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中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時期，其管理成效直接標(biāo)志著一個學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。
一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)
學(xué)歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點(diǎn)工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學(xué)歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。
新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強(qiáng)化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。
學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實時操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動情況，加強(qiáng)了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。
高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。
2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)
學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎懲、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發(fā)現(xiàn)檔案的價值以致檔案遺失，都會使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時隨著我國信息化的發(fā)展，社會各界是檔案管理的另一個服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。
學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時調(diào)整，更好地服務(wù)于社會各界和學(xué)生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)
近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞健Ｐ畔⒒募夹g(shù)作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學(xué)校的各項決策和規(guī)劃均以事實為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價值。
二、實現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值的對策
1.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)
學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強(qiáng)事業(yè)心、責(zé)任感。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息。
在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展
高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強(qiáng)檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補(bǔ)充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性。
在檔案信息服務(wù)時代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會服務(wù)部門的經(jīng)驗，設(shè)計具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。
近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值。
3.強(qiáng)化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會化服務(wù)
在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實行二級管理的學(xué)校，特別要加強(qiáng)一級學(xué)籍管理人員隊伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。
學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動為主動，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報到注冊、在校成績、學(xué)籍異動、學(xué)歷證書等全過程實行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽(yù)評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動、學(xué)生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接
加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，借助計算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。
如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結(jié)語
隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會提供完整、準(zhǔn)確、真實、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[2]唐偉元.學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊與高校學(xué)籍檔案管理[J].宿州學(xué)院學(xué)報,2008,23（2）：129-130.
學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。
一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀
態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。
（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因為身體疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。
（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。
（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。
二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)
學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。
三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)
學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。
（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善
學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。
（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化
檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因為要存檔，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化。總之，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員
參考文獻(xiàn)：
[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報,2014,(2).
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計算機(jī)并努力充實業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。
中圖分類號：X752 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
對煤炭企業(yè)而言，搞好安全培訓(xùn)是煤炭企業(yè)進(jìn)行安全生產(chǎn)的前提條件，目前我國很多煤礦事故發(fā)生都是由于煤礦工人缺乏安全生產(chǎn)意識而導(dǎo)致的，究其根源是因為企業(yè)沒有對煤礦職工進(jìn)行安全培訓(xùn)。因此，各煤礦企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)煤礦安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，積極探索煤礦安全培訓(xùn)內(nèi)在發(fā)展規(guī)律，這對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。
一、煤礦安全檔案的內(nèi)涵
在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展指導(dǎo)思想的轉(zhuǎn)變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業(yè)安全生產(chǎn)工作的記錄、宣傳教育培訓(xùn)的資源、安全管理的基礎(chǔ)、事故搶險救援的經(jīng)驗、安全管理創(chuàng)新的依據(jù)的重要組成部分，其內(nèi)涵也在不斷擴(kuò)展延伸，主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓(xùn)規(guī)章制度及文件：
根據(jù)國家煤礦安全監(jiān)察局和內(nèi)蒙煤炭工業(yè)局的有關(guān)文件規(guī)定開展各類培訓(xùn)班，根據(jù)不同培訓(xùn)班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓(xùn)教師相關(guān)檔案：
每期培訓(xùn)班開班前由培訓(xùn)科及各分校按照提出培訓(xùn)計劃，經(jīng)審核后，由培訓(xùn)科及各分校報有關(guān)煤礦安全監(jiān)察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓(xùn)班根據(jù)教學(xué)計劃，由教師填寫每期授課計劃，主管教學(xué)主任簽字，授課計劃存檔。煤礦安全培訓(xùn)要求積極組織教師相互聽課，取長補(bǔ)短，互相促進(jìn)，提高教學(xué)效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據(jù)教學(xué)計劃的要求認(rèn)真?zhèn)湔n，認(rèn)真寫好教案，根據(jù)不同專業(yè)，不同對象的培訓(xùn)需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現(xiàn)場調(diào)研，并撰寫調(diào)研報告存檔。
3、煤礦安全培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)每期培訓(xùn)班配備專職班主任，由班主任認(rèn)真填寫學(xué)員考勤表，組織學(xué)員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓(xùn)班召開學(xué)員座談會，聽取意見和建議，座談會記錄存檔。組織學(xué)員參觀，班主任認(rèn)真填寫現(xiàn)場實踐記錄存檔。培訓(xùn)班結(jié)束后，由班主任對培訓(xùn)班進(jìn)行分析總結(jié)存檔，要對培訓(xùn)學(xué)員進(jìn)行跟蹤調(diào)查，聽取學(xué)員及所在單位對培訓(xùn)質(zhì)量與效果的意見，跟蹤調(diào)查表加蓋學(xué)員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓(xùn)學(xué)員相關(guān)檔案
煤礦安全培訓(xùn)以上檔案備齊后，交教務(wù)科進(jìn)行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點(diǎn)清楚進(jìn)行登記，由各分校及班主任領(lǐng)走簽字。教學(xué)檔案一期一檔，裝訂成冊，分類編號，內(nèi)容包括：辦班計劃表、辦班通知、學(xué)員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓(xùn)班總結(jié)等。學(xué)員檔案一人一檔，內(nèi)容包括：學(xué)員登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、考試卷、實際能力考核表、補(bǔ)考記錄等。
二、煤礦安全培訓(xùn)中的學(xué)籍檔案管理
1、增強(qiáng)對安全培訓(xùn)檔案管理的意識
首先，必須讓安全培訓(xùn)檔案管理的工作人員高度樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓(xùn)檔案管理工作對煤礦企業(yè)發(fā)展的重要性，從根源上確保安全培訓(xùn)檔案收集的資料的完整性與真實性，以提高安全培訓(xùn)檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理人員必須意識到安全培訓(xùn)檔案是煤礦企業(yè)培訓(xùn)部門在培訓(xùn)管理工作中非常重要的內(nèi)容，檔案資料的歸檔是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料是否真實有效，不僅有有關(guān)檔案的完整性問題，而且關(guān)系到煤炭企業(yè)對煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓(xùn)檔案的各項管理制度
為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，維護(hù)檔案完整與安全，有效地保護(hù)和利用檔案，煤礦安全培訓(xùn)檔案工作實行“統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)”的原則，歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務(wù)管理資料、鑒定結(jié)果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機(jī)存盤長期保管。認(rèn)真執(zhí)行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經(jīng)許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復(fù)印。檔案管理程序，首先由部門負(fù)責(zé)人按批次、分職業(yè)工種、等級將職業(yè)技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規(guī)定驗收合格后存檔。對培訓(xùn)的學(xué)員采取專題講座、現(xiàn)場研討和調(diào)研等方式，聽取廣泛意見提高培訓(xùn)質(zhì)量。
3、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)
安全培訓(xùn)檔案管理工作者是煤礦企業(yè)檔案管理的核心人員，學(xué)籍檔案按分類編號保存，設(shè)專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達(dá)能力等專業(yè)技能。隨著世界科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也廣泛運(yùn)用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變。這就要求煤礦企業(yè)檔案管理人員熟練掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)和裝備，檔案管理工作者應(yīng)提高其專業(yè)技能以適應(yīng)檔案管理自動化和信息載體新型化發(fā)展趨勢，以適應(yīng)時代的需求。另外，安全培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理必須從整體出發(fā)，在檔案管理人才的培育和錄用時，要堅持選擇遵循德才兼?zhèn)涞睦砟?。安全培?xùn)檔案的規(guī)范化管理必須樹立進(jìn)步發(fā)展的觀念，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。
4、讓安全培訓(xùn)檔案管理與現(xiàn)代化管理接軌
首先要配備充足的現(xiàn)代化管理設(shè)施，創(chuàng)造有利的硬件環(huán)境。比如，計算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)和傳真機(jī)等，是煤礦企業(yè)科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理規(guī)范化的重要前提。早日實現(xiàn)煤礦安全培訓(xùn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。其次，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)本身資源情況，依賴于各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，以實現(xiàn)檔案價值為目的，全面提高檔案信息資源的真實性和利用率，對檔案信息開發(fā)并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實現(xiàn)實時傳遞，以便更好地為煤炭企業(yè)服務(wù)。最后，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，思想創(chuàng)新，不斷進(jìn)取，使其管理理念跟上檔案信息化的節(jié)奏，檔案管理工作者不但應(yīng)當(dāng)熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，而且必須掌握計算機(jī)通訊技術(shù)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)，以提高其知識和技能。
結(jié)束語
煤礦安全培訓(xùn)工作是一項長期、艱巨的任務(wù)，并非一蹴而就。煤礦安全培訓(xùn)工作是實現(xiàn)企業(yè)高效管理的保障，實現(xiàn)煤礦安全生產(chǎn)離不開煤礦安全培訓(xùn)。所以，煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)的投入力度，并且深入開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，從而為煤礦安全生產(chǎn)提供可靠的保障。
參考文獻(xiàn)
中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
最近幾年，隨著社會的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)
高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足。
（一）記錄范圍模糊。
當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識到自身的職責(zé)，針對學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機(jī)等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。
（二）沒有認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性。
在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。
在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。
（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。
在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實性與實用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價值。
二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析
（一）明確管理責(zé)任，實行統(tǒng)一管理。
在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個時期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實用性與社會性。
（二）及時轉(zhuǎn)變工作思路，實行科學(xué)化管理。
第一，應(yīng)該首先認(rèn)識到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。
從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。
（三）切實提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。
只有使檔案資料具有實際應(yīng)用的價值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實性與實用性，應(yīng)做到下面幾項：（1）要認(rèn)真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。
（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。
高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業(yè)知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,探討對應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。
一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容
研究生學(xué)籍檔案管理是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊、成績、紀(jì)律與考勤、獎勵與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。
隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學(xué)籍檔案形成時間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學(xué)前檔案資料分散
每年報考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。
2.學(xué)籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。
3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對造成極大不便。
三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措
研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內(nèi)做完對每位新生個人信息的審核確認(rèn)，在二個月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個人學(xué)習(xí)計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學(xué)位申請書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。
研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動申請生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個人檔案三方存留的管理機(jī)制。
4.增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)對研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結(jié)語
研究生的學(xué)籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強(qiáng)檔案意識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。
參考文獻(xiàn)：
中圖分類號：G717
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學(xué)院辦公室；湖南，長沙，410014
學(xué)籍檔案管理是教學(xué)行政管理的重要內(nèi)容，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生情況，并及時改進(jìn)教學(xué)管理和教學(xué)方法均起著重要作用。教育的進(jìn)步，高校改革的深化，對學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學(xué)籍檔案管理人員要不斷的研究學(xué)籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內(nèi)容，尋找新的管理方法，以適應(yīng)新形勢的需要。
一、高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容和主要作用
(一)高職院校學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高職院校的實際情況，高職院校學(xué)籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學(xué)生名冊，新生登記表，學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡，學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料；(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表；(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績；(5)學(xué)生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；(8)擴(kuò)展材料――畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學(xué)籍檔案的主要作用
學(xué)籍檔案對個人、學(xué)校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。(2)對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。?學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學(xué)管理水平。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學(xué)生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學(xué)生的反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計分析和評價，可以為學(xué)校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進(jìn)高職院校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。
二、高職院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
高職院校對學(xué)籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、學(xué)歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設(shè)施條件。但是，高職院校學(xué)籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
(一)學(xué)籍檔案自身的問題
1、學(xué)籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式?jīng)Q定的。許多高校不僅有學(xué)歷教育，還有非學(xué)歷教育。學(xué)歷教育又分脫產(chǎn)學(xué)習(xí)的全日制教育和業(yè)余學(xué)習(xí)的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠(yuǎn)程教育。非學(xué)歷教育的名目則更多，如短期培訓(xùn)、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認(rèn)證等。而每個學(xué)員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學(xué)籍變動檔案(如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學(xué)員名冊、成績冊、結(jié)業(yè)名冊等。如此，學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料就相當(dāng)繁雜。
2、學(xué)籍檔案缺損：高職院校學(xué)籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學(xué)院、分校在填寫學(xué)籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學(xué)歷核實、查找?guī)砹死щy。
3、學(xué)籍檔案模糊：學(xué)籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重之外，另一個嚴(yán)重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內(nèi)容往往模糊不清、難以辨認(rèn)，客觀上削弱了高職院校學(xué)籍檔案的憑證效用。
(二)學(xué)籍檔案管理問題
1、學(xué)籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學(xué)院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴(yán)格規(guī)定，沒有按學(xué)院(或分校)、系、專業(yè)的層級關(guān)系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業(yè)一起組卷。
2、學(xué)籍檔案管理不嚴(yán)：在學(xué)籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學(xué)籍的現(xiàn)象，嚴(yán)重違背檔案真實性的特點(diǎn)。每年開展干部學(xué)歷、學(xué)位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當(dāng)、管理不嚴(yán)也有一定的關(guān)系。
3、學(xué)籍檔案檢索不先進(jìn)：高校自2001年實施《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學(xué)籍全部實行網(wǎng)絡(luò)化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學(xué)籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當(dāng)困難。
三、對高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考
(一)增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識：既要學(xué)習(xí)相關(guān)的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機(jī)技術(shù)、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能；既要堅持孜孜不倦地自學(xué)，又要虛心向老同志請教；既要加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)。又要積極參加實踐鍛煉。
(二)增強(qiáng)服務(wù)意識：學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，學(xué)籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務(wù)的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。
(三)增強(qiáng)政治和法律意識：學(xué)生學(xué)籍管理有著嚴(yán)肅性和規(guī)范性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認(rèn)清學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性，自覺抵制不良風(fēng)氣的影響。
(四)增強(qiáng)創(chuàng)新意識：在學(xué)籍管理工作上，一些舊的學(xué)籍管理文件、學(xué)籍管理方法和學(xué)籍管理手段，已經(jīng)不再適應(yīng)時展的需要，必須大膽改革。學(xué)籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應(yīng)要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中。
(五)增強(qiáng)統(tǒng)計分析意識：學(xué)籍管理工作者應(yīng)該用好統(tǒng)計知識和統(tǒng)計分析手段，及時、真實、準(zhǔn)確地為學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績分析、教學(xué)計劃的調(diào)整和完成情況的資料統(tǒng)計以及分析結(jié)果，以便領(lǐng)導(dǎo)能采取有效措施，保證教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。
(六)運(yùn)用好現(xiàn)代化技術(shù)：學(xué)籍管理是一項嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運(yùn)用適合實際需要的計算機(jī)軟件，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理。
四、高職院校學(xué)籍檔案的管理辦法
正確認(rèn)識目前高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，制定科學(xué)的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關(guān)職能部門應(yīng)切實加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發(fā)展，學(xué)生學(xué)籍管理部門必須結(jié)合具體情況，對細(xì)則進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細(xì)則，對學(xué)生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學(xué)生素質(zhì)的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學(xué)籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點(diǎn)。為了確保歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點(diǎn)：一是要重視學(xué)籍檔案和檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，使各部門上報的有關(guān)材料、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實可信。二是要加強(qiáng)管理，從嚴(yán)要求。對各部門教學(xué)管理人員，職能處、室與學(xué)籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強(qiáng)管理，責(zé)任到人。明確應(yīng)該收集什么材料，何時上交，以保質(zhì)保量，按時完成。三是要建立相應(yīng)的規(guī)章制度，獎懲分明，調(diào)動有關(guān)工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設(shè)計相應(yīng)的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。
(三)加強(qiáng)學(xué)生考核管理工作
在對學(xué)生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學(xué)化進(jìn)程；不斷改進(jìn)考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強(qiáng)考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀(jì)行為要及時、嚴(yán)肅處理；認(rèn)真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補(bǔ)考工作。
(四)做好學(xué)生成績管理工作
做好學(xué)生平時成績的登載檢查工作，對學(xué)生缺考、作弊、補(bǔ)考科目一定要如實記載；對學(xué)生各科考核成績要按照教學(xué)計劃要求和學(xué)籍管理辦法規(guī)定進(jìn)行登記，并載入學(xué)生學(xué)籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴(yán)格履行學(xué)籍管理規(guī)定的手續(xù)。
(五)做好學(xué)籍異動工作
在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍異動處理工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生學(xué)籍管理辦法的有關(guān)規(guī)定。不管是留降級還是退學(xué)處理，都必須堅持“教育先行”的主導(dǎo)思想，要把相關(guān)處理看作是教育手段，鼓舞學(xué)生進(jìn)步，而不是機(jī)械的處罰，讓學(xué)生厭學(xué)。
一、學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)
學(xué)籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發(fā)展過程中也形成了自己的特點(diǎn)。
1.檔案材料的分散性和私密性。學(xué)籍檔案的這些材料分散在學(xué)校不同的職能部門,學(xué)生學(xué)籍冊、學(xué)籍異動記錄,畢業(yè)材料等形成于教務(wù)科;學(xué)生錄取名冊、獎懲材料等形成于學(xué)生科與招生就業(yè)辦。因此,學(xué)籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學(xué)籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學(xué)籍檔案本身的某些內(nèi)容具有內(nèi)部保密性,如考試成績、學(xué)籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴(kuò)散,這就使學(xué)籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關(guān)的規(guī)定和完善必要的手續(xù)。
2.檔案材料內(nèi)容的原始性和真實性。學(xué)籍管理是由教務(wù)處和學(xué)生工作處、招生就業(yè)辦公室在教育教學(xué)工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學(xué)籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學(xué)籍管理中的真實情況,反映每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,即學(xué)籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)籍檔案
1.對在校學(xué)生學(xué)籍、成績實行“文檔一體化”管理。學(xué)籍表是學(xué)籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統(tǒng)一印發(fā)技工學(xué)校學(xué)生學(xué)籍表中需填報的學(xué)生個人信息資料發(fā)給新生填寫,再按一定規(guī)律統(tǒng)一編定學(xué)號,堅持學(xué)號的惟一性原則,不得重號。
2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用等幾個方面。由于學(xué)籍檔案來源比較分散、內(nèi)容豐富,具有復(fù)雜多樣的特點(diǎn),給學(xué)籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學(xué)籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎(chǔ)。如果檔案人員工作不認(rèn)真、不細(xì)致,在收集整理學(xué)籍資料不完整、內(nèi)容不真實的情況下,都會給學(xué)籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認(rèn)識到學(xué)籍檔案收集和管理的重要性,充分發(fā)揮主動性、創(chuàng)造性,并對收集到的檔案室材料進(jìn)行認(rèn)真的分類整理,使學(xué)籍檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性在學(xué)籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認(rèn)識到做好學(xué)籍檔案管理工作的重要性,嚴(yán)格遵守檔案工作的保管、保密等有關(guān)規(guī)定,努力適應(yīng)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),自覺地提高業(yè)務(wù)水平,積極參加培訓(xùn),使自身的素質(zhì)跟上形勢的變化。并按照科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性的原則進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學(xué)籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源,主動提供服務(wù)
學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面的發(fā)展?fàn)顩r,也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發(fā)和利用,使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門隨時了解和掌握學(xué)校的教學(xué)動態(tài)和信息,以及科研社會活動、學(xué)術(shù)成果等方面的動態(tài)和信息,以便為制定學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃,正確合理的培養(yǎng)、選拔和使用人才服務(wù),實現(xiàn)學(xué)籍檔案的使用價值,發(fā)揮其在學(xué)校的特殊作用。要提高檔案利用率的關(guān)鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強(qiáng)化主動服務(wù)的意識,運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,管理好學(xué)籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系,管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
四、加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè),提高檔案工作人員素質(zhì)
檔案在收集過程中雖然目標(biāo)是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業(yè)務(wù)水平直接影響檔案收集的質(zhì)量,要實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化,就必須加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè),提高檔案工作人員的素質(zhì)。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強(qiáng)的事業(yè)性和工作責(zé)任感,能適應(yīng)形勢,轉(zhuǎn)變觀念,敬業(yè)愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學(xué)籍管理工作中對資料數(shù)據(jù)作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理人員不僅僅要熟練學(xué)籍管理方面的政策和規(guī)定,還要努力學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。三要運(yùn)用計算機(jī)參與學(xué)籍檔案管理,運(yùn)用計算機(jī)管理好學(xué)籍檔案,是學(xué)校教學(xué)管理現(xiàn)代化的一個大發(fā)展,充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]竺筠.加強(qiáng)調(diào)職院校的學(xué)生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.
伴隨著信息化的進(jìn)程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對這些我們進(jìn)行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。
1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實存在意義
首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行學(xué)籍檔案統(tǒng)計，然后通過計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進(jìn)行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運(yùn)行中，計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學(xué)籍檔案，每個學(xué)校每年都會有數(shù)以萬計的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時幾臺電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。
2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義
首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點(diǎn)，在進(jìn)行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進(jìn)行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)大，而近些年高校教育也針對社會實踐進(jìn)行了相應(yīng)的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進(jìn)行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進(jìn)行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡單點(diǎn)的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進(jìn)行人員調(diào)配過程中，就會出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。
再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學(xué)管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進(jìn)行備份，從而在某一個同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進(jìn)行補(bǔ)檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進(jìn)修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補(bǔ)這項缺點(diǎn)。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進(jìn)程中，對于這一點(diǎn)完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進(jìn)行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。
最后，先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們在進(jìn)行高校的學(xué)籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進(jìn)行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時也降低了大量的成本。
3 在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題
在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進(jìn)行一定的總結(jié)和分析。
首先，在進(jìn)行管理中，由于數(shù)字化水平無法達(dá)到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達(dá)，在進(jìn)行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進(jìn)行這項管理中，也存在著一定的風(fēng)險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機(jī)。
其次，在進(jìn)行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識儲備和經(jīng)驗，在進(jìn)行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項任務(wù)在短時間內(nèi)妥善完成。
再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善。現(xiàn)在我國的高校在對學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點(diǎn)，在很長一段時間內(nèi)都無法改善。
最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分?，F(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)構(gòu)，可是在進(jìn)行實施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗，無從開始進(jìn)行。而在進(jìn)行這項改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。
4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施
如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對于學(xué)校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進(jìn)行如下的應(yīng)對策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項建設(shè)任務(wù)。
學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、在校期間的德、智、體、美發(fā)展情況及各科成績記錄、學(xué)籍變動情況記錄、學(xué)生畢業(yè)情況等。學(xué)籍檔案存于學(xué)校學(xué)籍管理部門，它體現(xiàn)了學(xué)生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學(xué)校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業(yè)資格的依據(jù)。那么如何準(zhǔn)確完整詳細(xì)地記錄學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、完善學(xué)生學(xué)籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學(xué)校相關(guān)部門較為關(guān)注的課題。
1 學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
1.管理體制不完善，服務(wù)意識不強(qiáng)。無統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。許多學(xué)校的學(xué)籍管理體制不能與時俱進(jìn)，沒有總結(jié)經(jīng)驗，沒有把握學(xué)校及學(xué)生自身的特點(diǎn)，沒有建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的行之有效的管理體制，給學(xué)籍管理工作的開展帶來不便。學(xué)校在學(xué)籍管理過程中，服務(wù)意識不強(qiáng)，忽略了學(xué)生的主體地位，沒有做到以學(xué)生為本，制約了學(xué)生自身的發(fā)展，制約了學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。
2.學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊功能不能滿足學(xué)籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應(yīng)性不強(qiáng)。由于各地區(qū)各學(xué)校學(xué)籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊對部分學(xué)籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學(xué)籍管理工作的各個環(huán)節(jié)；（3）不能以網(wǎng)站為依托實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)共享，甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。
3.學(xué)籍檔案管理仍達(dá)不到信息化標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平不高。學(xué)籍管理軟件的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化不強(qiáng)，沒有結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，不能依托網(wǎng)絡(luò)界面，實時顯示并更新相關(guān)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而實現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)信息化；各學(xué)校的學(xué)籍管理科（室）數(shù)據(jù)與其他科（室）的相關(guān)數(shù)據(jù)甚至不能以校園網(wǎng)為依托，實現(xiàn)本校內(nèi)各科（室）學(xué)生數(shù)據(jù)的共享。另外學(xué)籍管理人員信息化管理水平跟不上，學(xué)生在遇到學(xué)籍變動如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)時，不能做到信息量的詳實，準(zhǔn)確、及時、統(tǒng)一。容易出現(xiàn)錯誤，造成重復(fù)性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通學(xué)籍管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學(xué)生學(xué)籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。
2 加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的對策
1、完善學(xué)籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務(wù)意識。
學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，健全、完善管理體制，規(guī)范學(xué)籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學(xué)籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期、每個學(xué)制按時、完整、準(zhǔn)確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實性的認(rèn)證和鑒別，保證其真實可靠；提高學(xué)籍管理人員的思想認(rèn)識，創(chuàng)新管理理念，牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識，深入了解學(xué)生訴求，解決學(xué)生的實際問題，關(guān)心學(xué)生的成長與成才，加強(qiáng)思想引領(lǐng)，著力提升學(xué)生的思想境界，真正落實服務(wù)育人的目標(biāo)。提高學(xué)校的學(xué)籍管理技術(shù)水平、管理水平、服務(wù)能力和學(xué)生滿意度。
2、著力開發(fā)運(yùn)用具有可擴(kuò)展性的學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件，滿足學(xué)籍管理工作的需求。
學(xué)籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現(xiàn)很多變化或特殊情況，如果學(xué)籍系統(tǒng)僅僅用于適應(yīng)業(yè)務(wù)本身，而不兼容后續(xù)工作和教學(xué)管理等其他流程，這樣的系統(tǒng)顯然不夠完善。面對復(fù)雜的實際工作，系統(tǒng)必須具備可擴(kuò)展性。因此學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員應(yīng)與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手，針對目前學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊不能完全滿足工作要求的現(xiàn)狀，軟件研發(fā)公司應(yīng)深入學(xué)籍管理工作一線，與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員加強(qiáng)溝通，認(rèn)真學(xué)習(xí)國家教育部學(xué)籍信息化管理的工作要求，仔細(xì)研究學(xué)校教務(wù)管理的工作特點(diǎn)，本著高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、既適應(yīng)當(dāng)前又考慮未來發(fā)展的原則，為各學(xué)校定制開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)或模塊，滿足學(xué)籍管理工作的需求，加快學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。
3、加快學(xué)籍檔案管理信息化程度，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案信息化管理。
切實加大對學(xué)籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學(xué)校學(xué)籍管理信息化體制，加大對學(xué)籍管理信息化資金投入，加強(qiáng)對學(xué)籍管理信息化人員的培養(yǎng)，提高學(xué)籍管理信息化的效率與水平，利用現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)學(xué)籍信息化管理。一方面建設(shè)高質(zhì)量的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用結(jié)構(gòu)完整、合理的后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)支持學(xué)籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數(shù)據(jù)處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準(zhǔn)確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進(jìn)行。同時加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)一套安全、完善、高效、能夠?qū)崟r顯示并更新相關(guān)信息的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，全面實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享，從整體上提高學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和水平。
4、提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍。
（1）加強(qiáng)對學(xué)籍管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高其政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
（2）管理人員要有求真務(wù)實、甘于奉獻(xiàn)的精神，要高度樹立學(xué)籍管理為育人服務(wù)的責(zé)任感和使命感；牢固樹立以學(xué)生為本的服務(wù)意識。加強(qiáng)學(xué)籍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”，全面掌握學(xué)籍檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，了解學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。
為了使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，以明文對檔案工作進(jìn)行規(guī)范，以適應(yīng)現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理工作。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而使學(xué)校教務(wù)檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導(dǎo)下，就能提高教務(wù)檔案管理的水平。
二、樹立良好的學(xué)籍檔案管理的觀念
更新觀念，確立適合學(xué)籍工作發(fā)展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學(xué)籍工作管理活動，及時發(fā)現(xiàn)了解學(xué)籍工作的發(fā)展動態(tài)，找準(zhǔn)管理的切入點(diǎn)，積極地、有針對性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。
三、建立學(xué)籍檔案分類的合理化
檔案建設(shè)的分類應(yīng)遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學(xué)籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學(xué)生報到、學(xué)校復(fù)查，復(fù)查合格后注冊、發(fā)放學(xué)生證的檔案；二是學(xué)生成績檔案，包括學(xué)生正常成績的記載及補(bǔ)考成績的記載等；三是學(xué)生學(xué)籍變更的檔案，包括學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)事宜的處理及相關(guān)檔案；四是畢業(yè)證書發(fā)放的檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標(biāo)準(zhǔn), 結(jié)合學(xué)校和部門實際進(jìn)行分類,并嚴(yán)格按類立卷,以便查找。
四、建立學(xué)籍檔案管理的信息化
