時間：2022-10-23 10:50:31
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為切實加強檔案管理工作，該局從三個方面入手，強化檔案管理工作的主體意識和責任意識。
一是強化領(lǐng)導到位。將檔案管理工作始終擺在全局工作的突出位置，納入每年整體工作計劃，與各項業(yè)務(wù)工作同部署、同推進、同考核。同時，為加強檔案的管理與利用，專門成立了以分管局長為組長檔案管理領(lǐng)導小組，相關(guān)科室負責人、崗位業(yè)務(wù)人員組成檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對全局形成的各種門類、各種載體的檔案實行綜合管理，建立了統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度，層次分明、健全完善、運轉(zhuǎn)高效的檔案管理機構(gòu)。領(lǐng)導小組經(jīng)常調(diào)度，及時了解解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，并在人、財、物上向檔案工作傾斜，為檔案管理工作全面上水平、上臺階打下良好基礎(chǔ)。
二是責任落實到位。嚴格實施檔案工作責任制，把檔案工作納入目標管理，實行主管領(lǐng)導、政工科長、檔案管理人員三級責任連帶責任制，并與年終考核掛鉤，層層簽訂目標責任書，明確工作目標，落實領(lǐng)導責任，形成了分管領(lǐng)導負總責、政工科長日常抓、專職檔案員具體抓，一級抓一級，層層抓落實的檔案管理責任運行機制。
三是人員配備到位。政工科配備了一名兼職檔案員，負責全局檔案工作管理，在各科室確定了3名責任心強、熱愛檔案工作的兼職檔案員，具體負責本科室檔案的收集、整理和歸檔工作，形成了以局檔案室為主、各科室齊抓共管的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。
2 加強建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平
該局嚴格按照檔案管理標準，切實加強制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平。
一是加強制度建設(shè)。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》和《山東省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，建立完善了以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計為主要內(nèi)容的《乳山市機關(guān)事務(wù)管理局檔案管理規(guī)定》、《乳山市機關(guān)事務(wù)管理局檔案分類大綱》及其它9種規(guī)章制度，并把各項檔案管理制度上墻公布，使檔案管理工作行之有據(jù)、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。
二是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案室建設(shè)規(guī)模的要求，累計投資10多萬元，建立了兩個專門的檔案室，設(shè)置面積50多平方米，配備鐵皮檔案柜36個，安裝豪華型移動密集架4組、防磁柜1臺、溫濕度計1個、電腦2臺、復(fù)印機1臺、打印機1臺、碎紙機1臺，掃描儀1臺等，極大限度地改善了檔案保管條件，為檔案管理提供了良好的設(shè)施保障。安裝了窗簾、防盜門，防盜窗、滅火器等設(shè)施，保證了檔案的安全，嚴格達到“十防”要求，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了扎實的物質(zhì)條件。
三是加強檔案管理隊伍建設(shè)。該局高度重視加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，每年都組織檔案人員參加市檔案局組織的檔案知識培訓及文書檔案歸檔培訓，累計培訓人員20多人次；另一方面，每季度舉辦一次內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)知識培訓班，組織人員認真學習《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》及檔案利用等方面熱藎提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，能夠利用政府系統(tǒng)辦公系統(tǒng)軟件，接收上級來文、內(nèi)部公文制發(fā)，以及文書檔案的歸檔、存放、查閱等，使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用。
3 突出重點，充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用
在檔案利用上，該局突出重點，積極發(fā)揮檔案管理工作的作用，為機關(guān)事務(wù)各項工作的開展提供保障和依據(jù)。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設(shè)原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數(shù)字形態(tài)檔案信息進行科學管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點，以條目的形式對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進行概括的工作。為規(guī)范該項工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲設(shè)備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術(shù)指標，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據(jù)中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應(yīng)提供利用，提供利用的對象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡(luò)分為在線與離線兩種。離線服務(wù)與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務(wù)相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務(wù)是通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺來滿足用戶通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)用檔案的需求。與離線服務(wù)相比，在線服務(wù)工作相對復(fù)雜，其主要任務(wù)是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺建設(shè)。為建設(shè)系統(tǒng)平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強制性規(guī)則，是達到數(shù)字化總體目標的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數(shù)字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內(nèi)容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗與不足
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經(jīng)驗，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅實基礎(chǔ)。
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化工作實施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗：即只有對氣象記錄檔案數(shù)字化流程進行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應(yīng)用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復(fù)雜，使得數(shù)字化工作任務(wù)繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復(fù)雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標準來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應(yīng)突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應(yīng)急預(yù)案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復(fù)與數(shù)字化工作同步進行。由于檔案修復(fù)工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節(jié)約時間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實踐，總結(jié)了以下三點不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進度控制方面有所欠缺，未按預(yù)定計劃完成數(shù)字化任務(wù)。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項任務(wù)繁重、流程復(fù)雜的工作，在實際工作中存在很多無法預(yù)見的問題。
2016年全縣9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，名單附后。
二、申報創(chuàng)建時間
根據(jù)全市村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室創(chuàng)建計劃目標，我縣9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)今年內(nèi)要全部完成村鎮(zhèn)檔案室創(chuàng)建工作，并于10月份前申報創(chuàng)建驗收時間。
三、申報認定程序
申報工作由屬地城建檔案管理機構(gòu)組織實施，申報材料報市城建檔案管理處，由市城建檔案管理處推薦省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳建設(shè)檔案辦公室進行認定，最后由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳發(fā)文并授牌。申報“省級特級”村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室的認定，由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳檔案辦公室負責組織實施；申報“省一級”及以下級別的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室由省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳委托市城建檔案管理處組織實施。對于成功創(chuàng)成“省特級村鎮(zhèn)檔案室”和“省一級村鎮(zhèn)檔案室”的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，市住建局將通過以獎代補形式給予一定資金獎勵。
四、工作要求
（一）制定方案，推進創(chuàng)建工作?？h住建局和新農(nóng)辦將督促各相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強組織領(lǐng)導，成立創(chuàng)建領(lǐng)導小組，落實具體工作人員，確保創(chuàng)建村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室各項工作盡快啟動、迅速推進、如期完成。在計劃安排上，要細化分解工作進度，精心編制工作計劃，合理安排創(chuàng)建時序。各相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確一名創(chuàng)建村鎮(zhèn)建設(shè)檔案室聯(lián)絡(luò)員，負責定期上報創(chuàng)建進展情況。
堅持以科學發(fā)展觀為指導，認真貫徹落實黨的十及十八屆三中、四中全會和省、州、縣委全會精神，進一步解放思想、振奮精神，把提高全局（館）干部職工的思想道德素質(zhì)和科學文化素質(zhì)作為精神文明建設(shè)的根本任務(wù)，創(chuàng)造一個穩(wěn)定、團結(jié)、奮進的良好工作環(huán)境，強素質(zhì)、嚴管理、抓行風，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強有力的精神動力、智力支持和思想保證。
二、工作目標
繼續(xù)深入開展精神文明創(chuàng)建活動，鞏固好縣級最佳文明單位創(chuàng)建成果，促進機關(guān)精神文明工作再上新臺階，確保檔案事業(yè)的順利有序推進。
1．對本單位領(lǐng)導干部實行輪流培訓，對本局職工嚴格管理，健全理論學習及考核制度，堅持每周五下午政治、業(yè)務(wù)知識學習。
2．發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、宣傳和推廣先進典型，適時推選出先進個人和優(yōu)秀工作者上報相關(guān)組織，激發(fā)全局干部職工的工作熱情。
3．搞好全局2015年中心工作和重點工作，圓滿完成本年度各項工作目標任務(wù)。
4．深入開展檔案法制宣傳活動，進一步提高全社會檔案意識和檔案法制意識。
5．充分發(fā)揮局黨支部、工會、婦代會作用，開展好適宜干部職工參與的各類文化體育和娛樂活動。
6．強化社會治安綜合治理，深入、扎實推進平安單位、平安家庭創(chuàng)建活動，倡導見義勇為、扶正罰邪，杜絕治安隱患，完善安全管理體系，確保機關(guān)和檔案的安全。
7．嚴格執(zhí)行計劃生育政策，實現(xiàn)“三無”達標。
8．加強局（館）內(nèi)外清潔衛(wèi)生工作，保持環(huán)境整潔優(yōu)美。
9．加強行風建設(shè)和黨風廉政建設(shè)，進一步提高服務(wù)質(zhì)量，切實解決干部職工在工作、生活中遇到的各種實際困難和問題
10．認真做好未成年人思想道德建設(shè)各項工作。
11．加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，認真做好網(wǎng)絡(luò)輿情應(yīng)對工作，并按要求做好轉(zhuǎn)貼、跟貼、網(wǎng)絡(luò)評論。
三、保障措施
（一）加強精神文明建設(shè)領(lǐng)導。一是局（館）領(lǐng)導班子要繼續(xù)
高度重視精神文明建設(shè)工作，將其納入重要工作議事日程，定期專題研究和部署相關(guān)工作，落實精神文明建設(shè)責任制，把精神文
明建設(shè)與鞏固災(zāi)后重建成果結(jié)合起來，作為干部職工實績考核和職務(wù)晉升的重要內(nèi)容。二是局（館）精神文明建設(shè)領(lǐng)導小組要切實擔負起全局（館）精神文明建設(shè)的指導與管理工作，各項工作早安排、早部署、早落實。三是層層簽訂目標責任書，確保工作落到實處，并實行“三個文明”建設(shè)統(tǒng)一研究、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一考核。
（二）提高全局干部職工綜合素質(zhì)。將精神文明教育納入全局干部職工重要學習內(nèi)容。一是開展干部職工遵紀守法教育，組織干部職工學習有關(guān)法律法規(guī)、黨紀政紀規(guī)定和各項規(guī)章制度，提高職工遵紀守法自覺性。二是以《公民道德建設(shè)實施綱要》為重點，認真開展公民道德教育，進一步提高職工道德修養(yǎng)，自覺規(guī)范語言和行為。三是認真組織干部職工深入學習科學發(fā)展觀和黨的十及十八屆三中、四中全會以及省、州、縣委全會精神，開展愛崗敬業(yè)教育，大力崇尚“顧大局、講原則、盡職責精神，不怕苦、敢拼搏、出大力精神，講真話、辦實事、見實效精神，講付出、不為名、不為利精神，尊民意、敬民眾、解民困精神”這“五種精神”，增強愛崗、敬業(yè)意識，提高服務(wù)意識和水平。四是深入抓好以未成年人思想道德建設(shè)，把未成年人思想道德建設(shè)工作作為一項系統(tǒng)的社會工程、惠及千家萬戶的民心工程來抓緊抓好。五是堅持每周五下午政治、業(yè)務(wù)學習，引導干部職工樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀和奉獻觀，不斷增強干部職工的責任感、榮譽感和凝聚力。
（三）認真開展各項工作。一是進一步加強干部隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，多渠道選拔優(yōu)秀人才，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保障。二是加強檔案法制建設(shè)和法制宣傳，進一步提高全社會檔案法制意識。三是進一步夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，推動檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。四是進一步加強黨建目標管理、黨風廉政建設(shè)工作，切實鞏固“縣級最佳精神文明單位”和“州級愛國衛(wèi)生先進單位”成果，積極爭創(chuàng)“省級愛國衛(wèi)生先進單位”。五是繼續(xù)抓好機關(guān)維穩(wěn)、平安創(chuàng)建、綜治以及安全和保密工作，確保機關(guān)的和諧、穩(wěn)定以及檔案的絕對安全。
摘 要:高?；n案是高校進行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分。針對當前高?；n案建設(shè)工作中 存在的主要問題及原因進行分析，并對解決這些問題的具體做法進行探討，提出了加強基建檔案科學化管理的建 議.
關(guān)鍵詞:高校;基建檔案;管理
凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形 成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高校基建檔案是反映學?；?建設(shè)工作的真實原始紀錄，是學校檔案的重要組成部 分，也是學校的寶貴財富。做好高?；n案管理，逐 步完善管理方法具有現(xiàn)實意義.
一、高?；n案建設(shè)的特點和作用
(一)基建檔案的特點 基建檔案具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價 值性等特點以外，還具有它獨有特點.
1.成套性。完整的基本建設(shè)項目檔案形成，需要 每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個單 項工程與整體工程項目之間的檔案文件材料是一個相 對獨立而又不可分割的有機整體，故高?；n案具 有成套性的特點.
2.專業(yè)性?；窘ㄔO(shè)過程涉及到設(shè)計、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動中產(chǎn)生的歷史記錄是唯 一的，也是今后維修、驗收、審查唯一依據(jù)，故高?；?檔案具有專業(yè)性的特點.
3.實用性?；窘ㄔO(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì) 等方面可以在檔案中體現(xiàn)，建筑物的產(chǎn)權(quán)認定及以后 維修、擴建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建 檔案也起到證明作用，故高?；n案管理工作具有 實用性的特點.
4.滯后性。由于基本建設(shè)項目完成是一個周期 長、投資大的工程建設(shè)過程，且涉及面寬而廣，在實際 操作過程中又存在有彈性因素，因而基建檔案自然滯 后于所反映的基建項目，故高?；n案管理工作具 有滯后性特點.
(二)基建檔案的作用 作為記錄和承載學校歷史建設(shè)沿革的基建檔案， 在高校發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要作用。它的主要 作用體現(xiàn)在: 1.憑證作用。俗話說的好:“空口無憑，立字為 證”。高?；夹g(shù)檔案是一個學校建校過程中形成 的所有資料，包含各種文件、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記 錄等技術(shù)資料，它客觀地記載當時的歷史情況，反映學 校基本建設(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用.
2.參考作用?；n案對查考過去情況，掌握歷 史材料，研究有關(guān)事物發(fā)展規(guī)律，起到廣泛參考作用.
完整系統(tǒng)的基建檔案會給sdjkfdjksfh薩仿盛大薩芬后來的建設(shè)者有益的參考與 啟迪?？梢酝ㄟ^考查過去的資料，研究和探究事物發(fā) 展的規(guī)律，在工作中吸取精華、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程，是學校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依 據(jù)和法定根據(jù)，用好基建檔案可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾 紛.
二、高?；n案管理中存在的主要問題
(一)檔案管理工作滯后，跟不上管理發(fā)展需要 檔案管理工作是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和 完整性的可靠保證。忽視基建項目檔案形成的各個環(huán) 節(jié)，勢必影響基本建設(shè)檔案的成套性和完整性。隨著 檔案管理現(xiàn)代化進程的加速，無論是管理理念、控制手 段，還是技術(shù)設(shè)備都發(fā)生很大變革。但是高校在硬件 設(shè)施和檔案人員素質(zhì)方面，與檔案現(xiàn)代化管理的要求 還有一定差距。比如目前很多高?；n案員都是兼 職檔案員，兼職檔案員遇到工作忙的時候，對基建檔案 無暇顧及。往往造成對檔案資料簡單裝訂、沒有系統(tǒng) 專業(yè)化地按照要求管理等簡單化現(xiàn)象，造成檔案資料 不完整，直接影響了基建檔案質(zhì)量，跟不上高校改革與 發(fā)展的需求.
(二)檔案管理意識淡薄，歸檔質(zhì)量不高 在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理 意識不強，基建檔案會存在許多問題。首先，歸檔的文 件內(nèi)容質(zhì)量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有 憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復(fù)印件，或者一些 簽字、蓋章都不全，失去原有作用。其次，文件歸檔材 料、紙張大小不統(tǒng)一，個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字 跡模糊。另外，還有些工程項目檔案內(nèi)容失實，圖物不 符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，需向知情人 詢問才得已糾正，其中設(shè)計變更、施工記錄等散失最為 常見。一直以來，高校對基建檔案工作的認識還遠遠 不夠，檔案部門自身的宣傳力度也不夠，造成一些基建 管理人員檔案管理意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案” 的思想。甚至還出現(xiàn)建筑物竣工后，經(jīng)手人員將建設(shè) 資料隨便鎖進自己的柜子，沒有及時把資料移交給檔 案員歸檔的現(xiàn)象，造成竣工資料的不完整性，影響了歸 檔的質(zhì)量.
(三)缺乏有效管理機制，造成管理偏差 基建項目一般要經(jīng)過立項、設(shè)計、施工、竣工等階 段，項目文件資料形成周期長，涉及單位廣，專業(yè)技術(shù) 性強，從而造成收集、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸 檔經(jīng)歷相當長的一段時間，并經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，其中每一 環(huán)節(jié)的差錯都直接地影響圖紙的齊全、完整、準確性.
為加強和規(guī)范基建的檔案管理工作，各高校會制定出 相關(guān)管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差異， 許多高校所制定的基建檔案規(guī)范大相徑庭，出現(xiàn)所制 定的規(guī)范及制度只有輪廓沒有細則，造成管理人員在 實施檔案管理過程中出現(xiàn)了偏差，使所管理的基建檔 案工作跟不上改革與發(fā)展的需要，影響了基建檔案的 完整、準確和系統(tǒng)性.
三、加強高校基建檔案科學化管理的對策 隨著社會主義市場經(jīng)濟體制和民主法制的確立和 不斷完善，檔案管理逐步走上了正軌。如何加強高校 基建檔案資料的科學化管理，使其在審計、監(jiān)督、管理、 驗收以及學校未來改擴建、維修等方面發(fā)揮更大的效 用，筆者以為應(yīng)從以下幾方面加強管理:
(一)加強基建檔案工作領(lǐng)導 國家教委6號令《普通高等學校檔案管理辦法》中 第三條明確指出:“高校檔案工作是辦好學校的重要基 礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發(fā) 展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理?！笨梢?，檔案管 理工作是整個學校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部 分，領(lǐng)導對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作 的主要因素。這就要求學校領(lǐng)導高度重視基建檔案工 作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工 作納入學校的目標管理，加大檔案執(zhí)法力度，認真研究 和解決檔案工作中的實際問題.
(二)提高檔案人員素質(zhì) 搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重 要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是 否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度?；ü芾聿?門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當 自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任 心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì) 訓練、加強科學管理，要從基建管理和檔案管理兩方面 進行專業(yè)學習知識和培訓，不斷提高檔案管理人員的 業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力.
(三)完善基建檔案管理制度 完善基建管理的各項規(guī)章制度，是做好基建工程 檔案歸檔的關(guān)鍵。一個工程項目的檔案資料收集齊全 與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管 理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這 是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化前提。[2] 高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的 規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因 基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù) 性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進 行約束和指導。工程建設(shè)項目完成后，不論
是總承包 還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目 建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗 收同步;堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做 好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導 到位;指定項目專職檔案人員到位;落實項目施工、安 裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位.
(四)做好基建檔案工作“三同步”管理 “三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要 求，其內(nèi)涵主要包括:基建工程一開始就與建立檔案工 作同步進行;工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、 整編、審定工作同步進行;工程竣工驗收時，要與提交 一整套合格的施工圖的驗收同步進行。[3]在制定本單 位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應(yīng) 建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂 合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工 單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項 工作以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料及資料套數(shù)，從 而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使 基建檔案進入正?；芾?
(五)實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理 隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使 用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管 理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服 務(wù)。目前高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從 經(jīng)驗管理向先進科學技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理 方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查 找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利 用基建檔案為學校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建 設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管 理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要.
四、結(jié)語 基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設(shè)工 作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、 擴建和資產(chǎn)評估的依據(jù)，隨著時間推移，人們會越來越 認識到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要 性。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把 好質(zhì)量關(guān)，維護基建檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，不 斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使高校檔案為我們國 家的經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)， 做出更大貢獻.
國家檔案管理部門明確提出了“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求；《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”計劃》明確規(guī)定“加強檔案信息化建設(shè)工作”是“十二五”規(guī)劃的主要工作任務(wù)。檔案信息化和檔案信息化建設(shè)事業(yè)在全國各地蓬勃發(fā)展起來。
1．檔案信息化及其建設(shè)的含義
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
2.加強信檔案息化建設(shè)的原則
2.1規(guī)范性原則
制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.2安全性原則
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取物理安全策略、防火墻控制等、網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
2.3效益性原則
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進行數(shù)字化。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。
3.如何加強檔案信息化建設(shè)工作
3.1大力改革檔案信息服務(wù)方式
信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。一是計算機管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運用頗多，節(jié)約人力和館庫空間。三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù)。四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進行服務(wù)；五是視聽傳播服務(wù)。運用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
3.2加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度，努力提高檔案隊伍素質(zhì)
信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學系統(tǒng)的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓內(nèi)容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。
3.3五個務(wù)必做好檔案信息化建設(shè)工作
一是歸檔務(wù)必實行“雙軌制”。即紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須做好歸檔“雙軌制”工作。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
二是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有前瞻性。檔案信息化建設(shè)是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
三是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有協(xié)。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
四是檔案信息化建設(shè)務(wù)必具有高科技性。在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用。
五是檔案信息化建設(shè)務(wù)必實行電子化管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
毋庸置疑，檔案信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)需要廣大檔案人員的積極參與配合，需要全社會的高度關(guān)注和共同努力。■
【參考文獻】
［1］楊公之.檔案信息化建設(shè)導論.
［2］夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學出版社,2002.
［3］許曉明,丁修茂.檔案工作文集[M].中國文聯(lián)出版社,2004.
（一）專項治理工作任務(wù)
1.學風不正，務(wù)實作風需扎實的問題。
2.服務(wù)意識弱化、崗責觀念不強的問題。
3.勤儉節(jié)約意識不牢，財務(wù)管理欠嚴格。
4.行政管理不嚴格，公車管理不到位的問題。
（二）專項治理以外的工作任務(wù)
5.學習不深不透、學用脫節(jié)，集體觀念和大局意識不強的問題。
6.創(chuàng)新動力不足、因循守舊的問題。
二、制度建設(shè)任務(wù)及目標
1.修訂完善政治與業(yè)務(wù)學習制度，轉(zhuǎn)變學風。
2.完善財務(wù)管理制度，促進內(nèi)部管理規(guī)范化，建設(shè)“節(jié)約型”機關(guān)。
3、制定公務(wù)用車、辦公用房、水電紙張等辦公用材管理制度，制止浪費。
4.整合并完善各類考核制度，創(chuàng)建“效率型”機關(guān)。
5.制定各類服務(wù)制度流程，創(chuàng)建“服務(wù)型”機關(guān)。
6.完善工作督辦制度，加大制度檢查和執(zhí)行力度，提高工作質(zhì)量和效率。
7.建立健全學習制度機制，創(chuàng)建“學習型”機關(guān)。
8.建立健全行政管理制度和檔案執(zhí)法問責制，強化制度監(jiān)督，治理“庸懶散奢貪”，創(chuàng)建“廉潔型”機關(guān)。
三、工作要求
教育實踐活動單位的制度建設(shè)工作，由各牽頭股室結(jié)合我局實際進行。時間安排從7月初開始，到9月底結(jié)束，總體上做到及時發(fā)現(xiàn)問題、及時進行治理、及時完善制度。
經(jīng)過多年來對科學技術(shù)的不斷研究與開發(fā)，很多高新技術(shù)在功能與作用上取得了優(yōu)異的成績，并普及到很多領(lǐng)域中，信息技術(shù)就是其中一項具有權(quán)威、代表性的實踐成果。在信息技術(shù)的作用下，實現(xiàn)信息化管理模式，使得檔案工作在管理與服務(wù)等方面從意識到實踐上都有很大的改變。檔案信息化完美的建設(shè)很大程度上可以影響到檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，而要想取得真正的進步，則需要更好的完善信息化建設(shè)，解決檔案服務(wù)工作問題。
1檔案服務(wù)工作問題分析
真正的做到檔案管理工作，實際上就是指利用某種有效的方法與手段，使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一層樓。就當前檔案管理來看，采用信息技術(shù)是非常有效的決策。經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案信息量逐漸加大，傳統(tǒng)的檔案信息收集、處理以及保存等方式均以人工操作為主，占用的空間、時間、精力非常大，并且檔案的準確性、真實性以及安全性也無法得到有效保證，而利用信息化處理方法，實現(xiàn)文檔一體化管理方式，可以有效的彌補傳統(tǒng)文當收集、處理、歸納等工作方面存在不足，所以說檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案管理發(fā)展的一種必行取向。同時，檔案管理工作也具有一定的服務(wù)性，是對企業(yè)有價值服務(wù)的一項工作，而要想充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)價值，首先要建立檔案管理服務(wù)意識，并從提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、道德素質(zhì)等方面做起，樹立正確的價值觀、思想觀，確立工作方向，全身心投入；還要不斷加強企業(yè)自身的軟件與硬件配置水平，為提高檔案管理工作質(zhì)量與效率做好準備，促進檔案管理順利發(fā)展。
2檔案信息化對檔案服務(wù)工作的影響
2.1檔案管理模式落后
檔案信息化建設(shè)對檔案服務(wù)工作有一定的影響關(guān)系，例如軟硬件配置、隊伍建設(shè)以及工作理念、服務(wù)意識等。隨著科學技術(shù)不斷的發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)普及到各大小領(lǐng)域中，對社會和諧發(fā)展、生產(chǎn)質(zhì)量提升、經(jīng)營方式轉(zhuǎn)變等等層面都有很好的促進作用，檔案管理也一樣受到信息技術(shù)的影響，得到更進一步的完善與改進，而目前很多檔案建設(shè)過程中，對信息技術(shù)并不注重，也沒有真正意識到信息技術(shù)可為檔案管理帶來的有利之處。僅就現(xiàn)階段的發(fā)展而言，我國的檔案基礎(chǔ)設(shè)備還很落后，檔案管理條件不足，特別是在檔案服務(wù)中應(yīng)用先進基礎(chǔ)設(shè)備的能力還有待于提高，很多工作還需要依靠傳統(tǒng)的人工操作模式，這些都是影響檔案工作健康發(fā)展的主要因素，也是我國與發(fā)達國家的差距所在。
2.2檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)以及科技能力低
在經(jīng)濟社會發(fā)展的推動下，檔案信息資源實現(xiàn)了大開發(fā)，人們發(fā)現(xiàn)檔案信息資源其實具有很強的服務(wù)性，這就需要檔案工作人員以正確的服務(wù)理念來對待工作，積極地轉(zhuǎn)變工作觀念，變被動為主動服務(wù)，使自身工作能夠更上一層樓。就現(xiàn)階段的發(fā)展來看，許多檔案工作人員逐漸在工作中顯現(xiàn)出專業(yè)素質(zhì)不高、科技能力不強的問題，所以檔案工作人員應(yīng)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，不斷地學習關(guān)于檔案的新知識。
2.3資金支持力度不足
現(xiàn)階段很多的檔案部門還使用的是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，它與信息化的時展不相適應(yīng)，有的檔案部門雖然加大了資金的投入力度，積極的引進了較為先進的檔案管理設(shè)備，但卻沒有現(xiàn)代化的管理理念作為支撐，無法為社會提供最先進的檔案管理工作，不利于檔案服務(wù)工作的有效開展，這就需要我們從檔案管理工作的特點出發(fā)，輔助以現(xiàn)代化的管理理念，不斷提升檔案的利用和服務(wù)水平，從源頭上提高檔案管理工作的質(zhì)量。
3檔案信息化建設(shè)背景下檔案服務(wù)工作開展的實施策略
3.1轉(zhuǎn)變思想意識
要從思想上認識到先進的計算機技術(shù)為檔案工作所帶來的深刻變化，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，讓檔案工作的服務(wù)性深入到具體的工作中，而不是流于表面。應(yīng)展開多種形式的服務(wù)工作，使檔案信息化下的檔案信息資源的海量性和多重作用能夠得到有效的發(fā)揮，擴大信息服務(wù)的輻射范圍，以社會實踐的形式，來深入社會，對社會各個方面的需要做到心中有數(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的單一化服務(wù)模式，使服務(wù)質(zhì)量得到有效的提高。
3.2增強服務(wù)意識
在社會發(fā)展的推動下，檔案信息資源的服務(wù)對象和用戶使用特點有了一定的改變，為了適應(yīng)這樣的發(fā)展，檔案工作應(yīng)在服務(wù)內(nèi)容、方式等方面積極地做一些調(diào)整。檔案服務(wù)工作要不斷加強和社會的交流和溝通，使信息資源能夠更快更好地提供給社會。另外，檔案信息服務(wù)應(yīng)突破已有信息資源的束縛，以社會的需要為風向標，積極擴大自身的業(yè)務(wù)范圍。檔案館的業(yè)務(wù)范圍并不只是檔案信息的處理和保管，還可以進行檔案管理和查閱，現(xiàn)如今很多城市的檔案館已經(jīng)做了有關(guān)地嘗試，不僅擴大了服務(wù)范圍，而且還擁有了獨特的服務(wù)項目，這些都要歸功于檔案信息資源的海量性。檔案服務(wù)工作的信息化已經(jīng)社會發(fā)展的必然趨勢了，但是無論朝著何種方向發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)都是應(yīng)始終被關(guān)注的重點和關(guān)鍵。
3.3專業(yè)人才培養(yǎng)
在檔案信息化建設(shè)的大背景下，檔案服務(wù)工作越來越需要復(fù)合型人才，除了是一名優(yōu)秀的導航員外，還應(yīng)是中介者和組織管理人員，所以各級檔案部門要努力培養(yǎng)建立擁有專業(yè)能力強，并且職業(yè)道德優(yōu)良的檔案工作人員隊伍，也就是人們俗稱的“德才兼?zhèn)洹?。這樣的隊伍其自身具有一定的檔案信息處理能力，并且掌握一定的外語知識和計算機技術(shù)，使信息化時代下檔案服務(wù)工作的質(zhì)量能夠在此基礎(chǔ)上得到更加穩(wěn)固的支撐。
3.4建立完善的檔案管理隊伍
從資源共享的角度，我們發(fā)現(xiàn)，若想提高檔案服務(wù)工作的整體質(zhì)量，需要加強各級檔案部門的橫向交流，促進檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)。首先，要完全破除檔案、圖書、文獻等各自獨立的情況，實行統(tǒng)一管理，并發(fā)揮集群優(yōu)勢，將整個信息系統(tǒng)進行整合，從而建立龐大的聯(lián)合信息系統(tǒng)，最終實現(xiàn)資源共享，并幫助更多的用戶獲得海量的檔案信息，這也是檔案服務(wù)工作的最終目標?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多城市運用先進的計算機技術(shù)進行檔案查詢工作，所收到的效果都是比較良好的。
4結(jié)論
通過文章的分析使我們不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然趨勢了，所以必須得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，由于檔案信息化建設(shè)的需要，也要求檔案工作不斷地進行提高，特別是在設(shè)備、人才隊伍上，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案工作進行徹底地轉(zhuǎn)變。這也就是說檔案信息化建設(shè)工作要不斷地進行深化，需要檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作作風，以一種服務(wù)意識去工作，不斷地提高自身的專業(yè)技能，將檔案信息化工作建設(shè)得更好，以便為社會經(jīng)濟的發(fā)展做出貢獻。
作者:李娟 單位:雞東縣律師事務(wù)所
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01
企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權(quán)威性、廣泛性、連續(xù)性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設(shè)中的作用越來越大，不論是科研、設(shè)計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經(jīng)濟發(fā)展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。
一、庫存檔案進行數(shù)字化面臨的問題
隨著社會信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式。
檔案管理電子數(shù)字化具有以下優(yōu)點：一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，既降低了原文紙質(zhì)資料的磨損率，還可實現(xiàn)異地查詢。
但將庫存檔案進行數(shù)字化還面臨著許多問題：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷?？傊?，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。
只有實行標準化、規(guī)范化的程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，才能保證數(shù)字化建設(shè)的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化；三是結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作；四是統(tǒng)一分類號保證檢索查全率；五是規(guī)范題名保證檢索查準率。
二、做好數(shù)字化建設(shè)中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件
（一）精心組織，做好過程管控
為確保檔案數(shù)字化工作順利進行，公司應(yīng)組織人員向完成數(shù)字化工作的兄弟單位學習管理經(jīng)驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協(xié)調(diào)工作現(xiàn)場，協(xié)商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環(huán)節(jié)無堆積現(xiàn)象。
為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環(huán)節(jié)。與項目組簽訂保密協(xié)議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。
為保證回庫紙質(zhì)檔案齊全完整無損壞，實行領(lǐng)取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預(yù)防檔案遺失損壞問題。
（二）強化驗收管理
對于掃描完成的數(shù)字化檔案，執(zhí)行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現(xiàn)場，檢查錄入數(shù)據(jù)是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設(shè)項目出庫，要求紙質(zhì)檔案資料回庫的同時，必須將相應(yīng)的電子件掛接到系統(tǒng)上，檔案人員在系統(tǒng)內(nèi)及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網(wǎng)頁發(fā)通知，開放相關(guān)人員使用權(quán)限，要求技術(shù)人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現(xiàn)象。
（三）以檔案數(shù)字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率
檔案數(shù)字化工作，是科技信息化提升的一種表現(xiàn)，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發(fā)現(xiàn)了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。
高校檔案是學校在從事基建、科研、人事、教學、資產(chǎn)、黨政管理等各方面工作的原始材料，它不僅作為各項工作的查考憑證，保證了高校運行的延續(xù)性，而且能為高校管理者做出正確決策提供參考。今年來，我國高校教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，招生規(guī)模連續(xù)數(shù)年大幅度擴充，辦學指導方針由“擴規(guī)模”轉(zhuǎn)為“抓質(zhì)量”，在這一趨勢下，高等教育學校為了提高辦學質(zhì)量的任務(wù)，在管理創(chuàng)新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、機構(gòu)改革等方面均要實行大規(guī)模的改革。這些變化無疑會對檔案管理工作提出更高的要求。在高校各職能不斷深化和提升的今天，如何推進高校檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的有效保障和必然要求。
一、 高校檔案管理工作存在的幾點問題
1、檔案工作受重視程度偏低
目前在國內(nèi)高校的教師群體中，大多數(shù)認為檔案管理只不過是收集、整理、保存一些已經(jīng)成為歷史的資料，抓好檔案管理工作難以在短時期內(nèi)見到成果，沒什么實在意義，對檔案管理工作的認知面窄；領(lǐng)導檔案意識淡薄，對檔案工作缺乏必要的關(guān)心和支持，導致教師平時也不注意收集、保存學校開展各項活動的原始資料，致使一些具有保存價值的重要檔案流失；檔案管理部門相比于其他行政部門、科研部門，沒有經(jīng)濟地位、社會地位、政治地位，被認為是無足輕重、可有可無的部門。
2、 基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入不足，管理手段落后
物質(zhì)基礎(chǔ)是完善檔案管理必不可少的前提，現(xiàn)代化的管理工作，無論是軟硬件的設(shè)備購置，還是檔案信息數(shù)字化建設(shè)，都要有一定的資金支持。但目前，很多高校對檔案投入經(jīng)費不足，缺乏安全保存檔案的專門庫房，沒有配備防火、防盜、防蟲的必要措施，這一相對滯后的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施一方面致使檔案建設(shè)中許多問題得不到及時的解決，另一方面也致使檔案管理人員在查閱檔案時，用手工查找，大大降低了工作效率，檔案現(xiàn)代化管理舉步維艱。
3、 檔案管理工作體系不健全，管理模式陳舊
高校檔案管理工作缺乏職責規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，在法制化管理和科學化管理方面嚴重滯后；檔案工作人員在收集、整理檔案的過程中，沒有及時歸檔的檔案意識，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導致原始材料不可挽回；檔案的交接手續(xù)不嚴密，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動工作時，未能按要求嚴格執(zhí)行交接程序，導致了檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。
4、 檔案未得到充分的利用
某些高校職能部門工作手段老套單一，不充分調(diào)取利用數(shù)字化的檔案信息，而依舊采用傳統(tǒng)方法工作，耗費了大量的人力、物力。
5、檔案專業(yè)人才稀缺、素質(zhì)不高，工作隊伍穩(wěn)定性差
高校檔案管理人員很大一部分屬于兼職性質(zhì)，沒有受過專業(yè)檔案管理的培訓，專業(yè)技能低，職業(yè)素養(yǎng)不高；職稱、待遇、工作時間等與其他行政部門相比偏低，致使檔案管理人員不安于本職工作，很多兼職的檔案管理人員更是頻繁的更換，檔案管理員工流失率居高不下，管理隊伍不穩(wěn)定，為高校檔案管理的科學化、規(guī)范化增添了難度。
二、 加強高校檔案工作科學化管理的建議
1、重視檔案管理工作，制度發(fā)展規(guī)劃，完善檔案工作的制度化、規(guī)范化
高校管理者要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高重視程度，在制定學校長期發(fā)展規(guī)劃中，將檔案工作納入領(lǐng)導管理議程，做到年初有計劃、年中有檢查、年末有總結(jié)，同時為了避免在具體工作中出現(xiàn)無章可循、草率行事的情況，需健全和完善檔案工作的各項制度，并且為檔案部門提高一個良好的工作環(huán)境，也只有這樣，才有可能將檔案工作向著標準化、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向推進。
2、 加大基礎(chǔ)建設(shè)經(jīng)費投入力度，推動管理信息化建設(shè)，提高管理手段
提高檔案館的硬件設(shè)備，購買專門保存檔案的庫房，增添防火、防盜、防有害生物的必要措施，隨著信息數(shù)字化的迅猛發(fā)展，檔案儲存的載體也有傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)為了各種載體，如聲像、圖文影像等，因此，高校要配備相應(yīng)的圖文影像掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)碼攝像機等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息系統(tǒng)軟件設(shè)施；借鑒當今先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具完成高校檔案管理信息數(shù)字化，真正實現(xiàn)高效率、高精準、低成本的檔案信息化管理。
3、 規(guī)范管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理模式
制定高校檔案管理的職責規(guī)范、系統(tǒng)的考核流程，可以遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，由校級領(lǐng)導帶頭組成一個檔案工作小組，各部門設(shè)立檔案聯(lián)絡(luò)員，及時收集應(yīng)歸檔的資料，各部門形成的檔案定期移交到學校檔案室集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端；建立健全檔案管理制度，從檔案的收集、整理、歸檔、移交、建檔定級到責任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；明確規(guī)定因檔案人員因失職而造成檔案的流失或損壞的相關(guān)懲罰，完善檔案激勵機制；引進競爭機制，推行全員聘任競爭上崗，優(yōu)勝劣汰，開拓檔案工作充滿活力、創(chuàng)新的新局面。
4、 開發(fā)高校檔案資料對實際工作的指導利用價值
高校管理者做決策時，應(yīng)該參考借鑒檔案資料，實現(xiàn)高校事業(yè)科學有序地發(fā)展，如教務(wù)管理部門依據(jù)“課時兩”“學生評教成績”等資料，準確評估新進教師的教學情況，為學校教師的合理安排提供有力依據(jù)；再如，高校擴大招生規(guī)模，可依據(jù)學生檔案、基建檔案，評估招生規(guī)模擴大的程度。
5、提高檔案管理人員素質(zhì)，推進檔案管理人才隊伍建設(shè)
一是通過提高現(xiàn)有檔案工作人員的福利待遇水平，穩(wěn)定人才隊伍；在職稱晉升工作中，加大檔案管理中、高層人員的比例，可以吸引更多高學歷的人才加入檔案管理隊伍之中；定期舉辦檔案管理人員的交流會，分享心得，一方面提高檔案管理效率，另一方面使從業(yè)人員有了工作的熱情以及組織的歸屬感。二是引入培訓計劃，定期為現(xiàn)有的檔案管理人員開展加強現(xiàn)代信息技術(shù)方面技能的培訓，使管理隊伍滿足新形勢的要求；另外，興趣是最好的老師，可以引導專業(yè)技術(shù)人員學習業(yè)務(wù)技能的興趣，從而達到事半功倍的效果，大大提高了檔案工作效率。三是引進具有檔案學歷的畢業(yè)生，他們有專業(yè)的檔案管理技能，對檔案學科前沿、發(fā)展方向有敏銳的觸覺，易接受新事物，改善落后的管理模式。四是提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，忠于祖國、愛崗敬業(yè)、講道德、守紀律、不計較個人利益，干一行愛一行的職業(yè)情操。只有這樣，才能克服困難，刻苦專研，為高校檔案工作作出貢獻。
總之，隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作已經(jīng)成為衡量學校教育質(zhì)量、管理水平的重要尺度，只有不斷創(chuàng)新，加強檔案管理的信息科學化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標準化建設(shè)，才能更好的為高校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
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（一）檔案管理意識還不夠強
具體表現(xiàn)在一是檔案管理機構(gòu)不健全。部分單位檔案管理組織機構(gòu)不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構(gòu)編制，也沒有設(shè)置檔案管理機構(gòu)，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區(qū)，主要領(lǐng)導不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學規(guī)范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段，一些規(guī)章制度不夠規(guī)范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規(guī)范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調(diào)入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統(tǒng)一標準，檔案目錄與實際內(nèi)容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發(fā)生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領(lǐng)導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統(tǒng)軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，無法推廣使用，導致檔案管理工作不能保持系統(tǒng)性和完整性。四是檔案管理基礎(chǔ)性工作還有待加強。檔案室硬件設(shè)施不齊全，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設(shè)備配置、檔案裝具都達不到標準要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業(yè)務(wù)技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規(guī)、政策和規(guī)章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，檔案管理工作基礎(chǔ)不扎實，還不能適應(yīng)檔案管理的需要，檔案管理整體質(zhì)量不高。三是檔案管理員不夠?qū)I(yè)。不少基層單位缺乏專業(yè)的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業(yè)術(shù)語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務(wù)能力有待提升
一是檔案管理信息化建設(shè)落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不夠，認為做好紙質(zhì)文件材料的歸檔工作就可以了，導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴重，直接影響檔案信息化建設(shè)進程。二是檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應(yīng)工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，視聽型檔案資源不斷涌現(xiàn)，一些檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)這種變化需要。
二、檔案管理的有關(guān)對策
（一）切實加強領(lǐng)導，提高思想認識
搞好檔案管理工作，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。一是充實機構(gòu)，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內(nèi)部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質(zhì)強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業(yè)務(wù)能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高檔案法制意識、責任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環(huán)境。
（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化軟硬件環(huán)境
一是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加大檔案管理建設(shè)經(jīng)費的投入，配齊各種檔案設(shè)施設(shè)備。二是注重提升素質(zhì)能力。要加強業(yè)務(wù)知識學習。堅持以個人自學為主，向書本學、向領(lǐng)導學，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理水平。要強化業(yè)務(wù)培訓。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區(qū)以及本地本部門檔案館跟班學習，實現(xiàn)理論與實踐的有機結(jié)合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業(yè)務(wù)知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應(yīng)檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數(shù)。
（三）建立健全管理體系，提高科學管理水平
