時(shí)間：2023-07-30 08:51:29
序論：速發(fā)表網(wǎng)結(jié)合其深厚的文秘經(jīng)驗(yàn)，特別為您篩選了11篇辦公室管理工作范文。如果您需要更多原創(chuàng)資料，歡迎隨時(shí)與我們的客服老師聯(lián)系，希望您能從中汲取靈感和知識(shí)！
檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。做好檔案管理工作，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題
（1）檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到重視。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息科技的進(jìn)步，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作人員提出了新的考驗(yàn)，工作人員需要運(yùn)用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對(duì)以上問(wèn)題的時(shí)候，有時(shí)凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問(wèn)題。因此，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問(wèn)題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)緩，設(shè)施相對(duì)落后?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類(lèi)繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類(lèi)型要求采取不同的方式進(jìn)行整理和保管。國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對(duì)紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機(jī)存儲(chǔ)狀態(tài)，有些被不定期銷(xiāo)毀，有些被存儲(chǔ)在臨時(shí)可移動(dòng)設(shè)備上，沒(méi)有建立系統(tǒng)管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有建立針對(duì)辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對(duì)檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說(shuō)一些該銷(xiāo)毀的檔案，由于未定期銷(xiāo)毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實(shí)際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。
二、如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作
（1）提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效率的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動(dòng)作用。要提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵(lì)措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時(shí)，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代的需求，不斷提高檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)，尤其要增強(qiáng)辦公室檔案管理人員自身的保密意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓(xùn)，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來(lái)說(shuō)，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類(lèi)各類(lèi)檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導(dǎo)自主更新的時(shí)代洪流下，事業(yè)單位想長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。
檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動(dòng)作用。通過(guò)提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，
一、辦公室綜合管理工作的重要性
企業(yè)作為我國(guó)市場(chǎng)活動(dòng)的重要參與者，其經(jīng)營(yíng)發(fā)展都離不開(kāi)辦公室，不論是大企業(yè)還是小企業(yè)，都不能沒(méi)有辦公室這一機(jī)構(gòu)設(shè)置。辦公室屬于一個(gè)單位的行政部門(mén)之一，它擔(dān)負(fù)著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)系各方、發(fā)號(hào)施令的任務(wù)。是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心。辦公室人員是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和左右手，要當(dāng)好助手就必須熟悉上級(jí)文件精神，了解和掌握單位一個(gè)時(shí)期的工作安排及其貫徹落實(shí)情況，了解和掌握一個(gè)時(shí)期內(nèi)職工的思想情緒。對(duì)這些情況，辦公室要及時(shí)調(diào)查收集、分析研究，得出正確的看法，提出加強(qiáng)和改進(jìn)工作的意見(jiàn)和建議供領(lǐng)導(dǎo)參考，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)。辦公室是一個(gè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的軸心，是領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系各方的紐帶，是上下級(jí)之間溝通的橋梁，起著平衡各方關(guān)系、協(xié)調(diào)各方工作，化解各種矛盾的作用。辦公室人員必須加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)和各項(xiàng)工作的方針政策、規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，不斷提高理論水平、思想覺(jué)悟、辦事質(zhì)量。做到思維敏捷、處驚不慌、沉著應(yīng)對(duì)、正確銜接，既不將復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單化，更不將簡(jiǎn)單的問(wèn)題復(fù)雜化，實(shí)事求是地科學(xué)有效地處理好各種關(guān)系，為單位工作的順利開(kāi)奠定基礎(chǔ)。
二、辦公室綜合管理工作中存在的問(wèn)題
（一）辦公室任務(wù)繁重
辦公室工作對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)既是企業(yè)對(duì)外形象的根本，也是企業(yè)對(duì)內(nèi)管理工作的保障。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的完善，企業(yè)作為市場(chǎng)活動(dòng)的重要參與者，企業(yè)與企業(yè)之間的聯(lián)系也越來(lái)越密切。企業(yè)對(duì)外聯(lián)系的加強(qiáng)必然會(huì)增加辦公室工作的任務(wù)，辦公室工作人員在接待了一批又一批的業(yè)務(wù)時(shí)，通常需要花費(fèi)較多時(shí)間去整理，當(dāng)辦公室人員處理的事情增多時(shí)，就會(huì)造成工作出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題，不能為企業(yè)準(zhǔn)備齊全的辦公資料。
（二）辦公室工作人員的工作積極性不高
辦公室工作質(zhì)量的好壞與辦公室工作人員有著密切的關(guān)系。在我國(guó)當(dāng)前企業(yè)發(fā)過(guò)程中，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)水平的提高，辦公室工作人員卻沒(méi)有得到相應(yīng)的報(bào)酬，往往是付出的勞動(dòng)與得到的報(bào)酬不相符，從而挫傷了他們工作的積極性。其次就是企業(yè)不能針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況采取相應(yīng)的激勵(lì)性措施來(lái)提高辦公室工作人員的積極性，辦公室工作人員在這樣的形勢(shì)下工作就會(huì)粗心大意，不能保障辦公室工作質(zhì)量。
（三）辦公室工作人員的素質(zhì)低
在我國(guó)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，許多企業(yè)辦公室人員秉著有事就做，無(wú)事就等的原則，工作主動(dòng)性差，由于辦公室工作任務(wù)繁重，許多辦公室工作人員在重工作壓力下容易出現(xiàn)不禮貌的行為，說(shuō)臟話，不能在工作中嚴(yán)格律己，從而有損企業(yè)形象，不利于企業(yè)辦公室工作的順利開(kāi)展。
三、企業(yè)辦公室工作中提高綜合管理工作的策略
（一）抓住重點(diǎn)工作
辦公室工作直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，對(duì)內(nèi)而言，辦公室工作是企業(yè)內(nèi)部工作的核心，只有做好辦公室工作才能保障企業(yè)其他各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行；對(duì)外，辦公室工作是企業(yè)樹(shù)立企業(yè)形象的重要依據(jù)，企業(yè)只有做好辦公室工作才能加強(qiáng)與外界的聯(lián)系，讓外界認(rèn)識(shí)到企業(yè)的實(shí)力和潛在力。針對(duì)我國(guó)當(dāng)前企業(yè)辦公室工作任務(wù)繁重，首先企業(yè)要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，對(duì)辦公室工作進(jìn)行層次處理，狠抓重點(diǎn)工作，分清主次矛盾和重點(diǎn)工作，花更多的精神搞好政務(wù)服務(wù)。對(duì)辦公室工作分清主次，同時(shí)工作人員更要合理分配工作精力，讓自己有更多的時(shí)間和精力來(lái)處理辦公室其他工作，從而保障辦公室工作效率。當(dāng)企業(yè)辦公室人員在接待外來(lái)業(yè)務(wù)時(shí)，要切實(shí)做好自身的工作，努力做好服務(wù)，為企業(yè)樹(shù)立良好的形象，讓辦事人員來(lái)的舒心，走的放心。
（二）完善企業(yè)管理制度
辦公室工作作為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要工作，其工作效率以及工作質(zhì)量與企業(yè)的管理制度有著極大的關(guān)聯(lián)。我國(guó)當(dāng)前企業(yè)要想保障辦公室工作順利開(kāi)展，首先必須健全企業(yè)管理制度，并在不斷實(shí)踐過(guò)程中加以完善。企業(yè)制度是維系企業(yè)作為獨(dú)立組織存在的各種社會(huì)關(guān)系的總和。針對(duì)企業(yè)辦公室工作，企業(yè)只有制定科學(xué)、合理的管理制度，才能有效保障辦公室工作的順利進(jìn)行，讓辦公室工作處在一個(gè)健康、穩(wěn)定的環(huán)境中循序漸進(jìn)。其次針對(duì)企業(yè)辦公室工作人員，企業(yè)要采取相應(yīng)的激勵(lì)措施，在工作人員中形成一種競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，同時(shí)給辦公室工作人員進(jìn)行生活上的補(bǔ)助，讓他們認(rèn)識(shí)到企業(yè)對(duì)自己的重視，從而提高他們工作的積極性，為企業(yè)辦公室工作的開(kāi)展打下基礎(chǔ)。
（三）加強(qiáng)企業(yè)辦公室人員的培訓(xùn)任重道遠(yuǎn)
員工水平參差不齊，在人格、智力、興趣、經(jīng)驗(yàn)和技能方面，均存在差異，當(dāng)員工面對(duì)任務(wù)繁重的辦公室工作時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)各種抱怨，從而使得其在工作中不上心，歸根結(jié)底在于企業(yè)辦公室工作人員素質(zhì)不夠高，不能適應(yīng)工作中所帶來(lái)的困擾和磨煉。為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室工作人員的培訓(xùn)工作，重視高素質(zhì)的員工隊(duì)伍是企業(yè)最重要的競(jìng)爭(zhēng)因素。不僅加強(qiáng)企業(yè)辦公室工作人員的技能培訓(xùn)，同時(shí)還要加強(qiáng)心理素質(zhì)的培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)合格后上崗才能在實(shí)際的工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。通過(guò)培訓(xùn)，可以提高員工的知識(shí)水平，提高員工的首創(chuàng)精神和創(chuàng)新能力。同時(shí)提高員工工作熱情和合作精神，建立良好的工作環(huán)境和工作氣氛，提高員工的工作滿意感和成就感，從而提高員工隊(duì)伍的整體素質(zhì)，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。
結(jié)束語(yǔ)
加強(qiáng)辦公室的綜合管理工作能夠更好地促進(jìn)辦公室的發(fā)展，提高工作效率，從而保證企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李晉成.淺談煤礦企業(yè)辦公室管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2013（08）
二、高校辦公室行政管理工作改進(jìn)的辦法
綜上所述可以看出，高校辦公室行政管理工作面臨著許多問(wèn)題，不但制約了學(xué)校的發(fā)展，也影響了學(xué)生的個(gè)人利益。因此，改進(jìn)高校辦公室行政管理工作已刻不容緩。本人結(jié)合多年高校辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)建議，供大家參考。第一，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其綜合素質(zhì)。辦公室工作人員的素質(zhì)不單單只是業(yè)務(wù)素質(zhì)，還包括政治素質(zhì)、心理素質(zhì)等等。辦公室工作任務(wù)重，責(zé)任大，要求工作人員有很好的抗壓能力，要勇于迎接壓力和挑戰(zhàn)，化壓力為動(dòng)力。另外，辦公室許多上傳下達(dá)的文件都是關(guān)于黨的路線方針政策在高校的實(shí)施的問(wèn)題，這就要求工作人員要有良好的政治素養(yǎng)，使自己的覺(jué)悟跟得上組織，跟得上時(shí)代。為了提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)該組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)班，選拔一批學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，工作態(tài)度端正的年輕職工參與學(xué)習(xí)，為辦公室工作輸入新鮮血液。第二，嚴(yán)格學(xué)校的考核制度和賞罰制度。針對(duì)辦公室工作人員消極怠工的現(xiàn)象，學(xué)校一定要加大力度，下大決心嚴(yán)抓職工考核，對(duì)平時(shí)工作認(rèn)真，做事嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)那些工作散漫，態(tài)度消極的員工加以懲罰。學(xué)?？己酥贫群唾p罰制度一定要做到公平、公正、公開(kāi)，要有章可循，一視同仁，不能搞人情政策和特殊待遇。辦公室員工也要在思想上真正接受這兩個(gè)制度，不能有抵觸情緒，要堅(jiān)守崗位，踏實(shí)工作。第三，創(chuàng)新管理手段，改進(jìn)管理方法。針對(duì)辦公室工作信息量大，內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，采取有效的管理手段和管理方法。尤其是當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為改進(jìn)辦公模式，提高辦公效率的一個(gè)重要手段。因此，辦公室工作人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，學(xué)習(xí)電子辦公的相關(guān)知識(shí)，利用好計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及一些方便快捷的電子辦公軟件（如word、excel、PowerPoint）。從真正意義上實(shí)現(xiàn)管理手段創(chuàng)新化，管理方式電子化的當(dāng)代辦公模式。
1.1 文書(shū)檔案管理的重要性
文書(shū)檔案主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書(shū)檔案載體多樣，內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書(shū)檔案有著對(duì)單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實(shí)記錄的作用。文書(shū)檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書(shū)等以及上級(jí)部門(mén)所下發(fā)的各類(lèi)文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政管理以及各類(lèi)載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書(shū)檔案應(yīng)用于文書(shū)工作，也形成于文書(shū)工作。文書(shū)檔案整理是文書(shū)工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，二者相輔相成，文書(shū)檔案主要來(lái)源于文件工作，文書(shū)檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當(dāng)前文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 文書(shū)檔案管理制度不規(guī)范
當(dāng)前，許多企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務(wù)繁重，沒(méi)有及時(shí)將分散在其他科室的文書(shū)檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒(méi)有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對(duì)文書(shū)檔案歸檔沒(méi)有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開(kāi)發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)各個(gè)部門(mén)相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書(shū)檔案的管理，管理意識(shí)薄弱，檔案管理的制度不完善，職責(zé)分工不明確。文書(shū)檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢(shì)，文書(shū)檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。
2.2 文書(shū)與檔案工作在銜接上存在著問(wèn)題
文書(shū)檔案工作，即文書(shū)和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書(shū)工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來(lái)，在大多數(shù)單位當(dāng)中，“分塊管理”是文書(shū)和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說(shuō)這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性，但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書(shū)人員對(duì)于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對(duì)于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書(shū)工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒(méi)能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心
在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒(méi)有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3 辦公室人員做好文書(shū)檔案管理的措施
辦公室文書(shū)檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤，辦公室文書(shū)管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，也直接影響著文書(shū)檔案管理工作的效率。由于辦公室文書(shū)檔案種類(lèi)繁多，管理工作復(fù)雜，我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書(shū)檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理水平
文書(shū)檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。
3.2 建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理
在自動(dòng)化環(huán)境下，將實(shí)現(xiàn)淡化文書(shū)和檔案二者界限的效果。所有的文書(shū)將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書(shū)的儲(chǔ)存、分類(lèi)、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，需要考慮的是前期的文書(shū)處理以及后期的歸檔管理工作。將文書(shū)和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，再通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行有效的管理，從而達(dá)到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書(shū)、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來(lái)，從根本上實(shí)現(xiàn)文書(shū)處理、檔案管理的一體化。
3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)
辦公室在油田企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)中是重要一環(huán)，它擔(dān)負(fù)著油田企業(yè)綜合管理的部門(mén)職能，起著對(duì)內(nèi)上下聯(lián)系，左右溝通；對(duì)外則樹(shù)立形象橋梁和紐帶作用。辦公室管理水平的高低直接關(guān)系到油田企業(yè)的形象樹(shù)立乃至對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的工作效率也產(chǎn)生直接而深遠(yuǎn)的影響。為油田企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提高起到不可忽視的作用。
一、油田辦公室的職能闡述
市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，使油田企業(yè)面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就不得不加強(qiáng)內(nèi)部管理工作。油田企業(yè)綜合管理離不開(kāi)辦公室這個(gè)基礎(chǔ)性機(jī)構(gòu)的支持。辦公室管理水平的高低、管理質(zhì)量的好壞將會(huì)對(duì)油田企業(yè)方方面面的管理工作產(chǎn)生直接而深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)然也包括油田業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。現(xiàn)階段，油田的辦公室一方面承擔(dān)著管理事務(wù)、提供服務(wù)、參與決策的等重要職能，另一方面還發(fā)揮著引導(dǎo)油田企業(yè)綜合管理工作不斷優(yōu)化的重要作用。對(duì)于油田企業(yè)而言，可將辦公室的作用概括為兩點(diǎn)：橋梁作用和參謀功能。
1.油田辦公室的橋梁作用。在油田企業(yè)之中，辦公室發(fā)揮著重要的橋梁作用，有效連接著油田各個(gè)工作人員以及不同職能部門(mén)，肩負(fù)著上下互通消息的重要使命，另外，還具備一定程度的宏觀調(diào)控以及綜合權(quán)衡的職能。所以人們將辦公室看作是油田企業(yè)一個(gè)有效的協(xié)調(diào)部門(mén)。在決策的組織實(shí)施過(guò)程中，辦公室發(fā)揮著類(lèi)似中介性質(zhì)的作用，一方面要詳細(xì)了解油田企業(yè)各部門(mén)的實(shí)際情況，并將這些情況如實(shí)地反映給領(lǐng)導(dǎo)者、決策者；另一方面，油田企業(yè)決策制定完成后，辦公室要觀察決策的具體執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，方便決策的調(diào)整。
2. 油田辦公室的參謀作用。新形勢(shì)之下，油田企業(yè)的辦公室僅僅具備橋梁作用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。辦公室還應(yīng)具有一定的參謀功能。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是辦公室要準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地收集有利于油田企業(yè)發(fā)展的信息資料，并將其提供給油田企業(yè)的決策層，為各種決策的制定提供事實(shí)依據(jù)：二是辦公室要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作來(lái)開(kāi)展自身的工作，如各種調(diào)查研究，并將調(diào)查研究結(jié)果上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)層，方便油田企業(yè)中心工作的開(kāi)展；三是辦公室要在油田領(lǐng)導(dǎo)的指揮下負(fù)責(zé)各類(lèi)重要文件的起草，并落實(shí)各種決策的制定與執(zhí)行情況：四是辦公要能夠針對(duì)油田企業(yè)當(dāng)下所面臨的重要問(wèn)題給出合理性的建議。
二、提高油田辦公室管理水平的措施
1.加強(qiáng)油田企業(yè)辦公室的思想建設(shè)與作風(fēng)建設(shè)。要做好油田辦公室的工作，關(guān)鍵在抓好辦公室人員的教育和培養(yǎng)。所以，要求油田辦公室工作人員應(yīng)該以德為先，即具有較高的政治素質(zhì)、良好的道德修養(yǎng)、極強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和大局觀念。通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。堅(jiān)定正確的政治方向、立場(chǎng)和觀點(diǎn)，養(yǎng)成良好的保密意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。良好的服務(wù)意識(shí)是辦公室工作人員做好工作的基礎(chǔ)。油田辦公室工作人員的工作作風(fēng)如何，不僅影響到油田單位的工作效率，還會(huì)影響油田企業(yè)集體的形象和聲譽(yù)。所以，油田辦公室工作人員在工作中要做到眼勤、手勤、腿勤，要有吃苦奉獻(xiàn)的精神，兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)認(rèn)真真做好每一件事，做到求實(shí)、務(wù)實(shí)、踏實(shí)。
2.要建立健全油田辦公室的管理體制。油田辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際出發(fā)，建立科學(xué)的行政目標(biāo)管理體制，強(qiáng)調(diào)以人為本，實(shí)行人性化的管理方式，使辦公室的工作人員明確工作的目的性，能自我約束、自我控制，發(fā)揮自己主觀能動(dòng)性的管理方式。油田企業(yè)各部門(mén)應(yīng)對(duì)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行再分工，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，并制定工作計(jì)劃，形成一套完善的目標(biāo)管理體系。在體系制定完成后，再將目標(biāo)細(xì)化，將任務(wù)分配到每一個(gè)工作人員。在工作人員明白工作職責(zé)之后實(shí)行目標(biāo)責(zé)任管理。最后，對(duì)油田工作人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，這樣既可以避免在管理過(guò)程中工作人員待遇一刀切的弊端，同時(shí)又能增加員工工作的積極性，讓員工意識(shí)到競(jìng)爭(zhēng)的壓力，從而打消工作人員消極、懶散的工作作風(fēng)，提高辦事效率。此外，油田企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)準(zhǔn)確掌握辦公室從業(yè)人員的需求，因時(shí)、因人、因需求不同而采取不同的管理方式和激勵(lì)措施，激發(fā)工作人員的工作積極性。
3.大力推行油田辦公室的精細(xì)化管理。油田辦公室工作要樹(shù)立注重細(xì)節(jié)的理念，增強(qiáng)精細(xì)化管理意識(shí)。精細(xì)化就是一種理念，一種意識(shí)，一種態(tài)度，更是一種追求細(xì)致的文化。一是要求油田辦公室的工作人員解決思想觀念問(wèn)題，牢固樹(shù)立注重細(xì)節(jié)的理念，增強(qiáng)精細(xì)化管理的意識(shí)，從基本制度抓起，不斷推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化、制度化、程序化。二是要進(jìn)行定崗定責(zé)，明確職責(zé)，實(shí)施權(quán)責(zé)對(duì)等。“定崗”，就是要根據(jù)油田辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位?！岸ㄘ?zé)”，就是要明確界定崗位職責(zé)。確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確、各司其職、協(xié)調(diào)配合?！岸?biāo)準(zhǔn)”，就是將各項(xiàng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)具體分解到每一個(gè)工作崗位中，形成崗位工作規(guī)范，使各個(gè)崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責(zé)，確保嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作。三是要健全考核評(píng)議體系，提高績(jī)效。嚴(yán)格績(jī)效考核是促進(jìn)崗位職責(zé)落實(shí)，推進(jìn)辦公室管理工作科學(xué)化、精細(xì)化管理的關(guān)鍵。要根據(jù)崗位職責(zé)體系的要求，按照獎(jiǎng)優(yōu)、治庸、罰劣的原則，積極推進(jìn)油田辦公室工作績(jī)效考核。
4.提高油田辦公室工作人員素質(zhì)。要多方面、多層次、多途徑對(duì)油田辦公室行政人員進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)。一方面是加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高治素質(zhì)。政治素質(zhì)主要是指行政人員應(yīng)當(dāng)具有的政治立場(chǎng)和方向，是各項(xiàng)素質(zhì)中最重要的一項(xiàng)，是搞好行政管理工作的前提和保證。要高度重視政治理論學(xué)習(xí)，提高理論學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性。其二要積極創(chuàng)新提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。油田辦公室中一些行政人員比較年輕，不是管理專業(yè)出身，行政管理經(jīng)驗(yàn)不足，業(yè)務(wù)操作不熟悉。加上行政工作的很多具體環(huán)節(jié)，都是在學(xué)校和書(shū)本上所無(wú)法獲知的。所以要不斷提升行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其三是上崗前要進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，學(xué)會(huì)本職工作的基本技能；上崗后要盡快熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實(shí)踐中不斷改進(jìn)工作方法和創(chuàng)新工作思路，在工作中不斷提高觀察、分析、理解、判斷和反應(yīng)能力。
三、對(duì)油田辦公室工作的思考
1、應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的處置將是辦公室工作的重中之重。在重特大突發(fā)事件中應(yīng)重點(diǎn)做好以下工作：一是高度警覺(jué)，敏銳分析，準(zhǔn)確迅速地掌握事件基本情況。有些突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場(chǎng)比較混亂，具體情況不清，在現(xiàn)場(chǎng)的人員也可能意識(shí)不到事情的嚴(yán)重性。有些事故發(fā)生初期破壞性沒(méi)有顯現(xiàn)，但有可能迅速惡化，造成嚴(yán)重后果。這就要求辦公室人員時(shí)刻保持高度警覺(jué)，具有敏銳性的判斷能力。接到事件報(bào)告后，詳細(xì)詢問(wèn)，迅速掌握事情的基本情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的現(xiàn)場(chǎng)信息，以便采取科學(xué)的措施處置事件。二是及時(shí)匯報(bào)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案?；厩闆r清楚后，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)急值班。三是加強(qiáng)值班力量，跟蹤事件動(dòng)態(tài)，詳細(xì)記錄。應(yīng)急值班工作強(qiáng)度大，時(shí)間緊，需要加強(qiáng)值班力量。要及時(shí)通知休班人員到崗，24小時(shí)雙崗值班，必要時(shí)派值班人員到現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助應(yīng)急指揮協(xié)調(diào)。要及時(shí)跟蹤事件動(dòng)態(tài)情況，詳細(xì)記錄事件處置的過(guò)程細(xì)節(jié)，直到事件處理完畢。四是綜合協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)、單位，處置應(yīng)急情況。辦公室在處置應(yīng)急事件中應(yīng)發(fā)揮上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)的職能，是應(yīng)急指揮的樞紐，調(diào)度各相關(guān)部門(mén)和單位集中人力、物力迅速到位，控制事態(tài)發(fā)展，減小損失。
2、把握政策，熱情接訪，努力維護(hù)油田企業(yè)大局穩(wěn)定。維護(hù)大局穩(wěn)定是保證油田生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)行的前提，也是辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。油田企業(yè)規(guī)模大，人員多，包袱重，在企業(yè)深化改革的進(jìn)程中由于利益格局的調(diào)整，各類(lèi)矛盾顯現(xiàn)，維護(hù)穩(wěn)定的任務(wù)較重。辦公室作為維護(hù)穩(wěn)定工作的前沿，應(yīng)主要做好以下幾個(gè)方面的工作：一是認(rèn)真做好接訪工作。牢記職工群眾利益無(wú)小事的道理，帶著深厚的感情做穩(wěn)定工作，認(rèn)真傾聽(tīng)職工群眾的呼聲，切實(shí)解決他們的實(shí)際問(wèn)題和困難，從源頭上最大限度減少不和諧因素，促進(jìn)油田的和諧穩(wěn)定。二是做好政策解釋工作。組織有關(guān)部門(mén)輪流到辦值班接訪，直接受理案件，為職工群眾解答相關(guān)政策，有效提升工作的整體水平。三是做好穩(wěn)定信息預(yù)警工作。協(xié)調(diào)綜治、公安、宣傳、等部門(mén)，在全油田建立起多層次、全方位、有重點(diǎn)的分級(jí)信息預(yù)警體系，及早發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性問(wèn)題，有效促進(jìn)了維穩(wěn)工作的超前防范和源頭治理。
四、結(jié)束語(yǔ)
筆者從辦公室的職能及如何提高油田辦公室的管理水平兩個(gè)方面談了油田辦公室的管理工作，并對(duì)油田辦公室的工作提出了自己的思考，相信油田辦公室圍繞抓作風(fēng)建設(shè)、健全管理體制、推行精細(xì)化管理、加強(qiáng)人員培訓(xùn)四方面下大氣力，重視應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的處置、以及維護(hù)油田大局穩(wěn)定，就一定可以讓油田辦公室工作上一個(gè)大的臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
[1]厲愛(ài)民；辦公室管理的人文取向[J]；欽州師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)；2003年03期
為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)潮流的發(fā)展，跟上時(shí)代的步伐，企業(yè)辦公室綜合管理逐漸被提到日程上來(lái)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)需要，必須針對(duì)內(nèi)部管理作出一些相應(yīng)的調(diào)整。我們要準(zhǔn)確把握時(shí)代訊息，全面認(rèn)清辦公室工作目前面臨的重要形勢(shì)，積極為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和基層服務(wù)，抓好落實(shí)，科學(xué)管理，創(chuàng)建優(yōu)秀的管理模式，加強(qiáng)辦公室工作管理改革。
一、提高工作人員綜合素質(zhì)
1、積極的服務(wù)意識(shí)
服務(wù)是現(xiàn)代社會(huì)行業(yè)中的一個(gè)關(guān)鍵詞，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)，有良好的服務(wù)意識(shí)才能搞好辦公室工作，使得辦公室管理高效化。辦公室工作人員要不斷提高自己的服務(wù)意識(shí)，能夠積極主動(dòng)，顧全大局，具有團(tuán)結(jié)意識(shí)，頭腦靈活的同時(shí)做到身體靈活，要認(rèn)真、謹(jǐn)慎、勤快，一絲不茍，不能被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不能在工作中互相推諉等。并且要求工作人員要做到事無(wú)巨細(xì)，對(duì)待來(lái)訪人員熱情接待，負(fù)責(zé)到底，仔細(xì)詢問(wèn)事由，重要事情做到準(zhǔn)確、及時(shí)地傳達(dá)。
2、良好的協(xié)調(diào)能力
在辦公室工作中難免會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，其中同事關(guān)系的相處是保證企業(yè)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要點(diǎn)，這就要求我們的工作人員具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，能夠協(xié)調(diào)好同事之間關(guān)系以及解決工作中出現(xiàn)的某些不和諧現(xiàn)象。綜合協(xié)調(diào)，形成推動(dòng)工作的整體合力。在辦公室管理工作中，協(xié)調(diào)各部門(mén)，狠抓綜合管理，健全和完善內(nèi)部管理體系，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理。
3、獨(dú)特的創(chuàng)新思維
創(chuàng)新已經(jīng)成為新時(shí)代的主題，一味地追求傳統(tǒng)，止步不前只會(huì)被淘汰，成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的棄兒。同樣地，企業(yè)內(nèi)部管理也需要?jiǎng)?chuàng)新和發(fā)展。辦公室工作人員要繼承和發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)，適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化，運(yùn)用獨(dú)特的創(chuàng)造性思維，謀劃適合本單位且具有特色的管理方法，堅(jiān)持傳統(tǒng)和創(chuàng)新的統(tǒng)一，增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性和主動(dòng)性。
二、強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理
1、搭建基礎(chǔ)
辦公室工作的基礎(chǔ)如同樓房的根基，根基不穩(wěn)何談房子的安全性，因此，搭建辦公室綜合管理工作的基礎(chǔ)迫在眉睫。辦公室管理者要首先做到室內(nèi)清潔、辦公用品拜訪整齊、環(huán)境優(yōu)美、氣氛融洽，能夠讓大家以最良好的精神狀態(tài)投入到工作中去。辦公室工作中還要提升組織重視水平，以高層管理者的支持作為后援，可以通過(guò)幫助管理者處理一些較為棘手的問(wèn)題，或者滿足他們的合理需求等來(lái)獲取支持和信任。另外，要進(jìn)行有效地溝通，做到知己知彼，即掌握組織成員的動(dòng)向，根據(jù)對(duì)方特點(diǎn)使用溝通方式。
2、健全制度
俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。沒(méi)有健全的管理體系也很難保證工作的順利進(jìn)行。建立全面的工作體系，明確分工和職責(zé)范圍，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，確保辦公室工作正常有效地運(yùn)行。
辦公室承辦全局性工作規(guī)章制度，如會(huì)議制度、考勤制度等都應(yīng)不斷完善健全，確保辦公室工作快速高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。其中，檔案管理和財(cái)務(wù)管理占有舉足輕重的地位，必須成立專門(mén)的規(guī)章制度。首先，應(yīng)注重辦公室檔案的管理。建立單獨(dú)的檔案室，提高檔案管理自動(dòng)化水平，完善檔案管理系統(tǒng)，配備專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，整理和維護(hù)，并定期總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)和對(duì)管理工作的建議和意見(jiàn)，找出工作過(guò)程中的缺點(diǎn)和不足，及時(shí)糾正，更好地提高工作質(zhì)量。其次，推進(jìn)財(cái)務(wù)制度改革。社會(huì)企業(yè)的發(fā)展主要依靠經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)，而財(cái)務(wù)就是企業(yè)經(jīng)濟(jì)的命脈，保證財(cái)務(wù)公開(kāi)、透明、安全，就必須嚴(yán)格遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，規(guī)范票據(jù)管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)制度改革。
3、加強(qiáng)管理
要做好管理，就必須從各個(gè)角度出發(fā)，準(zhǔn)確有效地實(shí)行管理制度。目前，隨著行政機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)行，辦公室工作存在這一些潛在危機(jī)，一系列問(wèn)題也由此滋生，人員不足，管理片面等，要解決這些問(wèn)題，唯一正確有效的方法就是建立健全合理的管理組織。辦公室工作的設(shè)置要符合組織原理，做到結(jié)構(gòu)綜合化、人才多元化、方法制度化，辦公室組織只有合理化，才能更好地發(fā)揮整合效能。
思想決策在管理中占有至關(guān)重要的作用，辦公室工作人員要克服舊的傳統(tǒng)觀念、思維模式和工作中的惰性，做到與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，運(yùn)籌帷幄，樹(shù)立全局觀念，注重效率和效益的結(jié)合，時(shí)刻提醒自己高效優(yōu)質(zhì)地完成任務(wù)。另外，要認(rèn)真、謹(jǐn)慎，善于觀察，發(fā)現(xiàn)傾向性、方向性、苗頭性的問(wèn)題，及時(shí)提供信息，研究解決方法。
現(xiàn)代的信息技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，管理手段也呈現(xiàn)多樣性，以計(jì)算機(jī)信息為代表的信息處理技術(shù)為辦公自動(dòng)化工作提供了前所未有的機(jī)遇，向我們展示了一個(gè)全新的多元化的世界平臺(tái)。
辦公自動(dòng)化是指運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將辦公業(yè)務(wù)活化于人以外的各種設(shè)備中，并由辦公室工作人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。它涵蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域的理論與技術(shù)，盡可能地充分利用信息資源，達(dá)到最高效益，提升協(xié)同辦公能力，輔助決策，強(qiáng)化決策者管理水平。
三、結(jié)束語(yǔ)
認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十和省委九屆六次全會(huì)精神，緊緊圍繞《國(guó)家僑務(wù)工作發(fā)展綱要（____1—____5年）》及我省實(shí)施意見(jiàn)和全國(guó)僑辦主任會(huì)議、全省僑務(wù)工作會(huì)議的部署，以“促進(jìn)履職、創(chuàng)新管理、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、優(yōu)化服務(wù)”為績(jī)效管理目標(biāo)，以“服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)對(duì)臺(tái)工作、服務(wù)僑胞僑眷”為績(jī)效工作主線，以實(shí)施服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展“八項(xiàng)行動(dòng)”為績(jī)效工作重點(diǎn)，深入推進(jìn)僑務(wù)部門(mén)績(jī)效管理實(shí)踐，努力開(kāi)創(chuàng)僑務(wù)工作新局面，為_(kāi)___科學(xué)發(fā)展跨越發(fā)展作出新的貢獻(xiàn)。
____年，我辦要圍繞績(jī)效目標(biāo)、績(jī)效責(zé)任、績(jī)效運(yùn)行、績(jī)效評(píng)估、績(jī)效提升等基本環(huán)節(jié)，進(jìn)一步健全績(jī)效管理制度，完善評(píng)估指標(biāo)體系，用好績(jī)效評(píng)估結(jié)果，切實(shí)提升工作績(jī)效。
（一）設(shè)定績(jī)效目標(biāo)。按照省委、省政府各項(xiàng)工作部署和要求，依據(jù)我辦職能職責(zé)，根據(jù)《____年省政府工作部門(mén)績(jī)效管理指標(biāo)體系》要求，結(jié)合省僑辦____年工作要點(diǎn)，制定我辦____年度績(jī)效目標(biāo)任務(wù)。績(jī)效目標(biāo)包含具體工作內(nèi)容、工作措施、工作目標(biāo)、工作時(shí)限和預(yù)期效果。辦績(jī)效目標(biāo)的設(shè)定，采取自下而上的方法，由各處室設(shè)置，效能辦匯總并征求意見(jiàn)，形成省僑辦績(jī)效管理工作方案，經(jīng)辦黨組書(shū)記、主任審定后，以正式文件報(bào)省效能辦，省效能辦批復(fù)后，按有關(guān)規(guī)定通過(guò)“____僑網(wǎng)”向社會(huì)公開(kāi)并組織實(shí)施。
（二）落實(shí)績(jī)效責(zé)任。對(duì)設(shè)定的績(jī)效目標(biāo)，辦各處室要進(jìn)行責(zé)任分解，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任和崗位責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到崗，落實(shí)到人，形成績(jī)效目標(biāo)責(zé)任分解表。將績(jī)效目標(biāo)列入辦機(jī)關(guān)目標(biāo)管理責(zé)任制，并與個(gè)人年度考核掛鉤，對(duì)績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行年度檢查考核。
（三）加強(qiáng)績(jī)效監(jiān)控。一是建立內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制。由效能辦對(duì)績(jī)效目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行過(guò)程跟蹤，并及時(shí)向辦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)績(jī)效情況。通過(guò)辦主任辦公會(huì)議，每季度聽(tīng)取一次績(jī)效情況匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)績(jī)效運(yùn)行中的問(wèn)題，研究解決辦法。二是及時(shí)總結(jié)績(jī)效運(yùn)行情況。各處室要召開(kāi)半年績(jī)效分析會(huì)和年度績(jī)效總結(jié)會(huì)，對(duì)績(jī)效情況進(jìn)行自查，對(duì)績(jī)效目標(biāo)的運(yùn)行、實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行具體分析和總結(jié)。各處室開(kāi)展年中和年度自評(píng)，爾后由效能辦組織聯(lián)合評(píng)估，匯總結(jié)果。評(píng)估結(jié)果以優(yōu)、良、一般、差四個(gè)等次表示。三是組織辦效能督察小組，由秘書(shū)處、機(jī)關(guān)黨委（人事處）、駐辦監(jiān)察室輪流牽頭，每季度至少一次不定期進(jìn)行明察暗訪，并將情況及時(shí)向辦領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處室反饋，督促整改。
（四）開(kāi)展績(jī)效考評(píng)。根據(jù)要求，我辦應(yīng)于____年7月31日和____4年1月20日前向省效能辦分別報(bào)送年中、年底績(jī)效管理情況自評(píng)報(bào)告。省效能辦會(huì)同省委省直機(jī)關(guān)工委、省統(tǒng)計(jì)局等部門(mén)，采用指標(biāo)考核、公眾評(píng)議、察訪核驗(yàn)相結(jié)合的方法，對(duì)我辦績(jī)效情況開(kāi)展考評(píng)。____4年1月下旬，由省效能辦、省委省直機(jī)關(guān)工委牽頭組織績(jī)效考評(píng)工作小組，對(duì)我辦進(jìn)行年度績(jī)效管理工作指標(biāo)考評(píng)。公眾評(píng)議由省統(tǒng)計(jì)局社情民調(diào)中心負(fù)責(zé)組織開(kāi)展；察訪核驗(yàn)由省效能辦、省委省直機(jī)關(guān)工委牽頭，有關(guān)部門(mén)配合，采取明察與暗訪相結(jié)合的方式不定期開(kāi)展。
（五）強(qiáng)化績(jī)效運(yùn)用。積極建立評(píng)估結(jié)果向上向下雙向反饋制度。根據(jù)省效能辦關(guān)于反饋省僑辦年度績(jī)效評(píng)估情況的要求，自下而上地組織對(duì)績(jī)效評(píng)估結(jié)果進(jìn)行深度分析，認(rèn)真查找薄弱環(huán)節(jié)，制定切實(shí)可行的整改措施，落實(shí)整改工作，促進(jìn)績(jī)效提升。實(shí)行績(jī)效獎(jiǎng)懲制度，各處室績(jī)效評(píng)估結(jié)果將與年度評(píng)先評(píng)優(yōu)、發(fā)放績(jī)效管理獎(jiǎng)金相掛鉤。對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果為“優(yōu)”和“良”等次的處室，年度評(píng)先評(píng)優(yōu)名額全部從這些處室中產(chǎn)生，全額發(fā)放年度績(jī)效管理獎(jiǎng)金；對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果為“一般”等次的處室，取消該處室及其工作人員年度評(píng)先評(píng)優(yōu)資格，只發(fā)放年度績(jī)效管理獎(jiǎng)金的70%；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為“差”等次的處室，責(zé)成該處室領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)關(guān)大會(huì)上做檢查，取消該處室及其工作人員年度評(píng)先評(píng)優(yōu)資格，且不予發(fā)放績(jī)效管理獎(jiǎng)金。
自最早的獨(dú)立學(xué)院成立算起，經(jīng)歷了將近17年的時(shí)間，期間各大獨(dú)立學(xué)院不斷摸索自身發(fā)展的出路，對(duì)發(fā)展中出現(xiàn)的政策與環(huán)境的變化做出相應(yīng)的調(diào)整。筆者所在的西安交通大學(xué)城市學(xué)院自2004年成立以來(lái)，也摸索出了自己的發(fā)展模式。目前我院實(shí)行的是院系二級(jí)管理機(jī)制，在此機(jī)制下賦予系教學(xué)秘書(shū)較大的活動(dòng)權(quán)限，同時(shí)也給予了較強(qiáng)的任務(wù)量。筆者作為管理系辦公室主任，主要從自身工作重點(diǎn)出發(fā)，對(duì)工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教師培養(yǎng)，員工職稱職級(jí)評(píng)定，員工心理健康關(guān)注等問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，以期促進(jìn)工作的更上層樓，對(duì)于我系乃至相關(guān)部門(mén)有所助益。
一、系辦公室行政管理問(wèn)題分析
筆者自2007年進(jìn)入西安交通大學(xué)城市學(xué)院，從系辦公室基層開(kāi)始做起，于2015年晉升為管理系辦公室主任，對(duì)于辦公室承擔(dān)的巨大責(zé)任，作為辦公室主任責(zé)無(wú)旁貸，對(duì)于工作過(guò)程中的成績(jī)與不足也略有思考?？偨Y(jié)起來(lái)，以上述五方面作為契入點(diǎn)進(jìn)行一下分析。1、行政考勤流于形式。學(xué)院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相應(yīng)的考勤表，在執(zhí)行過(guò)程中大部分員工還是具有一定的自覺(jué)性，部分員工對(duì)此具有一定的抵觸情緒，認(rèn)為大學(xué)本應(yīng)是寬松、自由、開(kāi)放的一種氛圍，對(duì)員工特別是教師限制的太死。這種思想不僅僅是個(gè)別教師的思想問(wèn)題，流于形式的考勤也不僅僅存在于一個(gè)系，對(duì)此我們應(yīng)認(rèn)真思考解決之道。2、考核制度有待完善。學(xué)院經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，管理制度處于不斷完善中，然而獨(dú)立學(xué)院畢竟才發(fā)展十幾年，管理制度的經(jīng)驗(yàn)積累不足，隊(duì)伍年輕化也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，考核制度實(shí)行一刀切，沒(méi)有考慮各系的具體情況，比如沒(méi)有區(qū)分文科系與理科系的差別，文科系也分經(jīng)管與人文、藝術(shù)的差別，理科系也分計(jì)算機(jī)與機(jī)械、能動(dòng)等的差別，對(duì)于工作考核的差別應(yīng)具體情況具體區(qū)分，這一點(diǎn)我們做得還不足。3、教師接力存在斷層。管理系作為西安交通大學(xué)城市學(xué)院的大系，學(xué)生數(shù)量是最多的，特別是會(huì)計(jì)、財(cái)管專業(yè)對(duì)師資的要求較高，而我系主要是老教師挑大梁，雖然近幾年引進(jìn)了一部分青年教師，老教師也在不斷地指導(dǎo)青年教師，然而我系缺乏中年教師這一隊(duì)伍，未來(lái)幾年老教師面臨退休，青年教師成長(zhǎng)不足，無(wú)中年教師能夠挑大梁，這是我系值得思考的地方。4、員工職稱評(píng)定材料不足。職稱評(píng)定對(duì)于員工隊(duì)伍的穩(wěn)定以及員工工作積極性的提升具有重要意義，而無(wú)論是行政還是教師，在職稱評(píng)定過(guò)程中除了需要較強(qiáng)的工作能力，還需要一定的科研能力，我系員工的弱項(xiàng)便在于科研能力不足，導(dǎo)致評(píng)定職稱過(guò)程中科研這一項(xiàng)弱化了整體實(shí)力。5、員工心理健康輔導(dǎo)有待加強(qiáng)。我系學(xué)生較多，任務(wù)強(qiáng)度相應(yīng)也較大。這給我系員工帶來(lái)了極大的心理壓力，對(duì)于維系員工的健康帶來(lái)極大挑戰(zhàn)，抱怨情緒時(shí)有發(fā)生。這與辦公室組織員工集體活動(dòng)、分擔(dān)員工工作量以及考慮員工生活等方面具有一定關(guān)系。
二、政策建議
系辦公室教學(xué)管理工作的好壞，承接著系教學(xué)、行政質(zhì)量能否順暢展開(kāi)的重任。對(duì)于工作中的問(wèn)題及不足需要進(jìn)行不斷的改進(jìn)，方可化解危機(jī)，使工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)以上問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)建議，以供探討。1、考勤寬松有度，區(qū)別對(duì)待?！耙坏肚小钡目记谥贫?，不具備大學(xué)的“人文情懷”，需要具體情況具體對(duì)待。比如對(duì)于老教師，可以考慮無(wú)考勤制(但是重要會(huì)議需要參加);中年教師可以實(shí)行減少考勤日期，提升其對(duì)于單位的認(rèn)同感;青年教師實(shí)行嚴(yán)格的考勤制，以規(guī)范其行為，待職稱評(píng)定升級(jí)以后可放寬限制，以促進(jìn)其追求上進(jìn)之心。2、考核制度適度放權(quán)。在學(xué)院制定粗略的考核制度的基礎(chǔ)上，給予各系根據(jù)自身情況制定考核制度的權(quán)限，經(jīng)過(guò)院系共同協(xié)商論證，積極聽(tīng)取基層師生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上再予以定稿實(shí)施，以提升各系的工作積極性，形成“百家爭(zhēng)鳴”的高校學(xué)習(xí)、工作氛圍。3、建立起教師層級(jí)隊(duì)伍。引進(jìn)各個(gè)年齡層次的員工充實(shí)教學(xué)、行政隊(duì)伍的同時(shí)，完善老中青的結(jié)構(gòu)搭配，避免“頂梁柱”的缺失，實(shí)現(xiàn)階梯式的員工培養(yǎng)制度。對(duì)于員工的引進(jìn)，要“不拘一格降人才”，避免單純的以學(xué)歷為主，在保證最低限的基礎(chǔ)上，廣納人才，提升整個(gè)院系的教學(xué)、行政水平。4、促進(jìn)員工平衡發(fā)展。在不斷提升員工工作效率的同時(shí)，關(guān)注員工科研水平的提升。在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中提升，將所學(xué)與所思形成科研成果，既可以促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展，也可以促進(jìn)自身的提升，相得益彰。這對(duì)于員工的工作效率的提升以及忠誠(chéng)度的提升，具有積極意義。5、關(guān)注員工身心健康。工作效率的提升離不開(kāi)員工身心健康的維系。在工作中遇到的諸多不順，需要辦公室相關(guān)人員予以適當(dāng)疏導(dǎo)，給予其表達(dá)意見(jiàn)的途徑，對(duì)于員工提出的問(wèn)題，系秘書(shū)需進(jìn)行相應(yīng)的處理，以促進(jìn)問(wèn)題的解決。系辦公室承上啟下的作用需要其工作人員具有一定的耐心、細(xì)心以及關(guān)心，只有做好系工作的“好管家”，系這個(gè)機(jī)體才能有效運(yùn)轉(zhuǎn)?？傊?jí)管理體制下的系辦公室行政管理工作繁雜，任務(wù)重，只有不斷地相互學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能更好地實(shí)現(xiàn)院系工作的有效銜接，保證各項(xiàng)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，最終實(shí)現(xiàn)集體力量的最大化。
作者:許瑋瑋 單位:西安交通大學(xué)城市學(xué)院
參考文獻(xiàn):
一、前言
在探討綜合辦公室的管理水平提高途徑前，我們要清楚的指導(dǎo)綜合辦公室的職能，辦公室各單位的綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，主要負(fù)責(zé)內(nèi)外聯(lián)絡(luò)、上傳下達(dá)，同時(shí)由于對(duì)單位給方面都熟悉，因此也成為單位制定決策時(shí)的顧問(wèn)團(tuán)，更是決策實(shí)施是的得力幫手。綜合辦公室聯(lián)絡(luò)的對(duì)象包括：對(duì)外有上級(jí)單位、地方政府和群眾、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及建立單位，對(duì)內(nèi)主要是單位管理層和各級(jí)員工。針對(duì)各方的協(xié)調(diào)工作是一項(xiàng)復(fù)雜工作，工作目的是保障工程項(xiàng)目的順利推進(jìn)，核心是協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，為工程建設(shè)的整體規(guī)劃服務(wù)。
二、辦公室綜合管理工作的特點(diǎn)
1、政策性。綜合辦公室在日常工作中收集、整理、綜合單位內(nèi)部和外部各方面信息，并綜合分析，定期向單位領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。這項(xiàng)工作重要性不言而喻，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)內(nèi)外狀況的判斷直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策，決策水平的高低，對(duì)單位的規(guī)劃和發(fā)展起到?jīng)Q定性的作用。因此，綜合辦公室的職責(zé)類(lèi)似于部隊(duì)中的參謀，責(zé)任重大。在日常工作中要要積極、主動(dòng)的做好信息整理、匯報(bào)工作。
2、服務(wù)性。綜合辦公室屬于單位內(nèi)的服務(wù)部門(mén)，其服務(wù)的內(nèi)容主要包括：（1）為領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)，主要是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層決策，并作為決策實(shí)施助手幫助單位各部門(mén)領(lǐng)會(huì)決策精神；（2）為給部門(mén)服務(wù)，部門(mén)之間需要工作上的對(duì)接，辦公室作為協(xié)調(diào)部門(mén)，在部門(mén)工作內(nèi)容的銜接上有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)；（3）為單位內(nèi)部職工服務(wù)，匯總職工意見(jiàn)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層反映單位職工思想狀況。
三、辦公室綜合管理工作中存在的問(wèn)題
1、工作覆蓋面廣，指向性差。由于綜合辦公室的工作包括上傳下達(dá)、各方協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，工作內(nèi)容十分繁雜，具體說(shuō)來(lái)對(duì)內(nèi)要管理單位日常事務(wù)、勞資管理、后勤服務(wù)，對(duì)外要負(fù)責(zé)活動(dòng)策劃、宣傳報(bào)道等。在項(xiàng)目籌備和驗(yàn)收周期內(nèi)，管理的事務(wù)太多，內(nèi)容太雜，因此要想將每項(xiàng)事務(wù)都處理得井井有條難度極大。
2、工作人員較少。相對(duì)于其他部門(mén)的工作，綜合辦公室專業(yè)性較弱，所以很多單位對(duì)綜合辦公室并不重視，認(rèn)為辦公室的任務(wù)只是負(fù)責(zé)內(nèi)勤服務(wù)和上下溝通，不需要專業(yè)能力，因此人員編制較少，可實(shí)際上由于工作內(nèi)容覆蓋面極廣，管理事務(wù)、服務(wù)對(duì)象眾多，因此相對(duì)于單位其他部門(mén)工作人員而言，綜合辦公室工作人員的工作量大的多。
3、工作業(yè)績(jī)不明顯。單位內(nèi)的其他部門(mén)工作范圍明確，比如財(cái)務(wù)、采購(gòu)、安環(huán)等部門(mén)又有著明確的工作內(nèi)容，方便業(yè)績(jī)考評(píng)，而綜合辦公室的工作覆蓋面大，許多都是協(xié)調(diào)工作，而且突發(fā)性、偶然性大，盡管辦公室人員忙碌一天的工作，往往在業(yè)績(jī)考評(píng)中難以體現(xiàn)，導(dǎo)致為工作所耗費(fèi)的精力和時(shí)間，都無(wú)法獲得相應(yīng)的認(rèn)同和獎(jiǎng)勵(lì)，長(zhǎng)此以往自然影響綜合辦公室工作人員的積極性。
四、加強(qiáng)辦公室綜合管理工作的策略
1.狠抓信息調(diào)研
在輔助領(lǐng)導(dǎo)層制定發(fā)展規(guī)劃和做出決策中，綜合辦公室扮演了重要的角色。首先綜合辦公室以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，方便搜集整理單位內(nèi)外的各種信息，及時(shí)做到下情上達(dá)，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容和方向起到重要的輔助作用；其次，辦公室相當(dāng)于領(lǐng)導(dǎo)層的參謀，在制定具有戰(zhàn)略性、全局性決策時(shí)，少不了綜合辦公室的參與，這就要求辦公室人員要增強(qiáng)戰(zhàn)略思維能力，事先拿出幾個(gè)有可行性的方案以供領(lǐng)導(dǎo)層決策。因此，在日常工作中就要就辦公室人員提高一下幾個(gè)方面：（1）跟得緊，緊跟信息調(diào)研這根主線，用心搜集各種信息；（2）抓得住，要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)決策的意圖；（3）用得上，才決策過(guò)程中避免做無(wú)用功，可行方案的制定要具備多樣性、全面性。
2.狠抓督辦協(xié)調(diào)
綜合辦公室的日常工作是負(fù)責(zé)單位的協(xié)調(diào)工作，在當(dāng)先局勢(shì)下，協(xié)調(diào)工作更加凸顯其重要性，具體說(shuō)來(lái)主要是協(xié)調(diào)好四個(gè)方面關(guān)系：（1）對(duì)上協(xié)調(diào)。要在工作中做到請(qǐng)示不推諉、建議不越權(quán)、服從不盲目、尊重不奉承，對(duì)上級(jí)匯報(bào)情況要做到如實(shí)反映客觀事實(shí)；（2）對(duì)下協(xié)調(diào)。對(duì)象為公司廣大基層員工。首先，圍繞生產(chǎn)項(xiàng)目是對(duì)下協(xié)調(diào)工作開(kāi)展的核心，抓住難點(diǎn)主動(dòng)協(xié)調(diào)來(lái)推動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目；其次，采取什么樣的態(tài)度是協(xié)調(diào)工作的靈魂，要做到發(fā)言不施令，協(xié)調(diào)不指揮，提高員工積極性；（3）對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)。這對(duì)公司內(nèi)部各個(gè)職能部門(mén)間的對(duì)接工作，綜合辦公室就是企業(yè)管理中的劑，遇事要多與其他部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通，發(fā)揮其特長(zhǎng)；
3.狠抓黨群工作
綜合辦公室還需要負(fù)責(zé)管理黨群工作，處理黨群事務(wù)，協(xié)調(diào)黨群關(guān)系，管理模式主要以協(xié)調(diào)、調(diào)動(dòng)為主。黨群工作主要是針對(duì)基層員工，首先是工作方法，在處理日常事務(wù)時(shí)，要不斷增強(qiáng)思想教育工作，留意觀察員工的思想動(dòng)態(tài)，一些帶有傾向性、苗頭性問(wèn)題要做到早發(fā)現(xiàn)、早協(xié)調(diào)、早疏通，力爭(zhēng)做到見(jiàn)微知著，把在問(wèn)題萌芽時(shí)期就解決掉；其次是注意協(xié)調(diào)黨群關(guān)系采取的態(tài)度，協(xié)調(diào)的目的是使員工對(duì)企業(yè)懷有親切感，對(duì)自身有榮譽(yù)感，對(duì)工作有成就感，進(jìn)而對(duì)企業(yè)有歸屬感。這不單單是解決問(wèn)題，而需要長(zhǎng)期的思想工作和情感聯(lián)絡(luò)。那么在態(tài)度上就要做到心懷平等、坦誠(chéng)相見(jiàn)。
4.狠抓安全保障
企業(yè)的安環(huán)狀況也是綜合辦公室管轄范圍內(nèi)事務(wù)。首先要建立完善的制度，對(duì)進(jìn)場(chǎng)設(shè)備和臺(tái)賬做定期的檢查。定期檢查的目的是將安全問(wèn)題的影響降到最低，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患要及時(shí)敦促相關(guān)部門(mén)整改，還要全程跟蹤整改過(guò)程，直至排除隱患。
五、小結(jié)
綜合辦公室工作覆蓋范圍廣，是參與決策制定、執(zhí)行，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、部門(mén)協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)的綜合部門(mén)，其工作質(zhì)量會(huì)對(duì)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)起到?jīng)Q定性作用，因此綜合辦公室雖然繁雜且專業(yè)性不強(qiáng)，但對(duì)于單位來(lái)說(shuō)十分重要。只有轉(zhuǎn)變思路、調(diào)整工作態(tài)度、扎實(shí)做好本職工作，才能平穩(wěn)且高效地推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]張建恒，論新時(shí)期高校行政管理觀念的轉(zhuǎn)變[J]，河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（農(nóng)林教育版），2006年01期
二、辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題
（一）整體和局部不協(xié)調(diào)
在單位當(dāng)中，辦公室的職能和作用是綜合性的，它與其它各個(gè)部門(mén)之間最大的區(qū)別就是其服務(wù)性。因此辦公室應(yīng)當(dāng)遵循一切服從整體和服務(wù)整體的工作原則。但是，在實(shí)際的工作中，當(dāng)有些部門(mén)的局部工作與單位的整體工作產(chǎn)生沖突時(shí)，辦公室沒(méi)有很好的協(xié)調(diào)和安排二者之間的關(guān)系，沒(méi)有做到局部服從整體的工作原則。
（二）工作性質(zhì)被動(dòng)
由于辦公室是服務(wù)性的部門(mén)，因此其行政管理工作具有一定的被動(dòng)性質(zhì)。久而久之，辦公室的工作人員就會(huì)產(chǎn)生被動(dòng)的情緒和習(xí)慣，在工作中不能很好的發(fā)揮主動(dòng)性，不善于在被動(dòng)工作中尋求主動(dòng)解決。對(duì)于一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性的工作，有時(shí)會(huì)消極怠工。而對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的工作和布置的任務(wù)、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)等方面，缺乏靈活的應(yīng)變能力，使得辦公室行政管理工作的效果難以得到充分的發(fā)揮。
（三）工作分寸掌握不準(zhǔn)確
辦公室的另一方面作用就是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室應(yīng)當(dāng)掌握好一個(gè)度，控制好工作的分寸。在領(lǐng)導(dǎo)的決策過(guò)程中，辦公室是處在輔助和從事的地位至上，因此，既不能缺位，也不能越位。在具體工作中，一些辦公室無(wú)法充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，因此不能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有利的參考意見(jiàn)和背景資料。同時(shí)，在這一過(guò)程中，有些辦公室往往沒(méi)有掌握好這個(gè)度，甚至越俎代庖。
三、辦公室行政管理工作的創(chuàng)新
（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)
辦公室應(yīng)當(dāng)充分明確自身的服務(wù)性質(zhì)，用于面對(duì)工作中的問(wèn)題和矛盾。在瑣碎的工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻保持清醒的意識(shí)。對(duì)于工作要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循工作原則和工作規(guī)范，充分發(fā)揮吃苦奉獻(xiàn)的精神。同時(shí)，對(duì)待自身也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度和紀(jì)律要求。在工作中要保持仔細(xì)研究、一絲不茍，無(wú)論是大事還是小情，都應(yīng)當(dāng)充分的重視起來(lái)，以提高工作質(zhì)量和工作效率，更好的發(fā)揮出辦公室行政管理工作的作用。
（二）提高工作能力
在新時(shí)期，單位對(duì)于辦公室行政管理工作的要求也有所提升。這就需要辦公室擁有更加寬廣的工作面和更加強(qiáng)大綜合性。在實(shí)際工作當(dāng)中，行政管理人員不但要更加高效的完成日常工作，還要為更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見(jiàn)。對(duì)待工作應(yīng)當(dāng)保持良好的心態(tài)，對(duì)于日常的工作任務(wù)要充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極探索更加完善的行政管理工作模式，加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新問(wèn)題的學(xué)習(xí)和研討，為辦公室行政管理工作模式的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（三）強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)
新時(shí)期的辦公室應(yīng)當(dāng)注重團(tuán)隊(duì)的配合，與各個(gè)部門(mén)的同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室的工作雖然職責(zé)和分工不同，但大多數(shù)工作都是要依靠集體的力量合作，才能夠更好的完成任務(wù)。因此，要想進(jìn)行辦公室行政管理工作的創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)更加注重團(tuán)隊(duì)意識(shí)，加強(qiáng)與同事之間的配合默契，以便最大限度的發(fā)揮潛力。
中圖分類(lèi)號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）11-00-01
一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題
1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新
由于我國(guó)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒(méi)有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來(lái)從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來(lái)的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠的問(wèn)題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問(wèn)題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問(wèn)題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類(lèi)比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類(lèi)型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒(méi)有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類(lèi)型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷(xiāo)毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒(méi)有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類(lèi)比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度?！∷?，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。
2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念
由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。
3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門(mén)的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作?！∈紫?，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和編排，再將收集到的檔案按類(lèi)目進(jìn)行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書(shū)范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
參考文獻(xiàn)：
