時(shí)間：2022-02-09 09:46:10
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1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機(jī)檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理機(jī)構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設(shè)備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊(duì)伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術(shù)職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓(xùn)，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準(zhǔn)確性。
2農(nóng)機(jī)檔案規(guī)范化管理的建議
2.1認(rèn)識農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作開展具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。由此，從這個(gè)角度來講，農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案具有重要的社會價(jià)值，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。在今后的工作實(shí)踐中，必須把農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理放在應(yīng)有的位置，各級各部門提高認(rèn)識，重視農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作的開展。
2.2農(nóng)機(jī)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機(jī)檔案管理的必然趨勢。所以，要實(shí)現(xiàn)具有農(nóng)機(jī)監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達(dá)標(biāo)升級活動，促進(jìn)農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的優(yōu)化管理。
2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實(shí)際情況，通過制定《農(nóng)機(jī)方案管理辦法》、《農(nóng)機(jī)檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，明確工作責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機(jī)制。要實(shí)行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時(shí)間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進(jìn)行工作細(xì)化分工，制作《檔案工作人員職責(zé)分工表》，明確各自職責(zé)，定期考核，獎(jiǎng)罰分明，.促進(jìn)檔案管理人員樹立競爭意識、危機(jī)意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個(gè)部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用
1．促進(jìn)了城建檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展
在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)行下，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可以對城建檔案的所有資源和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關(guān)鍵的是，使用先進(jìn)的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，可以實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)兩者的有機(jī)聯(lián)系，在系統(tǒng)集成作用下確保了資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，從這一層面上講，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用可以充分地實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細(xì)化程度
計(jì)算機(jī)信試析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的實(shí)施要點(diǎn)文/呂艷萍息技術(shù)是社會發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)進(jìn)行的。因此，它在城建檔案管理中的應(yīng)用是在電子技術(shù)的支持下，把檔案資源按照電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行合理分類保存。
3．?dāng)U大了城建檔案的資源開發(fā)范圍
傳統(tǒng)的城建檔案管理資源的開發(fā)，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎(chǔ)上開展的，這主要是因?yàn)樵谫Y源的存儲以及傳輸技術(shù)上存在不足。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的條件下，可以構(gòu)建出一套強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，不論是在時(shí)間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。
三、城建檔案管理的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)條件
1．設(shè)備的配置方面
實(shí)行計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，就必須要有完善的相關(guān)設(shè)備的配置。在整個(gè)系統(tǒng)中，最基礎(chǔ)的配置設(shè)施就是軟件、硬件系統(tǒng)，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構(gòu)成要素。軟件方面主要包括數(shù)據(jù)管理、編制排版、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密以及系統(tǒng)的維護(hù)等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統(tǒng)計(jì)等部分；軟件系統(tǒng)要有一定的實(shí)用性、通用性和可擴(kuò)展性；在硬件方面主要有計(jì)算機(jī)和必要的網(wǎng)絡(luò)周邊設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等部分。這樣可以充分地滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化模式的城建檔案管理服務(wù)的日常需要。
1 基建檔案管理的重要意義
有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項(xiàng)目建設(shè)的成本及進(jìn)程。許多城市在建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)都將基建檔案作為驗(yàn)收的內(nèi)容之一，基建檔案是否完整，關(guān)系著項(xiàng)目工程驗(yàn)收的順利與否。另外，一個(gè)單位或者工程建設(shè)基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負(fù)責(zé)人以及管理人員水平有著緊密的關(guān)系。
第一，檔案是項(xiàng)目工程管理中重要的歷史依據(jù)。項(xiàng)目建設(shè)工程在完成交付后，如果出現(xiàn)任何的非人為因素導(dǎo)致的問題，都可以通過翻查當(dāng)時(shí)的基建檔案來進(jìn)行分析排查，查明問題出現(xiàn)的原因以及部位，歸屬的責(zé)任方，以便及時(shí)維修、修復(fù)以及追究責(zé)任方責(zé)任，進(jìn)行賠償，以避免發(fā)生不必要的糾紛。
第二，工程檔案在項(xiàng)目建設(shè)上具有一定的增值效益。在各工程建設(shè)中，對基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時(shí)間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關(guān)于建筑工地中線路管道、隱形環(huán)節(jié)以及各種器材的承重力等的重要資料和數(shù)據(jù)，在后續(xù)對該工程項(xiàng)目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對工程的擴(kuò)建、改建以及修復(fù)工作提供著關(guān)鍵的參考依據(jù)。
第三，基建檔案對未來項(xiàng)目工程的發(fā)展具有良好的參考價(jià)值。完整有序的基建檔案可以為未來進(jìn)行相似類型工程建設(shè)提供一定的參考和借鑒。在進(jìn)行類似的項(xiàng)目工程建設(shè)時(shí)，工作人員可以通過對相關(guān)的基建檔案，了解項(xiàng)目建設(shè)的可行性、方案設(shè)計(jì)、投資經(jīng)費(fèi)等方面的情況，充分對歷史材料進(jìn)行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進(jìn)度。
2 基建檔案管理中存在的問題
基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)一般表現(xiàn)為一次性、唯一性、系統(tǒng)性和固定性等特點(diǎn)，因而基礎(chǔ)建設(shè)的檔案除這幾點(diǎn)外，還有專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性、實(shí)用性及滯后性等專有特性。隨著改革開放，我國的經(jīng)濟(jì)也在飛快地發(fā)展，同時(shí)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目也伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展得到了進(jìn)一步的發(fā)展，一般城市的基礎(chǔ)建設(shè)多以企業(yè)及各單位改善員工住宿條件而建設(shè)的經(jīng)濟(jì)型適用房、舊房改建、商業(yè)住宅房的開發(fā)等為主，在為城市發(fā)展做出大規(guī)模改造的同時(shí)，也為工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理提出了新的要求。目前，我國在基建檔案管理中的問題也日益浮現(xiàn)在人們的眼前。
2.1 對建立基建檔案意識不強(qiáng)
由于一些工期原因，有些負(fù)責(zé)人只重視工程的成本，而忽略了對項(xiàng)目檔案的建立，導(dǎo)致基建檔案資料收集困難，無法開展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續(xù)工作。在工程建設(shè)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不完備、不規(guī)范等情況，例如：注重工程圖紙的設(shè)計(jì)，在驗(yàn)收報(bào)告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒有移交相關(guān)資料；較大的工程項(xiàng)目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時(shí)等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。
2.2 檔案工作管理人員不重視
目前，大部分管理檔案的工作人員對自身工作的重視程度不深，對檔案的保護(hù)不到位，有些工作人員年齡淺、經(jīng)驗(yàn)較少、對檔案管理的工作內(nèi)容認(rèn)識程度不深。從專業(yè)的角度來看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是對工程建設(shè)方面的知識了解不足，不熟悉項(xiàng)目建設(shè)流程；然而，項(xiàng)目工程人員和施工人員雖然對基建工作非常擅長，但是對于檔案工作不熟悉，缺少對檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進(jìn)行有效的溝通和及時(shí)的交流，很容易影響檔案工作的順利開展。
2.3 資料收集難度大，信息不完整
基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業(yè)性等特點(diǎn)，使得檔案資料搜尋歸納工作開展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標(biāo)注日期；有些無簽名和章印，檔案資料不完整、不準(zhǔn)確。
2.4 檔案文件缺少原件
現(xiàn)如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復(fù)印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎(chǔ)工程建設(shè)中最為重要一個(gè)證據(jù)，雖然材料內(nèi)容是一樣的，但是原件與復(fù)印件的價(jià)值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關(guān)鍵時(shí)候，復(fù)印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長期管理，更會給今后的工作帶來諸多麻煩。
3 對策分析
3.1 重視基建檔案管理工作
要樹立正確的檔案管理意識，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認(rèn)識到對檔案的嚴(yán)格管理是在保護(hù)企業(yè)和單位重要材料的工作。其次要鼓勵(lì)全體人員積極配合，一起完成對工程建設(shè)的檔案管理這項(xiàng)基本工作。
第一，通過集中學(xué)習(xí)等方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，營造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該積極鼓勵(lì)工作人員加入到基建檔案管理工作中，優(yōu)化基建材料收集有關(guān)流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時(shí)地移交有關(guān)材料，以保證工作可以有效推進(jìn)。
第二，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視基建檔案管理工作，將其增添到會議日程和工作匯報(bào)中，可以制定一定的考核制度和獎(jiǎng)懲規(guī)則，同時(shí)也要加強(qiáng)對管理工作的硬件設(shè)施投放，以確保工作的有效進(jìn)行。
3.2 強(qiáng)化基建檔案管理制度
有些工程建設(shè)的施工單位較多，項(xiàng)目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關(guān)檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個(gè)統(tǒng)一的、合理的、適用性較強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度，并且對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人、職能分工、獎(jiǎng)懲制度等都要有著明確的規(guī)定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗(yàn)收等流程做出具體的規(guī)定要求。另外，要分配具有專業(yè)知識的檔案管理人員，有效地執(zhí)行工作，完善檔案管理的制度，還應(yīng)讓項(xiàng)目人員與管理人員進(jìn)行有效的溝通和及時(shí)的交流。
3.3 利用新型科學(xué)技術(shù)
檔案管理工作主要是以行政機(jī)關(guān)產(chǎn)生之文書經(jīng)歸檔后之管理和應(yīng)用為范圍，以檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的為主要活動的工作。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好檔案，用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。在一個(gè)單位中，檔案管理無疑是單位有序、協(xié)調(diào)、高效運(yùn)行的有效保證。
一、什么是檔案管理工作？
檔案管理工作就是利用科學(xué)的原則與方法管理檔案。檔案管理工作主要包括：檔案的征集、整理、保管、鑒定、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)與利用的服務(wù)。具體解釋為以下幾點(diǎn)：
1、收集檔案工作
為了解決檔案的分散和檔案的集中利用之間的矛盾就形成了檔案管理中的收集工作。
2、整理檔案工作
為了解決檔案的零亂和管理、利用的系統(tǒng)化之間的矛盾，就形成了檔案的整理工作。
3、鑒定檔案工作
為了使有保存價(jià)值的檔案得到優(yōu)先的保管，并能發(fā)揮出更大的作用，以滿足需求，就形成了檔案的鑒定工作。
4、保管檔案工作
根據(jù)社會利用的需要，為了解決檔案自然壽命的有限性和社會長遠(yuǎn)利用需要之間的矛盾，就形成了檔案的保管工作。
5、編目檢索檔案工作
為了解決檔案排放的單向性排列和社會多樣需求之間的矛盾，以及提高檔案的查找，就形成了檔案的編目與檢索工作。
為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進(jìn)行研究，匯編出版各種檔案參考資料，這就形成了檔案的編輯與研究工作。
7、統(tǒng)計(jì)檔案工作
對檔案及檔案管理的狀態(tài)進(jìn)行數(shù)量分析研究，這就形成了檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
8、利用檔案工作
對檔案進(jìn)行法人一系列的管理活動，目的就是為了發(fā)揮檔案的作用。通過各種方式，向用戶提供相應(yīng)的檔案材料，這就形成了檔案的提供利用工作。
盡管檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性、政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，但是很多管理部門沒有充分的認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性。從目前來看在很多單位檔案管理工作還存在著很多的不足。
二、目前檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案管理的工作不夠重視
長久以來，很大一部分人甚至是一些領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案管理工作就是看好檔案，不丟失，不泄密。認(rèn)為檔案工作既不是單位的主要工作，還不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，僅僅就是簡單的檔案保管工作。以上這些輕視檔案工作的思想表明了目前還有很多人對檔案工作缺乏了解，并且忽視檔案工作重要作用。
2、檔案管理水平不高、力量薄弱、手段落后
在很多單位中，從事檔案管理工作的人員大部分都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)，對檔案的管檔要求、重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)都不是很了解，收集檔案的意識淡薄。特別是在很多單位中，檔案管理人員都是兼職人員，投入在檔案管理工作的精力不足，所謂的檔案管理工作就是將材料放入檔案盒中，沒有及時(shí)的整理歸檔，嚴(yán)重影響了單位的檔案管理水平。
3、檔案管理的硬件環(huán)境設(shè)施不齊全
現(xiàn)在，很多單位檔案管理的硬件環(huán)境設(shè)施不夠齊全，對檔案管理必須要的條件沒有解決落實(shí)，比如沒有專用的檔案室、檔案室狹窄、潮濕，檔案材料產(chǎn)生霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及保存，甚至有的管檔單位連必備的切刀很統(tǒng)一的檔案夾等都無法配備齊全。
三、如何解決檔案管理工作的現(xiàn)狀？
1、提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作的從事人員首先需要的是具有高水平的檔案管理專業(yè)知識人員，并且要作風(fēng)正派，有責(zé)任心。要不間斷的對檔案管理人員進(jìn)行教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮他們的工作積極性和創(chuàng)造性。單位要經(jīng)常專門針對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)水平培訓(xùn)。讓檔案管理人員真正能掌握科學(xué)管理檔案的原則和方法，提高檔案質(zhì)量和工作效率。使檔案工作更科學(xué)實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。
要想建立完善的檔案工作就必須遵照以下制度：
（1）檔案管理的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。要結(jié)合單位的實(shí)際建立檔案管理規(guī)章制度，并能適應(yīng)單位檔案管理的需求。
（2）簡明實(shí)用。制度必須是可操作的、簡便易行、方便實(shí)用、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的作用。
（3）堅(jiān)持制度約束雙向性。既能約束領(lǐng)導(dǎo)又可以約束職工。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)將影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。
（4）堅(jiān)持制度執(zhí)行嚴(yán)肅性。檔案管理部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行中，要做到有功必賞、有過必罰。
3、改進(jìn)與完善檔案管理功能。
在現(xiàn)代，應(yīng)對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原來有的重要部分應(yīng)予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
4、采用信息化管理手段。
信息化管理是當(dāng)今社會發(fā)展的一大走向，這也對檔案管理工作提出了新的要求，那就是盡可能地利用新手段提高檔案工作的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理?？梢岳矛F(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的采集、管理和提供服務(wù)。同時(shí)，還要注意系統(tǒng)輸出的檔案信息經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，輸出的效果回復(fù)到檔案信息化系統(tǒng)中，由此進(jìn)行檔案管理中的各項(xiàng)工作內(nèi)容和規(guī)章制度進(jìn)行再次調(diào)整。很多單位計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理工作中，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)化理勢在必行。
綜上所述，檔案作為一種信息資源，是一種無形的資產(chǎn)，在各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的作用，規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性的工作。在新的歷史條件下檔案管理工作必將緊緊聯(lián)系著時(shí)代的發(fā)展要求，從觀念上更新采取有效措施，積極探索現(xiàn)代檔案管理工作的模式，促進(jìn)社會主義的和諧建設(shè)?！?/p>
參考文獻(xiàn)
1、李多，市場經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理利用，安徽大學(xué)，2008年
2、吳寶康，檔案學(xué)研究中的一些想法，檔案學(xué)通訊，2006
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時(shí)也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
二、GIS應(yīng)用在城建檔案技術(shù)管理中
（一）將GIS基本功能應(yīng)用到城建檔案技術(shù)管理中
首先，要通過矢量化設(shè)備或軟件將城市的地形圖輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中作為城建檔案技術(shù)管理的背景圖，再通過這些設(shè)備和軟件將城市規(guī)劃、建筑以及管線的現(xiàn)狀圖根據(jù)提前編排好的程序疊加輸入到做好的城市地形圖背景上，這樣就得到了整個(gè)城市建筑綜合現(xiàn)狀圖。這樣就可以對已經(jīng)輸入到計(jì)算機(jī)里面的矢量地圖進(jìn)行漫游、放大、無極縮放以及測量工具等GIS操作[1]。其次，可以利用GIS軟件對某一個(gè)城區(qū)中的道路和建筑物等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，通過這個(gè)方式就可以得到這個(gè)城區(qū)的數(shù)字地圖。利用GIS軟件可以實(shí)現(xiàn)對梳子地圖的放大、縮小、現(xiàn)實(shí)屬性等相關(guān)操作，并且可以將調(diào)查得到的數(shù)據(jù)信息添加到相對應(yīng)的建筑物屬性上。此外，GIS軟件技術(shù)還兼具極其強(qiáng)大的制圖功能，能夠?qū)Ω鞣N矢量圖進(jìn)行疊加或分層顯示，并且可以隨時(shí)對矢量圖中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新修改，使得城建檔案技術(shù)管理信息能夠更加完整、準(zhǔn)確地反映。
（二）GIS空間索引技術(shù)在城建檔案技術(shù)管理中的應(yīng)用
GIS能夠?qū)Σ煌脩舻脑诰€查詢進(jìn)行迅速及時(shí)的反應(yīng)，并且能夠有效地進(jìn)行空間數(shù)據(jù)的檢索。利用GIS空間索引技術(shù)可以對空間數(shù)據(jù)進(jìn)行快速高效地檢索、查詢以及顯示，利用GIS空間索引技術(shù)可以在城建檔案數(shù)據(jù)庫查詢與GIS空間位置之間建立起一條新的檔案檢索途徑。如果城建檔案技術(shù)管理工作者想要查找檔案，只需要點(diǎn)中顯示器上顯示的相應(yīng)的建筑就可以獲取該建筑的相關(guān)檔案信息。如果管理人員已經(jīng)將工程檔案存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里面，那么就可以直接通過檢索的方式將需要的城建檔案信息呈現(xiàn)在電子屏幕上，還可以將矢量圖通過繪圖打印輸出設(shè)備將其打印出來。通過GIS空間索引技術(shù)可以將決策機(jī)構(gòu)以及建設(shè)單位所需要的城市設(shè)計(jì)、規(guī)劃、建設(shè)、施工等相關(guān)的城建檔案資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、靈活、準(zhǔn)確直觀地體現(xiàn)。
（三）城建檔案技術(shù)管理中GIS空間分析的應(yīng)用
早在上個(gè)世紀(jì)六十年代地理和區(qū)域科學(xué)的計(jì)量革命就出現(xiàn)GIS空間分析，當(dāng)時(shí)，空間分析主要是利用統(tǒng)計(jì)分析的方法對點(diǎn)、線、面的空間分布模式進(jìn)行分析，但是當(dāng)前，GIS空間分析主要用來分析復(fù)雜空間系統(tǒng)的時(shí)空演變過程、空間決策過程以及地理空間自身特點(diǎn)。GIS空間分析主要有空間信息分類、空間信息計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)分析、疊加分析以及緩沖區(qū)分析等方法。例如，GIS緩沖區(qū)分析的方法可以運(yùn)用到城市建設(shè)中的道路擴(kuò)建工程問題，對道路擴(kuò)建工程中有可能會涉及的城市建筑物進(jìn)行詳細(xì)分析，并在城建檔案數(shù)據(jù)庫里面將有可能涉及到的建筑物詳細(xì)檔案信息檢索出來，作為城市道路擴(kuò)建的重要依據(jù)。
(二)加大信息化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)
加大信息化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，是確保檔案管理順利落實(shí)的關(guān)鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數(shù)據(jù)或者影音形式的檔案，需要將大量分散的信息進(jìn)行歸集和整理，使得檔案信息系統(tǒng)化、集中化，方便使用。檔案管理雖然是信息化操作，但是也需要檔案管理人員的實(shí)施。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理實(shí)踐能力，決定了管理工作的落實(shí)質(zhì)量。隨著信息化和科學(xué)技術(shù)的快速提升，需要不斷提升管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化他們的信息技術(shù)，加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)符合新形勢下技術(shù)發(fā)展的綜合管理人才。加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，從理論和實(shí)際操作兩個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，以提升其信息化前沿知識的儲備，提升實(shí)踐操作能力，使信息化檔案管理順利落實(shí)。
(三)完善信息化檔案管理安全保護(hù)機(jī)制
高校系統(tǒng)的檔案信息是一項(xiàng)重要的資源，也具有很重要的價(jià)值。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問題也層出不窮，信息安全受到了很大的威脅，其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護(hù)機(jī)制，保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中，檔案管理工作人員要提升管理意識，完善網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)機(jī)制。第一、建立嚴(yán)密的監(jiān)控與管理機(jī)制，要具有邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒芾砹鞒?，同時(shí)完善每個(gè)程序的具體操作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)應(yīng)對措施。例如:查詢管理中設(shè)定訪問權(quán)限，確保查詢范圍內(nèi)信息資源的安全性;數(shù)據(jù)相關(guān)措施的管理中，數(shù)據(jù)采集、整理、分析等都應(yīng)該設(shè)定管理權(quán)限。第二、落實(shí)網(wǎng)絡(luò)管理安全輔助機(jī)制。對于檔案信息要進(jìn)行備份管理，使得數(shù)據(jù)在丟失以后能夠快速恢復(fù)。第三、設(shè)定檔案信息交換管理權(quán)限。每個(gè)部分或者是校內(nèi)的分支管理單位都會相互交換信息，而每個(gè)單位間的信息交換、查詢與使用等都應(yīng)該設(shè)定一定權(quán)限，保障信息交換的安全性。
針對現(xiàn)代學(xué)生學(xué)籍檔案管理數(shù)字化需求，學(xué)校應(yīng)加快數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理的改革。通過臨時(shí)招聘、嚴(yán)格符合等方式使現(xiàn)有紙質(zhì)文檔學(xué)生學(xué)籍盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化學(xué)籍檔案。同時(shí)針對數(shù)字化檔案管理需求對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行完善。目前，我國普遍應(yīng)用的學(xué)生學(xué)籍檔案管理軟件較多，不同學(xué)校、不同地域教委的規(guī)定也存在差異。其造成了數(shù)字化軟件系統(tǒng)以及信息存在不同。針對這樣的問題，我國教育機(jī)構(gòu)還應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理軟件的評測。以統(tǒng)一的軟件使數(shù)字化信息檔案更加便于管理與利用，促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的開展。
注重學(xué)生學(xué)籍檔案管理組織架構(gòu)的改革，促進(jìn)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
針對現(xiàn)代數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求，學(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)加快管理組織架構(gòu)的改革。針對數(shù)字化檔案管理特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)管理架構(gòu)的優(yōu)化，以此為基礎(chǔ)促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理工作的開展。首先，學(xué)校應(yīng)對學(xué)生生源情況、檔案管理情況進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上讀學(xué)生檔案管理數(shù)字化需求進(jìn)行探討。確定學(xué)籍檔案工作內(nèi)容及目標(biāo)后，分析數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理的組織架構(gòu)需求以及人員配置需求。通過完善的基礎(chǔ)分析與評測，確定學(xué)生學(xué)籍檔案管理要求，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行組織架構(gòu)的建設(shè)以及人員的配備優(yōu)化。
針對數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求進(jìn)行管理體系的改革與完善
數(shù)字化檔案管理方法有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理，因此，其管理體系以及管理內(nèi)容也有著很大的區(qū)別。針對數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求，在學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化進(jìn)程中還應(yīng)加快管理體系的改革與完善。以數(shù)字化檔案管理方法、需求為基礎(chǔ)，以學(xué)生學(xué)籍管理特點(diǎn)進(jìn)行檔案管理體系的構(gòu)建與完善。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法以及管理重點(diǎn)，以數(shù)字化檔案管理需求開展檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外，針對數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)，數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理中還應(yīng)注重管理體制的改革與完善。以數(shù)字化檔案管理需求為基礎(chǔ)，以學(xué)生學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)為重點(diǎn)，針對原有管理制度中的不適用內(nèi)容進(jìn)行改革。從學(xué)生學(xué)籍檔案信息安全管理入手，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理。
針對現(xiàn)代學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求強(qiáng)化人員素質(zhì)
針對現(xiàn)代學(xué)生學(xué)籍檔案管理額需求，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視學(xué)籍檔案管理工作，并加強(qiáng)教職工檔案意識的強(qiáng)化。將學(xué)生學(xué)籍檔案建設(shè)與管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作開展持續(xù)的管理。落實(shí)人員、經(jīng)費(fèi)及設(shè)備，優(yōu)化人員架構(gòu)。針對數(shù)字化學(xué)生學(xué)籍檔案管理需求提高檔案管理人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。根據(jù)學(xué)校所采用的數(shù)字化檔案管理軟件開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。同時(shí)，建立內(nèi)部檔案信息網(wǎng)絡(luò)、強(qiáng)化數(shù)字化學(xué)籍檔案的信息備份，以數(shù)字化學(xué)籍檔案管理水平的提高、人員素質(zhì)的提高促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
強(qiáng)化學(xué)生畢業(yè)后的轉(zhuǎn)檔管理，保障學(xué)生學(xué)籍檔案的安全
1.1 檔案管理人員的意識不強(qiáng)，工作效率較低。在基層單位的發(fā)展中，檔案管理人員的意識不強(qiáng)，工作效率較低，是基層檔案管理工作中存在問題之一。很多時(shí)候，由于檔案管理人員自身的意識不強(qiáng)，直接影響了其工作效率。久而久之，基層檔案管理工作中出現(xiàn)很多的問題。因此，在基層檔案管理工作中，檔案管理人員的意識不強(qiáng)，工作效率較低，已經(jīng)成為一個(gè)非常明顯的問題。
1.2 檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足。在實(shí)際工作中，基層檔案管理工作開展的有效性，是直接影響基層單位發(fā)展的主要因素之一。檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足問題的存在，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。如何結(jié)合檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足這一問題，是基層單位開展工作的應(yīng)重視的問題。
2.解決基層檔案管理工作問題的有效對策
2.1 融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性。為了更好的進(jìn)行基層檔案管理工作，融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，是其中一種有效的對策。通過融入現(xiàn)代化的管理控制意識的方式，完善日常工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求工作人員按照規(guī)定進(jìn)行管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，營造良好的工作氛圍，可以有效的提高基層檔案管理工作效率。因此，結(jié)合實(shí)際工作的情況，融入現(xiàn)代化的管理控制意識，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，在一定程度上可以促進(jìn)檔案管理工作的開展。
2.2 提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率。在基層單位的日常管理工作中，提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，提高檔案管理工作的效率，也是完全其存在問題的有效對策之一。結(jié)合基層檔案管理工作問題，積極地完善檔案管理方案，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的漏洞問題，對于促進(jìn)基層檔案管理工作的發(fā)展，具有極大的促進(jìn)作用。因此，在進(jìn)行基層檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)切實(shí)實(shí)施提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)這一對策，提高檔案管理工作的效率。
中圖分類號：S611文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的基本特點(diǎn)
1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多
眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測和建（構(gòu)）工程測量復(fù)核等測試記錄等等?？傊?，文檔種類多，歸檔庫藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。
1.2 時(shí)間跨度較長，材料變更快
建筑設(shè)計(jì)公司檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過程中甚至還會出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高
設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。
二、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
三、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新
一是要主動提高認(rèn)識。充分認(rèn)識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢。準(zhǔn)確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。
3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新
認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。
3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。
3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新
按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競爭并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
3.5大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新
創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個(gè)性化的信息服務(wù)同時(shí)開辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等項(xiàng)目。
四、結(jié)束語
以上是本人在工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供參考。
參考文獻(xiàn)：
