時間：2023-04-08 11:47:47
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當前，縣級機關往往安排即將退休的老同志或剛?cè)肼毜哪贻p人擔任檔案員，檔案員年齡呈現(xiàn)“兩頭化”趨勢。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動鉆研業(yè)務知識；剛?cè)肼毜哪贻p人缺乏工作經(jīng)驗，且大多不具有檔案學專業(yè)背景，開展工作困難重重。大多數(shù)單位缺乏開展檔案工作“傳幫帶”機制，檔案工作質(zhì)量難以保證；少數(shù)單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔檔案保管員的工作，不能勝任新時期機關檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。
1.2檔案信息資源開發(fā)利用水平低下
當前，機關單位檔案信息資源以提供本單位內(nèi)部利用為主，一般不對外公開提供利用，檔案面向全社會提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開發(fā)利用，使得檔案的價值難以得到充分體現(xiàn)，檔案工作的重要性也無法體現(xiàn)。
1.3檔案庫房和設施設備浪費嚴重
以舟山市普陀區(qū)為例，全區(qū)在商務中心集中辦公的機關單位有51家，每家單位都設置了檔案庫房，并配備了空調(diào)、去濕機等檔案工作設施設備。然而，各單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量普遍較少，庫藏檔案存放量占庫房面積的一半還不到，檔案設施設備的使用率也較低，存在嚴重的資源浪費現(xiàn)象。
2改革縣級機關檔案管理體制的若干設想
2.1改革檔案管理機構(gòu)
改革傳統(tǒng)的各機關綜合檔案室門戶獨立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機構(gòu)編制的實體機構(gòu)統(tǒng)一管理機關檔案工作，即把縣級機關綜合檔案室整編起來，成立機關文件檔案管理機構(gòu)，可暫命名為“機關文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級檔案行政部門領導的獨立機構(gòu)，其工作職能是貫徹執(zhí)行有關法律法規(guī)和國家有關方針政策，建立健全單位檔案工作規(guī)章制度，指導各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統(tǒng)一管理各單位形成的檔案，并按規(guī)定向國家檔案館移交。
2.2改革檔案管理機制
建立機關文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理機制并沒有將文件材料的前端監(jiān)控涵蓋進去。事實上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標準規(guī)范、組成是否齊全完整，將會直接影響到檔案的齊全完整與規(guī)范管理。為此，需改革傳統(tǒng)的文件檔案收集整理和保管模式，實現(xiàn)機關檔案由傳統(tǒng)的后端收集整理保管變?yōu)榍岸吮O(jiān)控和后端保管同步進行，真正實現(xiàn)文檔管理一體化。
2.3建立檔案信息資源共享與利用制度
建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息一體化的目標；建立中心現(xiàn)行文件和檔案信息資源開發(fā)利用制度，整合現(xiàn)有室藏檔案信息資源，利用檔案數(shù)字化成果，最大限度地向各機關單位和全社會提供現(xiàn)行文件和檔案信息資源利用服務，全面提升檔案工作的社會地位。
檔案館與外界環(huán)境或相關組織的任何不平衡或沖突都可能導致檔案館危機。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個過程中，每個環(huán)節(jié)的疏忽或處理不當也都可能引發(fā)危機，制定危機預案以及處理危機時，應系統(tǒng)分析和統(tǒng)籌安排，不能“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”。另外，危機管理是檔案館的重要管理職能，是一項系統(tǒng)的、有計劃、有組織、決策非程序化的管理過程，有效的危機管理應該包括培養(yǎng)危機意識和危機管理能力、設置危機管理機構(gòu)、制定相關的法律法規(guī)、完善檔案館管理制度、妥善安排危機管理的人、財、物等各個方面，只有全面地為危機預警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。
（二）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理
危機生命周期理論指出，危機從出現(xiàn)到結(jié)束過程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點。檔案館應根據(jù)各種征兆來辨別危機，并著手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監(jiān)控處理的連續(xù)鏈條，是一個系統(tǒng)工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預防。
（三）檔案館危機管理是全員管理而非某部門的管理
危機管理作為檔案工作的重要內(nèi)容，各級檔案行政管理部門應將其納入到所制定的法規(guī)、制度、方針、政策中。檔案館領導者是危機管理中主要的管理主體，領導者的危機意識、創(chuàng)新管理能力、專業(yè)技能以及對技術發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務工作的主要承擔者，要對檔案信息資源進行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關信息技術、正確操作各種信息系統(tǒng)，時刻注意保護檔案實體安全及檔案信息資源的安全營造有益于危機管理的組織文化。除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學術團體、學會、協(xié)會、社會公眾以及相關部門工作人員（有關政府部門、電信管理部門、交通運輸部門等），實現(xiàn)這些主體在分工基礎上的通力合作是進行有效危機管理的基本策略。
二、改進我國檔案館危機管理的策略
（一）優(yōu)化檔案館管理危機的管理
管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因而造成的危機，實現(xiàn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時俱進，不斷創(chuàng)新。首先，提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平。戰(zhàn)略規(guī)劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢的基礎上，制定面向未來的使命、遠景、目標、戰(zhàn)略及其實施計劃的思維過程與框架。提升戰(zhàn)略規(guī)劃水平，檔案館應主要從以下三點入手：一是準確定位，即根據(jù)本館的組織結(jié)構(gòu)、人員素質(zhì)、服務能力、館藏狀況、研究與開發(fā)能力、設備與財務狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長期與短期發(fā)展目標。二是在戰(zhàn)略規(guī)劃中要突出數(shù)字資源管理開發(fā)與創(chuàng)新檔案館服務，以更好地滿足用戶需求。三是強化評估體系，監(jiān)督戰(zhàn)略規(guī)劃的實施過程，以確保其戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。其次，創(chuàng)新檔案館組織結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)，是根據(jù)檔案在檔案館的流動而進行的分工，因為部門與部門之間缺乏溝通而不免會存在重復勞動、責任推諉現(xiàn)象。在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中，也明確提出“有條件的地方要對機關檔案機構(gòu)和人員進行有效整合，進一步降低行政成本，提高工作效能。”創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)是在檔案業(yè)務流程重組的基礎上，對檔案館組織結(jié)構(gòu)進行的改革，使檔案館成為一個緊湊、富有彈性的組織。最后，完善管理制度。“無規(guī)矩無以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全危機、資源危機、服務危機等都需要通過制定、執(zhí)行完善的制度而減免。
（二）優(yōu)化檔案館資源危機的管理
首先，優(yōu)化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專門檔案館、城建檔案館等由于社會分工不同，在資源建設方面?zhèn)戎攸c也應有所不同。檔案館應根據(jù)本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會記憶保存的主要場所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會活動的方方面面。另一方面，應將數(shù)字檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源進行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類社會生活的產(chǎn)物，在構(gòu)建社會記憶中起著不可替代的作用?？上驳氖牵瑪?shù)字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進展。其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價值，然而，大多數(shù)檔案組織是專業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪問國內(nèi)大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站時發(fā)現(xiàn)，各檔案館能夠從多個角度組織檔案信息，進而提供多個檢索途徑，如分類號、檔號、關鍵詞、責任者、發(fā)文時間等，但這些組織方式無不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶能真正了解這些術語的含義，更別說利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應以用戶需求為中心，從完善館藏分類體系、優(yōu)化檔案著錄效果、優(yōu)化電子文件元數(shù)據(jù)標準、采用XML等資源描述方法等方面入手。
（三）優(yōu)化檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行安全危機的管理
檔案實體及檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全是檔案館賴以存在的前提。近年來，由于天災人禍等突發(fā)事件致使庫房及檔案實體遭遇滅頂之災的事件已不罕見。病毒、黑客、不正當操作等對檔案管理信息系統(tǒng)造成的損失有時也是致命的。應對這些危機，檔案館需從以下幾個方面入手：首先，加強檔案館基礎設施的安全建設。檔案館建筑設計及分區(qū)布局必須嚴格按照《檔案館建筑設計規(guī)范（JGJ25-2000）》以及相關標準進行，在日常管理工作中要根據(jù)實際情況配備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過程中的安全。其次，確保檔案管理信息系統(tǒng)運行的安全。信息系統(tǒng)環(huán)境下，檔案著錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷毀等業(yè)務活動中有一大部分是通過管理信息系統(tǒng)來實現(xiàn)的。在可以預見的將來，檔案工作對信息系統(tǒng)的依賴性還會增強。因此，應注意以下三點：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》（GB50174-2008）中，根據(jù)機房所承載服務的重要性將其分為A、B、C、D四個等級，并對各級機房制定明確的設計規(guī)范。檔案館應為本館機房選擇合適級別并嚴格執(zhí)行設計規(guī)范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風、供電、防火、排水以及安全保衛(wèi)系統(tǒng)等方面確保機房的安全。第二，保證計算機服務器、網(wǎng)絡交換設備、存儲設備、通信設施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監(jiān)測、維護工作，以及時將問題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統(tǒng)的安全，可以從定時升級、殺毒、合理劃分使用權限、制定并執(zhí)行嚴格的管理制度、用戶培訓等方面入手，防止各種有意或無意行為對管理系統(tǒng)造成的損害。
（四）優(yōu)化檔案館服務危機的管理
為了避免在網(wǎng)絡時代慘遭淘汰，檔案館必須轉(zhuǎn)變服務觀念，提升服務能力、創(chuàng)新服務方式。首先，提高服務意識和服務能力。檔案在支持決策及業(yè)務運營方面價值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養(yǎng)、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務水平，還應該有較強的服務意識，多維的知識結(jié)構(gòu)、較強的專業(yè)素養(yǎng)及溝通能力，主動將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實現(xiàn)檔案多元的價值。在天津、浙江等省市實施的《天津市檔案工作人員持證上崗實施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書管理辦法》等規(guī)定，就有利于提高檔案實踐工作者的專業(yè)素質(zhì)及理論素養(yǎng)。其次，利用信息技術創(chuàng)新服務方式。數(shù)字環(huán)境下，用戶需求個性化越來越強，但檔案館的個性化信息服務還有待進一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時交流的方式整合到檔案館服務體系中，必將大大拉近檔案館與用戶的距離。另外，檔案館應承擔起社會教育的職能，目前檔案館大多是通過成立愛國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實現(xiàn)的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數(shù)字化教室”這一板塊，并根據(jù)用戶類型（如教師、學生、科研人員、軍人等）提供不同的內(nèi)容，這對我國檔案館服務領域的拓展是非常有借鑒意義的。
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質(zhì)文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網(wǎng)絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
二、充分認識促進文化藝術檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義
發(fā)展文化藝術檔案事業(yè)，有利于將文化藝術活動各領域中形成的有保存價值的不同載體的文化藝術檔案得到有效的管理和保護，并得以傳承和發(fā)揚。完整、準確、系統(tǒng)地收集、整理、保護好文化藝術檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術檔案工作者要更加自覺地認識文化藝術檔案在促進文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認識文化藝術檔案所面臨的形勢、任務和文化藝術檔案工作者的責任，認識文化藝術檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動地推動文化藝術檔案工作在新的起點上加快發(fā)展。
三、切實增強做好新時期文化藝術檔案工作的責任感和使命感
文化藝術檔案工作是文化事業(yè)的一項重要基礎性工作,文化藝術檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術檔案，文化工作的基礎就不牢靠，文化藝術活動的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。抓好文化藝術檔案建設與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項文化藝術活動中形成的有保存價值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級文化藝術檔案工作者應進一步增強做好文化藝術檔案工作的責任感和使命感，認真貫徹落實《文化建設“十二”規(guī)劃》關于加強藝術檔案工作有關要求，強化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊伍建設，加強資源整合，改善服務，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實地推進文化藝術檔案事業(yè)健康發(fā)展。
并按期移交對于電力工程的建設來講每一個電力工程建設的實體，也就是每一個具體的項目都對應著一個工程管理的檔案，檔案和工程之間是緊密聯(lián)系相互依存的。電力工程完成竣工之后除了實體項目的交接以外，還要交接與電力工程建設相關的各種檔案信息。所以對于電力工程中的檔案管理來講，檔案是工程管理重要的一部分，是以后對工程進行維護，界定相關責任人的重要依據(jù)。由于電力工程建設的時間長短不一，短則幾個月長則幾年。在電力工程建設的過程中如果對于檔案工作忽視的話就會造成電力工程建設和電力工程檔案不同步的現(xiàn)象，檔案的記錄就會出現(xiàn)遺漏的問題，甚至會出現(xiàn)某個階段的重要檔案的記錄的遺失，最終很可能造成工程在驗收的過程中由于檔案的問題而不合格，就會造成工程的延期交付。所以要加強對于電力施工過程中檔案的管理，并且嚴格控制電力工程建設中的檔案的質(zhì)量，這是保證電力工程是否能夠按期交付的關鍵。
1.2檔案規(guī)范化管理
對于文書檔案的管理已經(jīng)較為成熟但是對于聲像的檔案管理一直沒有現(xiàn)行的一個標準，但是聲像信息又是檔案管理中所不可或缺的一個部分，其能夠形象地反映工程的進度，具有很強的客觀事實性，其作用是其他的檔案資料所無法替代的，是對電力工程建設最為真實客觀的反映。為了能夠?qū)⑦@些聲像資料順利的歸檔并進行保存，這就要求聲像檔案的制作者在制作聲像檔案的過程中如拍照和錄像要嚴格按照電力公司對于聲像資料的標準化的要求，并且嚴格控制聲像資料的質(zhì)量，并且對于聲像資料按照其分類標準進行分門別類并使用不可擦出的磁盤進行保存而且建立相應的備份，同時能夠打印成紙質(zhì)檔案的要打印成紙質(zhì)檔案進行保存，并且在聲像資料保存過程中記錄聲像資料的六個重要的因素，對于聲像資料所反映的信息進行客觀的描述。
2電力工程檔案管理質(zhì)量體系建設
電力工程檔案的形式是伴隨著電力工程的建設過程的，檔案在形成的過程中應該明確到各個部門各個環(huán)節(jié)，使得每個部門所提交的資料都按照相應的標準進行。為了確保電力工程中檔案的質(zhì)量那么就必須建立相應的質(zhì)量管理體系，在檔案標準制定的過程中嚴格參考電力系統(tǒng)對于檔案所要求的標準，為電力工程之后的驗收和維護提供支持。第一，檔案的管理應當以管理部門為基礎，以檔案的管理部門為核心環(huán)節(jié)，參與電力工程建設的各個部門各個環(huán)節(jié)都要參與到檔案管理的整個過程，將整個電力工程的檔案管理和工作的程序、工程計劃、合同等各個環(huán)節(jié)相結(jié)合。并且在某些項目設計、工程監(jiān)理的環(huán)節(jié)都要設定相關的責任人信息。第二，電力工程建設的項目負責人、電力工程的管理部門、設計監(jiān)理和施工部門以及調(diào)試采購和招標部門等。這些環(huán)節(jié)都應該納入到電力工程檔案管理的過程中，明確項目管理過程中的責任，將檔案的管理納入到相關管理部門的責任中，在電力系統(tǒng)建設的過程中做好檔案的形成管理以及標準化，確保整個電力工程系統(tǒng)檔案的質(zhì)量。第三，嚴格執(zhí)行相關的同步執(zhí)行制度。同步指的是工程建設和檔案資料整理歸檔的同步；工程檢查的進度和工程檔案檢查相關進度是同步的；電力工程的驗收以及相關成果的驗收是和檔案的驗收是同步的。參加執(zhí)行指的是檔案管理人員要參加相應的生產(chǎn)工作，參加相關的會議；參加項目的建設和竣工驗收；參加相應的成果鑒定會議；參加相應的儀器設備驗收工作等。
3電力工程檔案質(zhì)量管理的要點
第一，電力工程建設中電力工程檔案是電力工程建設的真實再現(xiàn)和反映，是日后工程維護以及擴建和相關責任認定的重要的資料。電力工程項目的管理者一般被全權委托來管理整個工程的檔案管理工作，其是檔案管理工作的主體單位，其負責收集工程整個過程中各個階段各個環(huán)節(jié)各種類型的檔案資料。并且按照工程的進度來對檔案進行整理和歸檔以及檢查。第二，施工單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的關鍵。項目經(jīng)理負責整個檔案，也就是負責整個工程的資料的工作，在這個過程中工程項目的技術人員和檔案管理人員通力合作來促進檔案的形成。施工單位也要收集和整理自身在工程建設中的設計材料和施工資料以及相應的安全措施、施工時間、施工記錄等一系列的資料。第三，監(jiān)理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的保障。監(jiān)理工程師負責檔案的監(jiān)理工作。作為監(jiān)理單位應當搜集和整理工程建設的質(zhì)量材料，嚴格控制工程的進度以及資金的使用和工程的質(zhì)量等，要根據(jù)檔案管理部門的要求將各種資料檔案按照其標準整理完全然后進行移交，并且嚴格控制檔案標準的審核工作，嚴格控制檔案驗收的質(zhì)量。
改革開放以來，社會主義市場經(jīng)濟得到了不斷的發(fā)展和完善，電力企業(yè)管理工作不僅要在國內(nèi)市場競爭中謀求生存，還要面臨著國際市場的激烈競爭，這對我國電力營銷管理工作的發(fā)展不僅是一次挑戰(zhàn)，更是一次大的發(fā)展機遇。作為電力企業(yè)的支柱工作之一，電力營銷管理工作在電力企業(yè)中占有著重要地位，但當前我國電力企業(yè)的營銷管理意識仍然停留在改革之前計劃經(jīng)濟發(fā)展的模式，對電力營銷意識還很淡薄，導致我國電力營銷工作難以滿足用電量，使其在激烈的市場競爭環(huán)境中出現(xiàn)較大的發(fā)展局限性。例如，部分電力企業(yè)對市場需求分析得不透徹，過度重視電力生產(chǎn)管理工作，導致電力生產(chǎn)和供應出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的情況，降低了電力企業(yè)的市場競爭力。
1.2電力營銷工作信息化落后
信息化落后是當前我國電力企業(yè)營銷工作存在的問題之一。在激烈的市場環(huán)境競爭下，我國電力企業(yè)營銷工作已經(jīng)得到了較大的進步，但是跟很多發(fā)達國家相比，信息化程度還處于相對落后的階段。在這個信息大爆炸的社會，信息化能夠有效促進各行各業(yè)的快速發(fā)展，而電力營銷工作的信息化將成為電力企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。電力營銷管理工作信息化技術的實現(xiàn)，不僅能促進電力營銷管理工作的順利進行，還有助于提高電力企業(yè)的生產(chǎn)效率，實現(xiàn)我國電力營銷工作資源信息的共享，提高電力企業(yè)的綜合競爭力。
1.3電力營銷決策不科學
當今社會，各行各業(yè)都離不開計算機的應用。雖然我國電力營銷企業(yè)已經(jīng)大范圍地將計算機應用到電力營銷管理工作當中，但是從整體水平來看，我國電力企業(yè)營銷管理工作還沒有形成一個完善的計算機管理系統(tǒng)，這對電力行業(yè)的發(fā)展具有較大的限制作用，主要表現(xiàn)在電力企業(yè)營銷手段落后，營銷調(diào)查工作遲緩等，限制了電力營銷工作的決策。
二、改善電力營銷管理工作的策略
2.1強化營銷觀念
在激烈的國際市場競爭下，電力企業(yè)要想脫穎而出，就應當從根本上轉(zhuǎn)變營銷觀念。當前，我國電力企業(yè)營銷管理過度重視企業(yè)的發(fā)展，而忽略了電力經(jīng)營的服務質(zhì)量。對于電力企業(yè)經(jīng)營觀念的轉(zhuǎn)變，首先要充分意識到服務質(zhì)量對企業(yè)經(jīng)濟利益的作用，提高企業(yè)的整體服務質(zhì)量，不斷加強和完善電力營銷管理工作的服務質(zhì)量，不僅可以促進電力企業(yè)向集約型經(jīng)濟模式的轉(zhuǎn)變，更有助于促進電力企業(yè)向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變。同時，還要充分認識到高質(zhì)量的服務給企業(yè)帶來的潛在價值，例如提高營銷人員的管理能力、改變企業(yè)的經(jīng)營面貌和提升企業(yè)的整體競爭力。
2.2強化營銷策略
在電力企業(yè)營銷管理工作中，需要選擇合適的營銷策略，體現(xiàn)在：①要加強對營銷人員的管理和培訓，提升其整體素質(zhì)和營銷能力，使整個企業(yè)的營銷管理工作積極主動地進行。在此過程中，還應當針對現(xiàn)有的策略，不斷分析其存在的問題，并積極進行改進和完善，制訂相應的應急機制。②多樣化的電力營銷策略有助于提升整個經(jīng)營管理團隊的競爭力，剔除老套的、競爭力度不強的營銷管理策略，從客戶的實際需求和電力企業(yè)的長足發(fā)展出發(fā)，制訂出一系列多樣的、行之有效的營銷管理策略，以充分適應當前激烈的國際競爭。③不斷開拓電力企業(yè)營銷市場，引進先進的科學技術和高水平人才，還要加大對企業(yè)優(yōu)勢能源的宣傳，從根本上促進電力企業(yè)經(jīng)濟效益的發(fā)展。
2.3提供優(yōu)質(zhì)的服務
良好的企業(yè)形象對企業(yè)的經(jīng)營具有重要推動作用。電力營銷管理工作中，在保證工作質(zhì)量和市場效益的同時，還應不斷豐富企業(yè)服務的內(nèi)容，提升企業(yè)的整體形象。電力營銷管理工作的服務內(nèi)容具有多樣化的特點，包括及時、可靠、指導和需求等。在工作過程中，應當時刻以客戶的需求為目的，給客戶提供快速、有效的指導，幫助其掌握電力設備的相關操作方法，并告知客戶電力設備檢修時應當注意的事項，從而為客戶提供最方便的服務，由此提升電力企業(yè)的服務質(zhì)量，改善企業(yè)形象。
1.2監(jiān)管人員素質(zhì)低就目前農(nóng)機檔案管理情況而言，很多基層農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)不健全、物質(zhì)裝備不齊全、設備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質(zhì)低下，隊伍穩(wěn)定性差。而在農(nóng)機安全監(jiān)理系統(tǒng)中，具備檔案專業(yè)技術職稱的少之又少。很多監(jiān)管人員沒有參加過正規(guī)培訓，有的甚至身兼數(shù)職，直接影響檔案管理工作的規(guī)范化、準確性。
2農(nóng)機檔案規(guī)范化管理的建議
2.1認識農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的重要性農(nóng)機監(jiān)理檔案客觀反映了農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)執(zhí)法規(guī)律，對今后農(nóng)機監(jiān)理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農(nóng)機監(jiān)理檔案具有重要的社會價值，是農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農(nóng)機監(jiān)理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的開展。
2.2農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化隨著計算機網(wǎng)絡媒體的迅猛發(fā)展，農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)日趨信息化、現(xiàn)代化。今后，建立電子檔案將是今后農(nóng)機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現(xiàn)具有農(nóng)機監(jiān)理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結(jié)合；要積極參與當?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務檔案的優(yōu)化管理。
2.3充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性結(jié)合地方工作開展實際情況，通過制定《農(nóng)機方案管理辦法》、《農(nóng)機檔案保密制度》等等規(guī)章制度，加強檔案管理的規(guī)范化，明確工作責任，建立業(yè)務檔案規(guī)范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調(diào)檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機制的創(chuàng)新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調(diào)動積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。還要加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現(xiàn)裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡、數(shù)碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結(jié)合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強、業(yè)務精、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內(nèi)宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻
1.2管理設施和制度不完善學校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設施要求非?？量?，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現(xiàn)事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發(fā)展提供幫助。
1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達標職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經(jīng)費不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環(huán)。
2加強職業(yè)院校教育檔案管理的措施
2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發(fā)展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日?；顒又校瑵撘颇赜绊憣W校的員工；
②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；
③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內(nèi)容；
④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質(zhì)。
2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：
①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；
②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時，可以第一時間進行預后的管理。
2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；
②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。
2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學校應當配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。
全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認識，更新觀念，加強對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負責信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護等；同時落實崗位責任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務與單位的不同確定相應的信貸檔案責任人，加強貸后管理的同時，建立獨立的信貸檔案，隨時監(jiān)測信貸風險，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓。
二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
