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電子文件指的是以計算機盤片、光盤和磁盤等為載體存放資料的材料。電子文件主要有以下幾類：電子文書、電子報表、電子信件以及電子圖紙等等。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件有以下特點：
1電子文件不像紙質(zhì)文件，處理和傳遞都極為不便，電子文件可直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備快速地進行處理和傳遞；
2電子文件的利用是可共享的，也不受時間和距離的影響；
3電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，要閱讀電子文件必須要借助于現(xiàn)代辦公設(shè)備；
4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
3由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
3對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
1.1后端保護思想產(chǎn)生的根源
20世紀80-90年代是我國電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動化和計算機輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進行，因而對電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護思想在實踐中的表現(xiàn)
后端保護思想的核心是以文件實體材料的安全為主要保護對象，在此思想的指導(dǎo)下，我國實行了一種權(quán)宜之計的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機備份一套。試圖通過這種“雙保險”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國家相繼出臺了《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國檔案行業(yè)標準《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡稱《規(guī)范》）等標準，從這些標準內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護框架內(nèi)進行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對電子文件安全性問題的積極探索；在管理實踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢的喪失等等。2008年的一個調(diào)查顯示“在機構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機構(gòu)認為電子文件不可以代替文件獨立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實體安全為主信息安全為輔的后端保護思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護的風(fēng)險管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認識過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認識的過程。20世紀90年代末到21世紀最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對電子文件安全所進行的理論研究和實踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當?shù)膶嵺`方式提供了指引。由此我國的電子文件安全管理進入了實體安全與信息安全并重的風(fēng)險管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標
透過對電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個：一是計算機系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進制數(shù)字代碼記錄和存儲。這兩個基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點和電子文件安全管理的重點。計算機系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級換代快，個性化強（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險）等特點，這些特點決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實體保護難以應(yīng)對電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護才能滿足電子文件安全的需要。筆者認為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)。《規(guī)范》中術(shù)語部分有三個重要概念的界定，即“真實性（authenticity）指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標提供了方向。真實性、完整性和有效性三個指標的管理目標的實現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲載體的安全等納入到一個完整管理系統(tǒng)中進行全程動態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實性、完整性和有效性指標表征的信息安全是電子文件安全的核心指標。
2.2前端控制全程保護對電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運動的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個運動過程全面而系統(tǒng)地管理起來?！眹H檔案理事會也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價值文件的電子系統(tǒng)的整個生命周期，以便文件真實可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國際檔案理事會1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運動規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計時文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運行的過程控制和升級換代的日常維護等一切生命過程提供安全保障的功能。實際上，無論對紙質(zhì)文件(檔案)的保護還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個階段的持續(xù)保護，才能最大限度的保護文件（檔案）的真實性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護與風(fēng)險管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實施安全管理。風(fēng)險管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時也是一種安全實踐方式。用風(fēng)險管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險事故的危害而達到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險管理》（中國人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險管理的基本理論和管理對策。該成果指出：電子文件風(fēng)險是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實際結(jié)果的負面差異”，通過對電子文件風(fēng)險的識別、成因的分析、風(fēng)險的評估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險，應(yīng)對風(fēng)險，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險管理的重要性有兩個關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計，二是對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險管理的思想。至于對“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅持貫徹風(fēng)險管理思想的指導(dǎo)和實踐的應(yīng)用是非常必要的。我國應(yīng)用風(fēng)險管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會議上提出：“為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。”同時要求這項工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對重要文件進行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計，截止到2012年全國已有47對副省級市以上國家檔案館達成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實施，對電子文件安全性全面認識和科學(xué)管理將起到實質(zhì)性的推動作用，前端控制全程保護的風(fēng)險管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時代，信息安全已不斷上升為國家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險日益復(fù)雜，日益嚴峻，從國家整體和高度進行頂層設(shè)計的信息安全戰(zhàn)略成為當今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國家戰(zhàn)略的目的是從國家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個領(lǐng)域的安全問題，制定國家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強國家安全保障能力。電子文件是國家信息安全的核心資源，為了維護國家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標準等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國家信息安全戰(zhàn)略進行頂層設(shè)計和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對電子文件管理共性的認識和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動議、政策引導(dǎo)、標準規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國家意志和利益的重大舉措，”進入“以頂層設(shè)計帶動總體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展”的時期。我國在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強頂層設(shè)計，制定和實施我國電子文件管理的國家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫?！彪S后她帶領(lǐng)團隊進行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國家戰(zhàn)略》一書中?！半娮游募芾韲覒?zhàn)略，就是從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進行的目標定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個國家對電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標準、規(guī)劃、項目等體現(xiàn)國家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國家行為?！庇捎谖覈鴮嵭械奈臋n分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國家安全的高度認識電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國家信息安全戰(zhàn)略的推進電子文件國家信息安全戰(zhàn)略實現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國家政策、標準規(guī)范等幾個方面進行推進。
3.2.1技術(shù)層面的國家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進步，掌握先進技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動權(quán)的發(fā)達國家，成為壟斷和控制發(fā)展中國家信息安全的最大威脅者。美國微軟公司對全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國家，下至個人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動進行風(fēng)險監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動國家信息技術(shù)自主知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用?！皬膰野踩母叨瓤紤]，國家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺π畔⒓夹g(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國電子工業(yè)標準化技術(shù)協(xié)會發(fā)起，聯(lián)合我國版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實性、完整性、長期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲 透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。
1前言
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關(guān)到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機關(guān)到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關(guān)與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術(shù)論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關(guān)部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。
3系統(tǒng)的建設(shè)日標、部署模式
3．1建設(shè)目標
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實現(xiàn)上級檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實現(xiàn)工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。
3．2部署模式
公司采用服務(wù)器組和存儲設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標準，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統(tǒng)一、兼顧個性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達到系統(tǒng)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應(yīng)模塊進行操作。
4．4權(quán)限管理
主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細分為永久權(quán)限和臨時權(quán)限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。
4．5標準業(yè)務(wù)定制
結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標準分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務(wù)設(shè)置
此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標準業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應(yīng)各全宗的個性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應(yīng)用
作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應(yīng)用的統(tǒng)一檔案管理標準；實現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)、運行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數(shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動化，同時為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費用及時間將更為可觀。
7通過系統(tǒng)實施進行的理論研究與實踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理
通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)信息和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。
7．2對檔案資源的定義與接口實現(xiàn)
在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調(diào)用。
7．4檔案信息的安全管理
面對網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對權(quán)限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。
7．5永久、真實保存數(shù)字檔案的研究與實踐
電子檔案信息的保管和維護與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強對數(shù)據(jù)的研究與實踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗收達標創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發(fā)展看，還需加強幾個方面的工作。
8．1加強檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。
8．2加強歸檔接口完善工作
加強檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強相關(guān)管理制度建設(shè)
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標準，結(jié)合電力公司實際，制定相關(guān)管理制度和標準，促進檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。
8．4加強有關(guān)人員的培訓(xùn)力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強設(shè)備運行和維護，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強館藏歷史檔案的數(shù)字化進程
不過，只有伴隨著網(wǎng)絡(luò)時代從現(xiàn)實社會中孵化而出，電子文件大量出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)個人隱私才應(yīng)運而生。從客觀方面來說，主要有以下兩個原因：1.網(wǎng)絡(luò)社會誕生———網(wǎng)絡(luò)個人隱私存在的“虛擬”基礎(chǔ)。當網(wǎng)絡(luò)形成一個社會式的體系，多向交往出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)個人隱私才廣泛地存在。2.網(wǎng)絡(luò)公民身份鑒定———網(wǎng)絡(luò)交往中角色區(qū)分的需要。在網(wǎng)絡(luò)這種虛擬社會中，只有通過代表個人性質(zhì)、能識別個人身份的相關(guān)電子文件數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，比如個人網(wǎng)站的域名、電子郵箱的地址等。
相應(yīng)而言，網(wǎng)絡(luò)個人隱私是指公民個人在虛擬社會中形成的有關(guān)個人生活、行動和領(lǐng)域的各種電子數(shù)據(jù)。比如傳統(tǒng)的個人姓名、出生年月日、身份證編號、病歷、職業(yè)、財務(wù)情況等等數(shù)據(jù)的電子形式，以及在網(wǎng)絡(luò)中新生成的電子郵件地址、網(wǎng)域名稱、統(tǒng)一資源定位符、使用者名稱、通行碼、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議地址等信息數(shù)據(jù)。
一、網(wǎng)絡(luò)個人隱私的兩個面相：獨占期望與共享需求
在電子文件利用過程中，網(wǎng)絡(luò)個人隱私信息的利用存在兩個對立的面相，即獨占期望與共享需求。獨占期望是指在網(wǎng)絡(luò)社會中，網(wǎng)民根據(jù)其意志，對其在虛擬社會中形成的有關(guān)個人生活、行動和領(lǐng)域的各種電子文件只為主體所占有和控制，不被主體之外一切客體收集、控制、利用、公開、修改或刪除等侵犯的等待和希望。
通過下面近似期望函數(shù)的關(guān)系模式，我們可深入研究影響?yīng)氄计谕兓南嚓P(guān)因素：
獨占期望值=隱私信息重要程度*“本我”強度*個人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)*網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。
第一，獨占期望值因“本我”而異。在現(xiàn)實社會中，“本我”（即自然屬性）與“自我”（即社會屬性）處于長期的斗爭中，在個體與社會群體的斗爭中，個體在社會中為求得生存，本我的沖動隱而不發(fā)，但它是人類的自然屬性，必然永久的存在于人類的價值取向之中。在個體中由于價值取向的不同，本我的強度也因此而變化。在網(wǎng)絡(luò)社會中，主體其自然屬性并沒有發(fā)生變異，因此，獨占期望值與“本我”強度同向變化。
第二，隱私信息重要程度影響期望。網(wǎng)絡(luò)個人隱私產(chǎn)生于主體的不同的活動之中，比如在娛樂電子場所的注冊名、密碼信息就比在進行電子商務(wù)中的注冊名和密碼信息的秘密等級低；即使在同一電子空間里，如電子商務(wù)環(huán)境中，個人銀行帳號比注冊名重要，注冊名又比手機號重要。
第三，個人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響?yīng)氄计谕２煌袠I(yè)的人員的知識結(jié)構(gòu)和知識水平大相徑庭，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握多少，直接影響著個體的獨占意識和獨占能力。舉個很簡單的例子，無業(yè)社會青年與專業(yè)技術(shù)人員相較而言，前者因掌握的技術(shù)不足，即使意識到網(wǎng)絡(luò)隱私的歸屬問題，也因技術(shù)水平的制肘而減弱了“本我”的欲望。
第四，網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)發(fā)展相應(yīng)提高獨占期望。在影響?yīng)氄计谕膸讉€因素中，網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)的大小能最清晰地反映出獨占期望變化情況。如近年來世界各地的許多部門都開始設(shè)置網(wǎng)絡(luò)首席隱私官，以此來維護在網(wǎng)絡(luò)公共場所利用電子文件時的安全，這一舉措最明顯的目的就是直接維護了網(wǎng)絡(luò)隱私的獨占期望。
電子文件時代，對文件信息的掌握和利用，是信息時代最基本的特征，網(wǎng)絡(luò)個人隱私除了電子文件主體對其有獨占期望之外，也存在著它的對立面，即隱私的共享需求。所謂網(wǎng)絡(luò)個人隱私的共享需求，即除隱私產(chǎn)生的主體之外其他人或組織對個人隱私信息相關(guān)的電子文件進行分享和利用的現(xiàn)實需要。
共享需求包含兩個層面：第一，它是一種愿望。馬斯洛指出，動機是驅(qū)使人從事各種活動的內(nèi)部原因，它又有外部動機和內(nèi)部動機之分，愿望基于現(xiàn)實而由主觀產(chǎn)生，是在客觀基礎(chǔ)之上的某種主觀欲望，因此它綜合了兩種動機，形成了獨特的行動驅(qū)動力；第二，共享需求不僅僅是一種愿望，它必須具備一定的實現(xiàn)能力，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，這種能力包括搜索、存儲、復(fù)制、加工、傳輸、控制和利用等技術(shù)。
與獨占期望相對應(yīng)，共享需求也可以用一個近似函數(shù)的關(guān)系模型進行深入的分析：
共享需求值=隱私信息重要程度*人略性強度*公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平*網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。
在這個模式中，共享需求可按共享主體的不同劃分為他人共享和社會組織共享，其中社會組織共享需求值又可劃分成經(jīng)濟團體、中介團體和政府機關(guān)三者的共享需求。因此，共享需求因主體的變化而所需共享的文件信息側(cè)重點也會發(fā)生改變。比如說一般情況下，政府注重的是個人隱私信息的合法性與對社會無威脅性，而經(jīng)濟團體可能會比較傾向于個人隱私信息中的財產(chǎn)狀況、消費習(xí)慣、娛樂愛好等。
隱私的共享需求與獨占期望有兩個變量相同，即隱私信息重要程度和網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。這是因為無論是獨占還是共享，首先，其對象就是隱私信息，只有當所謂的網(wǎng)絡(luò)個人隱私存在的前提條件下，兩者才有成立的意義；其次，衡量信息的重要程度的標準因兩個關(guān)系模式中的主體不同論文而不同。對獨占期望而言，衡量的主體是隱私的產(chǎn)生者，而共享需求的主體則包括除信息產(chǎn)生者的任何個人或組織團體；再次，它的值也根據(jù)共享主體的需求傾向而分為重復(fù)利用、快餐性利用和零利用三個等級，比如用戶登陸網(wǎng)站的信息必須多次利用，而在政府工作中，可能其為了調(diào)查某一信息主體的真實身份而只利用了一次，零利用就是相關(guān)的信息不能給相關(guān)的主體需求滿足的情況。
它有兩個變量與獨占期望的因素不同。第一是公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，簡單來說，它是指除電子文件的產(chǎn)生者以外的實體擁有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。第二則是人略強度。弗洛伊德在描述群體心理中指出：“盡管就獨處的個體來說，個人利益幾乎是惟一的驅(qū)動力，但就群體而言，這種個人利益幾乎是微不足道?！盵2]群體的作用直接改變個人的侵略性程度，當一個權(quán)威群體有侵略傾向時，他就將這種意志貫穿整個群體。因此，當人類的好奇心越強，侵略的行動就越加明顯，共享形式就越豐富，共享程度也越高。
二、電子文件利用中網(wǎng)絡(luò)個人隱私的失衡
人類在積極構(gòu)建虛擬社會時，既享受著電子文件利用所帶來的福祉，也將處于尷尬的個人隱私失衡之地。在缺乏社會中心和“公序良俗”的網(wǎng)絡(luò)社會中，網(wǎng)絡(luò)個人隱境已經(jīng)多方失衡，主要表現(xiàn)有：
（一）主體難以駕馭個人信息
首先，現(xiàn)實中沒有絕對的個人空間用以保管各類電子文件，網(wǎng)民想要獲得網(wǎng)絡(luò)有效服務(wù)，就必須登陸網(wǎng)站提供個人信息，一是便于識別自己的身份，二是方便網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)的整理和控制工作?！耙坏┯脩魧⑦@些私人信息輸入互聯(lián)網(wǎng)，幾乎等于親手將自己的隱私交與未知數(shù)，失去了對隱私權(quán)的控制權(quán)”[3]；其次，當前大部分網(wǎng)民的網(wǎng)絡(luò)操作和信息控制能力相當有限，在網(wǎng)絡(luò)上的自我防衛(wèi)能力根本不能與網(wǎng)絡(luò)潛在危險相抗衡。因此，當電子文件中的信息丟失、被竊取、遭篡改時，個人基本上是無能為力，即個人信息主體的擁有權(quán)和主體駕馭能力之間難相匹配，是為失衡表現(xiàn)之一。
（二）政府非法進入公眾隱私領(lǐng)域
2000年7月5日，一則互聯(lián)網(wǎng)消息引起網(wǎng)民極大的關(guān)注，即《小心！山姆叔在查你》。[4]美國國家藥物控制部在未經(jīng)批準和公眾根本不知情的情況下，利用cookies文件對用戶訪問、搜索與藥品相關(guān)的網(wǎng)站和信息時，進行信息跟蹤和記錄，并據(jù)此收稅，這一非法行為嚴重侵入了網(wǎng)民的隱私領(lǐng)域。同年，美國審計總署（GAO）調(diào)查顯示，2000年至少有13個政府使用了相同的伎倆對公眾的活動、個人資料和網(wǎng)上生活習(xí)慣、購物習(xí)慣進行收集，從而形成電子文件，進行著各種目的的利用。
（三）網(wǎng)站商家利用隱私千方百計
當今商業(yè)的觸角已經(jīng)深入到虛擬社會的每個角落，正是Internet與商業(yè)的聯(lián)手，才有了第二社會完整的意義。但是，也正是商業(yè)大刀闊斧地開荒拓野，致使個人隱私也難以避其鋒芒。同時，經(jīng)濟原理告訴我們，需求是生產(chǎn)的動力，也是生產(chǎn)的方向。盈利的目的驅(qū)使企業(yè)對市場需求進行分析，而其中最重要的一條就是掌握和控制消費者的信息。記載著我們的購物愛好、消費結(jié)構(gòu)、生活服務(wù)的習(xí)慣和消費水平的電子文件在商業(yè)界與金錢有了“等價”或“不等價”的交換活動，原本的非盈利發(fā)生了質(zhì)的變化，其在網(wǎng)絡(luò)社會中已經(jīng)體現(xiàn)出商品的“價值”，并且是凌駕于眾多其它信息之上的高價值資源。
（四）黑客病毒防不勝防
對于網(wǎng)民大眾來說，和真實社會中的公眾一樣，素質(zhì)參差不齊，對于網(wǎng)絡(luò)犯罪的自衛(wèi)能力也是千差萬別；另外，客觀上網(wǎng)絡(luò)社會本身的開放性、自由性和共享性，及其技術(shù)基礎(chǔ)先天缺陷等特點，使得黑客和病毒在虛擬社會里甚囂塵上。據(jù)統(tǒng)計，世界上每20秒就有一黑客事件發(fā)生。[5]黑客與病毒“拜訪”網(wǎng)絡(luò)個人隱私領(lǐng)域，進行破壞、竊取或篡改、刪除個人數(shù)據(jù)，如此一來，包含重要和廣泛網(wǎng)絡(luò)個人隱私的電子文件也不能幸免。
（五）網(wǎng)絡(luò)法律與倫理地位曖昧
網(wǎng)絡(luò)原只是一個技術(shù)平臺，它提供的僅是一個更為快捷和方便的交流中心，而當我們力圖將之變成一個社會時，它就必須包括著一套完備的自律的倫理道德規(guī)范和強制的法律制度。目前各國有關(guān)網(wǎng)絡(luò)隱私的法律建設(shè)和倫理探索進程各不相同，且由于各國的現(xiàn)實社會制度和發(fā)展水平、公序民俗大相徑庭，形成了多元化的法律和倫理文明，它與網(wǎng)絡(luò)的世界化、一元化造成了明顯的矛盾對立，網(wǎng)絡(luò)個人隱私猶如處在一根平衡木上的彈珠，隨著平衡木兩端的起伏不定而左搖右晃。
三、電子文件利用中網(wǎng)絡(luò)個人隱私制衡內(nèi)容及模式
《中庸》有語：“執(zhí)其兩端，庸其中于民?！弊鳛槊軐α⒌膬蓚€方面，獨占期望與共享需求只有“執(zhí)兩用中”，才能使雙方既保持自己的特性，又促進彼此的互動、兼濟、轉(zhuǎn)化，達到“陰陽合德，而剛?cè)嵊畜w”的平衡。筆者的制衡思想源出于此，其基本內(nèi)容如下：
（一）獨占期望與共享需求互為條件，統(tǒng)一于網(wǎng)絡(luò)個人隱私存在
“物生有兩”，自然界、現(xiàn)實社會、思維領(lǐng)域和虛擬社會的任何事物、現(xiàn)象都是因矛盾的兩個方面存在而存在的。若無獨占，便無共享之概念，其統(tǒng)一于隱私作為電子文件信息的本質(zhì)。
（二）獨占期望與共享需求相互利用、相互吸引對方有利因素而共同發(fā)展
首先，雙方包含著可以彼此利用的共同因素。如個體隱私獨占方式中的商家等網(wǎng)絡(luò)行業(yè)加強道德自律，當它為公眾共享所用時，便可提高共享的合法性與減少因侵權(quán)而帶來的糾紛。其次，每一方自身組成的因素發(fā)展不平衡所產(chǎn)生的矛盾，也可以為對方所用。這可以用個人網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和公眾網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間對對方的影響加以證明。
（三）獨占期望與共享需求內(nèi)在的同一性直接決定網(wǎng)絡(luò)隱私的發(fā)展前景
雙方的相互利用、相互吸引的規(guī)律決定了它們向自己的對立面轉(zhuǎn)化，如某個體的隱私共享必須從獨占中轉(zhuǎn)化出來。只有當獨占期望與共享需求在不斷的相互轉(zhuǎn)化過程中，才能確保網(wǎng)絡(luò)隱私在虛擬社會不斷的產(chǎn)生和利用。
（四）制衡核心是在電子文件利用過程中，個人隱私獨占期望不損害公眾利益，共享需求者合法進入個人空間，以此促進網(wǎng)絡(luò)信息正常存在和發(fā)展
獨占期望從理論上講它并不考慮社會態(tài)度，但從現(xiàn)實和虛擬社會發(fā)展的角度來看勢必影響到公眾的利益，使資源得不到最充分的利用。相應(yīng)地，只有合法地共享隱私信息，才能確保個人人格的完整和個人的利益不受損失。
從社會共同進步、縮小國家地區(qū)間的貧富差距、創(chuàng)造一個每個人都能充分發(fā)揮其潛能的環(huán)境來看，信息應(yīng)當共享，并且信息共享是道德的。[6]從信息的生產(chǎn)和傳播需要創(chuàng)造性的發(fā)揮和投入看，獨占期望也是合理的。從發(fā)展的角度看，隱私的獨占期望與共享需求雙方在不同時期和不同條件下會處于主要方面或次要方面。所以，理論上存在一個相對理想的支點，可以維持兩者平衡地發(fā)展，其基本模式如下：
1.共享需求制衡獨占期望。從社會與個人的關(guān)系來說，個人的利益總是小于總體利益，社會群體的價值取向直接制約和控制著個人弱小的抗掙。一個社會的需求對個人的“本我”人格的壓抑，必將導(dǎo)致共享需求對獨占期望的主導(dǎo)作用。它主要有兩種表現(xiàn)形式：
（1）良性制衡。所謂良性，就是在共享需求得到合理、合法滿足的同時，又不會造成個體任何的經(jīng)濟、精神和心理的損失。它在很大程度上要求共享客體必須有明確的自律倫理和規(guī)范的管理制度，要求在公眾與個體之間有一個認證合理的存在，一個運用合法的前提。
具體流程是：個體在網(wǎng)絡(luò)中形成或存儲隱私（電子文件）共享者提出共享需求（包括需求哪些信息、具體用途、使用方式、價值回報、保護隱私安全與完整條款）隱私保護中介認證（合理與否、符合行業(yè)自律倫理與否）法律確認（合法與否）隱私主體應(yīng)允（或提出商榷條件、拒絕）共享需求實現(xiàn)。
事實上，就目前世界上各共享主體絕大多數(shù)并不能實現(xiàn)良性的共享。2000年美國的一份網(wǎng)絡(luò)隱私評估報告中指出，在將近3萬個網(wǎng)站中能根據(jù)用戶意見而進行共享的達到四星級的網(wǎng)站只占3.5%(1027家)。[7]
（2）惡性制衡。在共享時不對用戶承擔(dān)任何責(zé)任和義務(wù)，沒有應(yīng)有的倫理道德，完全非法進行各種共享利用，置網(wǎng)絡(luò)個人隱私于危險而透明的空間之中。
對尚處在兒童時代的網(wǎng)絡(luò)社會，種種惡性制衡舉不勝舉。如大批專門從事網(wǎng)上調(diào)查業(yè)務(wù)的公司進行窺探，非法獲取他人隱私信息形成電子文件，并向社會提供各種非法利用。某些網(wǎng)絡(luò)公司使用具有跟蹤功能的cookies程序入侵，硬件設(shè)備供應(yīng)商在自己銷售的產(chǎn)品中附有竊密的處理器等等的報道，在網(wǎng)上俯拾即是。
2.獨占期望制衡共享需求。在個人價值與社會的抗爭中，個體總是處于劣勢，然而抗爭是必不可少的，只有積極的、有效的對抗，才能保存人性中的個性，才能使整個社會異彩紛呈。合理合法地滿足獨占期望，是網(wǎng)絡(luò)存在一個穩(wěn)定的公序良俗的保證，是人在虛擬社會里至少還能稱之為“精神人”的保證。
另一種是合法的正當信息的獨占期望制衡。它主要是指隱私主體在網(wǎng)絡(luò)各種網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)或單位中，對個人信息資料搜集、修改擁有知情權(quán)和選擇權(quán)，對他人進入個人空間、了解個人隱私擁有控制權(quán)、安全請求權(quán)。
筆者認為將雙向制衡有機結(jié)合，可接近一種理想制衡模式，即多向制衡模式，它能促成網(wǎng)絡(luò)個人隱私的獨占與共享和諧共存。簡單地說，除共享需求對獨占期望良性制衡與獨占期望合法正當信息的獨占制衡的結(jié)合，理想模式還應(yīng)包括以下幾個方面：
（1）信息平等交流意識。在進行電子文件利用活動時，人們應(yīng)該意識到除身份的平等之外，還應(yīng)在信息利用、交流的時候形成一種自己與他人進行信息平等交流的價值觀。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。
二、環(huán)境條件影響的差異
1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2、灰塵影響的差異。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。
3、外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。
4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
三、技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。
（三）、電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為惟一標準。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術(shù)的進步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。轉(zhuǎn)二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關(guān)系。在計算機系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準指令，經(jīng)電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進行加密處理，生成一個“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€事實：一是這份電子文件確實來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認這份電子文件確實是自己發(fā)出，對它的生效應(yīng)負全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結(jié)果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。
（四）、身份驗證
為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡
是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測，在不遠的將來，加密軟件標記和數(shù)字簽名等認證技術(shù)可能會直接做進防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
上述這些技術(shù)對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責(zé)任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵觥＿@個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。
（三）、電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內(nèi)容的原始性為惟一標準。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術(shù)的進步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。
二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關(guān)系。在計算機系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準指令，經(jīng)電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進行加密處理，生成一個“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢?，那么便有充足的理由相信兩個事實：一是這份電子文件確實來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認這份電子文件確實是自己發(fā)出，對它的生效應(yīng)負全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結(jié)果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。
（四）、身份驗證
為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測，在不遠的將來，加密軟件標記和數(shù)字簽名等認證技術(shù)可能會直接做進防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
上述這些技術(shù)對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責(zé)任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。
國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機構(gòu)的代表性研究項目的主要內(nèi)容如下頁表所示。
這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構(gòu)廣，形成的研究報告、相關(guān)標準、工作手冊往往多達數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標準及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關(guān)注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標準等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：
一、電子文件管理的頂層設(shè)計——國家戰(zhàn)略的提出
西方發(fā)達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項目負責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯(lián)邦機構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。
2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略。”可見“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實安全和長久真實。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險，從根本上控制各機構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。
二、電子文件管理理念——集成管理
多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對流程中各個節(jié)點產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計者”②。同時，集成化管理還強調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效?！凹晒芾怼币殉蔀閲H電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。
三、電子文件保管模式——集中管理
針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。
集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。
美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件?？梢?，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。
四、保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求
電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標準。
2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機構(gòu)組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。
制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。
五、電子文件管理走向——國際化與標準化
分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項目主要是某一類機構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。
尤為值得關(guān)注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(ISOTC46/SC11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領(lǐng)域取得的共識，其關(guān)于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標準規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎(chǔ)和理論依托。
立足于國際標準和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標準實現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標準、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標準DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗與國際認可提供了最優(yōu)化評估的準則，是機構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進經(jīng)驗、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標志。
六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作
隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。
世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻工作技術(shù)委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標準、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強與其他聯(lián)邦政府部門、社會機構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責(zé)起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。
知識經(jīng)濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構(gòu)的研究進度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動電子文件管理研究的進展。
注釋：
與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于立卷人不熟悉相關(guān)操作技術(shù),容易產(chǎn)生畏難情緒。鑒于此,筆者認為,推動電子文件歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。
1.借助計算機信息管理網(wǎng),開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線
隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件由各業(yè)務(wù)管理部門生成、處理,反映了職能活動的概貌,上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng),將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。
2.選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔
為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平,計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位之間的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文檔信息的匯集點,又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,是最佳歸檔途徑之一。
二、整合相關(guān)部門職能,建立電子文件歸檔制度
電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問題。
所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標準，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。
而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，將電子文件作為一個固定的實體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進行細分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標準》為代表，該標準首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進一步對“文稿、文件、文件組合”進行細分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級劃分的線型框架架構(gòu)。
具體來看，該標準對“文稿”細分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對“文件”的細分，也是分出了與“文稿”相同的十一個特征元數(shù)據(jù)，這是因為文件與文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級次而已。所以，在對“文件組合”、“文件集”的細分，其細分出來的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。
由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會隨著對元數(shù)據(jù)不斷細分，會呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。
再對電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進行細分，又分出10個描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類型”、“個人ID號”、“個人姓名”、“部門名稱”、“職務(wù)名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機構(gòu)標識符”、“機構(gòu)名稱”，同樣對文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進行細分，分出來的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。
為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標準》采用了減少對元數(shù)據(jù)元素細分的方式來減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒有進一步細分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進行了進一步的細分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對其進行細分，那么這個“責(zé)任者”元素就很不專指，就很難確切地表達責(zé)任者的類型，是機構(gòu)團體責(zé)任者還是個人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。
由此可見，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：
(1)因其對電子文件是按照單一線型的逐級劃分方式進行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；
(2)為降低冗余度，減少細分級次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達語義不具體；
(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。
正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析
所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個分面，各個分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標準為代表，該標準采用分面的方法，將電子文件實體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個分面之下，再細分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進行組配來表達，見圖1所示。
圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配
從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類型——如文稿責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說采用多維分面化架構(gòu)可以達到同樣的單一線型架構(gòu)細分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進行組配，如圖2所示。
從圖2可以看出，當責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱、人員責(zé)任者時間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。
圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配
電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)
從上面對電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。
從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過對該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來的，即通過對電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。
因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。
缺少目的性。目前在國際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來進行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個實體來劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實體軸形成文件面、責(zé)任者實體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認可，并進而被國際標準化組織(ISO)所制定的國際標準《ISO23081-1信息與文件—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國際標準的多維分面架構(gòu)。
由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢：
(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。
(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強大。
(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標準化，因而十分有益于電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價值的實現(xiàn)。
綜上所述，通過以上對電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標準化程度，提高對電子文件資源開發(fā)與利用的效率.
