時(shí)間：2022-10-13 20:25:09
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近年來(lái)，高校繼續(xù)教育培訓(xùn)進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴(kuò)大，在其內(nèi)部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓(xùn)領(lǐng)域自身所獨(dú)有的特點(diǎn)，使得管理者對(duì)公文、檔案的存取、調(diào)用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時(shí)地使用這些檔案，是目前高校教育培訓(xùn)工作中面臨的一個(gè)重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，具有傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時(shí)，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結(jié)。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成，電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后就進(jìn)入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運(yùn)作中創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)和最終生成的能為計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲(chǔ)密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時(shí)間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱、調(diào)用，管理方便。但電子文檔必須以計(jì)算機(jī)為媒介，對(duì)設(shè)備依存度較高，而且易于修改、復(fù)制、傳播。
二、教育培訓(xùn)文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓(xùn)公文電子化的意義
高校教育培訓(xùn)的公文包括請(qǐng)示、資產(chǎn)請(qǐng)示、收文、報(bào)文、大型活動(dòng)審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時(shí)效性強(qiáng)，需要準(zhǔn)確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且易出差錯(cuò)。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦公效率和資源利用率，實(shí)現(xiàn)了跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個(gè)層面的工作有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質(zhì)公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓(xùn)工作的日常內(nèi)部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級(jí)來(lái)文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來(lái)依靠傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序時(shí)，就擬稿、審稿、定稿程序就會(huì)反復(fù)幾次修改，若是碰到領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，只能等到領(lǐng)導(dǎo)出差回來(lái)才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報(bào)到下一位領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可能又因?yàn)閯e的原因而延誤了批閱。這些嚴(yán)重地影響了公文流轉(zhuǎn)的進(jìn)程和速度，制約了教育培訓(xùn)工作的開展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來(lái)說方便、快捷、智能，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò)，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地就可簽批。即使領(lǐng)導(dǎo)在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)方式在向上報(bào)文或向下級(jí)部門發(fā)送紙質(zhì)公文時(shí)，中間要經(jīng)過很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達(dá)相關(guān)部門。因受時(shí)間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而電子公文通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，無(wú)論是在制發(fā)上傳文件還是向下級(jí)信息，都會(huì)在短時(shí)間內(nèi)以點(diǎn)帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間，及時(shí)地傳遞了信息，其時(shí)效性能高的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。
3．響應(yīng)低碳、環(huán)保、節(jié)約的號(hào)召
采用無(wú)紙化辦公的方式進(jìn)行電子公文的流轉(zhuǎn)，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費(fèi)用。這無(wú)疑是對(duì)倡導(dǎo)低碳環(huán)保生活的響應(yīng)，為建設(shè)環(huán)保型、節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
(二)高校教育培訓(xùn)檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進(jìn)行編制開發(fā)的專用數(shù)據(jù)庫(kù)，任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來(lái)，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫(kù)房中進(jìn)行，無(wú)法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時(shí)，由于傳統(tǒng)意識(shí)的影響，國(guó)人對(duì)檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓(xùn)的檔案管理有其獨(dú)特的特點(diǎn)，即查詢調(diào)用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級(jí)可以深入到文件級(jí)甚至內(nèi)容級(jí)，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動(dòng)化平臺(tái)，根據(jù)用戶的不同職責(zé)設(shè)置不同的權(quán)限，分級(jí)共享信息。而且足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質(zhì)公文時(shí)要根據(jù)時(shí)間和空間順序在公文檔案中進(jìn)行查找，如果年代久遠(yuǎn)則十分麻煩和費(fèi)力。而高校教育培訓(xùn)檔案電子化后，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內(nèi)容的關(guān)鍵字、詞或類目、時(shí)間、地域等進(jìn)行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內(nèi)搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。
三、存在的問題及當(dāng)前應(yīng)對(duì)方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來(lái)了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻(xiàn)，但是在應(yīng)用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院為例，在向上級(jí)報(bào)文時(shí)，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)程序，整個(gè)高校在整體上并沒有實(shí)行電子公文，也沒有統(tǒng)一規(guī)范，二級(jí)院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內(nèi)部使用，出了院系的文件流轉(zhuǎn)還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式完成。在財(cái)務(wù)方面，報(bào)銷憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效完成報(bào)銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。
鑒于以上原因，文檔實(shí)行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。對(duì)于只能是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的工作，事后再利用掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現(xiàn)實(shí)兩個(gè)角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會(huì)同時(shí)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，文檔電子化是信息時(shí)展的必由之路，是高校教育培訓(xùn)發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢(shì)，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應(yīng)用亦必然會(huì)越來(lái)越深入和普及，必能大力促進(jìn)高校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來(lái)更高的效率，使歸檔管理的費(fèi)用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。
一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：
1歸檔信息來(lái)源無(wú)邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時(shí)隨地都會(huì)受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會(huì)隨時(shí)受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地?cái)r截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進(jìn)行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動(dòng)。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。
2歸檔信息的脆弱：整個(gè)信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無(wú)論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會(huì),整個(gè)企業(yè)猶如一部由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)的巨大機(jī)器。數(shù)字化機(jī)器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會(huì)迅速蔓延到其他部分。
3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強(qiáng)。
二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：
1、歸檔管理應(yīng)該配備獨(dú)立的服務(wù)器和防火墻等安全措施
檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機(jī)密文件?？梢?，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨(dú)設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。
上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對(duì)象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時(shí)防范互聯(lián)網(wǎng)的負(fù)面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
2、電子文檔應(yīng)以生效時(shí)間為歸檔時(shí)間
由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來(lái)事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時(shí)進(jìn)行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實(shí)物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲(chǔ)其中排列，分存儲(chǔ)器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來(lái)文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來(lái)論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進(jìn)入專門的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，
3、電子文件立卷方式為保存在獨(dú)立存儲(chǔ)器中
電子文件能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來(lái)看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨(dú)立存儲(chǔ)器中。電子文檔的立卷直接以獨(dú)立存儲(chǔ)器為保管單位，集中保存在各個(gè)檔案庫(kù)，并且每個(gè)存儲(chǔ)器最好做1個(gè)以上的備份，備份存儲(chǔ)器放置于另一獨(dú)立地點(diǎn)。
因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來(lái)源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。在時(shí)間上，產(chǎn)生于某個(gè)特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來(lái)源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對(duì)象上，徹底改變了原來(lái)的案卷級(jí)方法代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以獨(dú)立電子文件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。
我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動(dòng)化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會(huì)越來(lái)越多，這變化又會(huì)促使檔案工作的理論和實(shí)踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會(huì)引起的變化，必然是一個(gè)歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識(shí)素養(yǎng)的提高，認(rèn)識(shí)過程中的缺陷，是完全能夠克服的。
參考文獻(xiàn)
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對(duì)于電子檔案來(lái)說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
一、檔案管理的轉(zhuǎn)化與電子檔案的優(yōu)越
（一）檔案管理的轉(zhuǎn)變。
隨著信息數(shù)字化的飛速發(fā)展，檔案管理從舊有傳統(tǒng)的分類如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案等漸變?yōu)殡娮有问较到y(tǒng)模式管理，且這種管理相較紙質(zhì)檔案管理顯然更為詳細(xì)、規(guī)范和科學(xué)。不同企業(yè)、行業(yè)、領(lǐng)域?qū)τ陔娮訖n案管理都有各自不同的管理系統(tǒng)與管理?xiàng)l例。雖然單位對(duì)電子檔案的管理各有千秋，但可以肯定的是電子檔案管理已被最廣泛的使用。
（二）電子檔案的優(yōu)越性。
電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案接收信息快捷方便，整理歸檔起來(lái)費(fèi)時(shí)少又齊全，信息存儲(chǔ)空間容量大、密度高，載體多元化，方便統(tǒng)一管理和實(shí)現(xiàn)信息共享等。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案保存的長(zhǎng)久性問題。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍運(yùn)用為我們的生活提供了很多的便利，大大提高了我們的工作效率，方便了我們的生活和工作。其中檔案的管理尤為明顯，在現(xiàn)代社會(huì)工作生活的中，電子檔案的使用非常普遍，但是它的存儲(chǔ)時(shí)間在相對(duì)程度上卻是很難得以保證的，在電子檔案帶給我們方便、快捷、有效的查閱的同時(shí)，其中的數(shù)據(jù)、文字、影像也很容易被不正當(dāng)操作更改；文檔材料也容易因?yàn)椴《径粴q月篡改信息；或者磁盤、硬盤、U盤等存儲(chǔ)設(shè)備不小心出現(xiàn)問題，直接導(dǎo)致電子檔案中的數(shù)據(jù)信息丟失而無(wú)法打開等一系列安全問題[1]。再者作為新生事物，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不夠，而基層工作人員誤以為有了電子存儲(chǔ)版本，紙質(zhì)檔案保存便已經(jīng)失去意義，便對(duì)原始紙質(zhì)做徹底銷毀。然而一旦電腦遭遇“黑客”、“病毒”侵襲致使網(wǎng)絡(luò)癱瘓，或者移動(dòng)硬盤、U盤、云盤等載體在高溫、潮濕一些不可預(yù)測(cè)的情況下出現(xiàn)故障而無(wú)法讀取數(shù)據(jù)時(shí)，電子文件也將會(huì)隨之消失殆盡，更可怕的是此時(shí)的紙質(zhì)檔案也被銷毀，由此為企業(yè)造成的損失將是無(wú)法預(yù)計(jì)的。
（二）電子檔案原件的真實(shí)可靠性。
隨著各式制圖軟件被廣泛熟知，想要修改圖片、文件、文檔上的任何一個(gè)地方都是很簡(jiǎn)單的一件事情，且電子文件被刪改后不留一點(diǎn)痕跡，讓人難辨真假；在運(yùn)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)文檔文件、圖片的過程中，擬稿者無(wú)法留下自己的親筆簽字；企業(yè)負(fù)責(zé)人若想在已形成的文件備案磁盤上做簽發(fā)也是件很難做到的事情；這樣對(duì)所存儲(chǔ)的電子檔案材料的真實(shí)性和權(quán)威性將很難得到確認(rèn)。而文件材料的失真勢(shì)必讓人們對(duì)該份文件持有的價(jià)值性加以疑問。雖然企業(yè)對(duì)文件的真實(shí)可靠一再保證絕對(duì)不會(huì)也不允許有任何人來(lái)隨意篡改材料，但是在形成電子檔案的過程中，使用的軟件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率卻要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案高。這些“錯(cuò)誤”也極易使人們對(duì)該文件的信任度降低。
（三）電子檔案內(nèi)容的保密性。
電子檔案在傳輸過程中，難保網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備不被其他設(shè)備所干擾。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷進(jìn)步，想要得到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件，只需用專門的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便可，并且此終端上的文件也會(huì)被傳輸?shù)狡渌煌W(wǎng)絡(luò)終端。長(zhǎng)此以往，電子文件的內(nèi)容難免不被泄漏出去，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息的保密度產(chǎn)生很大的威脅。
（四）電子檔案軟件的統(tǒng)一性。
電子檔案的存儲(chǔ)在不同地區(qū)、不同領(lǐng)域所使用的軟件有所不同。然而計(jì)算機(jī)軟件的研發(fā)設(shè)計(jì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及硬件，因此使用軟件的不同性多少會(huì)對(duì)檔案互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生影響。
三、電子檔案管理的相關(guān)措施
（一）加強(qiáng)電子檔案的科目管理，制定合理健全的檔案管理方案。
在將紙質(zhì)檔案合成電子檔案的同時(shí)便對(duì)其進(jìn)行分類整理。不同領(lǐng)域、不同科目、不同類型的文件分開做電子歸檔，然后將歸檔電子文件轉(zhuǎn)存到不同光盤上，并對(duì)這些光盤進(jìn)行分類編目、備份以便以后查找和使用。企業(yè)單位要在各方面加強(qiáng)對(duì)光盤保護(hù)措施。光盤相對(duì)于磁盤，其抗干擾能力良好且結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定。作為新型的存貯載體，光盤可在脫機(jī)下完好保存，且歸檔電子文件保存時(shí)間久、易攜帶。做完電子檔案歸檔整理，制定相關(guān)管理規(guī)章制度必不可少，單位應(yīng)根據(jù)本部門實(shí)際情況，建立健全的管理方法，從制度上約束電子檔案的使用、歸檔、鑒定等一系列流程。
（二）對(duì)電子檔案存儲(chǔ)電腦的保護(hù)。
對(duì)專門存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝有效、強(qiáng)硬的殺毒軟件，以免黑客、病毒入侵對(duì)文件造成不必要的損失。
（三）電子檔案的利用。
傳統(tǒng)文件的利用方式因電子信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用而被改變，檔案信息的利用的時(shí)間和空間也不再受到限制[5]。因此單位可利用這些優(yōu)點(diǎn)將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)開放形式展現(xiàn)給外界。企業(yè)單位還可以利用計(jì)算機(jī)的全文數(shù)字化這一特點(diǎn)對(duì)電子檔案進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，方便利用者隨時(shí)進(jìn)行原件閱讀并對(duì)其分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、復(fù)制、打印和編輯等。但也存在一個(gè)問題――電子檔案對(duì)外界分享原件閱讀的同時(shí)，極有可能被篡改、復(fù)制或被盜取，所以，檔案的所屬者需運(yùn)用計(jì)算機(jī)的限讀功能對(duì)文件進(jìn)行更好的保護(hù)。
科技在不斷進(jìn)步，電子檔案管理在各個(gè)行業(yè)的優(yōu)越性越來(lái)越突出，其優(yōu)越性隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。電子檔案對(duì)任何企業(yè)、單位都有著至關(guān)重要的作用。不僅檔案所屬企業(yè)或單位對(duì)電子檔案要高度重視，社會(huì)各層級(jí)也應(yīng)將電子檔案跟自身聯(lián)系起來(lái)，并從不同領(lǐng)域提取各自檔案管理的好的、有效的措施并做一匯總，使電子檔案管理更加完善。
參考文獻(xiàn)：
電子檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對(duì)單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計(jì)算機(jī)和軟件兼容性要求、密級(jí)電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。
2.統(tǒng)一電子檔案管理
軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對(duì)電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。
3.提高電子檔案的保存質(zhì)量
電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響,對(duì)電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機(jī)械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強(qiáng)電子檔案的保管,確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性應(yīng)用。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時(shí)更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。
4.加強(qiáng)我國(guó)電子檔案的安全
（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時(shí)，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對(duì)重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。
5.提高我國(guó)檔案工作人員素質(zhì)信息化進(jìn)程
推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識(shí)別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對(duì)其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來(lái)機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來(lái)酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來(lái)霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫(kù)房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來(lái)往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來(lái)的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來(lái)的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來(lái)的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫(kù)房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫(kù)內(nèi)，庫(kù)房盡量使用無(wú)紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫(kù)房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無(wú)線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫(kù)房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來(lái)的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示。
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1、文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3會(huì)計(jì)電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。
二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。
1、軟磁盤的保護(hù)
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長(zhǎng)久保存。
2、光盤的保護(hù)
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來(lái)看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來(lái)說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來(lái)對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來(lái)了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來(lái)不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來(lái)說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來(lái)說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來(lái)，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
1、文書電子檔案整理
一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
2、科技電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。
A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。
B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。
3會(huì)計(jì)電子文件整理
A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。
B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。
1、軟磁盤的保護(hù)
A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。
B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。
D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長(zhǎng)久保存。
2、光盤的保護(hù)
（二）管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范欠缺。由于目前各個(gè)高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計(jì)的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致將來(lái)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接時(shí)存在困難。
（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲(chǔ)安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠(yuǎn)程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無(wú)法抵御眾多黑客高手的攻擊。
（四）缺少必要的簽名及確認(rèn)信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨(dú)立的不同個(gè)體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認(rèn)證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實(shí)性，也能在出現(xiàn)問題的時(shí)候，第一時(shí)間內(nèi)找出責(zé)任人。
（五）缺少風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。我國(guó)部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達(dá)安全標(biāo)準(zhǔn)，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。
二、加強(qiáng)高校電子檔案管理工作的策略
（一）建立全國(guó)高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國(guó)家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來(lái)，形成全國(guó)高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對(duì)所需內(nèi)容進(jìn)行生動(dòng)、快捷地咨詢。
（二）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化軟件模塊，建議從以下兩個(gè)方面著手：一是成立專門負(fù)責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的課題組，使我國(guó)的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強(qiáng)對(duì)檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。
（三）加大資金投入，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，并積極探索電子檔案存儲(chǔ)的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費(fèi)投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進(jìn)一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。
目前我國(guó)醫(yī)院在制度建設(shè)上更傾向于醫(yī)療管理方面，而對(duì)檔案管理缺乏一定的投入，使其缺少相關(guān)的管理制度與規(guī)范。在我國(guó)醫(yī)院的現(xiàn)代化進(jìn)程中，這一問題仍有待解決。醫(yī)院檔案管理制度的缺失，使得醫(yī)院檔案管理人員責(zé)任不分明，影響了其工作的進(jìn)度，容易在日常的醫(yī)療工作中引發(fā)相關(guān)問題。
2人員素質(zhì)的問題
目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，通常是由臨床或者護(hù)理崗轉(zhuǎn)崗的老員工擔(dān)任。其對(duì)于醫(yī)療管理流程、檔案管理知識(shí)、電子信息技術(shù)等方面的知識(shí)掌握程度較低。
3硬件設(shè)施的問題
目前我國(guó)應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，無(wú)法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫(yī)院普遍缺乏對(duì)先進(jìn)電子檔案管理設(shè)施的重視。硬件設(shè)施的不完善，使得醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展緩慢。
二完善醫(yī)院電子檔案管理的措施
1建立健全的管理制度
對(duì)于管理制度缺失的問題，醫(yī)院應(yīng)建立一套科學(xué)的、規(guī)范的、合理的電子檔案管理制度。只有實(shí)行科學(xué)規(guī)范的制度化檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院工作情況，建立一套嚴(yán)格的檔案查閱制度，并逐步建立相關(guān)的檔案采集、檔案?jìng)魉?、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責(zé)任，分工明確，并針對(duì)實(shí)際檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類問題的處理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)的闡述，以保證該類問題發(fā)生后，可以采取相應(yīng)的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據(jù)。制度在制定之后，醫(yī)院應(yīng)切實(shí)執(zhí)行，并要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守。醫(yī)院應(yīng)制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過激勵(lì)的方式充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，以推動(dòng)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)行。
2加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)
電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包含：信息技術(shù)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、醫(yī)學(xué)管理知識(shí)等。醫(yī)院應(yīng)定期的組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的管理水平與專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)將實(shí)際工作中遇到的障礙與難題進(jìn)行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應(yīng)充分了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律，醫(yī)院的工作流程，學(xué)習(xí)各類數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用知識(shí)，包括數(shù)字化醫(yī)療信息、數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與本院的相關(guān)規(guī)定。在實(shí)際的工作中，電子檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新自身的知識(shí)庫(kù)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理相關(guān)知識(shí)。為了對(duì)電子檔案管理人員起到一定的激勵(lì)作用，應(yīng)為其提供各類晉升機(jī)會(huì)，使其更加投入到工作中，以提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。
3加大軟件與硬件設(shè)施的投入
電子檔案的安全關(guān)系著醫(yī)院的醫(yī)療安全與醫(yī)療信息的安全。醫(yī)院應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以推動(dòng)電子檔案管理工作的進(jìn)行。醫(yī)院應(yīng)重視軟件與硬件設(shè)施的作用，應(yīng)配置性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、刻錄儀、軟件等，并采用科學(xué)的方式存儲(chǔ)檔案信息，同時(shí)應(yīng)配置高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，包括防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進(jìn)的軟件與硬件設(shè)施是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設(shè)施能夠提升電子檔案管理工作的準(zhǔn)確性與高效性。醫(yī)院應(yīng)建立一套電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用能在很大程度上提升醫(yī)院電子檔案的管理效率。在實(shí)際管理工作中，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新軟件，并隨時(shí)關(guān)注電子信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，保持與世界先進(jìn)技術(shù)接軌。只有不斷提高醫(yī)院的信息化水平，才能有效的推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。
4建立信息化的管理
網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案的信息量較大，類別也較多，應(yīng)采用高科技手段，建立信息化的管理網(wǎng)絡(luò)，為無(wú)紙化數(shù)據(jù)庫(kù)奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建明確醫(yī)院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。通過管理網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)監(jiān)督模式，使各科室明確各自的責(zé)任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院多元化信息資訊的共享。醫(yī)院電子檔案的管理工作可實(shí)行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負(fù)責(zé)醫(yī)院病例的統(tǒng)計(jì)管理、醫(yī)療圖書的管理、計(jì)算機(jī)的管理，而綜合檔案科則主要負(fù)責(zé)對(duì)各門類、載體檔案的統(tǒng)一管理，同時(shí)監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理工作。通過這兩個(gè)部門的共同合作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的協(xié)同性。
