障，盡管高校相繼開展檔案信息化建設(shè)，但是缺乏宏觀設(shè)計，導(dǎo)致建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息化程度不高，相應(yīng)的法律法規(guī)也相對滯后，明顯滯后于大數(shù)據(jù)時代高校檔案工作安全需求。
四、“大數(shù)據(jù)”背景下高校檔案工作的轉(zhuǎn)變
（一）轉(zhuǎn)變檔案工作理念，提升信息服務(wù)意識
大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作要進(jìn)一步解放思想，樹立服務(wù)理念，以更好地發(fā)揮高校檔案管理資源價值。
1.樹立開放型服務(wù)理念
大數(shù)據(jù)時代要求實現(xiàn)信息資源的共享，這就需要高校檔案管理工作，根據(jù)高校檔案工作定位，做好檔案信息資源的歸類與整理，樹立開放理念，走出傳統(tǒng)的思想束縛，使檔案工作更好地服務(wù)于師生，推動高校之間檔案資源的共享與互動，實現(xiàn)高校檔案信息資源最大化效能。
2.樹立個性化服務(wù)思想
大數(shù)據(jù)時代背景下，信息資源以爆炸的方式噴涌，這就需要高校檔案工作樹立個性化服務(wù)思想，進(jìn)一步提升服務(wù)意識。大數(shù)據(jù)時代，信息數(shù)量巨大，提升了用戶信息獲取的難度，高校要通過個細(xì)化服務(wù)，進(jìn)一步提升高校檔案資源供給的針對性，滿足用戶個性化信息需求。
（二）加強檔案信息整合，提升信息收集能力
高校檔案工作的一個重點是提升信息收集能力，這是發(fā)揮檔案信息資源價值的前提與基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)背景下，高校必須將信息整合作為一項重要工作，不能優(yōu)化與提升檔案信息收集能力。
1.既有信息資源建設(shè)
高校檔案工作要進(jìn)一步強化既有檔案信息資源的歸檔，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代要求，推動檔案資源建設(shè)的信息化水平，完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的電子化歸檔。電子歸檔過程中必須強化標(biāo)準(zhǔn)意識，質(zhì)量意識，從而能夠有效實現(xiàn)檔案資源的共享，同時要確保檔案數(shù)據(jù)信息的信度，確保電子檔案的真實性。
2.新型信息資源整合
高校的快速發(fā)展，也產(chǎn)生了大量的新型檔案信息資源。高校要加強新型信息資源收集，提升信息資源采集的廣度與深度，尤其是要突破檔案資源以“行政檔案資源”為主的檔案資源采集思路，融入人物、文化、科研、歷史等豐富的檔案信息資源，還要關(guān)注媒體檔案信息資源建設(shè)，以更好地提升檔案信息收集能力。
（三）借助現(xiàn)代技術(shù)支撐，強化信息服務(wù)能力
大數(shù)據(jù)時代是技術(shù)滋生下的產(chǎn)物，因此高校檔案工作要強化信息服務(wù)能力，必須借助現(xiàn)代技術(shù)手段為支撐，實現(xiàn)檔案信息資源的增值與服務(wù)能力升級。
1.規(guī)范的數(shù)字化處理
大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案工作必須借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，實現(xiàn)規(guī)范的檔案資源數(shù)字化處理。新時期，高校檔案工作必須將檔案信息資源的數(shù)字化處理作為首要任務(wù)，對所有檔案完成數(shù)字化加工，提升檔案資源數(shù)字化加工的技術(shù)含量，為檔案信息資源共享奠定堅實基礎(chǔ)。
2.升級信息管理系統(tǒng)
高校檔案信息資源的價值提升需要一套與之相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，高校必須基于大數(shù)據(jù)時代的要求，對既有的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級，構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的存儲、分析能力，并且是信息管理系統(tǒng)具有相對的可擴展性，以確保高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
（四）優(yōu)化安全措施，加強信息安全管理
安全是高校n案工作要解決的一個重要問題，高校必須優(yōu)化安全措施，加強檔案信息安全管理。
1.提升安全技術(shù)
高校要發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，用先進(jìn)的技術(shù)構(gòu)筑起第一道安全防線。高校要充分利用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，以安全及時為支撐，提升信息系統(tǒng)的安全防控能力，通過先進(jìn)的監(jiān)控技術(shù)、密碼技術(shù)、信息過濾技術(shù)等，從技術(shù)層面嚴(yán)防安全漏洞。
2.強化制度建設(shè)
高校檔案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大數(shù)據(jù)時代安全問題，加快安全制度建設(shè)，力求全方位地規(guī)范人們的行為，將因人為因素造成的安全危害降低到最低程度，確保高校檔案工作能夠做到有章可循，有制度可依。
總之，高校檔案工作轉(zhuǎn)變不僅是大數(shù)據(jù)時代的要求，也是自身發(fā)展的必然要求。高校檔案工作必須基于大數(shù)據(jù)時代特點與要求，進(jìn)一步提升工作主動性，使檔案工作更好地發(fā)揮自身價值，促進(jìn)高校更好、更好發(fā)展。
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基金項目：黑龍江省檔案局項目（編號：HDK2016-17）的部分研究成果
一、什么是云計算
對云計算的定義有多種說法?，F(xiàn)階段廣為接受的是美國國家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（NIST）的定義：云計算是一種按使用量付費的模式，這種模式提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問， 進(jìn)入可配置的計算資源共享池（資源包括網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器，存儲，應(yīng)用軟件，服務(wù)），這些資源能夠被快速提供，只需投入很少的管理工作，或與服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行很少的交互。
二、云計算在網(wǎng)絡(luò)信息資源共享方面的優(yōu)勢
首先，云計算安全性強。云計算服務(wù)平臺由專業(yè)的公司及其技術(shù)人員來管理和維護(hù)，擁有雄厚的專業(yè)技術(shù)知識和能力，在數(shù)據(jù)存儲安全方面具有單一公司無法比擬的優(yōu)勢，可以較為有效地解決困擾公司或個人數(shù)據(jù)安全存儲等問題。其次，云計算平臺對用戶端的設(shè)備要求最低，使用起來也最方便。在云計算服務(wù)中，用戶端不需要安裝過多的軟件，大量軟件由云服務(wù)器提供，非常有效地減少了用戶端負(fù)擔(dān)，并且能提供用戶端無法提供的計算速度；再次，云計算可以把不同設(shè)備間的數(shù)據(jù)和應(yīng)用進(jìn)行整合，形成一個個資源池，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與應(yīng)用的充分共享，為用戶訪問不同系統(tǒng)創(chuàng)造了條件，提供了便利；最后，云計算服務(wù)以第三方的形式存在，其以規(guī)?；?jīng)營的方式為社會提供服務(wù)，不僅解決了眾多用戶的工作負(fù)擔(dān)，而且還有效地節(jié)省了社會資源。目前，云計算已滲透到眾多行業(yè)。
三、現(xiàn)階段高校檔案資源管理存在的問題
1.管理思想的陳舊化。從微觀方面看，日常進(jìn)行的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)不能環(huán)環(huán)相扣，檔案工作呈現(xiàn)出一種非系統(tǒng)性、流失性、非真實性、地域性、非共享性等。從宏觀方向看，過去那種封閉的單純強調(diào)保密的觀念使得檔案這種信息資源在國民經(jīng)濟(jì)和信息發(fā)展中的作用發(fā)揮得不是那么廣泛和深刻，其利用率低，嚴(yán)重降低其在社會需求中的作用。
2.管理體制的滯后化。高校管理體制在滯后思想理念支配和指導(dǎo)下一直存在著不成系統(tǒng)的激勵制度，缺乏鼓勵性的創(chuàng)新和探索，造成檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏打破常規(guī)、走陌生路的膽量和信心，同時檔案管理工作的外部環(huán)境也不寬松，造成檔案管理體制嚴(yán)重滯后，不能適應(yīng)形勢的需要。
3.管理手段的原始化。在信息化時代，手工仍運用于文書的整理、歸檔等工作中。這樣就造成了立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，謄寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，真入卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進(jìn)行裝封。這種程序煩瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。另外檔案庫存方法仍很原始。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應(yīng)社會的發(fā)展。
4.管理功能的遲緩化。目前，高校檔案管理工作不能鮮活的適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式的要求和發(fā)展，其中一個重要因素在于管理功能單一，不能兼容。例如，在人事管理工作中，經(jīng)常要用到各類人員數(shù)據(jù)庫，調(diào)整工資數(shù)據(jù)庫，繳納各種保險數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫分別由不同的上級主管部門下發(fā)，功能不同，類型不同，而現(xiàn)行所使用的管理數(shù)據(jù)不能達(dá)到所需要求。
四、高校檔案資源共享的意義
1.解決跨區(qū)查詢檔案難的問題，準(zhǔn)確定位所需檔案。高校檔案資源共享，有利于解決查詢檔案難，檔案查找不方便等問題，如有的畢業(yè)生忘記當(dāng)年畢業(yè)時把檔案放在哪里了，不得已只好到相關(guān)檔案館查找。如果將全國的高校畢業(yè)生檔案信息資源全部整合共享的話，將極大地方便利用者，快速查到其所需檔案所在的區(qū)縣檔案館。如果以后電子信息有效性的問題得以解決，將可以為檔案利用者提供一站式服務(wù)，檔案利用者只要到一個檔案館就可以查詢?nèi)珖臋n案相關(guān)信息，并得到有效憑證。
2.整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計、研等工作開展。如果整合了各檔案館的目錄信息，全文信息例如整合了學(xué)生戶籍信息，成績、入黨信息、畢業(yè)流向等信息將有助于各個檔案局及有關(guān)機關(guān)部門及時進(jìn)行檔案統(tǒng)計，編研等工作。另外資源整合以后可以進(jìn)一步與其他業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行新舊數(shù)據(jù)銜接。例如：學(xué)生由一個學(xué)校轉(zhuǎn)到另一個學(xué)校，檔案銜接問題，有了資源共享，無論學(xué)生怎么轉(zhuǎn)校，轉(zhuǎn)到何地，都可以輕松自由地查找、調(diào)轉(zhuǎn)檔案。
3.加強館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統(tǒng)可以更好地加強跨地區(qū)各大高校之間的交流與合作。
五、云計算在高校檔案資源共享服務(wù)中的應(yīng)用
1.云計算為高校檔案云基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供了保障。在云計算服務(wù)系統(tǒng)中，云計算機將龐大的計算機處理程序拆分成無數(shù)個較小的子程序，交由多部服務(wù)器組成的云計算服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行分析處理，并將處理結(jié)果返回給用戶。
2.云計算為高校檔案云平臺建設(shè)提供了便利。高校檔案云用戶可以通過平臺構(gòu)建自身所需的各種檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的功能拓展，從而滿足不同用戶的需求。
3.云計算為用戶提供面向終端的各種應(yīng)用系統(tǒng)。檔案云系統(tǒng)將為用戶提供各種數(shù)字檔案館所需的應(yīng)用系統(tǒng)，檔案云應(yīng)用到高校數(shù)字檔案館后，終端用戶只需要在自己的終端上通過訪問檔案云系統(tǒng)提供的應(yīng)用系統(tǒng)就可以完成相關(guān)工作。
4.云計算檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)共享。通過互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)提供的面向海量信息的處理模式，能更加高效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，避免不同高校檔案部門之間對同一檔案信息資源的重復(fù)冗余建設(shè)。
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